Denemarken¶
Naleving van Deense boekhoudvereisten: gegevensbewaring en integriteit¶
Deze pagina beschrijft hoe Odoo voldoet aan de Deense Boekhouding Wet, specifiek met betrekking tot de opslag en integriteit van financiële transacties en bonnen. Odoo erkent het belang van naleving van Deense regelgeving en heeft robuuste maatregelen geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat de gegevens van klanten veilig en compliant zijn.
Belangrijk
Odoo’s registratie als digitaal boekhoudsysteem is bevestigd door de Deense Ondernemingsautoriteit onder registratienummers fob585505 en fob441967. Klanten moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen om hiervan te profiteren, zoals hieronder beschreven.
Belangrijkste vereisten van de Deense Boekhouding Wet¶
De Deense Boekhouding Wet (DBA) beschrijft de vereisten voor digitale boekhoudkundige systemen:
Bewaar transactiegegevens en bonnen: Bewaar alle geregistreerde transacties en bonnen die vallen onder § 3 gedurende minimaal vijf jaar vanaf het einde van het boekjaar waarop ze betrekking hebben.
Garandeer gegevensintegriteit: Voorkom dat de klant geregistreerde transacties kan wijzigen, antedateren of verwijderen.
Houd gegevens toegankelijk: Bewaar alle geregistreerde transacties in een gestructureerd en machinaal leesbaar formaat gedurende de vereiste periode van vijf jaar, ongeacht de status van de klantrelatie, faillissement of ontbinding.
Bied ontsleutelingsmogelijkheden: Zorg ervoor dat versleutelde boekhouding gegevens en bonnen kunnen worden ontsleuteld in een gestructureerd en leesbaar formaat.
Odoo-naleving¶
Odoo’s registratie als digitale standaard boekhoudsystemen bij de Deense Ondernemingsautoriteit bevestigt dat Odoo voldoet aan de toepasselijke criteria voor digitale boekhoudsystemen in Denemarken, in overeenstemming met de vereisten van de DBA.
Om echter te profiteren van alle vereiste garanties voor digitale boekhoudsystemen in Denemarken, moeten klanten aan een paar voorwaarden voldoen.
Voorwaarden voor volledige DBA-naleving¶
De klant gebruikt Odoo Boekhouding op het Odoo SaaS-platform (Odoo Online);
De klant heeft een actief Odoo-abonnement (bv. Standard of Custom Plan), of hun database wordt beheerd door een officieel geregistreerd Odoo Accountantskantoor;
De klant onthoudt zich van aanpassingen of acties die bedoeld zijn om de onveranderlijkheid, traceerbaarheid of beveiligingscontroles van het systeem te ondermijnen.
Notitie
Klanten die Odoo-producten gebruiken buiten deze voorwaarden zijn zelf verantwoordelijk voor het waarborgen van hun eigen naleving van de DBA.
Wanneer aan de bovenstaande voorwaarden wordt voldaan, worden de vereisten van de DBA vervuld via functies en processen die in de volgende secties worden beschreven.
Onveranderlijke transactieregistraties¶
Eenmaal geregistreerde transacties kunnen niet via de gebruikersinterface worden verwijderd.
Alle wijzigingen worden gelogd, wat een volledig auditspoor biedt.
Hoewel historisch gedateerde invoeren kunnen worden gemaakt, registreert Odoo de aanmaakdatum en -tijd van de invoer.
Veilige documentopslag¶
Ontvangstbewijzen en digitale bonnen worden als bijlagen opgeslagen en in de database geïntegreerd, zodat ze in back-ups worden opgenomen.
Geboekte documenten kunnen niet worden verwijderd.
We ondersteunen volledig de opslag van verplichte digitale bonnen zoals gedefinieerd door de Deense regelgeving.
Doorlopende beschikbaarheid van gegevens¶
Klanten met actieve abonnementen hebben via Odoo toegang tot alle transacties en digitale bonnen.
Ongeacht klantrelaties, faillissement of ontbinding kan Odoo gedurende zes jaar toegang bieden tot transactie- en digitale bongegevens aan voormalige klanten (zie Beheer van de gegevenslevenscyclus).
Geautomatiseerde gegevensexport en veilige opslag¶
Odoo Boekhouding implementeert geen automatische verwijdering of archivering van geregistreerde transacties, dus als een klant zes jaar lang transacties heeft geregistreerd, blijft de geschiedenis van zes jaar bewaard in de Odoo Boekhouding-database.
Zoals beschreven in de Odoo Cloud Hosting SLA en het Odoo Privacybeleid, vertrouwt de Odoo Cloud op onveranderlijke dagelijkse snapshot-back-ups, die niet individueel kunnen worden gewijzigd of verwijderd, zelfs niet op verzoek van de klant, wat hun integriteit waarborgt.
Alle documenten en bonnen die in een databaseback-up zijn opgeslagen, zijn beschikbaar als een standaard ZIP-archief dat de SQL-dump vergezelt.
Beheer van de gegevenslevenscyclus¶
Odoo-databaseback-ups zijn te allen tijde beschikbaar in standaard SQL-dumpformaten en bevatten alle geregistreerde transacties.
De Odoo Cloud Hosting SLA garandeert drie maanden back-upgeschiedenis aan alle actieve klanten. Als speciale garantie voor Deense klanten die onderworpen zijn aan de DBA en voldoen aan de bovenstaande voorwaarden, wordt de retentie van de laatste Odoo Cloud-back-up verlengd tot zes jaar zodra ze besluiten hun Odoo Cloud-abonnement te beëindigen, om te voldoen aan de vereisten van Bijlage 1, 4 van Uitvoeringsbesluit 97.
Decryptie¶
Klantgegevens van Odoo Boekhouding in de Odoo Cloud worden altijd in versleutelde vorm opgeslagen (encryptie in rust op opslagsniveau). Wanneer back-ups worden opgehaald, worden ze automatisch gedecodeerd en in gedecodeerde vorm aangeboden in standaardformaten voor de gebruiker: SQL dumps + ZIP-archief van alle bijgevoegde documenten (bestandsopslag).