Loturi

Loturile sunt folosite pentru a genera mai multe state de plată simultan și pentru a le procesa într-un grup, mai degrabă decât să creați și să procesați state de plată individuale. Această metodă nu doar că ajută departamentul de salarizare să plătească angajații în mai puțin timp, dar ajută și la organizarea statelor de plată.

De obicei, departamentul de salarizare al unei companii creează un lot nou pentru fiecare structură salarială, pentru fiecare perioadă de plată (de obicei săptămânală, bisăptămânală sau lunară). Dacă se dorește, loturile pot fi organizate suplimentar pe departament, funcție sau tip de structură salarială.

Odată ce un lot este creat, statele de plată sunt adăugate la lot, apoi lotul este procesat și angajații sunt plătiți.

Vizualizează loturi

Pentru a vizualiza toate loturile din baza de date, navigați la aplicația Stat de plată ‣ State de plată ‣ Loturi pentru a afișa toate loturile de state de plată care au fost create. Aceste loturi de state de plată sunt afișate într-o vizualizare de listă, implicit.

Fiecare lot afișează Numele, datele pe care le include lotul (câmpurile Dată de la și Dată până la), Starea sa, numărul de state de plată din lot (Număr state de plată) și Compania.

Creați un lot nou

Loturile noi de state de plată trebuie create din tabloul de bord Loturi de state de plată, navigând la aplicația Stat de plată ‣ State de plată ‣ Loturi. Faceți clic pe butonul Creează din colțul din stânga sus. Astfel se dezvăluie un formular de lot de state de plată gol pe o pagină separată.

În formularul de lot nou de state de plată, introduceți Numele lotului. Acesta ar trebui să fie ceva scurt și descriptiv, pentru a menține înregistrările organizate.

Example

O companie își plătește angajații pe bază bi-săptămânală și creează loturi separate pentru cele două structuri salariale diferite pe care le folosesc: plata muncitorilor și plata regulată.

Numele pentru cele patru loturi din august 2025 sunt:

• 1-14 Aug 2025 - Muncitori

• 1-14 Aug 2025 - Regulat

• 15-31 Aug 2025 - Muncitori

• 15-31 Aug 2025 - Regulat

Apoi, selectați intervalul de date pentru care se aplică lotul. Faceți clic pe unul dintre câmpurile Period și va apărea o fereastră pop-up de calendar. Din această fereastră pop-up a calendarului, navigați la luna corectă și faceți clic pe ziua corespunzătoare atât pentru data de început, cât și pentru data de încheiere a lotului.

Compania actuală completează câmpul Companie. Dacă se operează într-un mediu cu mai multe companii, nu este posibil să se modifice Companie din formular. Lotul trebuie să fie creat în baza de date pentru compania dorită.

Adaugă state de plată la un lot

Odată ce lotul a fost creat, statele de plată trebuie adăugate la lot. Statele de plată pot fi fie create și adăugate la lot, sau dacă au fost deja create, pot fi adăugate la lot.

Important

Loturile pot avea state de plată adăugate doar când sunt în etapa Nou. Statele de plată pot fi fie create de baza de date și adăugate la lot, fie statele de plată preexistente pot fi adăugate individual la lot.

Odată ce oricare dintre aceste metode a fost utilizată, starea lotului se schimbă în Confirmat și ambele opțiuni de adăugare a statelor de plată nu mai apar.

Generați salarii

Pentru a genera statele de plată și a le adăuga la lot, mai întâi deschideți lotul navigând la aplicația Stat de plată ‣ State de plată ‣ Loturi și faceți clic pe lotul dorit. Apoi, faceți clic pe butonul Generează state de plată și se încarcă o fereastră pop-up Generează state de plată.

Acest formular conține trei secțiuni, iar configurarea acestui formular determină care state de plată sunt create. Secțiunea Selectare angajați determină pentru care angajați să se creeze state de plată. Folosind meniurile derulante, configurați câmpurile Departament, Poziție și Tip structură salarială, dacă doriți. Pe măsură ce sunt făcute selecțiile, secțiunea Angajați de jos se actualizează pentru a arăta care state de plată vor fi generate.

Secțiunea Generare state de plată permite utilizatorului să aleagă o Structură salarială specifică pentru care să creeze state de plată. Dacă este lăsat gol, structura implicită pentru fiecare angajat este folosită pentru a calcula plata acestuia.

Notă

În mod implicit, Odoo listează toți angajații în secțiunea Angajați la generarea statelor de plată.

Lista se filtrează automat pe măsură ce se fac selecții.

Configurarea este opțională, cu excepția cazului în care se creează un lot excludând anumiți angajați.

Odată ce toate configurările dorite au fost efectuate, faceți clic pe butonul Generează, iar toate statele de plată sunt create și atașate lotului. După generare, apare în partea de sus un buton inteligent State de plată, împreună cu numărul de state de plată din lot. Faceți clic pe acest buton inteligent pentru a vizualiza lista tuturor statelor de plată din lot.

Odată ce statele de plată au fost generate și atașate lotului, starea lotului se schimbă în Confirmat.

Adaugă state de plată

În loc să generați state de plată, statele de plată individuale care au fost deja create pot fi adăugate la un lot. Începeți prin a deschide lotul dorit navigând la aplicația Stat de plată ‣ State de plată ‣ Loturi și făcând clic pe lotul dorit.

Apoi, faceți clic pe butonul Adaugă state de plată, iar un formular Adaugă state de plată se încarcă într-o fereastră pop-up. Toate statele de plată disponibile care nu au fost încă adăugate la un lot apar în listă.

Notă

Toate statele de plată care nu au fost încă atribuite unui lot apar în listă, indiferent de stare (Ciornă, În așteptare, Plătit sau Anulat). Acest lucru permite ca statele de plată deja procesate sau anulate să fie grupate retroactiv în scopuri de raportare sau păstrare a evidențelor.

Bifați caseta de lângă fiecare stat de plată dorit pentru a fi adăugat, apoi faceți clic pe butonul Selectează din partea de jos. Toate statele de plată selectate sunt adăugate la lot, iar starea lotului se schimbă în Confirmat. Un buton inteligent State de plată apare în partea de sus, împreună cu numărul de state de plată din lot. Faceți clic pe acest buton inteligent pentru a vizualiza lista tuturor statelor de plată din lot.

Procesați un lot

După ce lotul a fost creat și toate statele de plată necesare au fost adăugate, lotul trebuie apoi procesat, iar angajații plătiți.

Deschideți lotul dorit navigând la aplicația Stat de plată ‣ State de plată ‣ Loturi și făcând clic pe lotul dorit. Pentru ca un lot să fie procesat, acesta trebuie să aibă starea Confirmat. Aceasta înseamnă că lotul a fost creat și statele de plată au fost adăugate la acesta, dar statele de plată nu au fost încă procesate.

Faceți clic pe butonul Crează înregistrare ciornă pentru a confirma și a crea o ciornă a statelor de plată individuale. După aceasta, starea lotului se schimbă în Finalizat.

Notă

În orice moment lotul trebuie readus la starea Nou, faceți clic pe butonul Setează ca ciornă. Această acțiune nu elimină niciun stat de plată care a fost deja adăugat la lot, ci schimbă starea înapoi la Nou.

După ce au fost efectuate modificările dorite, faceți clic pe Confirmă și starea lotului se schimbă în Confirmat.

Este important de reținut că, dacă vreun stat de plată din lot are starea Plătit, lotul nu poate reveni la starea Nou.

Odată ce starea s-a schimbat în Finalizat, plățile trebuie înregistrate în baza de date. Faceți clic pe butonul Crează raport de plată, iar o fereastră pop-up se încarcă, unde se introduc detaliile raportului de plată.

Utilizând meniul derulant, selectați Formatul de export pentru raportul de plată. Cele două opțiuni implicite disponibile sunt NACHA și CSV.

Opțiunea NACHA creează un fișier ACH compatibil care este trimis la banca companiei și prezintă toate informațiile bancare pentru a transfera bani de la companie la angajați, fie prin depozit direct (cel mai comun), fie printr-un cec. Consultați documentul de localizare fiscală pentru mai multe informații.

Notă

Pot fi disponibile și alte opțiuni, în funcție de localizarea pentru stat de plată instalată în baza de date.

Dacă este selectat CSV, toate celelalte câmpuri sunt ascunse din vizualizare. După ce acesta este selectat, faceți clic pe butonul Generează pentru a crea raportul de plată.

În continuare, selectați Jurnalul bancar dorit pe care sunt înregistrate cecurile de salariu. În final, utilizând selectorul de calendar, setați data la care sunt emise cecurile de salariu în câmpul Data efectivă.

După ce fereastra pop-up este configurată, faceți clic pe butonul Generează, iar fișierul apare pe formularul lotului, într-un nou câmp Raport de plată.

După ce raportul este creat, faceți clic pe butonul Marchează ca plătit pentru a marca statele de plată ca fiind plătite în baza de date.