Goedkeuringen¶
De Goedkeuringen-app in Odoo stelt werknemers in staat officiële aanvragen in te dienen voor verschillende zaken, waarbij het management de mogelijkheid krijgt om aanvragen te beoordelen en vervolgens goed of af te keuren. Dit houdt alle aanvragen op één centrale locatie, wat zorgt voor duidelijke organisatie en transparantie voor alle aanvragen.
Goedkeuringstypes¶
Wanneer je een goedkeuring aanvraagt, moet de categorie, of type, worden opgegeven. Er zijn negen vooraf geconfigureerde goedkeuringscategorieën beschikbaar waarvoor aanvragen kunnen worden ingediend:
Zakenreis: voor het aanvragen van werkgerelateerde reizen.
Artikelen lenen: voor het aanvragen van fysieke artikelen die eigendom zijn van of verkocht worden door het bedrijf, voor een bepaalde periode.
Algemene goedkeuring: voor aanvragen die niet onder een van de andere acht standaardtypen vallen.
Contractgoedkeuring: voor het aanvragen van elk type extern contract, met uitzondering van werknemerscontracten.
Betalingsaanvraag: voor het vooraf aanvragen van goedkeuring voor werkgerelateerde (on)kosten.
Belangrijk
Dit goedkeuringstype wordt alleen gebruikt wanneer je vooraf goedkeuring vraagt voor (on)kosten die direct door het bedrijf worden betaald. Deze categorie mag niet worden gebruikt voor (on)kosten waarvoor werknemers een vergoeding zoeken. Dat gebeurt via de (On)kosten-app.
Aanvraag huurauto: voor het aanvragen van een huurauto.
Bonus voor aanbeveling: voor het aanvragen van bonussen voor aanbevelingen die zijn verdiend, maar niet zijn afgehandeld via de Aanbevelingen-app.
Inkoop: gebruikt voor het aanvragen van werkgerelateerde artikelen zoals kantoorbenodigdheden, gereedschap, enz.
Offerteaanvragen maken: gebruikt voor het aanvragen van een prijsopgave voor artikelen bij een leverancier.
Goedkeuringsaanvragen¶
Om een nieuwe goedkeuringsaanvraag te maken, open je de Goedkeuringen-app, klik je op de knop Nieuwe aanvraag op de kaart van het goedkeuringstype dat het beste bij de aanvraag past, en er wordt een leeg goedkeuringsformulier geladen. Vul de verschillende secties en tabbladen in en klik vervolgens op Verzenden om de aanvraag voor goedkeuring in te dienen.
Sectie algemene informatie¶
De bovenste helft van het formulier bevat alle algemene informatie over de aanvraag. Vul de volgende velden in de bovenste helft van het formulier in:
Notitie
Alle onderstaande velden verschijnen op het formulier voor de categorie Algemene goedkeuring. Als een andere Categorie wordt geselecteerd, worden sommige velden verborgen.
Onderwerp goedkeuring: dit veld wordt automatisch ingevuld met het geselecteerde goedkeuringstype. Breng de gewenste wijzigingen aan in de standaardtekst om extra context voor de aanvraag te bieden.
Eigenaar aanvraag: de persoon die verantwoordelijk is voor de goedkeuringsaanvraag. De aangemelde gebruiker vult dit veld standaard in.
Category: The selected category appears in this field but can be changed using the drop-down menu.
Date: Using the calendar selector, set the date and time the request is for. This field only appears if Payment Application or General Approval is selected for the Category.
Period: Using the calendar selector, set the start and end dates for the request in the From and to fields. This field only appears if Business Trip, Borrow Items, Car Rental Application, or General Approval is selected for the Category.
Location: Enter the specific location the approval request is for. This field only appears if Business Trip or General Approval is selected for the Category.
Contact: Select the point of contact for the request using the drop-down menu. The available options are from the Contacts app. This field only appears if Contract Approval, Payment Application, Job Referral Award, or General Approval is selected for the Category.
Quantity: Enter the number of items being requested in this field. This field only appears if Procurement is selected for the Category.
Amount: Enter the amount being requested. This field only appears if Contract Approval, Payment Application, Procurement, or General Approval is selected for the Category.
Reference: Enter any relevant reference for the request in this field. This field only appears if Contract Approval or General Approval is selected for the Category.
Tip
Each approval type presents different fields on the approval form. This is because each approval type has its own required fields. If the type is not immediately known, click the New Request button at the top of the page to open a generic request for approval form. Once the Category is selected, the corresponding fields on the form appear.
Product tab¶
If any configured products in the database are being requested, they are listed in the Products tab. This tab only appears if Borrow Items, General Approval, or Create RFQ’s is selected in the Category field.
To add a product, click Add a line and a blank line appears. Using the drop-down menu, select the product being requested. Once selected, the product’s configured Description automatically populates that field. The Quantity is 1.00 by default, but can be updated if necessary.
Tabblad Omschrijving¶
The Description tab is where any information to clarify the request is entered. Add any relevant information in this tab.
Approver(s) tab¶
The Approvers(s) tab is where the people responsible for approving the request are configured. To add an approver, click Add a line, and a blank line appears. Using the drop-down menu, select the desired user. Repeat for all other approvers. There is no maximum number of users for this tab.
To indicate a user must approve the request, click the checkbox in the Required column.
As users are added, their Status remains New.
Attach documents¶
Alle goedkeuringsaanvragen bevatten de optie om relevante documenten bij te voegen. Om een document bij te voegen, klik op de knop Document bijvoegen bovenaan de pagina en er wordt een bestandsverkenner geopend. Navigeer naar het gewenste bestand, selecteer het en klik op Openen om het bij te voegen. Meerdere documenten kunnen tegelijkertijd worden geselecteerd en toegevoegd.
Eenmaal bijgevoegd, verschijnt er een Documenten slimme knop bovenaan de pagina die aangeeft hoeveel documenten er zijn bijgevoegd. Daarnaast worden de documenten vermeld in de chatter. Als het scherm breed genoeg is, verschijnen de documenten aan de zijkant van het scherm.
Beheer goedkeuringen¶
Nadat aanvragen zijn ingediend, moeten ze worden goedgekeurd door de vereiste goedkeurders die worden vermeld in het Tabblad Goedkeurder(s). Om goedkeuringen te bekijken die op actie wachten, navigeer naar en het dashboard Goedkeuringen te beoordelen wordt geladen. Alle goedkeuringen die op actie van de gebruiker wachten, verschijnen alfabetisch in een standaard lijstweergave.
Notitie
Alleen ingediende aanvragen waarvoor de gebruiker als goedkeurder is toegewezen, verschijnen in het dashboard Goedkeuringen te beoordelen. Alle andere aanvragen blijven verborgen.
Aanvragen moeten individueel worden goedgekeurd vanuit het goedkeuringsformulier. Om een aanvraag goed te keuren, klik op de individuele aanvraag op het dashboard Goedkeuringen te beoordelen en het individuele aanvraagformulier wordt geladen.
Om de aanvraag goed te keuren, klik op de knop Goedkeuren op het individuele goedkeuringsaanvraagformulier en de status verandert in Goedgekeurd. Terwijl gebruikers de aanvraag goedkeuren, verandert hun Status in Goedgekeurd en de tekst wordt groen.
Om de aanvraag te weigeren, klik op de knop Weigeren op het individuele goedkeuringsaanvraagformulier en de status verandert in Geweigerd. Wanneer een gebruiker een aanvraag weigert, verandert de Status in Geweigerd en de tekst wordt rood.
Op elk gewenst moment kunnen goedkeuringsaanvragen die ofwel Goedgekeurd of Geweigerd zijn, terugkeren naar de fase Ingediend door op de knop Intrekken te klikken. De Status voor alle goedkeurders wordt teruggezet naar Te goedkeuren en de tekst wordt oranje.