Signer¶
Odoo Signature permet d’envoyer, de signer et d’approuver des documents en ligne, en utilisant des signatures électroniques.
Une signature électronique montre l’accord d’une personne sur le contenu d’un document. Tout comme une signature manuscrite, la signature électronique représentant un engagement légal par rapport aux conditions du document signé.
Avec Signature, vous pouvez télécharger n’importe quel fichier PDF et y ajouter des champs. Ces champs peuvent être automatiquement remplis avec les détails de l’utilisateur présents dans votre base de données.
Voir également
Validité des signatures électroniques¶
Les documents signés par l’application Signature sont des signatures électroniques valides dans l’Union européenne et les États-Unis d’Amérique. Elles répondent également aux exigences relatives aux signatures électroniques dans la plupart des pays. La validité légale des signatures électroniques générées par Odoo dépend de la législation de votre pays. Les entreprises qui font des affaires à l’étranger doivent également prendre en considération la législation des autres pays relative à la signature électronique.
Important
Les informations ci-dessous n’ont aucune valeur juridique ; elles sont fournies uniquement à titre informatif général. Les lois régissant les signatures électroniques évoluant rapidement, nous ne pouvons garantir que toutes les informations sont à jour. Nous conseillons de contacter un avocat local pour obtenir des conseils juridiques concernant la conformité et la validité des signatures électroniques.
Union européenne¶
Le Règlement eIDAS fournit le cadre des signatures électroniques dans les 27 États membres de l’Union européenne. Il reconnaît trois types de signatures électroniques :
Signatures électroniques simples
Signatures électroniques avancées
Signatures électroniques qualifiées
Odoo génère le premier type, les signatures électroniques simples ; ces signatures sont légalement valides au sein de l’Union européenne, comme le stipule le Règlement eIDAS.
Les signatures électroniques peuvent ne pas être automatiquement reconnues comme valides. Il se peut que vous deviez apporter des preuves de la validité d’une signature. Alors que l’application Signature fournit une signature électronique simple, certaines preuves sont automatiquement recueillies au cours du processus de signature, telles que :
Validation par mail et par SMS (si activée)
Preuve d’identité solide via itsme® (disponible en Belgique et aux Pays-Bas)
Journaux d’accès horodatés, IP et géographiquement traçables aux documents et aux signatures associées.
Traçabilité et inaltérabilité des documents (toute altération apportée à un document signé est détectée par Odoo grâce à l’aide de preuves cryptographiques)
États-Unis d’Amérique¶
L”ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), aux niveaux interétatique et international, et l”UETA (Uniform Electronic Transactions Act), au niveau étatique, fournissent le cadre juridique des signatures électroniques. Notez que l’Illinois et New York n’ont pas adopté l’UETA, mais des législations similaires à la place.
Globalement, pour être reconnues comme valides, les signatures électroniques doivent répondre à cinq critères :
Le signataire doit montrer une intention claire de signer. Par exemple, l’utilisation d’une souris pour dessiner une signature peut montrer l’intention. Le signataire doit également avoir la possibilité de se retirer du document électronique.
Le signataire doit d’abord exprimer ou impliquer son consentement à la conduite des affaires par voie électronique.
La signature doit être clairement attribuée. Dans Odoo, les métadonnées, telles que l’adresse IP du signataire, sont ajoutées à la signature, qui peuvent être utilisées comme preuve.
La signature doit être associée au document signé, par exemple, en conservant un enregistrement détaillant la façon dont la signature a été saisie.
Les documents signés électroniquement doivent être conservés et stockés par toutes les parties concernées ; par exemple, en fournissant au signataire soit une copie entièrement signée, soit la possibilité de télécharger une copie.
Autres pays¶
Envoyer un document à signer¶
Signature ponctuelle¶
Vous pouvez cliquer sur Télécharger un PDF à signer depuis votre tableau de bord pour une signature ponctuelle. Sélectionnez votre document, ouvrez-le, et glissez-déposez les champs requis dans votre document. Vous pouvez modifier le rôle assigné à un champ en cliquant dessus et en sélectionnant celui que vous souhaitez.
Une fois prêt, cliquez sur Envoyer, et remplissez les champs requis. Une fois envoyé, votre document reste disponible. Allez dans pour voir votre document et le statut des signatures.
Dates de validité et rappels¶
Vous pouvez définir des dates de validité sur les documents d’accord à durée limitée ou envoyer des rappels par e-mail automatiques pour obtenir les signatures à temps. Depuis votre tableau de bord, cliquez sur Envoyer sur votre document. Sur la nouvelle page, allez dans la section Options, remplissez le champ Valide jusqu’au, activez le bouton Rappel, et cliquez sur la valeur pour modifier le nombre de jours par défaut entre les rappels.
Modèles¶
Vous pouvez créer des modèles de document lorsque vous devez envoyer le même document plusieurs fois. Depuis votre tableau de bord, cliquez sur Télécharger un modèle PDF. Sélectionnez le document et ajoutez les champs requis. Vous pouvez modifier le rôle d’un champ en cliquant dessus et en sélectionnant celui que vous souhaitez.
Cliquez sur Propriétés du modèle pour ajouter des Étiquettes à votre modèle, définir un Espace de travail du document signé, ajouter des Étiquettes du document signé, définir un Lien de redirection qui sera disponible dans le message de confirmation de signature reçu après la signature, ou définir des Utilisateurs autorisés si vous souhaitez restreindre l’utilisation de votre modèle à des utilisateurs ou groupes autorisés spécifiques.
Vos modèles sont visibles par défaut sur votre tableau de bord. Vous pouvez cliquer sur Envoyer pour envoyer rapidement un modèle de document à un signataire ou sur Signer maintenant si vous êtes prêt à signer votre document immédiatement.
Astuce
Vous pouvez créer un modèle à partir d’un document qui a été envoyé précédemment. Pour ce faire, allez dans . Sur le document que vous souhaitez récupérer, cliquez sur les points de suspension verticaux (⋮), puis sur Modèle. Cliquez à nouveau sur les points de suspension verticaux (⋮), puis sur Restaurer. Votre document apparaît maintenant sur votre tableau de bord à côté de vos autres modèles.
Rôles¶
Chaque champ dans un document Signature est lié à un rôle correspondant à une personne spécifique. Lorsqu’un document est en cours de signature, la personne assignée au rôle doit remplir les champs qui lui sont assignés et le signer.
Les rôles sont disponibles en allant dans .
Il est possible de mettre à jour les rôles existants ou de créer de nouveaux rôles en cliquant sur Nouveau. Choisissez un Nom de rôle, ajoutez une Étape d’authentification supplémentaire pour confirmer l’identité de la personne signataire, et si le document peut être réassigné à un autre contact, sélectionnez Modification autorisée pour le rôle. Une Couleur peut également être choisie pour le rôle. Cette couleur peut aider à comprendre quels rôles sont responsables de quels champs lors de la configuration d’un modèle.
Identification sécurisée¶
En tant que propriétaire d’un document, vous pouvez demander une Étape d’authentification supplémentaire via vérification par SMS ou via Itsme® (disponible en Belgique et aux Pays-Bas). Les deux options d’authentification nécessitent des crédits. Si vous n’avez plus de crédits, les étapes d’authentification seront ignorées.
Voir également
Vérification par SMS¶
Allez à . Cliquez sur la colonne Étape d’authentification supplémentaire du rôle et sélectionnez Code unique par SMS.
Note
Avant de pouvoir envoyer des SMS, vous devez enregistrer votre numéro de téléphone. Pour ce faire, allez dans et cliquez sur Acheter des crédits sous Authentifier par SMS.
Aller au document à signer, ajouter le champ pour lequel la vérification par SMS est requise, par exemple, le champ Signature, et cliquer sur Envoyer. Sur la nouvelle page, sélectionner le client et cliquer sur Envoyer.
La personne qui signe le document remplit le champ Signature, puis Signer, et clique sur Valider et envoyer le document complété. Une page Validation finale apparaît pour ajouter son numéro de téléphone. Des codes à usage unique sont envoyés par SMS.
Note
Cette fonctionnalité est désactivée par défaut.
Dès que l”Étape d’authentification supplémentaire s’applique à un rôle, cette étape de validation est requise pour tout champ assigné à ce rôle.
Itsme®¶
L’authentification itsme® peut être utilisée pour permettre aux signataires de fournir leur identité en utilisant itsme®. Cette fonctionnalité n’est disponible qu’en Belgique et aux Pays-Bas.
La fonctionnalité peut être activée dans les Paramètres de Signature et s’applique automatiquement au rôle Client (identifié avec itsme®). Pour l’activer pour d’autres rôles, aller dans . Cliquer dans la colonne Étape d’authentification supplémentaire pour le rôle, et sélectionner Via itsme®.
Aller au document qui doit être signé et ajouter le champ Signature. Basculer vers n’importe quel rôle configuré pour utiliser la fonctionnalité, et cliquer sur Valider et Envoyer.
Lors de la signature du document, le signataire remplit le champ Signature et continue en cliquant sur Valider et envoyer le document complété, déclenchant une page de Vérification finale où l’authentification via itsme® est requise.
Hachage du signataire¶
Chaque fois qu’une personne signe un document, un hash - une signature numérique unique de l’opération - est généré pour garantir la traçabilité, l’intégrité et l’inaltérabilité. Ce processus garantit que tout changement effectué après l’apposition d’une signature peut être facilement détecté, préservant l’authenticité et la sécurité du document tout au long de son cycle de vie.
Un cadre de sécurité visuel affichant le début du hash est ajouté aux signatures. Les utilisateurs internes peuvent le masquer ou l’afficher en activant ou désactivant l’option Cadre lors de la signature du document.
Ordre de signature¶
Lorsqu’un document doit être signé par différentes parties, l’ordre de signature vous permet de contrôler l’ordre dans lequel vos destinataires le reçoivent pour signature.
Après avoir téléchargé un PDF avec au moins deux champs de signature avec deux rôles différents et cliqué sur Envoyer, activer le bouton Spécifier l’ordre de signature et rechercher le nom ou l’adresse e-mail du signataire pour l’ajouter. Vous pouvez décider de l’ordre de signature en tapant 1 ou 2 dans la première colonne.
Chaque destinataire reçoit la notification de demande de signature uniquement une fois que le destinataire précédent a terminé son action.
Types de champs¶
Les champs sont utilisés dans un document pour indiquer quelles informations doivent être complétées par les signataires. Vous pouvez ajouter des champs à votre document simplement en les faisant glisser et en les déposant depuis la colonne de gauche dans votre document.
Différents types de champs peuvent être utilisés pour signer des documents (espace réservé, autocomplétion, etc.). En configurant vos propres types de champs, également appelés types d’éléments de signature, le processus de signature peut être encore plus rapide pour vos clients, partenaires et employés.
Pour créer et modifier les types de champ, allez à .
Vous pouvez sélectionner un champ existant en cliquant dessus, ou vous pouvez Créer un nouveau champ. Tout d’abord, modifiez le Nom du champ. Ensuite, sélectionnez un Type de champ :
Signature : les utilisateurs sont invités à saisir leur signature, soit en la dessinant, soit en générant une signature automatique basée sur leur nom, soit en téléchargeant un fichier local (généralement une image). Chaque type de champ Signature suivant réutilise les données saisies dans le premier champ.
Initiales : les utilisateurs sont invités à saisir leurs initiales, de la même manière que le champ Signature.
Texte : les utilisateurs saisissent du texte sur une seule ligne.
Texte multiligne : les utilisateurs saisissent du texte sur plusieurs lignes.
Case à cocher : les utilisateurs peuvent cocher une case (par ex. pour marquer leur approbation ou leur consentement).
Sélection : les utilisateurs choisissent une option unique parmi une variété d’options.
Le paramètre Remplir automatiquement le champ partenaire est utilisé pour compléter automatiquement un champ pendant le processus de signature. Il utilise la valeur d’un des champs du modèle de contact (res.partner) du signataire du document. Pour ce faire, saisissez le nom technique du champ du modèle de contact.
Astuce
Pour connaître le nom technique d’un champ, activez le mode développeur et passez votre souris sur le point d’interrogation situé à côté du champ.
Note
Les valeurs complétées automatiquement sont des suggestions et peuvent être modifiées comme le demande le signataire du document.
La taille des champs peut également être modifiée en éditant la Largeur par défaut et la Hauteur par défaut. Les deux tailles sont définies en pourcentage de la page complète exprimé sous forme décimale, 1 équivalant à la largeur ou à la hauteur de la page complète. Par défaut, la largeur des nouveaux champs que vous créez est définie à 15 % (0,150) de la largeur d’une page complète, tandis que leur hauteur est définie à 1,5 % (0,015) de la hauteur d’une page complète.
Rédigez ensuite un Conseil. Les conseils sont affichés à l’intérieur de flèches sur le côté gauche de l’écran de l’utilisateur pendant le processus de signature pour l’aider à comprendre ce que l’étape implique (par ex. « Signer ici » ou “Saisir votre date de naissance”). Vous pouvez également utiliser un texte Placeholder qui s’affichera dans le champ avant qu’il ne soit complété.
