Aprobaciones¶
La aplicación Aprobaciones en Odoo permite a los empleados realizar solicitudes oficiales para diversos fines, dando a la dirección la capacidad de revisar las solicitudes y aprobarlas o rechazarlas. Esto mantiene todas las solicitudes en una ubicación centralizada, lo que aporta una organización clara y transparencia a todas ellas.
Tipos de aprobación¶
Al solicitar una aprobación, se debe especificar la categoría o tipo. Hay nueve categorías de aprobación preconfiguradas disponibles para realizar solicitudes:
Viaje de negocios: Para solicitar viajes relacionados con el trabajo.
Prestar artículos: Para solicitar artículos físicos que la empresa posee o vende, durante un periodo de tiempo determinado.
Aprobación general: Para solicitudes que no encajan en ninguno de los otros ocho tipos predeterminados.
Aprobación de contrato: Para solicitar cualquier tipo de contrato externo, excluyendo contratos de empleados.
Solicitud de pago: Para solicitar aprobación previa de gastos relacionados con la empresa.
Importante
Este tipo de aprobación solo se utiliza cuando se solicita aprobación por adelantado para un gasto que paga directamente la empresa. Esta categoría no debe utilizarse para gastos que los empleados deseen reembolsar. Eso se hace a través de la aplicación Gastos.
Solicitud de alquiler de coche: Para solicitar un coche de alquiler.
Premio por referencia de trabajo: Para solicitar premios por referencia de trabajo que se ganaron pero que no se completaron a través de la aplicación Referencias .
Abastecimiento: Se utiliza para solicitar artículos relacionados con el trabajo, como material de oficina, herramientas, etc.
Crear solicitudes de presupuesto: Se utiliza para solicitar un presupuesto de artículos a un proveedor.
Solicitudes de aprobación¶
Para crear una nueva solicitud de aprobación, abre la aplicación Aprobaciones, haz clic en el botón Nueva solicitud en la tarjeta de tipo de aprobación que mejor se adapte a la solicitud, y se cargará un formulario de aprobación en blanco. Rellena las distintas secciones y pestañas, y luego haz clic en Enviar para enviar la solicitud de aprobación.
Sección de información general¶
La mitad superior del formulario contiene toda la información general relativa a la solicitud. Rellena los siguientes campos en la mitad superior del formulario:
Nota
Todos los campos enumerados a continuación aparecen en el formulario para la categoría Aprobación general. Si se selecciona una Categoría diferente, algunos campos se ocultarán.
Asunto de la aprobación: Este campo se rellena automáticamente con el tipo de aprobación seleccionado. Realiza las modificaciones que desees en el texto predeterminado para proporcionar contexto adicional a la solicitud.
Propietario de la solicitud: La persona responsable de la solicitud de aprobación. El usuario que ha iniciado sesión rellena este campo de forma predeterminada.
Categoría: la categoría seleccionada aparece en este campo, pero puede cambiarse mediante el menú desplegable.
Fecha: utiliza el selector de calendario para establecer la fecha y hora de la solicitud. Este campo solo aparece si se selecciona Solicitud de pago o Aprobación general en el campo Categoría.
Periodo: utiliza el selector de calendario para establecer las fechas de inicio y fin de la solicitud en los campos Desde y hasta. Este campo solo aparece si se selecciona Viaje de negocios, Préstamo de artículos, Solicitud de alquiler de coche o Aprobación general en el campo Categoría.
Ubicación: introduce la ubicación específica de la solicitud de aprobación. Este campo solo aparece si se selecciona Viaje de negocios o Aprobación general en el campo Categoría.
Contacto: selecciona el punto de contacto para la solicitud mediante el menú desplegable. Las opciones disponibles provienen de la aplicación Contactos. Este campo solo aparece si se selecciona Aprobación de contrato, Solicitud de pago, Recompensa por referencia laboral o Aprobación general en el campo Categoría.
Cantidad: introduce el número de artículos solicitados en este campo. Este campo solo aparece si se selecciona Abastecimiento en el campo Categoría.
Importe: introduce el importe que se solicita. Este campo solo aparece si se selecciona Aprobación de contrato, Solicitud de pago, Abastecimiento o Aprobación general en el campo Categoría.
Referencia: introduce cualquier referencia relevante para la solicitud en este campo. Este campo solo aparece si se selecciona Aprobación de contrato o Aprobación general en el campo Categoría.
Truco
Cada tipo de aprobación presenta campos diferentes en el formulario de aprobación. Esto se debe a que cada tipo de aprobación tiene sus propios campos obligatorios. Si no conoces el tipo inmediatamente, haz clic en el botón Nueva solicitud en la parte superior de la página para abrir un formulario genérico de solicitud de aprobación. Una vez seleccionada la Categoría, aparecerán los campos correspondientes en el formulario.
Pestaña de productos¶
Si se solicitan productos configurados en la base de datos, se enumeran en la pestaña Productos. Esta pestaña solo aparece si se selecciona Préstamo de artículos, Aprobación general o Crear solicitudes de presupuesto en el campo Categoría.
Para añadir un producto, haz clic en Añadir una línea y aparecerá una línea en blanco. Utiliza el menú desplegable para seleccionar el producto solicitado. Una vez seleccionado, la Descripción configurada del producto completará automáticamente ese campo. La Cantidad es 1.00 de forma predeterminada, pero puede actualizarse si es necesario.
Pestaña de descripción¶
En la pestaña Descripción es donde se introduce cualquier información para aclarar la solicitud. Añade cualquier información relevante en esta pestaña.
Pestaña de aprobador(es)¶
La pestaña Aprobador(es) es donde se configuran las personas responsables de aprobar la solicitud. Para añadir un aprobador, haz clic en Añadir una línea y aparecerá una línea en blanco. Utiliza el menú desplegable para seleccionar el usuario deseado. Repite el proceso para los demás aprobadores. No hay un número máximo de usuarios para esta pestaña.
Para indicar que un usuario debe aprobar la solicitud, marca la casilla de verificación en la columna Obligatorio.
A medida que se añaden usuarios, su Estado permanece en Nuevo.
Adjuntar documentos¶
Todas las solicitudes de aprobación incluyen la opción de adjuntar documentos relevantes. Para adjuntar un documento, haz clic en el botón Adjuntar documento en la parte superior de la página y se cargará una ventana del explorador de archivos. Busca el archivo deseado, selecciónalo y haz clic en Abrir para adjuntarlo. Se pueden seleccionar y añadir varios documentos al mismo tiempo.
Una vez adjuntados, aparece un botón inteligente Documentos en la parte superior de la página, que indica cuántos documentos hay adjuntos. Además, los documentos se enumeran en el chatter. Si la pantalla es lo suficientemente ancha, los documentos aparecen en el lateral de la misma.
Gestionar aprobaciones¶
Una vez enviadas las solicitudes, deben ser aprobadas por los aprobadores requeridos que figuran en la pestaña Aprobador(es). Para ver las aprobaciones pendientes, dirígete a y se cargará el tablero de Aprobaciones a revisar. Todas las aprobaciones pendientes de acción por parte del usuario aparecen alfabéticamente en una vista de lista predeterminada.
Nota
Solo las solicitudes enviadas para las que el usuario está asignado como aprobador aparecen en el tablero de Aprobaciones a revisar. El resto de solicitudes permanecen ocultas.
Las solicitudes deben aprobarse individualmente desde el formulario de aprobaciones. Para aprobar una solicitud, haz clic en la solicitud individual en el tablero de Aprobaciones a revisar y se cargará el formulario de la solicitud individual.
Para aprobar la solicitud, haz clic en el botón Aprobar en el formulario de solicitud de aprobación individual y el estado cambiará a Aprobado. A medida que los usuarios aprueban la solicitud, su Estado cambia a Aprobado y el texto aparece en verde.
Para denegar la solicitud, haz clic en el botón Rechazar en el formulario de solicitud de aprobación individual y el estado cambiará a Rechazado. Cuando un usuario rechaza una solicitud, su Estado cambia a Rechazado y el texto aparece en rojo.
En cualquier momento, las solicitudes de aprobación que estén Aprobadas o Rechazadas pueden volver a la etapa de Enviado haciendo clic en el botón Retirar. El Estado para todos los aprobadores vuelve a Por aprobar y el texto aparece en naranja.