Beendigungsphase

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist es wichtig, dass seine Personalakte aktualisiert wird, um seinen Austritt zu vermerken, den Grund dafür zu protokollieren, alle offenen Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Mitarbeiter zu schließen und ihm alle wichtigen Dokumente auszuhändigen.

Einen Mitarbeiter archivieren

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss er in Odoo archiviert werden. Um einen Mitarbeiter zu archivieren, navigieren Sie zunächst zur Mitarbeiter-App. Suchen Sie hier den Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, und klicken Sie auf seine Mitarbeiterkarte.

Das Mitarbeiterformular wird geladen und zeigt alle Informationen an. Klicken Sie auf das Symbol (Zahnrad) in der oberen linken Ecke, um ein Drop-down-Menü zu öffnen. Klicken Sie auf Archivieren, um ein Pop-up-Fenster Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu öffnen.

Füllen Sie die folgenden Felder des Formulars aus:

• Austrittsgrund: Wählen Sie einen Grund aus, wieso der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Die Standardoptionen sind:

  • Entlassen: Wählen Sie diese Option, wenn ein Mitarbeiter entlassen wird und das Unternehmen die Kündigung ausgesprochen hat.

  • Gekündigt: Wählen Sie diese Option, wenn der Mitarbeiter nicht mehr beschäftigt werden möchte und seine Kündigung eingereicht hat.

  • Pensioniert: Wählen Sie diese Option aus, wenn der Mitarbeiter in Rente geht,

  • Selbstständig geworden: Wählen Sie diese Option, wenn der Mitarbeiter nicht mehr für das Unternehmen arbeitet, sondern stattdessen freiberuflich tätig wird.

• Enddatum des Vertrags: Wählen Sie mithilfe der Kalenderauswahl den letzten Tag aus, an dem der Mitarbeiter für das Unternehmen tätig ist.

• Detaillierte Begründung: Geben Sie eine kurze Beschreibung für den Austritt des Mitarbeiters in das Feld ein.

• Aktivitäten schließen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Art von Aktivität, um alle damit verbundenen offenen Aktivitäten zu schließen oder zu löschen. Es wird empfohlen, alle zutreffenden Kontrollkästchen zu aktivieren. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Mitarbeiterbeurteilung: storniert alle nach dem Enddatum des Vertrags geplanten Beurteilungen.

  • Vertrag: wendet ein Enddatum für den aktuellen Vertrag an.

  • Firmenwagen: entfernt den Mitarbeiter als Fahrer für den aktuellen Firmenwagen und weist den nächsten Fahrer zu (falls zutreffend).

  • Abwesenheit: storniert alle Urlaubsanträge nach dem Enddatum des Vertrags.

  • Urlaubsansprüche: entfernt das Mitarbeiterformular aus allen gültigen Rückstellungsplänen.

• HR-Info: Kreuzen Sie das Kästchen neben Zugangslink senden an, um einen Download-Link an die persönliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters zu senden, der alle seine persönlichen HR-Dateien enthält.

• Private E-Mail: Dieses Feld wird angezeigt, wenn das Kontrollkästchen HR-Info aktiviert ist. Geben Sie die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.

Wenn das Formular vollständig ausgefüllt ist, klicken Sie auf Anwenden. Der Mitarbeiterdatensatz wird archiviert, eine E-Mail mit einem Download-Link zu den persönlichen Dokumenten des Mitarbeiters wird an die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters gesendet (falls ausgewählt) und in der oberen rechten Ecke des Mitarbeiterformulars erscheint ein rotes Banner mit der Aufschrift Archiviert. In den Chatter-Protokollen werden das Austrittsdatum und der Austrittsgrund sowie die Angabe, ob ein Zugriffslink per E-Mail gesendet wurde, aufgezeichnet.

Bemerkung

Beim Versuch, den Link zum Zugriff auf die Personaldokumente zu senden, kann ein Pop-up-Fenster mit der Meldung Ungültiger Vorgang angezeigt werden, in dem die folgende Fehlermeldung angezeigt wird:

Die private E-Mail-Adresse und der verbundene Benutzer des Mitarbeiters müssen für die Verwendung der Funktion „Zugangslink senden“ eingestellt sein: (Name des Mitarbeiters).

Wenn dieser Fehler angezeigt wird, klicken Sie auf Schließen, um das Pop-up-Fenster zu schließen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Einen Zugangslink senden, um die Auswahl im Pop-up-Fenster Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzuheben.

Klicken Sie auf Anwenden, um den Mitarbeiter zu archivieren und die ausgewählten Aktivitäten im Pop-up-Fenster Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu schließen und zum Mitarbeiterformular zurückzukehren.

Stellen Sie sicher, dass die folgenden Felder auf dem Mitarbeiterformular ausgefüllt sind:

• Reiter Private Informationen tab: Stellen Sie sicher, dass eine E-Mail-Adresse im Feld E-Mail eingetragen ist.

• Reiter HR-Einstellungen: Stellen Sie sicher, dass ein Verknüpfter Benutzer im entsprechenden Feld ausgewählt ist.

Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, senden Sie den Link für den Zugriff auf die Personaldokumente erneut.

Link für den Zugriff auf Personaldokumente versenden

Wenn der Zugriffslink nicht beim ersten Archivieren des Mitarbeiters auf dem Formular Beendigung des Arbeitsverhältnisses gesendet wurde, kann er jederzeit nach dem Archivieren des Mitarbeiters gesendet werden.

Nach der Archivierung eines Mitarbeiters ist dieser nicht mehr im Hauptdashboard der Mitarbeiterapp sichtbar. Um die archivierten Mitarbeiter anzuzeigen, navigieren Sie zum Dashboard Mitarbeiter und klicken Sie in der Suchleiste auf das Symbol (Pfeil nach unten), um ein Drop-down-Menü anzuzeigen. Wählen Sie Archiviert aus, das sich unten in der Spalte Filter befindet, und klicken Sie dann außerhalb des Drop-down-Fensters, um es zu schließen.

Jetzt werden nur archivierte Mitarbeiter auf dem Dashboard angezeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter, um sein Mitarbeiterformular zu öffnen. Klicken Sie in diesem Formular auf das Symbol (Zahnrad) in der oberen linken Ecke und dann auf Link für Zugriff auf Personaldokumente versenden im daraufhin angezeigten Drop-down-Menü. In den Chatter-Protokollen wird vermerkt, dass der Link gesendet wurde.