ลายเซ็น¶
Odoo Sign allows you to send, sign, and approve documents online, using electronic signatures.
An electronic signature shows a person's agreement to the content of a document. Just like a handwritten signature, the electronic one represents a legal bounding by the terms of the signed document.
With Sign, you can upload any PDF file and add fields to it. These fields can be automatically filled in with the user's details present in your database.
ความถูกต้องของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์¶
เอกสารที่ลงนามผ่านแอปการเซ็น ถือเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องในสหภาพยุโรปและสหรัฐอเมริกา นอกจากนี้ยังเป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศส่วนใหญ่ ความถูกต้องตามกฎหมายของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างโดย Odoo ขึ้นอยู่กับกฎหมายของประเทศของคุณ บริษัทที่ทำธุรกิจในต่างประเทศควรพิจารณากฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของประเทศอื่นด้วย
Important
ข้อมูลด้านล่างนี้ไม่มีผลทางกฎหมาย จัดทำขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการให้ข้อมูลทั่วไปเท่านั้น เนื่องจากกฎหมายที่ควบคุมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว เราไม่สามารถรับประกันได้ว่าข้อมูลทั้งหมดเป็นข้อมูลล่าสุด เราแนะนำให้ติดต่อทนายความในพื้นที่เพื่อขอคำแนะนำทางกฎหมายเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความถูกต้องของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
สหภาพยุโรป¶
กฎระเบียบ eIDAS กำหนดกรอบสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน 27 ประเทศสมาชิกของสหภาพยุโรป โดยแบ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ออกเป็นสามประเภท:
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบธรรมดา
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง
Odoo สร้างประเภทแรก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบธรรมดา ลายเซ็นเหล่านี้มีผลทางกฎหมายในสหภาพยุโรปตามที่ระบุไว้ในกฎระเบียบ eIDAS
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อาจไม่ได้รับการยอมรับว่าถูกต้องโดยอัตโนมัติ คุณอาจต้องนำหลักฐานสนับสนุนความถูกต้องของลายเซ็น แม้ว่าแอปการเซ็นจะให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบธรรมดา แต่หลักฐานสนับสนุนบางอย่างจะถูกรวบรวมโดยอัตโนมัติในระหว่างกระบวนการเซ็นชื่อ เช่น:
Email and SMS validation (if enabled)
Strong identity proof through itsme® (available in Belgium and the Netherlands)
บันทึกการเข้าถึงเอกสารและลายเซ็นที่เกี่ยวข้องที่มีการบันทึกเวลา IP และสามารถติดตามตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ได้
การตรวจสอบย้อนกลับและความไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ของเอกสาร (การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำกับเอกสารที่เซ็นแล้วจะถูกตรวจพบโดย Odoo ด้วยการใช้หลักฐานการเข้ารหัส)
สหรัฐอเมริกา¶
พระราชบัญญัติ ESIGN (ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในพระราชบัญญัติการค้าระดับโลกและระดับชาติ) ในระดับระหว่างรัฐและระหว่างประเทศ และ UETA (พระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมือนกัน) ในระดับรัฐ จัดเตรียมกรอบทางกฎหมายสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โปรดทราบว่า รัฐอิลลินอยส์ และ รัฐนิวยอร์ก ยังไม่ได้นำ UETA มาใช้ แต่มีการกระทำที่คล้ายกันแทน
โดยรวมแล้ว เพื่อให้ได้รับการยอมรับว่าถูกต้อง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามเกณฑ์ห้าข้อ:
ผู้เซ็นต้องแสดง**ความตั้งใจในการเซ็นชื่อ**อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น การใช้เมาส์วาดลายเซ็นสามารถแสดงความตั้งใจได้ ผู้เซ็นต้องมีตัวเลือกในการเลือกไม่ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วย
ผู้เซ็นต้องแสดง**ความยินยอมในการดำเนินธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์**ก่อน ไม่ว่าจะโดยชัดแจ้งหรือโดยนัย
ลายเซ็นต้องระบุได้ชัดเจน ใน Odoo ข้อมูลเมตา เช่น ที่อยู่ IP ของผู้เซ็น จะถูกเพิ่มเข้าไปในลายเซ็น ซึ่งสามารถใช้เป็นหลักฐานสนับสนุนได้
ลายเซ็นต้องเชื่อมโยงกับเอกสารที่เซ็น ตัวอย่างเช่น โดยการเก็บบันทึกรายละเอียดว่าลายเซ็นถูกบันทึกอย่างไร
เอกสารที่ลงนามด้วยอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้อง**เก็บรักษาและจัดเก็บ**โดยทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น โดยการมอบสำเนาที่ดำเนินการครบถ้วนให้กับผู้ลงนาม หรือให้ความสามารถในการดาวน์โหลดสำเนา
ประเทศอื่นๆ¶
Send a document to sign¶
One-time signature¶
You can click Upload a PDF to sign from your dashboard for a one-time signature. Select your document, open it, and drag and drop the required fields in your document. You can modify the role assigned to a field by clicking on it and selecting the one you want.
When ready, click Send, and fill in the required fields. Once sent, your document remains available. Go to to see your document and the status of the signatures.
วันที่มีผลบังคับใช้และการแจ้งเตือน¶
คุณสามารถกำหนด วันที่มีผลบังคับใช้ ในเอกสารข้อตกลงระยะเวลาจำกัด หรือส่ง การแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติ เพื่อรับลายเซ็นตรงเวลา จากแดชบอร์ดของคุณ คลิก ส่ง ในเอกสารของคุณ ในหน้าใหม่ ไปที่ส่วน ตัวเลือก กรอกข้อมูลในฟิลด์ มีผลใช้จนถึง สลับสวิตช์ เตือนความจำ แล้วคลิกค่าเพื่อแก้ไขจำนวนวันเริ่มต้นระหว่างการแจ้งเตือน
เทมเพลต¶
You can create document templates when you have to send the same document several times. From your dashboard, click Upload a PDF template. Select the document and add the required fields. You can modify the role of a field by clicking on it and selecting the one you want.
คลิก คุณสมบัติเทมเพลต เพื่อเพิ่ม แท็ก ลงในเทมเพลตของคุณ กำหนด พื้นที่ทำงานเอกสารที่ลงนาม เพิ่ม แท็กเอกสารที่ลงนาม ตั้งค่า ลิงก์เปลี่ยนเส้นทาง ที่จะพร้อมใช้งานในข้อความยืนยันลายเซ็นที่ได้รับหลังลายเซ็น หรือกำหนด ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต หากคุณต้องการจำกัดการใช้เทมเพลตของคุณให้เฉพาะกับผู้ใช้หรือกลุ่มที่ได้รับอนุญาตเฉพาะเท่านั้น
Your templates are visible by default on your dashboard. You can click Send to quickly send a document template to a signer or Sign Now if you are ready to sign your document immediately.
Tip
คุณสามารถสร้างเทมเพลตจากเอกสารที่ส่งไปก่อนหน้านี้ได้ โดยไปที่ ในเอกสารที่คุณต้องการเรียกค้น ให้คลิกที่จุดไข่ปลาแนวตั้ง (⋮) จากนั้นคลิก เทมเพลต จากนั้นคลิกบนจุดไข่ปลาแนวตั้ง (⋮) อีกครั้ง จากนั้นคลิก เรียกคืน ตอนนี้เอกสารของคุณจะปรากฏบนแดชบอร์ดของคุณถัดจากเทมเพลตอื่นๆ
บทบาท¶
Each field in a Sign document is related to a role corresponding to a specific person. When a document is being signed, the person assigned to the role must fill in their assigned fields and sign it.
Roles are available by going to .
คุณสามารถอัปเดตบทบาทที่มีอยู่หรือสร้างบทบาทใหม่ได้โดยคลิกที่ สร้าง เลือก ชื่อหน้าที่ เพิ่ม ขั้นตอนการตรวจสอบสิทธิ์เพิ่มเติม เพื่อยืนยันตัวตนของผู้ลงนาม และหากสามารถกำหนดเอกสารใหม่ให้กับผู้ติดต่อรายอื่นได้ ให้เลือก เปลี่ยนผู้ได้รับอนุญาต สำหรับหน้าที่ สี สามารถเลือกได้สำหรับหน้าที่นี้ สีนี้ช่วยให้เข้าใจว่าบทบาทใดมีหน้าที่รับผิดชอบฟิลด์ใดเมื่อกำหนดค่าเทมเพลต
การระบุตัวตนที่ปลอดภัย¶
As the owner of a document, you may request an Extra Authentication Step through SMS verification or via Itsme® (available in Belgium and the Netherlands). Both authentication options require credits. If you do not have any credits left, the authentication steps will be skipped.
ดูเพิ่มเติม
การยืนยันทาง SMS¶
Go to . Click in the Extra Authentication Step column for the role, and select Unique Code Via SMS.
Note
Before being able to send SMS Text Messages, you need to register your phone number. To do so, go to and click Buy credits under Authenticate by SMS.
Go to the document to sign, add the field for which the SMS verification is required, for example, the Signature field, and click Send. On the new page, select the customer and click Send.
The person signing the document fills in the Signature field, then Sign, and clicks Validate & Send Completed Document. A Final Validation page pops up where to add their phone number. One-time codes are sent by SMS.
Note
This feature is enabled by default.
As soon as the Extra Authentication Step applies to a role, this validation step is requested for any field assigned to this role.
Itsme®¶
Itsme® authentication can be used to allow signatories to provide their identity using itsme®. This feature is only available in Belgium and the Netherlands.
The feature can be enabled in Sign Settings and applies automatically to the Customer (identified with itsme®) role. To enable it for other roles, go to . Click in the Extra Authentication Step column for the role, and select Via itsme®.
Go to the document that needs to be signed and add the Signature field. Switch to any role configured to use the feature, and click Validate and Send.
Upon signing the document, the signer completes the Signature field and proceeds by clicking on Validate & Send Completed Document, triggering a Final verification page where authentication via itsme® is required.
แฮชผู้ลงนาม¶
Each time someone signs a document, a hash - a unique digital signature of the operation - is generated to ensure traceability, integrity, and inalterability. This process guarantees that any changes made after a signature is affixed can be easily detected, maintaining the document's authenticity and security throughout its lifecycle.
A visual security frame displaying the beginning of the hash is added to the signatures. Internal users can hide or show it by turning the Frame option on or off when signing the document.
Sign order¶
When a document needs to be signed by different parties, the signing order lets you control the order in which your recipients receive it for signature.
After uploading a PDF with at least two signature fields with two different roles and clicking Send, toggle the Specify Signing Order switch and search for the signer's name or email information to add them. You can decide on the signing order by typing 1 or 2 in the first column.
Each recipient receives the signature request notification only once the previous recipient has completed their action.
ประเภทของฟิลด์¶
Fields are used in a document to indicate what information must be completed by the signers. You can add fields to your document simply by dragging and dropping them for the left column into your document.
Various field types can be used to sign documents (placeholder, autocompletion, etc.). By configuring your own field types, also known as signature item types, the signing process can be even faster for your customers, partners, and employees.
To create and edit field types, go to .
You can select an existing field by clicking on it, or you can Create a new one. First, edit the Field Name. Then, select a Field Type:
Signature: users are asked to enter their signature either by drawing it, generating an automatic one based on their name, or uploading a local file (usually an image). Each subsequent Signature field type then reuses the data entered in the first field.
Initial: users are asked to enter their initials, in a similar way to the Signature field.
Text: users enter text on a single line.
Multiline Text: users enter text on multiple lines.
Checkbox: users can tick a box (e.g., to mark their approval or consent).
Selection: users choose a single option from a variety of options.
The Auto-fill Partner Field setting is used to automatically fill in a field during the
signature process. It uses the value of one of the fields on the contact (res.partner) model of
the person signing the document. To do so, enter the contact model field's technical name.
Tip
To know the technical name of a field, enable developer mode and hover your mouse on the question mark next to the field.
Note
Auto-completed values are suggestions and can be modified as required by the person signing the document.
ขนาดของฟิลด์สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยการแก้ไข ความกว้างเริ่มต้น และ ความสูงเริ่มต้น ทั้งสองขนาดถูกกำหนดให้เป็นเปอร์เซ็นต์ของทั้งหน้าโดยแสดงเป็นทศนิยม โดย 1 เท่ากับความกว้างหรือความสูงของหน้าเต็ม ตามค่าเริ่มต้น ความกว้างของฟิลด์ใหม่ที่คุณสร้างจะถูกตั้งค่าเป็น 15% (0.150) ของความกว้างของทั้งหน้า ในขณะที่ความสูงของฟิลด์นั้นถูกตั้งค่าเป็น 1.5% (0.015) ของความสูงของทั้งหน้า
ขั้นตอนต่อไป ให้เขียน เคล็ดลับ เคล็ดลับจะแสดงอยู่ภายในลูกศรที่ด้านซ้ายของหน้าจอผู้ใช้ในระหว่างขั้นตอนการลงนาม เพื่อช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจถึงสิ่งที่ขั้นตอนนี้ต้องทำ (เช่น "ลงนามที่นี่" หรือ "กรอกวันเกิดของคุณ") นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ข้อความ ตัวแทน เพื่อแสดงภายในฟิลด์ก่อนที่จะกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน
