Batch

Batch digunakan untuk menghasilkan beberapa payslip sekaligus dan memprosesnya dalam grup, daripada membuat dan memproses payslip individual. Metode ini tidak hanya membantu departemen payroll membayar karyawan dalam waktu yang lebih singkat, tetapi juga membantu menjaga payslip tetap terorganisir.

Biasanya, departemen payroll perusahaan membuat batch baru untuk setiap struktur gaji, untuk setiap periode pembayaran (biasanya mingguan, dua mingguan, atau bulanan). Jika diinginkan, batch dapat lebih diorganisir berdasarkan departemen, posisi pekerjaan, atau jenis struktur gaji.

Setelah batch dibuat, payslip ditambahkan ke batch, kemudian batch diproses, dan karyawan dibayar.

Lihat batch

Untuk melihat semua batch dalam database, navigasikan ke aplikasi Payroll ‣ Payslip ‣ Batch untuk menampilkan semua batch payslip yang telah dibuat. Batch payslip ini ditampilkan dalam tampilan daftar, secara default.

Setiap batch menampilkan Nama, tanggal yang disertakan batch (kolom Tanggal Dari dan Tanggal Ke), Status-nya, jumlah payslip dalam batch (Jumlah Payslip), dan Perusahaan.

Buat batch baru

Batch payslip baru harus dibuat dari dashboard Batch Payslip, dengan menavigasi ke aplikasi Payroll ‣ Payslip ‣ Batch. Klik tombol Baru di pojok kiri atas. Melakukan ini akan menampilkan formulir batch payslip kosong pada halaman terpisah.

Pada formulir batch payslip baru, masukkan Nama Batch. Ini harus singkat dan deskriptif, untuk menjaga catatan tetap terorganisir.

Example

Sebuah perusahaan membayar karyawannya secara dua mingguan, dan membuat batch terpisah untuk dua struktur gaji berbeda yang mereka gunakan: gaji pekerja dan gaji reguler.

Nama untuk empat batch Agustus 2025 mereka adalah:

• 1-14 Agu 2025 - Pekerja

• 1-14 Agu 2025 - Reguler

• 15-31 Agu 2025 - Pekerja

• 15-31 Agu 2025 - Reguler

Selanjutnya, pilih rentang tanggal di mana batch berlaku. Klik ke salah satu field Period, dan jendela pop-up kalender akan muncul. Dari jendela pop-up kalender ini, navigasikan ke bulan yang benar, dan klik pada hari yang sesuai untuk tanggal mulai dan tanggal akhir batch.

Perusahaan saat ini mengisi field Company. Jika beroperasi di lingkungan multi-perusahaan, tidak memungkinkan untuk mengubah Company dari formulir. Batch harus dibuat saat berada di database untuk perusahaan yang diinginkan.

Tambahkan slip gaji ke batch

Setelah batch dibuat, slip gaji perlu ditambahkan ke batch. Slip gaji dapat dibuat dan ditambahkan ke batch, atau jika sudah dibuat sebelumnya, slip gaji dapat ditambahkan ke batch.

Penting

Batch hanya dapat ditambahkan slip gaji ketika berada dalam tahap Baru. Slip gaji dapat dibuat oleh database dan ditambahkan ke batch, atau slip gaji yang sudah ada dapat ditambahkan secara individual ke batch.

Setelah salah satu metode ini digunakan, status batch berubah menjadi Dikonfirmasi, dan kedua opsi untuk menambahkan slip gaji tidak lagi muncul.

Buat payslip

Untuk menghasilkan slip gaji dan menambahkannya ke batch, pertama buka batch dengan menavigasi ke aplikasi Payroll ‣ Slip Gaji ‣ Batch, dan klik batch yang diinginkan. Selanjutnya, klik tombol Hasilkan Slip Gaji dan jendela pop-up Hasilkan Slip Gaji akan muncul.

Formulir ini berisi tiga bagian, dan konfigurasi formulir ini menentukan slip gaji mana yang akan dibuat. Bagian Pemilihan Karyawan menentukan slip gaji karyawan mana yang akan dibuat. Menggunakan menu drop-down, konfigurasikan bidang Departemen, Posisi Pekerjaan, dan Jenis Struktur Gaji, jika diinginkan. Saat pilihan dibuat, bagian Karyawan di bagian bawah akan diperbarui untuk menampilkan slip gaji mana yang akan dihasilkan.

Bagian Pembuatan Slip Gaji memungkinkan user untuk memilih Struktur Gaji tertentu untuk membuat slip gaji. Jika dibiarkan kosong, struktur default untuk setiap karyawan digunakan untuk menghitung gaji mereka.

Catatan

Secara default, Odoo mencantumkan semua karyawan dalam bagian Karyawan saat menghasilkan slip gaji.

Daftar secara otomatis difilter saat pilihan dibuat.

Konfigurasi bersifat opsional kecuali batch dibuat dengan mengecualikan karyawan tertentu.

Setelah semua konfigurasi yang diinginkan dibuat, klik tombol Hasilkan, dan semua slip gaji dibuat dan dilampirkan ke batch. Setelah dihasilkan, tombol pintar Slip Gaji muncul di bagian atas, bersama dengan jumlah slip gaji dalam batch. Klik tombol pintar ini untuk melihat daftar semua slip gaji dalam batch.

Setelah slip gaji dihasilkan dan dilampirkan ke batch, status batch berubah menjadi Dikonfirmasi.

Tambahkan payslip

Alih-alih menghasilkan slip gaji, slip gaji individual yang telah dibuat dapat ditambahkan ke batch. Mulai dengan membuka batch yang diinginkan dengan menavigasi ke aplikasi Payroll ‣ Slip Gaji ‣ Batch, dan klik batch yang diinginkan.

Selanjutnya, klik tombol Tambahkan Slip Gaji, dan formulir Tambahkan Slip Gaji akan muncul dalam jendela pop-up. Semua slip gaji yang tersedia yang belum ditambahkan ke batch, muncul dalam daftar.

Catatan

Semua slip gaji yang belum ditetapkan ke batch muncul dalam daftar, terlepas dari statusnya (Draft, Menunggu, Dibayar, atau Dibatalkan). Ini memungkinkan slip gaji yang sudah diproses atau dibatalkan untuk dikelompokkan secara retroaktif untuk tujuan pelaporan atau pencatatan.

Centang kotak centang di samping setiap slip gaji yang diinginkan untuk ditambahkan, lalu klik tombol Pilih di bagian bawah. Semua slip gaji yang dipilih ditambahkan ke batch, dan status batch berubah menjadi Dikonfirmasi. Tombol pintar Slip Gaji muncul di bagian atas, bersama dengan jumlah slip gaji dalam batch. Klik tombol pintar ini untuk melihat daftar semua slip gaji dalam batch.

Proses batch

Setelah batch dibuat, dan semua slip gaji yang diperlukan telah ditambahkan, batch kemudian harus diproses, dan karyawan dibayar.

Buka batch yang diinginkan dengan menavigasi ke aplikasi Payroll ‣ Slip Gaji ‣ Batch, dan klik batch yang diinginkan. Agar batch dapat diproses, batch harus memiliki status Dikonfirmasi. Itu berarti batch telah dibuat dan slip gaji telah ditambahkan ke dalamnya, tetapi slip gaji belum diproses.

Klik tombol Create Draft Entry untuk mengonfirmasi dan membuat draft slip gaji individual. Setelah ini terjadi, status batch berubah menjadi Done.

Catatan

Kapan saja, jika batch perlu dikembalikan ke status New, klik tombol Set to Draft. Tindakan ini tidak menghapus slip gaji apa pun yang sudah ditambahkan ke batch, namun status berubah kembali menjadi New.

Setelah perubahan yang diinginkan telah dilakukan, klik Confirm dan status batch berubah menjadi Confirmed.

Penting untuk dicatat, bahwa jika ada slip gaji dalam batch yang memiliki status Paid, batch tidak dapat dikembalikan ke status New.

Setelah status berubah menjadi Done, pembayaran harus dicatat di database. Klik tombol Create Payment Report, dan jendela pop-up akan muncul, di mana detail laporan pembayaran dimasukkan.

Menggunakan menu drop-down, pilih Export Format untuk laporan pembayaran. Dua opsi default yang tersedia adalah NACHA, dan CSV.

Opsi NACHA membuat file ACH yang kompatibel yang dikirim ke bank perusahaan, dan menguraikan semua informasi perbankan untuk mentransfer uang dari perusahaan ke karyawan, baik melalui setoran langsung (paling umum) atau cek. Lihat fiscal localization document untuk informasi lebih lanjut.

Catatan

Opsi lain mungkin tersedia tergantung pada lokalisasi payroll yang dipasang di database.

Jika CSV dipilih, semua field lainnya disembunyikan dari tampilan. Setelah ini dipilih, klik tombol Generate untuk membuat laporan pembayaran.

Selanjutnya, pilih Bank Journal yang diinginkan tempat cek gaji dicatat. Terakhir, menggunakan pemilih kalender, atur tanggal cek gaji dikeluarkan di field Effective Date.

Setelah jendela pop-up dikonfigurasi, klik tombol Generate, dan file akan muncul pada formulir batch, di field Payment Report yang baru.

Setelah laporan dibuat, klik tombol Tandai sebagai dibayar untuk menandai slip gaji sebagai dibayar di database.