Delen en samenwerken

Odoo Spreadsheet biedt verschillende functies die efficiënte realtime samenwerking mogelijk maken en tegelijkertijd het juiste niveau van controle en traceerbaarheid garanderen, waaronder:

• Delen op basis van rechten

• Versiegeschiedenis

• discussies via opmerkingen en de chatter-thread van de spreadsheet

Toegang en delen

In principe worden de rechten voor toegang tot Odoo-spreadsheets afgehandeld zoals elk ander bestand in de Documenten-app. Rollen en rechten worden ofwel geërfd van de map waarin een spreadsheet is opgeslagen, ofwel gecontroleerd op het niveau van de spreadsheet zelf.

Er zijn echter belangrijke verschillen waarmee rekening moet worden gehouden tussen spreadsheets die alleen statische gegevens bevatten en spreadsheets die dynamische Odoo-gegevens bevatten, zowel wat betreft toegang als zichtbaarheid van gegevens.

Tip

• Toegang tot een map of spreadsheet kan worden beheerd door de eigenaar of elke gebruiker met Editor-rechten.

• Een gebruiker met Viewer-rechten kan een spreadsheet niet rechtstreeks met een specifieke gebruiker delen, maar kan wel een link naar de spreadsheet kopiëren.

• Elke gebruiker met toegang tot een spreadsheet kan deze downloaden als een .xlsx-bestand door te klikken op Bestand ‣ Download in de menubalk. Als de spreadsheet dynamische gegevens bevat, worden de waarden bevroren op het moment van downloaden.

Rollen en rechten

Rechten worden beheerd met de volgende rollen:

Rol	Bekijk	Bewerken	Verwijderen	Download .xlsx	Delen	Beheer rollen	Gebruik opmerkingen	Gebruik chatter
Eigenaar					met specifieke personen of via link	inclusief eigenaar wijzigen
Editor					met specifieke personen of via link	maar kan eigenaar niet wijzigen
Kijker					alleen via link

Deel een statische spreadsheet

Spreadsheets die alleen statische gegevens bevatten, kunnen intern of extern worden gedeeld door de eigenaar van de spreadsheet of elke gebruiker met Editor-rechten.

Klik hiervoor op Delen rechtsboven boven de spreadsheet en configureer de toegang naar wens.

Deel een dynamische spreadsheet

Een spreadsheet wordt beschouwd als een dynamische spreadsheet als deze een van de volgende bevat:

• formules die live gegevens uit een Odoo-database ophalen, bv. in een lijst of draaitabel die in de spreadsheet is ingevoegd

• een gekoppelde gegevensbron, zelfs als de bijbehorende lijst of draaitabel uit de spreadsheet is verwijderd

• links naar Odoo-menu-items

Intern delen

Spreadsheets met dynamische Odoo-gegevens kunnen alleen met interne gebruikers worden gedeeld door de eigenaar van de spreadsheet of elke gebruiker met Editor-rechten.

Toegang tot een spreadsheet betekent echter niet noodzakelijkerwijs dat een interne gebruiker alle gegevens in de oorspronkelijke spreadsheet ziet. De zichtbaarheid van dynamische Odoo-gegevens is gebaseerd op de toegangsrechten van een interne gebruiker tot het model waaruit de gegevens zijn opgehaald, en houdt rekening met eventuele recordregels die de toegang kunnen beperken.

Belangrijk

Machtigingen om gegevens te bekijken worden in aanmerking genomen wanneer een interne gebruiker een spreadsheet opent, waarbij de spreadsheet alleen wordt gevuld met gegevens die de gebruiker mag zien.

Example

Een verkoopmanager maakt een spreadsheet met verkoopgegevens voor alle verkopers in zijn team. Gebruikers met de machtiging Verkoop / Gebruiker: Alleen eigen documenten zien alleen gegevens die betrekking hebben op hun eigen verkopen.

Klik op Delen in de rechterbovenhoek boven de spreadsheet om een spreadsheet met dynamische Odoo-gegevens te delen, en configureer de toegang naar wens.

Extern delen

Spreadsheets met dynamische Odoo-gegevens zijn niet toegankelijk voor externe gebruikers.

Notitie

Als een externe gebruiker via een link toegang probeert te krijgen tot een dynamische spreadsheet, wordt een foutmelding weergegeven.

Als een spreadsheet met Odoo-gegevens met een externe gebruiker moet worden gedeeld, kan de eigenaar van de spreadsheet of een gebruiker met Editor-rechten een bevroren, alleen-lezenversie maken. In deze versie worden alle Odoo-formules geconverteerd naar hun waarde op het moment dat de bevroren versie wordt gemaakt, en worden eventuele links naar Odoo-menu’s verwijderd.

Om een bevroren versie van een spreadsheet met dynamische Odoo-gegevens te maken, klik je op Bevriezen en delen rechtsboven de spreadsheet en configureer je de toegang naar wens.

Tip

Het is ook mogelijk om een bevroren versie van een spreadsheet met Odoo-gegevens te downloaden als een .xlsx-bestand door te klikken op Bestand ‣ Download in de menubalk. De waarden van dynamische gegevens worden bevroren op het moment van downloaden.

Opmerkingen en chatter

Odoo Spreadsheet biedt twee manieren om te communiceren met andere gebruikers die toegang hebben tot dezelfde spreadsheet, namelijk door gebruik te maken van:

• opmerkingen

• de chatter-thread van de spreadsheet

Gebruik opmerkingen in een spreadsheet

Opmerkingen, die worden toegevoegd aan individuele spreadsheetcellen, zijn handig om specifieke elementen van een spreadsheet te bespreken. Andere medewerkers kunnen worden gewaarschuwd door @ te typen gevolgd door hun naam.

Belangrijk

Alleen de eigenaar van de spreadsheet of gebruikers met Editor-rechten kunnen opmerkingen in een spreadsheet gebruiken; beide rollen kunnen dezelfde acties uitvoeren. Opmerkingen zijn niet zichtbaar voor gebruikers met Viewer-rechten.

Opmerkingen toevoegen of erop reageren

Om een opmerking toe te voegen of erop te reageren:

1. Als de opmerking:

   • de eerste opmerking is die aan de cel wordt toegevoegd, klik dan met de rechtermuisknop op de cel en klik vervolgens op Opmerking invoegen of klik op Invoegen ‣ Opmerking invoegen vanuit de menubalk.

   • een reactie is op een bestaande opmerkingenthread op een cel, klik dan op de betreffende cel of op de opmerkingenthread om de thread te openen.

2. Typ een opmerking in het tekstvak.

   Tip

   Typ @ om gebruikers te taggen, of voeg emoji’s of GIF’s toe door te klikken op Reactie toevoegen.

3. Klik op Verstuur of druk op Ctrl + Enter.

Klik ergens anders in de spreadsheet om de opmerkingenthread te sluiten.

Tip

Om op een individuele opmerking te reageren met alleen een emoji, beweeg je over de opmerking, klik je op het (Een reactie toevoegen)-icoon en selecteer je vervolgens de gewenste emoji.

Opmerkingen weergeven

Wanneer een opmerking aan een cel is toegevoegd, verschijnt er een kleine gele driehoek in de rechterbovenhoek van de cel.

Om een opmerkingenthread op een enkele cel weer te geven, beweeg je over de cel; klik op de cel of de opmerkingenthread om de thread te openen en een opmerking toe te kunnen voegen.

Om alle opmerkingen op een spreadsheet weer te geven, klik je op Weergave ‣ Alle opmerkingen vanuit de menubalk. Als alternatief kun je na het openen van een opmerkingenthread op Alle opmerkingen openen klikken.

Het paneel Opmerkingen opent aan de rechterkant van de spreadsheet. Standaard worden commentaarthreads voor Alle bladen van de spreadsheet getoond, gegroepeerd per blad. Om alleen de commentaarthreads voor het huidige blad te zien, selecteer je Dit blad in het veld Opmerkingen filteren.

Klik op een commentaarthread in het paneel Opmerkingen om deze te openen.

Opmerkingen bewerken of verwijderen

Notitie

De eigenaar van een spreadsheet of gebruikers met Editor-rechten kunnen elke opmerking bewerken of verwijderen.

Een opmerking bewerken:

1. Beweeg over de opmerking en klik op het (beletselteken) icoon.

2. Klik op Bewerken.

3. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Opslaan of druk op Enter. Om de bewerking af te breken, klik je op Annuleren of druk je op Escape.

Tip

Een opmerking die is gewijzigd heeft (bewerkt) toegevoegd aan het einde van de tekst.

Een opmerking verwijderen:

1. Beweeg over de opmerking en klik op het (beletselteken) icoon.

2. Klik op Verwijderen.

3. Klik op Bevestigen om het verwijderen te bevestigen.

Commentaarthreads oplossen

Een commentaarthread oplossen:

1. Open het paneel Opmerkingen door op Weergave ‣ Alle opmerkingen te klikken in de menubalk. Als alternatief, met een commentaarthread geopend, klik je op Alle opmerkingen openen.

2. Klik op het (beletselteken) icoon voor de betreffende commentaarthread en klik vervolgens op Deze thread oplossen.

Eenmaal opgelost is de commentaarthread niet langer direct toegankelijk op de spreadsheet, maar blijft zichtbaar in het paneel Opmerkingen; opgeloste threads worden geïdentificeerd door een (vinkje) icoon.

Om een opgeloste commentaarthread te heropenen, klik je vanuit het paneel Opmerkingen op het (beletselteken) icoon voor de betreffende commentaarthread en klik je vervolgens op Deze thread heropenen.

De chatterthread van een spreadsheet gebruiken

Terwijl opmerkingen op specifieke spreadsheetcellen geschikt zijn voor discussies over specifieke elementen van een spreadsheet, maakt de chatterthread van een spreadsheet een meer algemene discussie mogelijk.

Om de chatter thread van een spreadsheet te openen:

1. Open de Documenten-app en navigeer naar de map of sectie waar de spreadsheet is opgeslagen.

2. Selecteer de (Lijst)-weergave in de rechterbovenhoek.

3. Selecteer de relevante spreadsheet en klik vervolgens op de (Info & labels)-knop in de rechterbovenhoek naast de weergaveselector. Je kunt ook met de spreadsheet geselecteerd klikken op de Actie-knop en vervolgens (Info & labels) selecteren.

De chatter thread van de spreadsheet opent aan de rechterkant van het scherm, onder het detailpaneel van de spreadsheet.