Ondertekenen¶
met *Odoo Sign* kun je documenten online verzenden, ondertekenen en goedkeuren met behulp van elektronische handtekeningen.
Een elektronische handtekening geeft aan dat een persoon instemt met de inhoud van een document. Net als een handgeschreven handtekening vertegenwoordigt de elektronische handtekening een juridische binding aan de voorwaarden van het ondertekende document.
Met Sign kun je elk PDF-bestand uploaden en er velden aan toevoegen. Deze velden kunnen automatisch worden ingevuld met de gegevens van de gebruiker in je database.
Geldigheid van elektronische handtekeningen¶
Documenten die via de app Ondertekenen zijn ondertekend, zijn geldige elektronische handtekeningen in de Europese Unie en de Verenigde Staten van Amerika. Ze voldoen ook aan de vereisten voor elektronische handtekeningen in de meeste landen. De juridische geldigheid van elektronische handtekeningen gegenereerd door Odoo hangt af van de wetgeving van jouw land. Bedrijven die internationaal zaken doen, moeten ook rekening houden met de wetgeving rond elektronische handtekeningen van andere landen.
Belangrijk
De onderstaande informatie heeft geen juridische waarde; het is alleen bedoeld voor algemene informatiedoeleinden. Aangezien de wetten met betrekking tot elektronische handtekeningen snel veranderen, kunnen we niet garanderen dat alle informatie up-to-date is. We raden je aan contact op te nemen met een plaatselijke advocaat voor juridisch advies over de naleving en geldigheid van elektronische handtekeningen.
Europese Unie¶
De eIDAS verordening stelt het kader vast voor elektronische handtekeningen in de 27 lidstaten van de Europese Unie. Er worden drie soorten elektronische handtekeningen onderscheiden:
Eenvoudige elektronische handtekeningen
Geavanceerde elektronische handtekeningen
Gekwalificeerde elektronische handtekeningen
Odoo genereert het eerste type, simpel elektronische handtekeningen; deze handtekeningen zijn wettelijk geldig in de EU, zoals vermeld in de eIDAS-verordening.
Elektronische handtekeningen worden mogelijk niet automatisch als geldig herkend. Het kan zijn dat je ondersteunend bewijs van de geldigheid van een handtekening moet meenemen. Hoewel de Sign app een eenvoudige elektronische handtekening biedt, wordt er tijdens het ondertekeningsproces automatisch ondersteunend bewijs verzameld, zoals:
E-mail- en sms-validatie (indien ingeschakeld)
Sterk identiteitsbewijs via itsme® (beschikbaar in België en Nederland)
Tijd-, IP- en geografisch traceerbare toegangslogs tot de documenten en de bijbehorende handtekeningen
Traceerbaarheid en onveranderbaarheid van documenten (elke wijziging aan een ondertekend document wordt door Odoo gedetecteerd met behulp van cryptografische bewijzen)
Notitie
Verenigde Staten van Amerika¶
De ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), op interstatelijk en internationaal niveau, en de UETA (Uniform Electronic Transactions Act), op staatsniveau, bieden het wettelijke kader voor elektronische handtekeningen. Merk op dat Illinois en New York niet de UETA hebben aangenomen, maar soortgelijke wetten.
In het algemeen moeten elektronische handtekeningen aan vijf criteria voldoen om als geldig te worden erkend:
De ondertekenaar moet een duidelijke intentie om te tekenen tonen. Bijvoorbeeld, het gebruik van een muis om een handtekening te zetten kan de intentie aantonen. De ondertekenaar moet ook de mogelijkheid hebben om af te zien van het elektronische document.
De ondertekenaar moet eerst zijn toestemming om elektronisch zaken te doen uiten of impliceren.
De handtekening moet duidelijk worden toegeschreven. In Odoo worden metadata, zoals het IP-adres van de ondertekenaar, toegevoegd aan de handtekening, wat gebruikt kan worden als ondersteunend bewijs.
De handtekening moet geassocieerd worden met het ondertekende document, bijvoorbeeld door bij te houden hoe de handtekening is gezet.
Elektronisch ondertekende documenten moeten bewaard en opgeslagen worden door alle betrokken partijen; bijvoorbeeld door de ondertekenaar een volledig uitgevoerde kopie te geven of de mogelijkheid om een kopie te downloaden.
Andere landen¶
Algerije
Angola
Argentinië
Australië
Azerbeidzjan
Bangladesh
Brazilië
Canada
Chili
China
Colombia
Dominicaanse Republiek
Ecuador
Egypte
Ethiopië
Guatemala
Hongkong
India
Indonesië
Iran
Irak
Israël
Japan
Kazachstan
Kenya
Koeweit
Maleisië
Mexico
Marokko
Nieuw-Zeeland
Nigeria
Noorwegen
Oman
Pakistan
Peru
Filippijnen
Qatar
Rusland
Soedi-Arabië
Singapore
Zuid-Afrika
Zuid-Korea
Zwitserland
Thailand
Turkije
Oekraïne
Verenigde Arabische Emiraten
Verenigd Koninkrijk
Oezbekistan
Vietnam
Stuur een document om te ondertekenen¶
Eenmalige handtekening¶
Je kunt op Een PDF uploaden om te ondertekenen klikken vanaf je dashboard voor een eenmalige handtekening. Selecteer je document, open het en sleep de vereiste velden in je document. Je kunt de rol die aan een veld is toegewezen wijzigen door erop te klikken en de gewenste rol te selecteren.
Klik op Verzenden wanneer je klaar bent en vul de vereiste velden in. Zodra het is verzonden, blijft je document beschikbaar. Ga naar om je document en de status van de handtekeningen te zien.
Geldigheidsdata en herinneringen¶
Je kunt geldigheidsdatums instellen op documenten met beperkte duur of automatische e-mailherinneringen verzenden om handtekeningen op tijd te verkrijgen. Klik vanaf je dashboard op Verzenden bij je document. Ga op de nieuwe pagina naar de sectie Opties, vul het veld Geldig tot in, activeer de schakelaar Herinnering en klik op de waarde om het standaardaantal dagen tussen herinneringen te bewerken.
Sjablonen¶
Je kunt documentsjablonen maken wanneer je hetzelfde document meerdere keren moet verzenden. Klik vanaf je dashboard op Pdf-sjabloon uploaden. Selecteer het document en voeg de vereiste velden toe. Je kunt de rol van een veld wijzigen door erop te klikken en de gewenste rol te selecteren.
Klik op Template Properties om Tags aan je sjabloon toe te voegen, een Signed Document Workspace te definiëren, Signed Document Tags toe te voegen, een Redirect Link in te stellen die beschikbaar zal zijn in het bevestigingsbericht van de handtekening dat je ontvangt na de handtekening, of definieer Authorized Users als je het gebruik van je sjabloon wilt beperken tot specifieke geautoriseerde gebruikers of groepen.
Je sjablonen zijn standaard zichtbaar op je dashboard. Je kunt op Verzenden klikken om snel een documentsjabloon naar een ondertekenaar te verzenden of op Nu ondertekenen als je klaar bent om je document meteen te ondertekenen.
Tip
Je kunt een sjabloon maken van een eerder verzonden document. Ga naar . Klik bij het document dat je wilt ophalen op het verticale beletselteken (⋮), vervolgens Sjabloon. Klik nogmaals op het verticale beletselteken (⋮), vervolgens Herstellen. Je document verschijnt nu op je dashboard naast je andere sjablonen.
Rollen¶
Elk veld in een Ondertekenen-document is gekoppeld aan een rol die overeenkomt met een specifieke persoon. Wanneer een document wordt ondertekend, moet de persoon die aan de rol is toegewezen hun toegewezen velden invullen en het ondertekenen.
Rollen zijn beschikbaar door naar te gaan.
Het is mogelijk om bestaande rollen bij te werken of nieuwe rollen aan te maken door op New te klikken. Kies een Rolnaam, voeg een Extra Authenticatiestap toe om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen en selecteer Wijzig bevoegd voor de rol als het document aan een andere contactpersoon kan worden toegewezen. Je kunt ook een Kleur kiezen voor de rol. Deze kleur kan helpen begrijpen welke rollen verantwoordelijk zijn voor welk veld bij het configureren van een sjabloon.
Beveiligde identificatie¶
Als eigenaar van een document kun je een Extra authenticatiestap aanvragen via sms-verificatie of via Itsme® (beschikbaar in België en Nederland). Beide authenticatieopties vereisen credits. Als je geen credits meer over hebt, worden de authenticatiestappen overgeslagen.
SMS verificatie¶
Ga naar . Klik in de kolom Extra authenticatiestap voor de rol en selecteer Unieke code via sms.
Notitie
Voordat je SMS-berichten kunt versturen, moet je je telefoonnummer registreren. Ga hiervoor naar en klik op Koop credits onder Verifiëren per SMS.
Ga naar het te ondertekenen document, voeg het veld toe waarvoor SMS-verificatie vereist is, bijvoorbeeld het Handtekening veld, en klik op Versturen. Selecteer op de nieuwe pagina de klant en klik op Versturen.
De persoon die het document ondertekent vult het veld Handtekening in, klikt vervolgens op Ondertekenen en klikt op Valideer & verstuur voltooid document. Een pagina Eindvalidatie verschijnt waar het telefoonnummer kan worden toegevoegd. Eenmalige codes worden per sms verzonden.
Notitie
Deze functie is standaard ingeschakeld.
Zodra de Extra Authenticatie Stap van toepassing is op een rol, wordt deze validatiestap gevraagd voor elk veld dat aan deze rol is toegewezen.
Itsme®¶
Itsme® authenticatie kan worden gebruikt om ondertekenaars in staat te stellen hun identiteit op te geven met behulp van itsme®. Deze functie is alleen beschikbaar in België en Nederland.
De functie kan worden ingeschakeld in Ondertekeningsinstellingen en wordt automatisch toegepast op de rol Klant (geïdentificeerd met itsme®). Om het in te schakelen voor andere rollen, ga naar . Klik in de kolom Extra authenticatiestap voor de rol en selecteer Via itsme®.
Ga naar het document dat ondertekend moet worden en voeg het Handtekening veld toe. Ga naar een rol die geconfigureerd is om de functie te gebruiken en klik op Validate en Send.
Bij het ondertekenen van het document vult de ondertekenaar het veld Handtekening in en gaat verder door te klikken op Valideer & verstuur voltooid document, waardoor een pagina Eindverificatie wordt geactiveerd waar authenticatie via itsme® vereist is.
Hash van de ondertekenaar¶
Elke keer dat iemand een document ondertekent, wordt een hash gegenereerd - een unieke digitale handtekening van de bewerking - om traceerbaarheid, integriteit en onveranderbaarheid te garanderen. Dit proces zorgt ervoor dat eventuele wijzigingen die worden aangebracht nadat een handtekening is geplaatst, gemakkelijk kunnen worden gedetecteerd, waardoor de authenticiteit en beveiliging van het document gedurende de hele levenscyclus behouden blijven.
Een visueel beveiligingskader dat het begin van de hash weergeeft wordt toegevoegd aan de handtekeningen. Interne gebruikers kunnen dit verbergen of tonen door de Frame optie aan of uit te zetten tijdens het ondertekenen van het document.
Bestelling ondertekenen¶
Als een document door verschillende partijen moet worden ondertekend, kun je met de ondertekenvolgorde bepalen in welke volgorde je ontvangers het document ontvangen voor ondertekening.
Na het uploaden van een pdf met minimaal twee handtekeningvelden met twee verschillende rollen en het klikken op Verzenden, schakel je de schakelaar Ondertekeningsvolgorde specificeren in en zoek je naar de naam of e-mailinformatie van de ondertekenaar om deze toe te voegen. Je kunt de ondertekeningsvolgorde bepalen door 1 of 2 in de eerste kolom te typen.
Elke ontvanger ontvangt de melding van het handtekeningverzoek pas als de vorige ontvanger zijn actie heeft voltooid.
Veldtypes¶
Velden worden in een document gebruikt om aan te geven welke informatie door de ondertekenaars moet worden ingevuld. Je kunt velden aan je document toevoegen door ze voor de linkerkolom naar je document te slepen.
Verschillende veldtypen kunnen worden gebruikt om documenten te ondertekenen (placeholder, automatisch aanvullen, enz.). Door je eigen veldtypen te configureren, ook wel handtekeningitemtypen genoemd, kan het ondertekeningsproces nog sneller verlopen voor je klanten, partners en werknemers.
Om veldtypes aan te maken en te bewerken, ga je naar :menuselectie:`Teken --> Configuratie --> Instellingen --> Veldtypes bewerken`.
Je kunt een bestaand veld selecteren door erop te klikken, of je kunt Een nieuw veld maken. Bewerk eerst de Veldnaam. Selecteer vervolgens een Veldtype:
Handtekening: gebruikers worden gevraagd hun handtekening in te voeren door deze te tekenen, een automatische handtekening te genereren op basis van hun naam, of een lokaal bestand te uploaden (meestal een afbeelding). Elk volgend veldtype Handtekening hergebruikt vervolgens de gegevens die in het eerste veld zijn ingevoerd.
Initial: gebruikers wordt gevraagd hun initialen in te voeren, op dezelfde manier als in het Signature veld.
Tekst: gebruikers voeren tekst in op een enkele regel.
Multilijn-tekst: gebruikers voeren tekst in op meerdere regels.
Checkbox: gebruikers kunnen een vakje aanvinken (bijvoorbeeld om hun goedkeuring of toestemming aan te geven).
Selectie: gebruikers kiezen één optie uit verschillende opties.
De instelling Partnerveld automatisch invullen wordt gebruikt om automatisch een veld in te vullen tijdens het ondertekeningsproces. Het gebruikt de waarde van een van de velden op het contactmodel (res.partner) van de persoon die het document ondertekent. Voer hiervoor de technische naam van het veld van het contactmodel in.
Tip
Om de technische naam van een veld te weten, schakel je de ontwikkelaarsmodus in en beweeg je de muis over het vraagteken naast het veld.
Notitie
Automatisch ingevulde waarden zijn suggesties en kunnen naar wens worden aangepast door de persoon die het document ondertekent.
De grootte van de velden kan ook worden gewijzigd door de Default Width en Default Height aan te passen. Beide afmetingen worden gedefinieerd als een percentage van de volledige pagina, uitgedrukt als een decimaal getal, waarbij 1 gelijk is aan de breedte of hoogte van de volledige pagina. Standaard is de breedte van nieuwe velden die je aanmaakt ingesteld op 15% (0,150) van de breedte van een volledige pagina, terwijl hun hoogte is ingesteld op 1,5% (0,015) van de hoogte van een volledige pagina.
Schrijf vervolgens een Tip. Tips worden tijdens het ondertekenproces weergegeven in pijlen aan de linkerkant van het scherm van de gebruiker om hem te helpen begrijpen wat de stap inhoudt (bijvoorbeeld “Teken hier” of “Vul je geboortedatum in”). Je kunt ook een Placeholder tekst gebruiken die in het veld wordt weergegeven voordat het wordt ingevuld.
