청구서 발행 프로세스¶
비즈니스 및 사용 중인 애플리케이션에 따라서, Odoo에서는 여러 가지 방법을 통해 고객 청구서를 자동화할 수 있습니다. 일반적으로 청구서 초안은 시스템에서 생성되며 (판매주문서나 계약서와 같은 다른 문서에서 정보를 가져옵니다) 회계 담당자는 청구서 초안을 확인한 후 청구서를 일괄 (일반 우편이나 이메일) 발송하기만 하면 됩니다.
비즈니스에 따라, 다음의 방법 중에서 선택하여 청구서 초안을 생성할 수 있습니다:
판매¶
판매주문서 ‣ 청구서¶
대부분의 회사에서는 영업 담당자가 견적서를 생성한 후 승인되면 판매주문서로 전환합니다. 그런 다음 판매주문서를 기반으로 청구서 초안을 생성합니다. 다음과 같은 다양한 방법 중에서 선택해 보세요.
청구서 수동 생성: 판매주문서에 있는 버튼을 사용하여 청구서 초안을 생성할 수 있습니다.
배송 전 청구서 생성: 배송주문서가 만들어지기 전에 전체 주문에 대해 청구서가 생성됩니다.
배송주문서 기반 청구서 생성: 다음 섹션을 참조하세요.
배송 전 청구서의 경우, 보통 이커머스 애플리케이션에서 사용하며 주문 시 고객이 결제하면 배송은 추후 진행하게 됩니다 (선결제).
대부분의 다른 경우에는, 청구서를 수동으로 발행하는 것을 권장합니다. 영업 담당자는 필요에 맞추어 청구서를 생성할 수 있습니다. 전체 주문에 대한 청구서나 일정 비율에 대한 청구서 (선지급), 일부 내역에 대한 청구서 또는 고정 금액 선결제 청구서 중에서 선택할 수 있습니다.
이 프로세스는 서비스나 물리적인 품목 모두에 적합한 프로세스입니다.
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판매주문서 ‣ 배송주문서 ‣ 청구서¶
보통 소매업체나 이커머스 (전자 상거래)에서는 판매주문서 대신 배송주문서를 기준으로 청구서가 발행됩니다. 이와 같은 방식은 실제 배송 수량이 주문한 수량과 다를 수 있는 비즈니스에 적합합니다 (예: 식품 - 실제 Kg 기준으로 청구서 발행).
이러한 방식을 통해 주문 내역 중에 일부만 배송하는 경우에는, 실제 배송되는 수량에 대해서만 청구서를 발행할 수 있습니다. 이월 주문 (일부만 배송하고 나머지는 추후 배송)의 경우, 고객은 각 배송주문서당 하나씩 두 개의 청구서를 받게 됩니다.
이커머스 주문서 ‣ 청구서¶
이커머스에서 주문을 받는 경우에도 전액 결제되면 주문서 생성 작업이 시작됩니다. 주문 결제 방식으로 수표 또는 이체 방식을 허용하는 경우, Odoo에서는 주문서만 생성되고 결제가 접수된 후에 청구서 작업이 트리거됩니다.
계약서¶
일반 계약서 ‣ 청구서¶
계약서를 사용하는 경우에는, 소요 시간 및 자재, 비용 또는 고정 서비스나 품목 내역을 기준으로 청구서가 생성되도록 할 수 있습니다. 매월 영업 담당자는 계약서에 기재되어 있는 활동에 따라 청구서를 생성합니다.
활동으로는 다음과 같은 내용이 있습니다.
해당 계약서에 연결된 판매주문서에서 발생하는 고정 품목/서비스
구매한 자재 (청구서를 재발행할 항목)
작업시간표 또는 구매를 기준으로 한 시간 및 자재 (하도급)
고객에게 청구서를 재발행할 출장 및 숙박 등의 비용
계약이 종료되는 시점에 청구서가 발행되게 하거나 중간 청구서를 발행할 수 있습니다. 이런 방식은주로 시간과 자재를 기준으로 청구하는 서비스 회사에서 사용합니다. 고정 금액으로 청구서를 발행하는 서비스 회사의 경우에는 일반적인 판매주문서를 사용합니다.
반복 계약 ‣ 청구서¶
구독의 경우, 청구서가 주기적으로 자동 발행됩니다. 청구서 발행 주기와 청구 서비스/제품은 계약서에 지정되어 있습니다.
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기타¶
청구서 직접 생성하기¶
계약서나 판매주문서를 거치지 않고 사용자가 청구서를 직접 생성할 수도 있습니다. 이 방법은 판매 프로세스 (견적서) 또는 품목 및 서비스 배송을 관리할 필요가 없는 경우에 권장되는 방법입니다.
판매주문서에서 청구서가 생성되더라도 예외적으로 사용하는 경우에는 청구서를 직접 생성해야 할 수 있습니다:
환불 건을 생성하는 경우
할인 혜택을 적용하는 경우
판매주문서에서 생성한 청구서를 변경하는 경우
주요 사업 부문과 무관한 청구서를 발행하는 경우
특정 모듈¶
일부 특정 모듈에서도 청구서 초안이 생성되는 경우가 있습니다:
회원 멤버십: 매년 회원에게 청구서를 발행합니다.
수리: 애프터서비스 건에 대한 청구서 발행
청구서 순서 재정렬하기¶
청구서 순서는 변경할 수 있으나 다음과 같은 제한 사항이 있습니다:
항목이 잠금 날짜 이전인 경우에는 해당 기능이 작동하지 않습니다.
순서가 항목의 월과 일치하지 않는 경우 해당 기능이 작동하지 않습니다.
순서가 중복되는 경우에는 작동하지 않습니다.
청구서 순서는 변경되지 않습니다.
다른 소프트웨어에서 연번을 사용하다가 처음부터 다시 시작하지 않고 현재 연도에서 계속 사용하려는 경우 유용합니다.
광학 문자 인식 (OCR: optical character recognition)을 사용한 디지털 청구서¶
**디지털 청구서**는 기존의 종이 청구서를, 회계에서 청구서 양식으로 자동 인코딩하는 프로세스입니다.
Odoo는 OCR 및 인공지능 기술을 통해 문서의 내용을 인식합니다. 스캔한 청구서를 기반으로 공급업체 청구서 및 고객 청구서 양식이 자동으로 생성 후 입력됩니다.