Genehmigungen

Die Genehmigungen-App in Odoo ermöglicht es Mitarbeitern, offizielle Anträge für verschiedene Anliegen zu stellen, sodass das Management die Möglichkeit hat, diese zu prüfen und anschließend zu genehmigen oder abzulehnen. Dadurch werden alle Anträge an einem zentralen Ort verwaltet, was für eine klare Organisation und Transparenz bei sämtlichen Anfragen sorgt.

Genehmigungstypen

Bei der Beantragung einer Genehmigung muss die Kategorie, oder Art, angegeben werden. Es stehen neun vorkonfigurierte Genehmigungskategorien für Anträge zur Verfügung:

• Geschäftsreise: Zum Beantragen von arbeitsbezogenen Reisen.

• Artikel ausleihen: Zum Beantragen von physischen Gegenständen, die sich im Besitz des Unternehmens befinden oder von diesem verkauft werden, für einen bestimmten Zeitraum.

• Allgemeine Genehmigung: Für Anfragen, die in keine der acht anderen Standardkategorien passen.

• Vertragsgenehmigung: Zum Beantragen jeglicher Art von externen Verträgen, ausgenommen Arbeitsverträge.

• Zahlungsantrag: Zur Beantragung einer vorherigen Genehmigung für unternehmensbezogene Ausgaben.

  Wichtig

  Diese Genehmigungsart wird nur verwendet, wenn eine Genehmigung im Voraus für eine Ausgabe beantragt wird, die direkt vom Unternehmen bezahlt wird. Diese Kategorie sollte nicht für Ausgaben verwendet werden, für die Mitarbeiter eine Rückerstattung beantragen. Dies erfolgt über die Spesenabrechnungs-App.

• Mietwagenantrag: Zur Beantragung eines Mietwagens.

• Prämie für Mitarbeiterempfehlung: Zur Beantragung von Prämien für Mitarbeiterempfehlungen, die verdient, aber nicht über die Empfehlungen-App abgeschlossen wurden.

• Beschaffung: Wird zum Beantragen von arbeitsbezogenen Artikeln wie Bürobedarf, Werkzeugen usw. verwendet.

• Angebotsanfragen erstellen: Wird zum Beantragen eines Angebots für Artikel von einem Lieferanten verwendet.

Genehmigungsanfragen

Um eine neue Genehmigungsanfrage zu erstellen, öffnen Sie die Genehmigungen-App, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag auf der Karte der Genehmigungsart, die am besten zur Anfrage passt, woraufhin sich ein leeres Genehmigungsformular öffnet. Füllen Sie die verschiedenen Abschnitte und Registerkarten aus und klicken Sie dann auf Einreichen, um den Antrag zur Genehmigung einzureichen.

Reiter „Allgemeine Informationen“

Die obere Hälfte des Formulars enthält alle allgemeinen Informationen bezüglich des Antrags. Füllen Sie die folgenden Felder in der oberen Hälfte des Formulars aus:

Bemerkung

Alle unten aufgeführten Felder erscheinen auf dem Formular für die Kategorie Allgemeine Genehmigung. Wenn eine andere Kategorie ausgewählt wird, sind einige Felder ausgeblendet.

• Genehmigungsgegenstand: Dieses Feld wird automatisch mit der ausgewählten Genehmigungsart ausgefüllt. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Standardtext vor, um zusätzlichen Kontext für die Anfrage bereitzustellen.

• Antragsteller: Die für den Genehmigungsantrag verantwortliche Person. Der angemeldete Benutzer wird standardmäßig in dieses Feld eingetragen.

• Kategorie: Die ausgewählte Kategorie wird in diesem Feld angezeigt, kann aber über das Drop-down-Menü geändert werden.

• Datum: Legen Sie über die Kalenderauswahl das Datum und die Uhrzeit fest, für die der Antrag gilt. Dieses Feld erscheint nur, wenn Zahlungsantrag oder Allgemeine Genehmigung für die Kategorie ausgewählt ist.

• Zeitraum: Legen Sie über die Kalenderauswahl die Start- und Enddaten für den Antrag in den Feldern Von und bis fest. Dieses Feld erscheint nur, wenn Geschäftsreise, Artikel ausleihen, Mietwagenantrag oder Allgemeine Genehmigung für die Kategorie ausgewählt ist.

• Ort: Geben Sie den spezifischen Ort an, für den der Genehmigungsantrag gilt. Dieses Feld erscheint nur, wenn Geschäftsreise oder Allgemeine Genehmigung für die Kategorie ausgewählt ist.

• Kontakt: Wählen Sie den Ansprechpartner für den Antrag über das Drop-down-Menü. Die verfügbaren Optionen stammen aus der App Kontakte. Dieses Feld erscheint nur, wenn Vertragsgenehmigung, Zahlungsantrag, Mitarbeiterempfehlungsprämie oder Allgemeine Genehmigung für die Kategorie ausgewählt ist.

• Menge: Geben Sie die Anzahl der angeforderten Artikel in dieses Feld ein. Dieses Feld erscheint nur, wenn Beschaffung für die Kategorie ausgewählt ist.

• Betrag: Geben Sie den angeforderten Betrag ein. Dieses Feld erscheint nur, wenn Vertragsgenehmigung, Zahlungsantrag, Beschaffung, oder Allgemeine Genehmigung für die Kategorie ausgewählt ist.

• Referenz: Geben Sie eine relevante Referenz für den Antrag in dieses Feld ein. Dieses Feld erscheint nur, wenn Vertragsgenehmigung oder Allgemeine Genehmigung für die Kategorie ausgewählt ist.

Tipp

Jeder Genehmigungstyp bietet unterschiedliche Felder im Genehmigungsformular. Das liegt daran, dass jeder Genehmigungstyp seine eigenen Pflichtfelder hat. Wenn der Typ nicht sofort bekannt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag oben auf der Seite, um ein allgemeines Genehmigungsformular zu öffnen. Sobald die Kategorie ausgewählt ist, erscheinen die entsprechenden Felder im Formular.

Produkt-Reiter

Wenn konfigurierte Produkte in der Datenbank angefordert werden, werden sie im Reiter Produkte aufgelistet. Dieser Reiter erscheint nur, wenn Artikel ausleihen, Allgemeine Genehmigung oder Angebotsanfragen erstellen im Feld Kategorie ausgewählt ist.

Um ein Produkt hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen, woraufhin eine leere Zeile erscheint. Wählen Sie über das Drop-down-Menü das angeforderte Produkt aus. Sobald es ausgewählt ist, wird die konfigurierte Beschreibung des Produkts automatisch in das Feld eingefügt. Die Menge ist standardmäßig 1,00, kann aber bei Bedarf aktualisiert werden.

Reiter „Beschreibung“

Im Reiter Beschreibung können alle Informationen zur Klärung des Antrags eingegeben werden. Fügen Sie in diesem Reiter alle relevanten Informationen hinzu.

Genehmiger-Reiter

Im Reiter Genehmiger werden die Personen konfiguriert, die für die Genehmigung des Antrags verantwortlich sind. Um einen Genehmiger hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen, woraufhin eine leere Zeile erscheint. Wählen Sie über das Drop-down-Menü den gewünschten Benutzer aus. Wiederholen Sie dies für alle weiteren Genehmiger. Es gibt keine maximale Anzahl an Benutzern für diesen Reiter.

Um anzugeben, dass ein Benutzer den Antrag genehmigen muss, klicken Sie auf das Kontrollkästchen in der Spalte Erforderlich.

Wenn Benutzer hinzugefügt werden, bleibt ihr Status auf Neu.

Dokumente anhängen

Alle Genehmigungsanfragen beinhalten die Option, relevante Dokumente anzuhängen. Um ein Dokument anzuhängen, klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Dokument anhängen button at the top of the page, and a file explorer window loads. Navigate to the desired file, select it, then click Öffnen to attach it. Multiple documents can be selected and added at the same time.

Sobald sie angehängt sind, erscheint oben auf der Seite eine intelligente Schaltfläche Dokumente smart button appears at the top of the page, indicating how many documents are attached. Additionally, the documents are listed in the chatter. If the screen is wide enough, the documents appear on the side of the screen.

Genehmigungen verwalten

Nachdem Anfragen eingereicht wurden, müssen sie von den erforderlichen Genehmigern genehmigt werden, die im Tab Genehmiger aufgeführt sind. Um Genehmigungen anzuzeigen, die auf eine Aktion warten, navigieren Sie zu Genehmigungen ‣ Manager ‣ Zu prüfende Genehmigungen, und das Dashboard Zu prüfende Genehmigungen wird geladen. Alle Genehmigungen, die auf eine Aktion des Benutzers warten, erscheinen alphabetisch in einer Standardlistenansicht.

Bemerkung

Nur eingereichte Anfragen, für die der Benutzer als Genehmiger zugewiesen ist, erscheinen im Dashboard Zu prüfende Genehmigungen. Alle anderen Anfragen bleiben ausgeblendet.

Anfragen müssen einzeln über das Genehmigungsformular genehmigt werden. Um eine Anfrage zu genehmigen, klicken Sie auf die einzelne Anfrage im Dashboard Zu prüfende Genehmigungen, woraufhin sich das individuelle Anfrageformular öffnet.

Um die Anfrage zu genehmigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen auf dem individuellen Genehmigungsanfrageformular, und der Status ändert sich zu Genehmigt. Wenn Benutzer die Anfrage genehmigen, ändert sich ihr Status zu Genehmigt und der Text wird grün angezeigt.

Um die Anfrage abzulehnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen auf dem individuellen Genehmigungsanfrageformular, und der Status ändert sich zu Abgelehnt. Wenn ein Benutzer eine Anfrage ablehnt, ändert sich sein Status zu Abgelehnt und der Text wird rot angezeigt.

Zu jedem Zeitpunkt können Genehmigungsanfragen, die entweder Genehmigt oder Abgelehnt sind, in das Stadium Eingereicht zurückkehren, indem auf die Schaltfläche Zurückziehen geklickt wird. Der Status für alle Genehmiger kehrt zu Zu genehmigen zurück, und der Text erscheint orange.