การอนุมัติ¶
The Approvals app in Odoo allows employees to make official requests for a variety of things, allowing management the ability to review requests and then either approve or refuse them. This keeps all requests in one centralized location, providing clear organization and transparency for all requests.
ประเภทการอนุมัติ¶
When requesting an approval, the category, or type, must be specified. There are nine preconfigured approval categories available to make requests for:
Business trip: สำหรับการขอเดินทางที่เกี่ยวข้องกับงาน
Borrow Items: สำหรับการขอเบิกยืมสิ่งของที่เป็นทรัพย์สินของบริษัทหรือมีไว้จำหน่าย เป็นระยะเวลาที่กำหนด
General Approval: สำหรับคำขอที่ไม่เข้าข่ายประเภทเริ่มต้นทั้ง 8 ประเภทอื่น ๆ
Contract Approval: สำหรับการขอทำสัญญาภายนอกประเภทใดก็ตาม ไม่รวมถึง employee contracts.
Payment Application: สำหรับการขอ อนุมัติล่วงหน้า สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับบริษัท
Important
ประเภทการอนุมัตินี้ใช้ เท่านั้น เมื่อขออนุมัติ ล่วงหน้า สำหรับค่าใช้จ่ายที่บริษัทเป็นผู้จ่ายโดยตรง หมวดหมู่นี้ ไม่ควร ใช้กับค่าใช้จ่ายที่พนักงานต้องการขอเบิกคืน ซึ่งสามารถทำได้ผ่าน Expenses app.
Car Rental Application: สำหรับการขอเช่ารถยนต์
Job Referral Award: สำหรับการขอรางวัลการแนะนำพนักงานที่ได้รับสิทธิ์แล้ว แต่ไม่ได้ดำเนินการให้เสร็จสิ้นผ่านแอป Referrals
Procurement: ใช้สำหรับการขอรายการที่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น อุปกรณ์สำนักงาน เครื่องมือ และอื่น ๆ
Create RFQ's: ใช้สำหรับการขอใบเสนอราคาสำหรับรายการสินค้าจากผู้จำหน่าย
การอนุมัติคำขอ¶
ในการสร้างคำขออนุมัติใหม่ ให้เปิดแอป การอนุมัติ คลิกปุ่ม New Request บนการ์ดประเภทการอนุมัติที่เหมาะสมกับคำขอนั้นที่สุด จากนั้นแบบฟอร์มการอนุมัติเปล่าจะโหลดขึ้นมา กรอกข้อมูลในส่วนและแท็บต่าง ๆ ให้ครบถ้วน แล้วคลิก Submit เพื่อส่งคำขอเพื่อรอการอนุมัติ
ส่วนข้อมูลทั่วไป¶
ครึ่งบนของแบบฟอร์มประกอบด้วยข้อมูลทั่วไปทั้งหมดเกี่ยวกับคำขอ โปรดกรอกฟิลด์ต่อไปนี้ในครึ่งบนของแบบฟอร์ม:
Note
ฟิลด์ทั้งหมดที่ระบุด้านล่างจะปรากฏบนแบบฟอร์มสำหรับหมวดหมู่ General Approval หากมีการเลือก Category อื่น ฟิลด์บางส่วนจะถูกซ่อนไว้
Approval Subject: ฟิลด์นี้จะถูกกรอกข้อมูลอัตโนมัติด้วยประเภทการอนุมัติที่เลือก ทำการแก้ไขข้อความเริ่มต้นตามที่ต้องการเพื่อระบุบริบทเพิ่มเติมสำหรับคำขอนั้น
Request Owner: ผู้รับผิดชอบคำขออนุมัติ โดยค่าเริ่มต้นจะเป็นผู้ใช้งานที่ลงชื่อเข้าใช้งานอยู่ในขณะนั้น
Category: หมวดหมู่ที่เลือกจะปรากฏในฟิลด์นี้ แต่สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยใช้เมนูแบบเลื่อนลง
Date: ใช้ตัวเลือกปฏิทินเพื่อตั้งค่าวันที่และเวลาของคำขอนั้น ฟิลด์นี้จะปรากฏ เฉพาะ เมื่อมีการเลือก Payment Application หรือ General Approval สำหรับ Category.
Period: ใช้ตัวเลือกปฏิทินเพื่อตั้งค่าวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับคำขอในฟิลด์ From และ to ฟิลด์นี้จะปรากฏ เฉพาะ เมื่อมีการเลือก Business Trip, Borrow Items, Car Rental Application, หรือ General Approval สำหรับ Category.
Location: ระบุตำแหน่งที่ต้องการสำหรับคำขออนุมัตินี้ ฟิลด์นี้จะปรากฏ เฉพาะ เมื่อมีการเลือก Business Trip หรือ General Approval สำหรับ Category.
Contact: Select the point of contact for the request using the drop-down menu. The available options are from the Contacts app. This field only appears if Contract Approval, Payment Application, Job Referral Award, or General Approval is selected for the Category.
Quantity: Enter the number of items being requested in this field. This field only appears if Procurement is selected for the Category.
Amount: Enter the amount being requested. This field only appears if Contract Approval, Payment Application, Procurement, or General Approval is selected for the Category.
Reference: Enter any relevant reference for the request in this field. This field only appears if Contract Approval or General Approval is selected for the Category.
Tip
Each approval type presents different fields on the approval form. This is because each approval type has its own required fields. If the type is not immediately known, click the New Request button at the top of the page to open a generic request for approval form. Once the Category is selected, the corresponding fields on the form appear.
Product tab¶
If any configured products in the database are being requested, they are listed in the Products tab. This tab only appears if Borrow Items, General Approval, or Create RFQ's is selected in the Category field.
To add a product, click Add a line and a blank line appears. Using the drop-down menu, select the product being requested. Once selected, the product's configured Description automatically populates that field. The Quantity is 1.00 by default, but can be updated if necessary.
แท็บคำอธิบาย¶
The Description tab is where any information to clarify the request is entered. Add any relevant information in this tab.
Approver(s) tab¶
The Approvers(s) tab is where the people responsible for approving the request are configured. To add an approver, click Add a line, and a blank line appears. Using the drop-down menu, select the desired user. Repeat for all other approvers. There is no maximum number of users for this tab.
To indicate a user must approve the request, click the checkbox in the Required column.
As users are added, their Status remains New.
Attach documents¶
All approval requests include the option to attach relevant documents. To attach a document, click the Attach Document button at the top of the page, and a file explorer window loads. Navigate to the desired file, select it, then click Open to attach it. Multiple documents can be selected and added at the same time.
Once attached, a Documents smart button appears at the top of the page, indicating how many documents are attached. Additionally, the documents are listed in the chatter. If the screen is wide enough, the documents appear on the side of the screen.
จัดการการอนุมัติ¶
After requests are submitted, they must be approved by the required approvers listed in the Approver(s) tab. To view approvals awaiting action, navigate to , and the Approvals to Review dashboard loads. All approvals awaiting action by the user appear alphabetically in a default list view.
Note
เฉพาะคำขอที่*ยื่นแล้ว* (submitted) ซึ่งผู้ใช้ถูกกำหนดให้เป็นผู้อนุมัติเท่านั้นที่จะปรากฏในแดชบอร์ด Approvals to Review คำขออื่นๆ ทั้งหมดจะถูกซ่อนไว้
จำเป็นต้องอนุมัติคำขอแต่ละรายจากแบบฟอร์มการอนุมัติ ในการอนุมัติคำขอ ให้คลิกที่คำขอแต่ละรายบนแดชบอร์ด Approvals to Review แล้วแบบฟอร์มคำขอรายการนั้นจะโหลดขึ้นมา
ในการอนุมัติคำขอ ให้คลิกปุ่ม Approve บนแบบฟอร์มคำขออนุมัติรายการ แล้วสถานะจะเปลี่ยนเป็น Approved เมื่อผู้ใช้อนุมัติคำขอ ค่า Status ของพวกเขาจะเปลี่ยนเป็น Approved และข้อความจะเป็นสีเขียว
ในการปฏิเสธคำขอ ให้คลิกปุ่ม Refuse บนแบบฟอร์มคำขออนุมัติรายการ แล้วสถานะจะเปลี่ยนเป็น Refused เมื่อผู้ใช้ปฏิเสธคำขอ ค่า Status ของรายการนั้นจะเปลี่ยนเป็น Refused และข้อความจะเป็นสีแดง
ในใดๆ ขณะนี้ คำขออนุมัติซึ่งอยู่ในสถานะ Approved หรือ Refused สามารถกลับไปยังขั้นตอน Submitted ได้โดยการคลิกปุ่ม Withdraw ค่า Status สำหรับผู้อนุมัติทุกคนจะกลับไปยัง To Approve และข้อความจะเป็นสีส้ม