Partager et collaborer

Odoo Spreadsheet offre diverses fonctionnalités qui permettent une collaboration efficace en temps réel tout en garantissant le niveau approprié de contrôle et de traçabilité, notamment :

Accès et partage

En principe, les droits d’accès aux feuilles de calcul Odoo sont gérés comme tout autre fichier dans l’application Documents. Les rôles et permissions sont soit hérités du dossier dans lequel une feuille de calcul est enregistrée, soit contrôlés au niveau de la feuille de calcul elle-même.

Cependant, il existe des différences importantes à prendre en compte entre les feuilles de calcul qui contiennent uniquement des données statiques et les feuilles de calcul qui contiennent des données Odoo dynamiques, tant en termes d’accès que de visibilité des données.

Astuce

  • L’accès à un dossier ou à une feuille de calcul peut être géré par son propriétaire ou tout utilisateur disposant de droits Éditeur.

  • Un utilisateur disposant de droits Lecteur ne peut pas partager directement une feuille de calcul avec un utilisateur spécifique, mais peut copier un lien vers la feuille de calcul.

  • Tout utilisateur ayant accès à une feuille de calcul peut la télécharger au format .xlsx en cliquant sur Fichier ‣ Télécharger dans la barre de menu. Si la feuille de calcul contenait des données dynamiques, les valeurs sont figées au moment du téléchargement.

Rôles et permissions

Les permissions sont gérées à l’aide des rôles suivants :

Rôle

Vue

Modifier

Supprimer

Télécharger .xlsx

Partager

Gérer les rôles

Utiliser les commentaires

Utiliser le fil de discussion

Détenteur

avec des personnes spécifiques ou via un lien

y compris le changement de propriétaire

Éditeur

avec des personnes spécifiques ou via un lien

mais ne peut pas changer le propriétaire

Visionneur

uniquement via un lien

Partager une feuille de calcul statique

Les feuilles de calcul contenant uniquement des données statiques peuvent être partagées en interne ou en externe par le propriétaire de la feuille de calcul ou tout utilisateur disposant des droits Éditeur.

Pour ce faire, cliquer sur Partager dans le coin supérieur droit au-dessus de la feuille de calcul, puis configurer l’accès de manière appropriée.

Partager une feuille de calcul dynamique

Une feuille de calcul est considérée comme une feuille de calcul dynamique si elle contient l’un des éléments suivants :

Partage interne

Les feuilles de calcul contenant des données Odoo dynamiques peuvent être partagées uniquement avec les utilisateurs internes par le propriétaire de la feuille de calcul ou tout utilisateur disposant des droits Éditeur.

Cependant, avoir accès à une feuille de calcul ne signifie pas nécessairement qu’un utilisateur interne voit toutes les données de la feuille de calcul d’origine. La visibilité des données Odoo dynamiques est basée sur les droits d’accès d’un utilisateur interne au modèle à partir duquel les données ont été récupérées, et prend en compte toutes les règles d’enregistrement pouvant restreindre l’accès.

Important

Les autorisations d’affichage des données sont prises en compte lorsqu’un utilisateur interne ouvre une feuille de calcul, celle-ci n’étant remplie qu’avec les données que l’utilisateur est autorisé à voir.

Example

Un responsable des ventes crée une feuille de calcul incluant les données de vente de tous les commerciaux de son équipe. Les utilisateurs disposant de l’autorisation Ventes / Utilisateur : Documents personnels uniquement ne voient que les données liées à leurs propres ventes.

Pour partager une feuille de calcul contenant des données Odoo dynamiques, cliquer sur Partager dans le coin supérieur droit au-dessus de la feuille de calcul, puis configurer l’accès de manière appropriée.

Partage externe

Les feuilles de calcul contenant des données Odoo dynamiques ne peuvent pas être consultées par des utilisateurs externes.

Note

Si un utilisateur externe tente d’accéder à une feuille de calcul dynamique via un lien, un message d’erreur s’affiche.

Si une feuille de calcul contenant des données Odoo doit être partagée avec un utilisateur externe, le propriétaire de la feuille de calcul ou un utilisateur disposant des droits Éditeur peut créer une version figée en lecture seule. Dans cette version, toutes les formules Odoo sont converties en leur valeur au moment où la version figée est créée, et tous les liens vers les menus Odoo sont supprimés.

Pour créer une version figée d’une feuille de calcul contenant des données Odoo dynamiques, cliquez sur Figer et partager dans le coin supérieur droit au-dessus de la feuille de calcul, puis configurez l’accès de manière appropriée.

Astuce

Il est également possible de télécharger une version figée d’une feuille de calcul contenant des données Odoo au format .xlsx en cliquant sur Fichier ‣ Télécharger dans la barre de menu. Les valeurs de toutes les données dynamiques sont figées au moment du téléchargement.

Commentaires et fil de discussion

Odoo Spreadsheet offre deux moyens de communiquer avec d’autres utilisateurs ayant accès à la même feuille de calcul, à savoir en utilisant :

Utiliser les commentaires dans une feuille de calcul

Les commentaires, qui sont ajoutés à des cellules individuelles de la feuille de calcul, sont utiles pour discuter d’éléments spécifiques d’une feuille de calcul. D’autres collaborateurs peuvent être notifiés en tapant @ suivi de leur nom.

Important

Seul le propriétaire de la feuille de calcul ou les utilisateurs disposant des droits Éditeur peuvent utiliser les commentaires dans une feuille de calcul ; les deux rôles peuvent effectuer les mêmes actions. Les commentaires ne sont pas visibles pour les utilisateurs disposant des droits Lecteur.

Ajouter ou réagir aux commentaires

Pour ajouter ou réagir à un commentaire :

  1. Si le commentaire est :

    • le premier commentaire ajouté à la cellule, faites un clic droit sur la cellule puis cliquez sur Insérer un commentaire ou cliquez sur Insertion ‣ Insérer un commentaire dans la barre de menu.

    • une réaction à un fil de commentaires existant sur une cellule, cliquez sur la cellule concernée ou sur le fil de commentaires pour ouvrir le fil.

  2. Saisissez un commentaire dans la zone de texte.

    Astuce

    Saisir @ pour taguer des utilisateurs, ou ajouter des emojis ou des GIF en cliquant sur Ajouter une réaction.

  3. Cliquer sur Envoyer ou appuyer sur Ctrl + Entrée.

Cliquez n’importe où ailleurs dans la feuille de calcul pour fermer le fil de commentaires.

Astuce

Pour réagir à un commentaire individuel avec uniquement un émoji, survolez le commentaire, cliquez sur l’icône (ajouter une réaction), puis sélectionnez l’émoji souhaité.

Afficher les commentaires

Lorsqu’un commentaire a été ajouté à une cellule, un petit triangle jaune apparaît dans le coin supérieur droit de la cellule.

Pour afficher un fil de commentaires sur une seule cellule, survolez la cellule ; cliquez sur la cellule ou sur le fil de commentaires pour ouvrir le fil et pouvoir ajouter un commentaire.

Pour afficher tous les commentaires d’une feuille de calcul, cliquez sur Affichage ‣ Tous les commentaires dans la barre de menu. Sinon, après avoir ouvert un fil de commentaires, cliquez sur Ouvrir tous les commentaires.

Le panneau Commentaires s’ouvre sur le côté droit de la feuille de calcul. Par défaut, les fils de commentaires pour toutes les feuilles de la feuille de calcul sont affichés, regroupés par feuille. Pour voir uniquement les fils de commentaires de la feuille actuelle, sélectionnez Cette feuille dans le champ Filtrer les commentaires.

Cliquez sur un fil de commentaires dans le panneau Commentaires pour l’ouvrir.

Modifier ou supprimer des commentaires

Note

Le propriétaire d’une feuille de calcul ou les utilisateurs disposant de droits éditeur peuvent modifier ou supprimer n’importe quel commentaire.

Pour modifier un commentaire :

  1. Survoler le commentaire, puis cliquer sur l’icône (points de suspension).

  2. Cliquer sur Modifier.

  3. Apporter les modifications souhaitées, puis cliquer sur Enregistrer ou appuyer sur Entrée. Pour annuler la modification, cliquer sur Annuler ou appuyer sur Échap.

Astuce

Un commentaire qui a été modifié comporte (modifié) ajouté à la fin du texte.

Supprimer un commentaire :

  1. Survoler le commentaire, puis cliquer sur l’icône (points de suspension).

  2. Cliquer sur Supprimer.

  3. Cliquer sur Confirmer pour confirmer la suppression.

Résoudre les fils de commentaires

Résoudre un fil de commentaires :

  1. Accéder au panneau Commentaires en cliquant sur Affichage ‣ Tous les commentaires dans la barre de menu. Autrement, avec un fil de commentaires ouvert, cliquer sur Ouvrir tous les commentaires.

  2. Cliquer sur l’icône (points de suspension) du fil de commentaires concerné, puis cliquer sur Résoudre ce fil.

Une fois résolu, le fil de commentaires n’est plus accessible directement sur la feuille de calcul, mais reste visible dans le panneau Commentaires ; les fils résolus sont identifiés par une icône (coche).

Pour rouvrir un fil de commentaires résolu, depuis le panneau Commentaires, cliquer sur l’icône (points de suspension) du fil de commentaires concerné, puis cliquer sur Rouvrir ce fil.

Utiliser le fil de discussion d’une feuille de calcul

Alors que les commentaires sur des cellules spécifiques d’une feuille de calcul sont adaptés aux discussions sur des éléments précis, le fil de discussion d’une feuille de calcul permet une discussion plus générale.

Accéder au fil de discussion d’une feuille de calcul :

  1. Avec l’application Documents ouverte, naviguer vers le dossier ou la section où la feuille de calcul est enregistrée.

  2. Sélectionner la vue (Liste) dans le coin supérieur droit.

  3. Sélectionner la feuille de calcul concernée, puis cliquer sur le bouton (Infos & tags) dans le coin supérieur droit à côté du sélecteur de vue. Autrement, avec la feuille de calcul sélectionnée, cliquer sur le bouton Action, puis sélectionner (Infos & tags).

Le fil de discussion de la feuille de calcul s’ouvre à droite de l’écran, sous le panneau de détails de la feuille de calcul.