Persetujuan¶
Aplikasi Approval di Odoo memungkinkan karyawan untuk membuat permintaan resmi untuk berbagai hal, memberikan manajemen kemampuan untuk meninjau permintaan dan kemudian menyetujui atau menolaknya. Ini menjaga semua permintaan di satu lokasi terpusat, memberikan organisasi dan transparansi yang jelas untuk semua permintaan.
Tipe persetujuan¶
Saat meminta approval, kategori, atau jenis, harus ditentukan. Ada sembilan kategori approval yang telah dikonfigurasi sebelumnya yang tersedia untuk mengajukan permintaan:
Perjalanan Bisnis: Untuk meminta perjalanan yang berhubungan dengan pekerjaan.
Pinjam Barang: Untuk meminta barang fisik yang dimiliki atau dijual perusahaan, untuk jangka waktu tertentu.
Approval Umum: Untuk permintaan yang tidak termasuk dalam salah satu dari delapan jenis bawaan lainnya.
Approval Kontrak: Untuk meminta segala jenis kontrak eksternal, tidak termasuk kontrak karyawan.
Aplikasi Pembayaran: Untuk meminta approval awal bagi pengeluaran terkait perusahaan.
Penting
Jenis approval ini hanya digunakan saat meminta approval di muka untuk pengeluaran yang dibayar langsung oleh perusahaan. Kategori ini tidak boleh digunakan untuk pengeluaran yang karyawan ajukan penggantiannya. Hal tersebut dilakukan melalui aplikasi Pengeluaran.
Aplikasi Rental Mobil: Untuk meminta mobil rental.
Penghargaan Referral Pekerjaan: Untuk meminta penghargaan referral pekerjaan yang telah diperoleh tetapi tidak diselesaikan melalui aplikasi Referral.
Pengadaan: Digunakan untuk meminta barang yang berhubungan dengan pekerjaan seperti perlengkapan kantor, alat, dll.
Buat RFQ: Digunakan untuk meminta penawaran barang dari vendor.
Permintaan approval¶
Untuk membuat permintaan approval baru, buka aplikasi Approval, klik tombol Permintaan Baru pada kartu jenis approval yang paling sesuai dengan permintaan, dan formulir approval kosong akan dimuat. Isi berbagai bagian dan tab, lalu klik Kirim untuk mengirimkan permintaan untuk approval.
Bagian informasi umum¶
Bagian atas formulir berisi semua informasi umum mengenai permintaan tersebut. Isi field berikut di bagian atas formulir:
Catatan
Semua field yang tercantum di bawah ini muncul pada formulir untuk kategori Approval Umum. Jika Kategori yang berbeda dipilih, beberapa field akan disembunyikan.
Subjek Approval: Field ini diisi secara otomatis dengan jenis approval yang dipilih. Lakukan modifikasi yang diinginkan pada teks default untuk memberikan konteks tambahan bagi permintaan tersebut.
Pemilik Permintaan: Orang yang bertanggung jawab atas permintaan approval. User yang masuk secara default mengisi field ini.
Kategori: Kategori yang dipilih muncul di field ini tetapi dapat diubah menggunakan menu drop-down.
Tanggal: Menggunakan pemilih kalender, tetapkan tanggal dan waktu yang diminta. Field ini hanya muncul jika Aplikasi Pembayaran atau Persetujuan Umum dipilih untuk Kategori.
Periode: Menggunakan pemilih kalender, tetapkan tanggal mulai dan berakhir untuk permintaan di field Dari dan ke. Field ini hanya muncul jika Perjalanan Bisnis, Pinjam Item, Aplikasi Rental Mobil, atau Persetujuan Umum dipilih untuk Kategori.
Lokasi: Masukkan lokasi spesifik untuk permintaan persetujuan. Field ini hanya muncul jika Perjalanan Bisnis atau Persetujuan Umum dipilih untuk Kategori.
Kontak: Pilih titik kontak untuk permintaan menggunakan menu drop-down. Opsi yang tersedia berasal dari aplikasi Kontak. Field ini hanya muncul jika Persetujuan Kontrak, Aplikasi Pembayaran, Penghargaan Referensi Pekerjaan, atau Persetujuan Umum dipilih untuk Kategori.
Kuantitas: Masukkan jumlah item yang diminta di field ini. Field ini hanya muncul jika Pengadaan dipilih untuk Kategori.
Jumlah: Masukkan jumlah yang diminta. Field ini hanya muncul jika Persetujuan Kontrak, Aplikasi Pembayaran, Pengadaan, atau Persetujuan Umum dipilih untuk Kategori.
Referensi: Masukkan referensi relevan apa pun untuk permintaan di field ini. Field ini hanya muncul jika Persetujuan Kontrak atau Persetujuan Umum dipilih untuk Kategori.
Tip
Setiap tipe persetujuan menampilkan field yang berbeda pada formulir persetujuan. Hal ini dikarenakan setiap tipe persetujuan memiliki field yang wajib diisi masing-masing. Jika tipe tidak segera diketahui, klik tombol Permintaan Baru di bagian atas halaman untuk membuka formulir permintaan persetujuan umum. Setelah Kategori dipilih, field yang terkait pada formulir akan muncul.
Tab produk¶
Jika ada produk yang dikonfigurasi di database yang sedang diminta, produk tersebut tercantum di tab Produk. Tab ini hanya muncul jika Pinjam Item, Persetujuan Umum, atau Buat RFQ dipilih di field Kategori field.
Untuk menambahkan produk, klik Tambahkan baris dan baris kosong akan muncul. Menggunakan menu drop-down, pilih produk yang diminta. Setelah dipilih, Deskripsi produk yang dikonfigurasi akan otomatis mengisi field tersebut. Kuantitas adalah 1.00 secara default, tetapi dapat diperbarui jika diperlukan.
Tab Deskripsi¶
Tab Deskripsi adalah tempat di mana informasi apa pun untuk memperjelas permintaan dimasukkan. Tambahkan informasi relevan apa pun di tab ini.
Tab Pemberi Persetujuan¶
Tab Pemberi Persetujuan adalah tempat di mana orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui permintaan dikonfigurasi. Untuk menambahkan pemberi persetujuan, klik Tambahkan baris, dan baris kosong akan muncul. Menggunakan menu drop-down, pilih user yang diinginkan. Ulangi untuk semua pemberi persetujuan lainnya. Tidak ada batasan jumlah user untuk tab ini.
Untuk menunjukkan bahwa user harus menyetujui permintaan, klik kotak centang di kolom Diperlukan.
Saat user ditambahkan, Status mereka tetap Baru.
Lampirkan dokumen¶
Semua permintaan approval menyertakan opsi untuk melampirkan dokumen yang relevan. Untuk melampirkan dokumen, klik tombol Lampirkan Dokumen di bagian atas halaman, dan jendela file explorer akan dimuat. Navigasikan ke file yang diinginkan, pilih file tersebut, kemudian klik Buka untuk melampirkannya. Beberapa dokumen dapat dipilih dan ditambahkan pada saat yang bersamaan.
Setelah dilampirkan, sebuah Dokumen tombol pintar muncul di bagian atas halaman, yang menunjukkan berapa banyak dokumen yang dilampirkan. Selain itu, dokumen-dokumen tersebut dicantumkan di chatter. Jika layar cukup lebar, dokumen-dokumen tersebut akan muncul di sisi layar.
Kelola persetujuan¶
Setelah permintaan dikirimkan, permintaan tersebut harus disetujui oleh pemberi persetujuan yang diperlukan yang tercantum dalam tab Pemberi Persetujuan. Untuk melihat approval yang menunggu tindakan, navigasikan ke , dan dashboard Approvals to Review akan dimuat. Semua approval yang menunggu tindakan oleh pengguna muncul sesuai abjad dalam tampilan daftar default.
Catatan
Hanya permintaan yang sudah dikirimkan yang menugaskan pengguna sebagai pemberi persetujuan yang akan muncul di dashboard Approvals to Review. Semua permintaan lainnya tetap tersembunyi.
Permintaan harus disetujui secara individu dari formulir approval. Untuk menyetujui permintaan, klik permintaan individu pada dashboard Approvals to Review dan formulir permintaan individu akan dimuat.
Untuk menyetujui permintaan, klik tombol Setujui pada formulir permintaan approval individu, dan status berubah menjadi Disetujui. Saat pengguna menyetujui permintaan, Status mereka berubah menjadi Disetujui dan teks muncul berwarna hijau.
Untuk menolak permintaan, klik tombol Tolak pada formulir permintaan approval individu, dan status berubah menjadi Ditolak. Saat pengguna menolak permintaan, Status permintaan tersebut berubah menjadi Ditolak dan teks muncul berwarna merah.
Kapan pun, permintaan approval yang berstatus Disetujui atau Ditolak dapat kembali ke tahap Dikirim dengan mengeklik tombol Tarik. Status untuk semua pemberi persetujuan kembali menjadi Untuk Disetujui, dan teks muncul berwarna oranye.