Bagikan dan berkolaborasi

Odoo Spreadsheet menawarkan berbagai fitur yang memungkinkan kolaborasi real-time yang efisien sambil memastikan tingkat kontrol dan ketertelusuran yang sesuai, termasuk:

• pembagian berbasis izin

• riwayat versi

• diskusi melalui komentar dan thread chatter spreadsheet

Akses dan pembagian

Pada prinsipnya, hak untuk mengakses spreadsheet Odoo ditangani seperti file lain di aplikasi Dokumen. Peran dan izin baik diwarisi dari folder tempat spreadsheet disimpan atau dikontrol di tingkat spreadsheet itu sendiri.

Namun, ada perbedaan penting yang perlu dipertimbangkan antara spreadsheet yang hanya berisi data statis dan spreadsheet yang berisi data dinamis Odoo, baik dalam hal akses maupun visibilitas data.

Tip

• Akses ke folder atau spreadsheet dapat dikelola oleh pemiliknya atau user mana pun dengan hak Editor.

• User dengan hak Viewer tidak dapat membagikan spreadsheet dengan user tertentu secara langsung, tetapi dapat menyalin link ke spreadsheet.

• User mana pun yang memiliki akses ke spreadsheet dapat mengunduhnya sebagai file .xlsx dengan mengklik File ‣ Download dari menu bar. Jika spreadsheet berisi data dinamis, nilainya dibekukan pada saat pengunduhan.

Peran dan izin

Izin dikelola menggunakan peran berikut:

Peran	Tampilan	Edit	Hapus	Unduh .xlsx	Bagikan	Kelola peran	Gunakan komentar	Gunakan chatter
Pemilik					dengan orang tertentu atau via link	termasuk mengubah pemilik
Editor					dengan orang tertentu atau via link	tetapi tidak dapat mengubah pemilik
Viewer					hanya melalui tautan

Bagikan spreadsheet statis

Spreadsheet yang hanya berisi data statis dapat dibagikan secara internal atau eksternal oleh pemilik spreadsheet atau pengguna mana pun dengan hak Editor.

Untuk melakukannya, klik Bagikan di pojok kanan atas di atas spreadsheet, lalu konfigurasikan akses sesuai kebutuhan.

Bagikan spreadsheet dinamis

Spreadsheet dianggap sebagai spreadsheet dinamis jika berisi salah satu dari yang berikut:

• rumus yang mengambil data langsung dari database Odoo, misalnya, dalam daftar atau tabel pivot yang telah disisipkan ke dalam spreadsheet

• sumber data yang ditautkan, bahkan jika daftar atau tabel pivot yang sesuai telah dihapus dari spreadsheet

• tautan ke item menu Odoo

Berbagi internal

Spreadsheet yang berisi data Odoo dinamis dapat dibagikan hanya dengan user internal oleh pemilik spreadsheet atau pengguna mana pun dengan hak Editor.

Namun, memiliki akses ke spreadsheet tidak berarti user internal melihat semua data dalam spreadsheet asli. Visibilitas data Odoo dinamis didasarkan pada hak akses user internal ke model dari mana data telah diambil, dan memperhitungkan aturan rekaman apa pun yang mungkin membatasi akses.

Penting

Izin untuk melihat data diperhitungkan ketika user internal membuka spreadsheet, dengan spreadsheet hanya diisi dengan data yang berwenang dilihat oleh user.

Example

Seorang manajer penjualan membuat spreadsheet yang mencakup data penjualan untuk semua tenaga penjualan di tim mereka. User dengan izin Penjualan / User: Hanya Dokumen Sendiri hanya melihat data yang terkait dengan penjualan mereka sendiri.

Untuk membagikan spreadsheet yang berisi data Odoo dinamis, klik Bagikan di pojok kanan atas di atas spreadsheet, lalu konfigurasikan akses sesuai kebutuhan.

Berbagi eksternal

Spreadsheet yang berisi data Odoo dinamis tidak dapat diakses oleh user eksternal.

Catatan

Jika user eksternal mencoba mengakses spreadsheet dinamis melalui tautan, pesan kesalahan akan ditampilkan.

Jika spreadsheet yang berisi data Odoo perlu dibagikan dengan pengguna eksternal, pemilik spreadsheet atau pengguna dengan hak Editor dapat membuat versi beku yang hanya dapat dibaca. Dalam versi ini, semua formula Odoo dikonversi menjadi nilainya pada saat versi beku dibuat, dan semua tautan ke menu Odoo dihapus.

Untuk membuat versi beku dari spreadsheet yang berisi data Odoo dinamis, klik Freeze and share di sudut kanan atas di atas spreadsheet, lalu konfigurasikan akses sesuai kebutuhan.

Tip

Dimungkinkan juga untuk mengunduh versi beku dari spreadsheet yang berisi data Odoo sebagai file .xlsx dengan mengklik File ‣ Download dari menu bar. Nilai data dinamis apa pun dibekukan pada saat pengunduhan.

Komentar dan chatter

Odoo Spreadsheet menawarkan dua cara untuk berkomunikasi dengan pengguna lain yang memiliki akses ke spreadsheet yang sama, yaitu dengan menggunakan:

• komentar

• utas chatter spreadsheet

Gunakan komentar dalam spreadsheet

Komentar, yang ditambahkan ke sel spreadsheet individual, berguna untuk membahas elemen tertentu dari spreadsheet. Kolaborator lain dapat diberitahu dengan mengetik @ diikuti dengan nama mereka.

Penting

Hanya pemilik spreadsheet atau pengguna dengan hak Editor yang dapat menggunakan komentar dalam spreadsheet; kedua peran dapat melakukan tindakan yang sama. Komentar tidak terlihat oleh pengguna dengan hak Viewer.

Tambahkan atau bereaksi terhadap komentar

Untuk menambahkan atau bereaksi terhadap komentar:

1. Jika komentarnya adalah:

   • komentar pertama yang ditambahkan ke sel, klik kanan sel lalu klik Insert comment atau klik Insert ‣ Insert comment dari bilah menu.

   • reaksi terhadap utas komentar yang sudah ada pada sel, klik pada sel yang relevan atau pada utas komentar untuk membuka utas tersebut.

2. Ketik komentar di kotak teks.

   Tip

   Ketik @ untuk menandai user, atau tambahkan emoji atau GIF dengan mengklik Add a Reaction.

3. Klik Send atau tekan Ctrl + Enter.

Klik di mana saja di spreadsheet untuk menutup utas komentar.

Tip

Untuk bereaksi terhadap komentar individual hanya dengan emoji, arahkan kursor ke komentar, klik ikon Tambahkan Reaksi, lalu pilih emoji yang diinginkan.

Lihat komentar

Ketika komentar telah ditambahkan ke sel, segitiga kuning kecil muncul di pojok kanan atas sel.

Untuk melihat utas komentar pada satu sel, arahkan kursor ke sel; klik sel atau utas komentar untuk membuka utas agar dapat menambahkan komentar.

Untuk melihat semua komentar di spreadsheet, klik View ‣ All comments dari menu bar. Atau, setelah membuka utas komentar, klik Buka semua komentar.

Panel Comments terbuka di sisi kanan spreadsheet. Secara default, utas komentar untuk All sheets dari spreadsheet ditampilkan, dikelompokkan berdasarkan sheet. Untuk melihat hanya utas komentar untuk sheet saat ini, pilih This sheet di kolom Filter comments.

Klik utas komentar di panel Comments untuk membukanya.

Edit atau hapus komentar

Catatan

Pemilik spreadsheet atau user dengan hak Editor dapat mengedit atau menghapus komentar apa pun.

Untuk mengedit komentar:

1. Arahkan kursor ke komentar, lalu klik ikon elipsis.

2. Klik Edit.

3. Lakukan perubahan yang diinginkan, lalu klik Simpan atau tekan Enter. Untuk membatalkan pengeditan, klik Batal atau tekan Escape.

Tip

Komentar yang telah dimodifikasi memiliki (diedit) yang ditambahkan di akhir teks.

Untuk menghapus komentar:

1. Arahkan kursor ke komentar, lalu klik ikon elipsis.

2. Klik Hapus.

3. Klik Konfirmasi untuk mengonfirmasi penghapusan.

Selesaikan utas komentar

Untuk menyelesaikan utas komentar:

1. Akses panel Comments dengan mengklik View ‣ All comments dari menu bar. Atau, dengan utas komentar terbuka, klik Open all comments.

2. Klik ikon (ellipsis) untuk utas komentar yang relevan, lalu klik Resolve this thread.

Setelah diselesaikan, utas komentar tidak lagi dapat diakses langsung di spreadsheet, tetapi tetap terlihat di panel Comments; utas yang diselesaikan diidentifikasi dengan ikon (check).

Untuk membuka kembali utas komentar yang diselesaikan, dari panel Comments, klik ikon (ellipsis) untuk utas komentar yang relevan, lalu klik Re-open this thread.

Gunakan utas chatter spreadsheet

Sementara comments pada sel spreadsheet tertentu cocok untuk diskusi tentang elemen spesifik dari spreadsheet, chatter thread spreadsheet memungkinkan diskusi yang lebih umum.

Untuk mengakses utas chatter dari spreadsheet:

1. Dengan aplikasi Dokumen terbuka, navigasi ke folder atau bagian tempat spreadsheet disimpan.

2. Pilih tampilan (List) di sudut kanan atas.

3. Pilih spreadsheet yang relevan, lalu klik tombol (Info & tags) di sudut kanan atas di sebelah pemilih tampilan. Atau, dengan spreadsheet dipilih, klik tombol Action, lalu pilih (Info & tags).

Utas chatter spreadsheet terbuka di sebelah kanan layar, di bawah details panel spreadsheet.