Aprobaciones de trabajo y horas extras

La aplicación Asistencias de Odoo requiere supervisión de la gerencia para asegurar que todas las asistencias registradas sean correctas, sobre todo horas extra y turnos incompletos.

Tablero de gestión

Todos los registros de asistencia que requieren aprobación, usualmente debido a registros de trabajo o permisos que no están aprobados se gestionan desde un tablero de gestión centralizado. Vaya a Asistencias ‣ Gestión para acceder a este tablero.

El tablero de gestión solo muestra los registros de asistencia de los empleados actuales por aprobar en la vista de lista de manera predeterminada. Esto se debe a los dos filtros predeterminados en la barra de búsqueda, Por aprobar y Empleados activos.

Cada registro de asistencia muestra la siguiente información:

• Empleado: El nombre del empleado.

• Entrada: La fecha y la hora en que el empleado marcó su entrada.

• Registrar salida: La fecha y hora en la que el empleado registró la salida.

• Tiempo trabajado: El total de horas de trabajo que registró el empleado.

• Horas extra trabajadas: El total de horas extras trabajadas.

• Horas extra: Las horas extra totales aprovadas.

Aprobaciones y rechazos

Es posible aprobar y rechazar los registros de asistencia desde el tablero de gestión. Del lado derecho de cada registro aparecerán los botones Aprobar y Rechazar. Haga clic en el botón correspondiente para aprobar o rechazar el registro de asistencia.

Nota

Al aprobar o rechazar registros de asistencia desde el tablero de gestión no es posible ver los detalles del registro de asistencia.

Aprobaciones parciales

Es posible aprobar solo una porción de las horas extra aprobadas y no todas. Para ello, haga clic en un registro de asistencia para ver los detalles.

La mitad superior del registro muestra los detalles específicos de entrada y salida, incluyendo el método usado. La información de entrada y salida en la mitad superior del formulario se puede modificar si es necesario. Haz clic en el campo deseado y haz los cambios necesarios.

En la mitad inferior del formulario se encuentra la pestaña Detalles de horas adicionales. Esta pestaña muestra las reglas de horas adicionales que se usan para calcular el tiempo extra, junto con la tarifa y su estado. Las horas extra que se muestran en esta pestaña se pueden modificar, lo que permite una aprobación parcial de horas extra.

Haz clic en el campo Horas extra (codificadas) de la línea que se está modificando. Ingresa la cantidad de horas que se está aprobando en un formato HH:MM y después haz clic en Aprobar al final de la línea.

Después de editar y aprobar el campo Horas extra (codificadas), el estado cambia a Aprobado y el campo Horas extra en la mitad superior del formulario se actualiza para mostrar las horas extra aprobadas.

Importante

Cuando las horas extra se aprueben, todavía es posible negar el tiempo extra si se hace clic en el icono a un lado del campo Horas extra en la mitad superior del formulario, o si se hace clic en Rechazar al final del registro de las horas extra en la pestaña Detalles de horas extra.

Nota

A veces es necesario verificar la ubicación del empleado cuando registre su entrada. En el campo Modo podrá ver el método que haya usado el empleado al momento de registrar su entrada.

El campo Modo no se puede modificar, ya que solo registra el método con el que se creó el registro de asistencia.

Las opciones posibles son:

• Quiosco: El empleado registró su entrada o salida de forma física con un dispositivo de quiosco. El empleado estaba ahí cuando registró su entrada desde el quiosco.

• Systray: El empleado registró su entrada o salida desde la base de datos. En el registro de asistencia podrá ver la dirección IP y determinar la ubicación del empleado cuando realizó su registro.

• Manual: El registro se creó de forma manual en la aplicación Asistencias. Por lo general, la gerencia utiliza este método para agregar un registro faltante.

Convertir horas extra en vacaciones

Algunas empresas permiten convertir las horas extra en vacaciones. Para convertir todas o algunas horas extra en vacaciones, ve a la aplicación Asistencias ‣ Gestión. Haz clic en el registro de asistencia deseado para ver los detalles específicos de asistencia.

En la pestaña Detalles de horas extra, ajusta la cantidad de horas extra que se van a convertir en vacaciones en el campo Horas extra (codificadas) si es necesario. Después, haz clic en la casilla de verificación en la columna Compensable como permiso para indicar que las horas extra se deben convertir a vacaciones. Haz clic en Aprobar al final de la línea y el estado cambiará a Aprobado. El campo Horas extra en la mitad superior del formulario se actualizará para mostrar las horas extra aprobadas.

Crear registros de asistencia

Cuando es necesario, los usuarios con los permisos de acceso adecuados pueden crear registros de asistencia de forma manual en la aplicación Asistencias. Esto puede ser útil cuando los empleados olvidan registrar su entrada o salida, ya que no pueden crear registros de asistencia de forma retroactiva.

Para agregar un registro de asistencia faltante, ve a la aplicación Asistencias ‣ Resumen ‣ Tablero. Haz clic en el botón Nuevo en la esquina superior izquierda para abrir la ventana emergente Crear. Ingresa la información a continuación en el formulario y luego haz clic en Gugardar y cerrar:

• Empleado: Selecciona el empleado para el que estás creando el registro. De forma predeterminada, este campo se completa con el usuario que haya iniciado sesión.

• Registra la entrada: Usando el calendario, selecciona la fecha de entrada y salida y luego haz clic en Aplicar. De forma predeterminada, se selecciona la fecha actual y la hora se establece como 12:00 a. m.

• Registra la salida: Usando el calendario, selecciona la fecha y hora de salida, después haz clic en Aplicar. De forma predeterminada, se selecciona la fecha siguiente y el tiempo se establece a 12:00 a. m.

• Tiempo trabajado: Este campo se completa en automático con la diferencia entre los campos Registrar entrada y Registrar salida. Este campo no se puede modificar.

• Horas adicionales: Este campo no se puede modificar como horas adicionales y se debe aprobar. Este campo se muestra en cero (00:00) de forma predeterminada.