Sign¶
Odoo Sign memungkinkan Anda mengirim, menandatangani, dan menyetujui dokumen secara online, menggunakan tanda tangan elektronik.
Tanda tangan elektronik menunjukkan persetujuan seseorang terhadap isi dokumen. Sama seperti tanda tangan tulisan tangan, tanda tangan elektronik mewakili ikatan hukum terhadap ketentuan dokumen yang ditandatangani.
Dengan Sign, Anda dapat mengunggah file PDF apa pun dan menambahkan bidang ke dalamnya. Bidang-bidang ini dapat diisi secara otomatis dengan detail user yang ada di database Anda.
Validitas tanda tangan elektronik¶
Dokumen yang ditandatangani melalui aplikasi Sign merupakan tanda tangan elektronik yang sah di Uni Eropa dan Amerika Serikat. Dokumen ini juga memenuhi persyaratan untuk tanda tangan elektronik di sebagian besar negara. Keabsahan hukum tanda tangan elektronik yang dihasilkan oleh Odoo bergantung pada undang-undang negara Anda. Perusahaan yang berbisnis di luar negeri juga harus mempertimbangkan undang-undang tanda tangan elektronik negara lain.
Penting
Informasi di bawah ini tidak memiliki nilai hukum; ini hanya disediakan untuk tujuan informasi umum. Karena hukum yang mengatur tanda tangan elektronik berkembang pesat, kami tidak dapat menjamin bahwa semua informasi sudah terkini. Kami menyarankan untuk menghubungi pengacara lokal untuk nasihat hukum mengenai kepatuhan dan validitas tanda tangan elektronik.
Uni Eropa¶
Peraturan eIDAS menetapkan kerangka kerja untuk tanda tangan elektronik di 27 negara anggota Uni Eropa. Ini membedakan tiga jenis tanda tangan elektronik:
Tanda tangan elektronik sederhana
Tanda tangan elektronik tingkat lanjut
Tanda tangan elektronik berkualifikasi
Odoo menghasilkan jenis pertama, tanda tangan elektronik sederhana; tanda tangan ini sah secara hukum di UE, sebagaimana dinyatakan dalam peraturan eIDAS.
Tanda tangan elektronik mungkin tidak secara otomatis diakui sebagai valid. Anda mungkin perlu membawa bukti pendukung validitas tanda tangan. Meskipun aplikasi Sign menyediakan tanda tangan elektronik sederhana, beberapa bukti pendukung secara otomatis dikumpulkan selama proses penandatanganan, seperti:
Validasi email dan SMS (jika diaktifkan)
Bukti identitas kuat melalui itsme® (tersedia di Belgia dan Belanda)
Log akses dengan stempel waktu, IP, dan lokasi geografis yang dapat dilacak ke dokumen dan tanda tangan terkait
Kemampuan pelacakan dan ketidakberubahan dokumen (setiap perubahan yang dilakukan pada dokumen yang ditandatangani terdeteksi oleh Odoo dengan menggunakan bukti kriptografi)
Catatan
Amerika Serikat¶
ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), di tingkat antar negara bagian dan internasional, dan UETA (Uniform Electronic Transactions Act), di tingkat negara bagian, menyediakan kerangka hukum untuk tanda tangan elektronik. Perhatikan bahwa Illinois dan New York belum mengadopsi UETA, tetapi menggunakan undang-undang serupa.
Secara keseluruhan, untuk diakui sebagai valid, tanda tangan elektronik harus memenuhi lima kriteria:
Penandatangan harus menunjukkan niat yang jelas untuk menandatangani. Misalnya, menggunakan mouse untuk menggambar tanda tangan dapat menunjukkan niat. Penandatangan juga harus memiliki opsi untuk tidak ikut serta dalam dokumen elektronik.
Penandatangan harus terlebih dahulu menyatakan atau menyiratkan persetujuan mereka untuk melakukan bisnis secara elektronik.
Tanda tangan harus diatribusikan dengan jelas. Di Odoo, metadata seperti alamat IP penandatangan ditambahkan ke tanda tangan, yang dapat digunakan sebagai bukti pendukung.
Tanda tangan harus dikaitkan dengan dokumen yang ditandatangani, misalnya dengan menyimpan catatan yang merinci bagaimana tanda tangan tersebut ditangkap.
Dokumen yang ditandatangani secara elektronik harus disimpan dan diarsipkan oleh semua pihak yang terlibat; misalnya dengan menyediakan salinan lengkap kepada penandatangan atau kemungkinan untuk mengunduh salinan.
Negara lain¶
Kirim dokumen untuk ditandatangani¶
Tanda tangan satu kali¶
Anda dapat mengklik Upload a PDF to sign dari dashboard Anda untuk tanda tangan satu kali. Pilih dokumen Anda, buka, dan seret lalu lepas bidang yang diperlukan dalam dokumen Anda. Anda dapat mengubah peran yang ditetapkan ke bidang dengan mengkliknya dan memilih yang Anda inginkan.
Ketika siap, klik Send, dan isi bidang yang diperlukan. Setelah dikirim, dokumen Anda tetap tersedia. Buka untuk melihat dokumen Anda dan status tanda tangan.
Tanggal validitas dan pengingat¶
Anda dapat mengatur tanggal kedaluwarsa pada dokumen perjanjian berdurasi terbatas atau mengirim pengingat email otomatis untuk mendapatkan tanda tangan tepat waktu. Dari dashboard Anda, klik Send pada dokumen Anda. Di halaman baru, buka bagian Options, isi bidang Valid Until, aktifkan tombol Reminder, dan klik nilainya untuk mengedit jumlah hari default antara pengingat.
Contoh¶
Anda dapat membuat template dokumen ketika Anda harus mengirim dokumen yang sama beberapa kali. Dari dashboard Anda, klik Upload a PDF template. Pilih dokumen dan tambahkan bidang yang diperlukan. Anda dapat mengubah peran dari suatu bidang dengan mengkliknya dan memilih yang Anda inginkan.
Klik Template Properties untuk menambahkan Tags ke template Anda, tentukan Signed Document Workspace, tambahkan Signed Document Tags, atur Redirect Link yang akan tersedia dalam pesan konfirmasi tanda tangan yang diterima setelah tanda tangan, atau tentukan Authorized Users jika Anda ingin membatasi penggunaan template Anda kepada pengguna atau grup yang berwenang tertentu.
Template Anda terlihat secara default di dashboard Anda. Anda dapat mengklik Send untuk mengirim template dokumen dengan cepat ke penandatangan atau Sign Now jika Anda siap untuk menandatangani dokumen Anda segera.
Tip
Anda dapat membuat template dari dokumen yang sebelumnya dikirim. Untuk melakukannya, buka . Pada dokumen yang ingin Anda ambil, klik elipsis vertikal (⋮), lalu Template. Klik elipsis vertikal (⋮) lagi, lalu Restore. Dokumen Anda sekarang muncul di dashboard Anda di samping template Anda yang lain.
Peran-Peran¶
Setiap bidang dalam dokumen Sign terkait dengan peran yang sesuai dengan orang tertentu. Ketika dokumen sedang ditandatangani, orang yang ditugaskan ke peran tersebut harus mengisi bidang yang ditugaskan kepada mereka dan menandatanganinya.
Peran tersedia dengan membuka .
Anda dapat memperbarui peran yang ada atau membuat peran baru dengan mengklik New. Pilih Role Name, tambahkan Extra Authentication Step untuk mengonfirmasi identitas penandatangan, dan jika dokumen dapat ditugaskan ulang ke kontak lain, pilih Change Authorized untuk peran tersebut. Color juga dapat dipilih untuk peran tersebut. Warna ini dapat membantu memahami peran mana yang bertanggung jawab atas bidang mana saat mengonfigurasi template.
Identifikasi aman¶
Sebagai pemilik dokumen, Anda dapat meminta Extra Authentication Step melalui SMS verification atau melalui Itsme® (tersedia di Belgia dan Belanda). Kedua opsi autentikasi memerlukan credits. Jika Anda tidak memiliki kredit tersisa, langkah autentikasi akan dilewati.
Lihat juga
Verifikasi SMS¶
Buka . Klik di kolom Extra Authentication Step untuk peran tersebut, dan pilih Unique Code Via SMS.
Catatan
Sebelum dapat mengirim Pesan Teks SMS, Anda perlu mendaftarkan nomor telepon Anda. Untuk melakukannya, buka dan klik Buy credits di bawah Authenticate by SMS.
Buka dokumen yang akan ditandatangani, tambahkan bidang yang memerlukan verifikasi SMS, misalnya bidang Signature, dan klik Send. Pada halaman baru, pilih customer dan klik Send.
Orang yang menandatangani dokumen mengisi bidang Signature, kemudian Sign, dan mengklik Validate & Send Completed Document. Halaman Final Validation muncul di mana mereka menambahkan nomor telepon mereka. Kode sekali pakai dikirim melalui SMS.
Catatan
Fitur ini diaktifkan secara default.
Segera setelah Extra Authentication Step diterapkan pada peran, langkah validasi ini diminta untuk setiap bidang yang ditugaskan ke peran ini.
Itsme®¶
Autentikasi Itsme® dapat digunakan untuk memungkinkan penandatangan memberikan identitas mereka menggunakan itsme®. Fitur ini hanya tersedia di Belgia dan Belanda.
Fitur ini dapat diaktifkan di Sign Settings dan diterapkan secara otomatis ke peran Customer (identified with itsme®). Untuk mengaktifkannya untuk peran lain, buka . Klik di kolom Extra Authentication Step untuk peran tersebut, dan pilih Via itsme®.
Buka dokumen yang perlu ditandatangani dan tambahkan bidang Signature. Beralih ke peran apa pun yang dikonfigurasi untuk menggunakan fitur tersebut, dan klik Validate dan Send.
Saat menandatangani dokumen, penandatangan melengkapi bidang Signature dan melanjutkan dengan mengklik Validate & Send Completed Document, memicu halaman Final verification di mana autentikasi melalui itsme® diperlukan.
Hash penandatangan¶
Setiap kali seseorang menandatangani dokumen, sebuah hash - tanda tangan digital unik dari operasi tersebut - dihasilkan untuk memastikan ketertelusuran, integritas, dan ketidakdapatan diubah. Proses ini menjamin bahwa setiap perubahan yang dilakukan setelah tanda tangan diterapkan dapat dengan mudah terdeteksi, menjaga keaslian dan keamanan dokumen sepanjang siklus hidupnya.
Bingkai keamanan visual yang menampilkan awal hash ditambahkan ke tanda tangan. Pengguna internal dapat menyembunyikan atau menampilkannya dengan mengaktifkan atau menonaktifkan opsi Frame saat menandatangani dokumen.
Urutan tanda tangan¶
Ketika dokumen perlu ditandatangani oleh berbagai pihak, urutan penandatanganan memungkinkan Anda mengontrol urutan penerima menerima dokumen untuk ditandatangani.
Setelah mengunggah PDF dengan minimal dua bidang tanda tangan dengan dua peran berbeda dan mengklik Kirim, aktifkan tombol Tentukan Urutan Penandatanganan dan cari nama atau informasi email penandatangan untuk menambahkannya. Anda dapat menentukan urutan penandatanganan dengan mengetik 1 atau 2 di kolom pertama.
Setiap penerima menerima notifikasi permintaan tanda tangan hanya setelah penerima sebelumnya menyelesaikan tindakan mereka.
Jenis bidang¶
Bidang digunakan dalam dokumen untuk menunjukkan informasi apa yang harus dilengkapi oleh penandatangan. Anda dapat menambahkan bidang ke dokumen Anda dengan mudah dengan menyeret dan meletakkannya dari kolom kiri ke dalam dokumen Anda.
Berbagai jenis bidang dapat digunakan untuk menandatangani dokumen (placeholder, pelengkapan otomatis, dll.). Dengan mengonfigurasi jenis bidang Anda sendiri, yang juga dikenal sebagai jenis item tanda tangan, proses penandatanganan dapat menjadi lebih cepat untuk pelanggan, mitra, dan karyawan Anda.
Untuk membuat dan mengedit jenis bidang, buka .
Anda dapat memilih bidang yang ada dengan mengkliknya, atau Anda dapat Membuat yang baru. Pertama, edit Nama Bidang. Kemudian, pilih Jenis Bidang:
Tanda Tangan: pengguna diminta untuk memasukkan tanda tangan mereka dengan menggambarnya, menghasilkan tanda tangan otomatis berdasarkan nama mereka, atau mengunggah file lokal (biasanya gambar). Setiap bidang jenis Tanda Tangan berikutnya kemudian menggunakan kembali data yang dimasukkan di bidang pertama.
Inisial: pengguna diminta untuk memasukkan inisial mereka, dengan cara yang mirip dengan bidang Tanda Tangan.
Teks: pengguna memasukkan teks pada satu baris.
Teks Multibaris: pengguna memasukkan teks pada beberapa baris.
Kotak Centang: pengguna dapat mencentang kotak (misalnya, untuk menandai persetujuan atau izin mereka).
Pilihan: pengguna memilih satu opsi dari berbagai opsi.
Pengaturan Isi Otomatis Bidang Mitra digunakan untuk mengisi bidang secara otomatis selama proses penandatanganan. Pengaturan ini menggunakan nilai dari salah satu bidang pada model kontak (res.partner) dari orang yang menandatangani dokumen. Untuk melakukannya, masukkan nama teknis bidang model kontak.
Tip
Untuk mengetahui nama teknis sebuah field, aktifkan mode pengembang dan arahkan mouse Anda ke tanda tanya di sebelah field tersebut.
Catatan
Nilai yang dilengkapi otomatis adalah saran dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan oleh orang yang menandatangani dokumen.
Ukuran field juga dapat diubah dengan mengedit Default Width dan Default Height. Kedua ukuran didefinisikan sebagai persentase dari halaman penuh yang dinyatakan sebagai desimal, dengan 1 sama dengan lebar atau tinggi halaman penuh. Secara default, lebar field baru yang Anda buat diatur ke 15% (0.150) dari lebar halaman penuh, sedangkan tingginya diatur ke 1,5% (0.015) dari tinggi halaman penuh.
Selanjutnya, tulis Tip. Tip ditampilkan di dalam panah di sisi kiri layar pengguna selama proses penandatanganan untuk membantu mereka memahami apa yang diperlukan dalam langkah tersebut (misalnya, "Sign di sini" atau "Isi tanggal lahir Anda"). Anda juga dapat menggunakan teks Placeholder yang akan ditampilkan di dalam field sebelum dilengkapi.
