Agregar vehículos¶
La aplicación Flota de Odoo gestiona todos los vehículos y los documentos asociados al mantenimiento de los mismos y los registros de los conductores.
Al abrir la aplicación , todos los vehículos se organizan dentro del tablero Vehículos, que es el tablero predeterminado. Cada vehículo aparece en su etapa de kanban correspondiente según su estado. Las etapas predeterminadas son Nueva solicitud, Por ordenar, Registrado y Degradado.
Ajustes¶
Antes de registrar cualquier vehículo, revise dos ajustes de Flota que afectan las operaciones diarias y las prestaciones de los empleados de forma directa:
Alerta de fecha de finalización del contrato: Envía un correo electrónico a la persona responsable del contrato un número determinado de días antes de que venza el contrato del vehículo para no olvidar las renovaciones o las devoluciones.
Solicitud de nuevo vehículo (solo para la localización de nómina belga): Impide que los empleados soliciten un nuevo vehículo de la empresa mediante el configurador salarial, una vez que los vehículos disponibles superan el límite definido. Esto ayuda a controlar los costos de las prestaciones.
Vaya a para acceder al menú de ajustes.
Alerta de fecha de finalización del contrato¶
El campo Alerta de fecha de finalización del contrato muestra los días antes de la finalización de un contrato de vehículo en los que se debe enviar una alerta. Las personas responsables recibirán un correo electrónico en la cantidad de días definidos en este campo informándoles que el contrato de un vehículo está por finalizar.
Personas responsables¶
Abra un contrato para determinar quién es la persona responsable del mismo. La persona que aparece como Responsable en la sección Información del contrato recibirá la alerta.
Para abrir un contrato desde la lista de todos los contratos, vaya a y todos los contratos aparecerán en la lista. Haga clic en un contrato para abrirlo. Revise el campo Responsable de la sección Información para ver quién recibe las alertas de vencimiento.
También puede abrir un contrato desde un vehículo específico en . Haga clic en un vehículo, esta acción abrirá su contrato, y luego en el botón inteligente Contratos que se encuentra en la parte superior de la página. Solo aparecerán los contratos asociados con ese vehículo. Haga clic en un contrato para abrirlo. La persona responsable aparecerá en el contrato.
Solicitud de nuevo vehículo (para Bélgica - Nómina y Flota)¶
Ingrese el tamaño máximo que puede tener la flota con el flujo del configurador salarial. Los empleados pueden solicitar uno nuevo cuando el número total de vehículos disponibles (vehículos sin conductor asignado) es igual o inferior a este límite, pero la opción de solicitud estará oculta una vez que los vehículos disponibles superen el límite.
Example
Si el límite de Solicitud de nuevo vehículo está configurado con 20 vehículos y hay 25 vehículos disponibles, los empleados no podrán solicitar un vehículo nuevo y deberán elegir entre los 25 ya disponibles. Si solo hay 10 vehículos disponibles, entonces podrán solicitar uno nuevo.
Nota
Esta opción de configuración solo aparece si el módulo Bélgica - Nómina y Flota está instalado para la localización belga.
Agregar un vehículo¶
Para agregar un nuevo vehículo a la flota desde el tablero Vehículos, haga clic en el botón Nuevo que se encuentra en la esquina superior izquierda y abrirá un formulario vacío. Después, ingrese la información del vehículo en el formulario correspondiente.
Campos del formulario de vehículo¶
Modelo: Seleccione el modelo del vehículo con el menú desplegable. Pueden aparecer campos adicionales en el formulario al seleccionar uno. Si el modelo no aparece, escriba el nombre del modelo y haga clic en Crear «modelo» o en Crear y editar… para crear un nuevo modelo y editar sus detalles.
Matrícula: Escriba el número de matrícula del vehículo.
Etiquetas: Seleccione las etiquetas en el menú desplegable o escriba una nueva. Puede seleccionar la cantidad de etiquetas que desee.
Nota
El modelo es el único campo obligatorio en el formulario del nuevo vehículo. Al seleccionar un modelo aparecerán otros campos en el formulario y la información correspondiente completará los campos relacionados con el modelo de forma automática. Si algunos de los campos no aparecen, podría ser indicio de que no seleccionó ningún modelo.
Conductor¶
Esta sección del formulario del vehículo está relacionada con la persona que en este momento conduce el automóvil, así como cualquier cambio futuro de conductor y cuándo ocurrirá.
Conductor: Use el menú desplegable para seleccionar al conductor del vehículo. Si no aparece en la lista, cree uno y edite sus detalles.
Importante
Un conductor no tiene que ser un empleado. Los conductores que crea forman parte de la aplicación Flota, no de Empleados.
La información del conductor también se almacena en la aplicación Contactos si está instalada.
Tarjeta de movilidad: El número de la tarjeta aparecerá en este campo de forma automática si el conductor seleccionado tiene una tarjeta de movilidad (como una tarjeta de gasolina) registrada en su registro en la aplicación Empleados. Edite el registro del empleado en la aplicación Empleados si no hay ninguna tarjeta de movilidad registrada y debe agregar una.
Próximo conductor: Si sabe quién será el siguiente conductor del vehículo, selecciónelo con el menú desplegable. También puede escribir el nombre del próximo conductor y hacer clic en Crear «próximo conductor» o en Crear y editar… para crear uno y editar sus detalles.
Nota
Si este campo tiene información, el botón Aplicar nuevo conductor aparecerá en el formulario del vehículo. Haga clic en el botón Aplicar nuevo conductor para cambiar la información del conductor.
Plan para cambiar de automóvil: Seleccione esta casilla cuando el conductor actual ya sabe que recibirá otro vehículo, ya sea porque está en espera de un vehículo solicitado, usa este solo de forma temporal o se va de la empresa.
Fecha de asignación: Use el calendario desplegable para seleccionar la fecha en la que el vehículo estará disponible para otro conductor. Dejar el campo vacío indica que el vehículo está disponible por el momento y que puede asignarlo a otro conductor, pero si el campo tiene información no podrá asignar el vehículo a otro conductor hasta la fecha que aparece ahí.
Empresa: Seleccione una empresa con el menú desplegable. Este campo solo aparecerá en las bases de datos multiempresa.
Crear un conductor nuevo¶
Si un conductor no está en el sistema, primero debe agregarlo a la base de datos y configurarlo. Puede hacer esto con los campos Conductor o Próximo conductor en el formulario del vehículo.
Primero, escriba el nombre del próximo conductor ya sea en el campo Conductor o Futuro conductor y después haga clic en Crear y editar…. Aparecerá un formulario para Crear conductor o Crear próximo conductor, dependiendo de en qué campo se inició el formulario.
Los formularios Crear conductor y Crear próximo conductor son idénticos y se almacenan en la aplicación Contactos. Configure el nuevo contacto y luego haga clic en Guardar y cerrar.
Nota
Las pestañas o campos visibles en los formularios para Crear conductor y Crear próximo conductor dependen de las aplicaciones instaladas.
Vehículo¶
Esta sección almacena los detalles físicos más importantes de un vehículo. Seleccionar un modelo existente podría completar algunos campos.
Complete los siguientes campos del formulario:
Categoría: Use el menú desplegable para seleccionar la categoría del vehículo adecuada de las opciones disponibles. Si la aplicación Inventario está instalada, la categoría afecta a cualquier sistema de gestión de despachos configurado.
Fecha de la orden: Use el calendario desplegable para elegir la fecha en que ordenó el vehículo. Llevar seguimiento del tiempo que llevan los vehículos en la flota puede ayudar a tomar decisiones relacionadas con reparaciones costosas o ser útil para decidir cuándo dejar de usar un vehículo.
Fecha de registro: Use el calendario desplegable para elegir la fecha en que registró el vehículo. Muchas regiones requieren un registro adecuado, así que es importante llevar seguimiento de estas fechas.
Fecha de cancelación: Use el calendario desplegable para seleccionar la fecha en que vence el contrato de alquiler del vehículo o el momento en el que vehículo deja de formar parte de la flota (por ejemplo, si lo vende o cambia de placas).
Número de chasis: Ingrese el número de chasis en este campo. En algunos países se le conoce como VIN. Cada vehículo tiene un número único que permite identificarlo en caso de robo o accidente.
Último odómetro: Ingrese la última lectura conocida del odómetro en el campo numérico. Use el menú desplegable junto al campo numérico para seleccionar si la lectura del odómetro está en kilómetros (km) o millas (mi). Es muy importante llevar seguimiento del kilometraje de un vehículo para determinar su valor tanto a efectos fiscales como de reventa.
Gerente de flota: Seleccione al gerente de la flota con el menú desplegable o escriba uno nuevo y haga clic en Crear o en Crear y editar…
Ubicación: Escriba la ubicación específica donde se suele encontrar el vehículo en este campo. Este debe indicar claramente dónde se puede encontrar el vehículo, como
Garaje principaloEstacionamiento del edificio 2. Esta información es indispensable en las empresas que tienen varias ubicaciones para almacenar vehículos.
Pestaña de información fiscal¶
Dependiendo de los ajustes de localización de la base de datos, y qué aplicaciones adicionales están instaladas, es probable que haya otros campos en el formulario.
Las siguientes secciones son predeterminadas y aparecen para todos los vehículos sin importar de qué aplicaciones tenga instaladas o cuáles sean sus ajustes de localización.
Fiscalidad¶
Impuestos sobre caballos de fuerza: Proporcione el importe gravado en función del tamaño del motor del vehículo. Este se determina con los impuestos y regulaciones locales, además varía según la ubicación. Le recomendamos que consulte a su departamento de contabilidad para verificar que el valor es correcto.
Tasa de gastos rechazados: Configure las fechas y los porcentajes de los costos relacionados con el vehículo (combustible, mantenimiento, depreciación, entre otros) que no se pueden deducir de los ingresos gravables de la empresa.
Contrato¶
Fecha del primer contrato: Use el calendario desplegable para seleccionar la fecha de inicio del primer contrato del vehículo. Por lo general es el día en que lo compró o alquiló.
Valor del catálogo (IVA incluido): Agregue el MSRP del vehículo al momento de la compra o el alquiler.
Valor de compra: Escriba el precio de compra o el valor original del alquiler del vehículo.
Valor residual: Escriba el valor actual del vehículo.
Nota
Los valores que se mencionan arriba hacen modificaciones para el departamento de contabilidad. Le recomendamos que verifique todo con su equipo contable para obtener más información o asistencia relacionada con estos valores.
Pestaña de modelo¶
Las secciones MODELO y MOTOR se completarán con la información correspondiente si el modelo del nuevo vehículo ya está configurado en la base de datos. Configure el modelo del nuevo vehículo si el modelo aún no está en la base de datos y debe configurar la pestaña Modelo.
Verifique la información en la pestaña Modelo para comprobar que sea correcta. Algunos de los ejemplos de la información que puede necesitar una actualización son el color del vehículo o si hay un enganche de remolque instalado.
Pestaña de nota¶
Escriba cualquier nota relacionada con el vehículo en esta sección.
Ver también