Contracten¶
Elke werknemer in Odoo moet een lopend contract hebben om betaald te kunnen worden. Een contract beschrijft de voorwaarden van de positie van een werknemer, beloning, werktijden en andere relevante voorwaarden.
Contracten worden aangemaakt en beheerd op het tabblad Loonadministratie van een werknemersrecord. Werknemersrecords zijn te vinden door te navigeren naar , of op het hoofddashboard van de app Werknemers.
Belangrijk
Contractdocumenten (PDF’s) worden geüpload en georganiseerd met de applicatie Documenten en ondertekend met de applicatie Ondertekenen. Zorg dat deze applicaties geïnstalleerd zijn om contracten te verzenden en te ondertekenen. Raadpleeg de Documenten- en Ondertekenen-documentatie voor meer informatie.
Maak een contract aan¶
Contracten worden aangemaakt door een contractsjabloon te uploaden en eventuele noodzakelijke aanpassingen te maken voor de specifieke werknemer. Contractsjablonen maken het overbodig om telkens nieuwe contracten te configureren wanneer een werknemer wordt aangenomen.
Contractsjablonen worden aangemaakt via het configuratiemenu van de apps Loonadministratie of Werknemers en opgeslagen in de app Documenten. Als er geen contractsjablonen bestaan, of als een nieuw contractsjabloon nodig is, maak dan een nieuw sjabloon aan.
Met meerdere contractsjablonen kun je sneller contracten aanmaken voor veelvoorkomende functies, zoals voltijd, deeltijd, seizoensarbeid, enz.
Open het werknemersrecord en klik op het tabblad Loonadministratie om een nieuw contract aan te maken op basis van een sjabloon. Klik op Laad een sjabloon en er verschijnt een pop-upvenster Contractsjabloon laden.
Selecteer via het vervolgkeuzemenu het contractsjabloon voor de werknemer en klik vervolgens op Laden. De verschillende velden uit het sjabloon vullen de bijbehorende velden in het tabblad Loonadministratie in en de updates worden vastgelegd in de chatter. Er kunnen extra secties verschijnen, afhankelijk van het contractsjabloon. Breng vervolgens eventuele vereiste wijzigingen aan in de velden in de verschillende secties van het tabblad Loonadministratie.
Belangrijk
Om toegang te krijgen tot contractsjablonen, moet de module Salarisconfiguratie (hr_contract_salary) geïnstalleerd zijn. Afhankelijk van de geïnstalleerde loonadministratielokalisatie kunnen verschillende secties en velden verschijnen in het tabblad Loonadministratie.
Sectie Contractoverzicht¶
Het enige veld dat niet wordt aangepast na het laden van een contractsjabloon is het veld Contract. Dit veld specificeert de startdatum van het contract.
Klik in het veld Contract om een agendakiezer te tonen. Klik op de startdatum voor het contract. Zodra een datum is geselecteerd, verschijnt er een veld tot naast de startdatum. Standaard wordt Onbepaald in grijs weergegeven, wat aangeeft dat het contract niet verloopt. Als er een vaste einddatum voor het contract is, klik dan in het veld Onbepaald en klik op de einddatum van het contract om deze te selecteren.
Notitie
Dit veld mag leeg blijven als een startdatum niet bekend is. Zodra het contract is ondertekend, wordt die datum ingesteld als de Startdatum.
Maak contractsjablonen aan¶
Om een nieuw contractsjabloon aan te maken, navigeer naar , of . Beide methoden openen het dashboard Contractsjablonen.
Klik op de knop Nieuw en een leeg contractsjabloonformulier wordt geladen. Configureer de volgende velden in de verschillende secties van het formulier:
Sectie algemene informatie¶
Sjabloonnaam: Voer een korte beschrijvende naam in voor het sjabloon. Deze moet duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn, omdat deze naam ook verschijnt in de app Werving.
Functie: Selecteer de functiepositie waarop het contractsjabloon van toepassing is uit het vervolgkeuzemenu. Als dit leeg is, is het sjabloon van toepassing op alle functieposities.
Afdeling: Selecteer de afdeling waarop de contractsjabloon van toepassing is uit het vervolgkeuzemenu. Als dit leeg is, is de sjabloon van toepassing op alle afdelingen.
Hr-verantwoordelijke: Selecteer de werknemer die verantwoordelijk is voor het valideren van contracten met behulp van dit sjabloon, via het vervolgkeuzemenu.
Sectie Contractoverzicht¶
Loontype: Selecteer ofwel Vast loon of Uurloon uit het vervolgkeuzemenu. Selecteer Vast loon voor werknemers met een vast salaris en selecteer Uurloon voor werknemers die worden betaald op basis van hun geregistreerde werkuren.
Betalingsschema: Selecteer via het vervolgkeuzemenu hoe vaak de werknemer wordt betaald. De standaardopties zijn: jaar, halfjaar, kwartaal, 2 maanden, maand, halve maand, 2 weken, week, of dag.
Loon: Voer het brutoloon in. De tijdsperiode die in dit veld wordt weergegeven, weerspiegelt wat is geselecteerd voor het veld Betalingsschema.
Tip
Het wordt aanbevolen om eerst het veld Jaarlijkse kosten (werkelijk) in te vullen, omdat die waarde wordt gebruikt om automatisch het Loon te berekenen. Als de Jaarlijkse kosten (werkelijk) wordt bijgewerkt, wordt het veld Loon ook bijgewerkt.
Contracttype: Selecteer via het vervolgkeuzemenu een van de 18 standaard contracttypen. Deze lijst is dezelfde als het dienstverbandtype.
Betaalcategorie: Selecteer een van de standaard betaalcategorieën via het vervolgkeuzemenu. De standaard betaalcategorieën zijn Werknemer of Arbeider, die worden opgehaald uit de geconfigureerde loonstructuren in de app Loonadministratie. Een nieuwe betaalcategorie kan indien nodig worden aangemaakt.
Notitie
In eerdere versies van Odoo werd de Betaalcategorie Loonstructuurtypes genoemd.
Om betaalcategorieën te bekijken, wijzigen of toe te voegen, navigeer naar .
Het vervolgkeuzemenu Betaalcategorie toont alle beschikbare werkschema’s. Om deze lijst te wijzigen of uit te breiden, navigeer naar . Klik op Nieuw en maak een nieuw werkschema aan, of klik op een bestaand werkschema en breng wijzigingen aan.
Sectie werkgeverskosten¶
Jaarlijkse kosten: Voer de totale jaarlijkse kosten in die de werknemer de werkgever kost. Wanneer deze waarde wordt ingevoerd, worden de velden Maandelijkse kosten en Salaris automatisch bijgewerkt.
Maandelijkse kosten: Dit veld is niet bewerkbaar. De waarde wordt automatisch ingevuld nadat de Jaarlijkse kosten (werkelijk) zijn ingevoerd.
Belangrijk
De velden Salaris, Jaarlijkse kosten en Maandelijkse kosten zijn allemaal gekoppeld. Als een van deze velden wordt bijgewerkt, worden de andere twee velden automatisch bijgewerkt om de wijziging weer te geven. Het is een goede gewoonte om deze drie velden te controleren als er wijzigingen zijn aangebracht, om er zeker van te zijn dat ze juist zijn.
Salaris bij ondertekening: Voer het maandelijkse salaris in het veld in.
Sectie Rooster¶
Configureer de volgende twee velden in deze sectie om te configureren wanneer de werknemer naar verwachting werkt:
Werkboekingsbron: Selecteer met behulp van het vervolgkeuzemenu hoe de werkboekingen worden gegenereerd. Dit veld is verplicht. De opties zijn:
Werkrooster: Werkitems worden gegenereerd op basis van het geselecteerde Werkrooster.
Aanwezigheid: Werkitems worden gegenereerd op basis van de in- en uitkloktijden van de werknemer in de app Aanwezigheid. (Hiervoor moet de app Aanwezigheid geïnstalleerd zijn).
Planning: Werkitems worden gegenereerd op basis van de geplande rooster voor de werknemer uit de app Planning. (Hiervoor moet de app Planning geïnstalleerd zijn).
Werkuren: Selecteer een van de beschikbare Werkuren die de werknemer naar verwachting werkt, met behulp van het vervolgkeuzemenu. De geselecteerde werkuren bepalen hoe werkboekingen worden gegenereerd, wat het rooster en de beloning van de werknemer bepaalt. Als dit veld leeg wordt gelaten, kan de werknemer elke week zoveel of zo weinig uren werken als gewenst, zonder beperkingen. De standaardopties zijn Standaard 40 uur/week en Standaardagenda afspraakresource
Notitie
In eerdere versies van Odoo werden Werkuren Werkroosters genoemd.
Voordelen en inhoudingen¶
Afhankelijk van de loonadministratielokalisatie voor het bedrijf verschillen de overige secties of verschijnen ze mogelijk helemaal niet. Sommige vermeldingen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op pensioenrekeningen, ziektekostenverzekeringsuitkeringen en woon-werkverkeeruitkeringen.
Voer de geldbedragen of percentages in om te specificeren hoeveel van het salaris van de werknemer naar de verschillende voordelen en inhoudingen gaat.
Tabblad Ondertekenaars¶
Dit tabblad geeft aan welk contractsjabloon moet worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuw contract voor een werknemer en welk bij het bijwerken van een bestaand contract. Deze sectie geeft ook aan welke handtekeningen vereist zijn. Configureer de volgende velden:
Nieuw contract pdf-sjabloon: Selecteer de standaard-pdf die een nieuwe werknemer moet ondertekenen om een aanbod te accepteren.
Contractupdate pdf-sjabloon: Selecteer de standaard-pdf die een huidige werknemer moet ondertekenen om zijn contract bij te werken.
Zodra een pdf-contract is geüpload, verschijnen de volgende velden:
Contractrol: Het label van het handtekeningveld dat moet worden ondertekend. Dit veld wordt geconfigureerd op de pdf zelf, via de app Ondertekenen, en kan niet worden gewijzigd.
Ondertekenaar: Selecteer met behulp van het vervolgkeuzemenu de persoon die moet tekenen voor de Contractrol. De standaardopties zijn:
Werknemer: Selecteer dit om de werknemer het veld te laten ondertekenen.
Hr-verantwoordelijke: Selecteer dit om de gebruiker op te geven die wordt vermeld als de Hr-verantwoordelijke op de functiepositie.
Specifieke partner: Selecteer dit om een specifiek persoon het contract te laten ondertekenen. Wanneer geselecteerd, wordt het veld Partner actief. Selecteer met behulp van het vervolgkeuzemenu de specifieke gebruiker die het contract moet ondertekenen in het veld Partner.
Zie ook