Dagboeken

Boekingen worden geregistreerd in verschillende dagboeken om een ordelijk overzicht van de financiële transacties van een bedrijf bij te houden. Odoo gebruikt zes verschillende soorten dagboeken om boekhoudkundige gegevens te ordenen:

Notitie

Het is mogelijk om meerdere dagboeken van hetzelfde type te hebben, zoals twee afzonderlijke bankdagboeken, elk voor een unieke bankrekening, of twee afzonderlijke verkoopdagboeken om de inkomsten uit B2B te onderscheiden van die uit B2C.

Elke kaart op het Boekhouding-dashboard vertegenwoordigt een dagboek. Klik op (verticaal beletselteken) op de dagboekkaart om de configuratie van een dagboek te bewerken en klik vervolgens op Configuratie. Je kunt ook naar Boekhouding ‣ Configuratie ‣ Dagboeken gaan om een bestaand dagboek te selecteren en te bewerken of een nieuw dagboek aan te maken.

Verschillende dagboektypen hebben verschillende velden om te configureren, maar sommige velden komen voor in alle dagboektypen:

  • Korte code: Elk dagboek moet een unieke code hebben (van 1 tot 5 tekens lang). De korte code wordt gebruikt als voorvoegsel voor alle boekingen die bij dit dagboek horen.

  • Valuta: Stel indien gewenst de valuta van dit dagboek in. Voor bank- en kasdagboeken is dit de valuta van de transacties van het dagboek. Dit veld is alleen zichtbaar wanneer meerdere valuta zijn ingeschakeld.

Het tabblad Geavanceerde instellingen bevat meer technische opties:

  • Toegestane rekeningen: Beperk welke rekeningen beschikbaar zijn bij het vastleggen van boekingen in dit dagboek. Laat dit veld leeg om alle rekeningen toe te staan.

  • E-mailalias: Stel een e-mailadres in om boekingen aan te maken door PDF’s te digitaliseren die naar dit adres worden verzonden. Dit wordt meestal gebruikt om verkoopfacturen en leveranciersfacturen aan te maken.

  • Geboekte boekingen beveiligen met hash: Beperk de wijzigbaarheid van de boekingen van dit dagboek om te voldoen aan de fiscale regels van belastingdiensten in bepaalde landen.

Waarschuwing

De optie Geboekte boekingen beveiligen met hash kan niet worden verwijderd uit een dagboek als er al boekingen in het dagboek zijn.

Notitie

  • In bank- en kasdagboeken zijn de velden Geboekte boekingen beveiligen met hash of E-mailalias niet aanwezig.

  • Als er nog geen aliasdomein is geconfigureerd, wordt een link naar Aliasdomein instellen weergegeven in plaats van het veld E-mailalias.

Bank-, kas- en creditcarddagboeken

Bank-, kas- en creditcarddagboeken delen de volgende functies:

  • Tussenrekening: Transacties op dit dagboek worden op deze rekening geboekt totdat ze zijn afgeletterd, waarna deze rekening wordt vervangen door de rekening waartegen de transactie is afgeletterd. Het saldo van de tussenrekening in het grootboek toon steeds het saldo van transacties die nog niet zijn afgeletterd.

    Notitie

    Wanneer een banktransactie wordt afgeletterd, wordt de boeking gewijzigd om de bankttussenrekening te vervangen door de rekening van de boekingsregel waarmee deze is afgeletterd. Deze rekening is meestal:

    • the outstanding receipts or payments account if reconciling with a registered payment; or

    • of de debiteurenrekening of crediteurenrekening bij rechtstreeks afletteren met een verkoopfactuur of leveranciersfactuur.

  • Specifieke betalingsreeks: Vink dit veld aan om afzonderlijke nummerreeksen te gebruiken voor betalingen en transacties die op dit dagboek worden geboekt.

    Notitie

    If the Dedicated Payment Sequence field is ticked, payments that use an outstanding account will have references that add P before the journal’s short code. Otherwise, the references will begin with PAY.

The Incoming Payments and Outgoing Payments tabs contain the payment methods of this journal. Different payment methods are available depending on the journal type. If desired, set outstanding accounts on the payment methods.

Zie ook

Outstanding accounts

By default, payments in Odoo do not create journal entries, but they can be configured to create journal entries by using outstanding accounts on bank and cash journals.

  • An outstanding receipts account is where incoming payments are posted until they are linked with incoming bank transactions.

  • An outstanding payments account is where outgoing payments are posted until they are linked with outgoing bank transactions.

Deze rekeningen zijn meestal van type Vlottende activa en Kort vreemd vermogen.

Payments that are registered in Odoo are posted to the outstanding receipts and outstanding payments accounts until they are reconciled. At any moment, the outstanding receipts account’s balance in the general ledger shows the balance of registered incoming payments that have not yet been reconciled, and the outstanding payments account’s balance in the general ledger shows the balance of registered outgoing payments that have not yet been reconciled.

Configuratie

To configure outstanding accounts, go to Accounting ‣ Configuration ‣ Journals and select or create a bank or cash journal. In the Incoming Payments and Outgoing Payments tabs, set Outstanding Receipts accounts and Outstanding Payments accounts for each payment method that you want to create journal entries.

Notitie

  • If the main bank account of the journal is added as an outstanding receipts account or outstanding payments account, when a payment is registered, the invoice or bill’s status is directly set to Paid.

  • If the outstanding receipts or outstanding payments account for a payment method is left blank, registering a payment with that payment method will not create any journal entry.

Bank

Bankdagboeken worden gebruikt om boekingen met betrekking tot banktransacties en inkomende en uitgaande betalingen vast te leggen. De volgende velden zijn specifiek voor bankdagboeken:

  • Bankrekening: Deze rekening van het type Bank en kas is de standaardrekening voor dit bankdagboek.

  • Bankrekeningnummer: Het bankrekeningnummer wordt gebruikt bij het registreren van betalingen en is vereist voor het genereren van uitgaande betalingsbestanden, zoals SEPA of NACHA. Om de bankrekeninggegevens te bewerken, klik je op de knop (Interne link) naast het Bankrekeningnummer en werk je de rekeninginformatie dienovereenkomstig bij.

  • Bank: De banknaam wordt gebruikt bij het registreren van betalingen en is vereist voor het genereren van uitgaande betalingsbestanden. Om de bankrekeninggegevens te bewerken, klik je op de knop (Interne link) naast de naam van de Bank en werk je de rekeninginformatie dienovereenkomstig bij.

  • Bank Feeds: Define the method of creating bank transactions, whether Manual or via Online Synchronization.

  • Split Transactions: Splits collectieve betalingen voor CODA-bestanden.

Er zijn meerdere betaalmethoden beschikbaar voor bankboeken, evenals configuraties voor het genereren van uitgaande betalingsbestanden, zoals SEPA of NACHA.

Kas

Kasdagboeken worden gebruikt om boekingen met betrekking tot kastransacties vast te leggen. De volgende velden zijn specifiek voor kasdagboeken:

  • Kasrekening: Deze rekening van het type Bank en kas is de standaardrekening voor dit kasdagboek.

  • Profit Account: This Income or Other Income type account is used to register a profit when the ending balance of a cash register is greater than expected.

  • Verliesrekening: Deze rekening van het type Kosten wordt gebruikt om een verlies te registreren wanneer het eindsaldo van een kassa minder is dan verwacht.

Alleen handmatige betaalmethoden zijn beschikbaar voor kasdagboeken.

Creditcard

Creditcarddagboeken worden gebruikt om boekingen met betrekking tot creditcards vast te leggen. De volgende velden zijn specifiek voor creditcarddagboeken:

  • Dagboekrekening: Deze rekening van het type Creditcard is de standaardrekening voor dit creditcarddagboek.

  • Bank Feeds: Define the method of creating credit card transactions, whether manual or via Online Synchronization.

Alleen handmatige betaalmethodes zijn beschikbaar voor creditcarddagboeken.

Verkoop-, inkoop- en diversen dagboeken

Verkoop

Verkoopdagboeken, ook wel omzetdagboeken genoemd, worden gebruikt om boekingen gerelateerd aan klantfacturen vast te leggen. De volgende velden zijn specifiek voor klantfactuurdagboeken:

  • Standaard omzetrekening: Facturen in dit dagboek gebruiken deze rekening van het type Omzet of Overige omzet, tenzij deze wordt overschreven door een andere omzetrekening die is ingesteld op de productcategorie, het product of de factuurregel zelf.

  • Aparte reeksnummering voor creditfacturen: Vink dit vakje aan om een aparte reeks te gebruiken voor de referentie van creditfacturen die apart oploopt van de hoofdfactuurreeks en een R toevoegt voor de korte code van het dagboek.

  • Aparte reeksnummering voor debetfacturen: Vink dit vakje aan om een aparte reeks te gebruiken voor de referentie van debetnota’s die apart oploopt van de hoofdfactuurreeks en een D toevoegt voor de korte code van het dagboek.

Verkoopdagboeken hebben extra velden in het tabblad Geavanceerde instellingen waarmee je het standaard communicatieformaat kunt instellen dat op klantfacturen verschijnt, zodat de klant naar die specifieke factuur kan verwijzen bij het doen van een betaling:

  • Communicatietype: Kies of het formaat van de betalingsreferentie die aan de klant wordt gecommuniceerd gebaseerd moet zijn op het factuurnummer of het nummer van de klant.

  • Communicatiestandaard: Kies het formaat van de betalingsreferentie zelf die aan de klant wordt gecommuniceerd.

Inkoop

Inkoopdagboeken worden gebruikt om boekingen gerelateerd aan leveranciersfacturen vast te leggen. De volgende velden zijn specifiek voor inkoopdagboeken:

  • Standaard kostenrekening: Leveranciersfacturen in dit dagboek gebruiken deze rekening van het type Kosten, tenzij deze wordt overschreven door een andere kostenrekening die is ingesteld op de productcategorie, het product of de onkosten.

  • Rekening privégedeelte: Selecteer de rekening die gebruikt moet worden om het privégedeelte van gemengde kosten te registreren.

  • Aparte reeksnummering voor creditfacturen: Vink dit vakje aan om een aparte reeks te gebruiken voor de referentie van creditfacturen die apart oploopt van de hoofdleveranciersfactuurreeks en een R toevoegt voor de korte code van het dagboek.

  • Aparte reeksnummering voor debetfacturen: Vink dit vakje aan om een aparte reeks te gebruiken voor de referentie van debetnota’s die apart oploopt van de hoofdfactuurreeks en een D toevoegt voor de korte code van het dagboek.

Diversen

Diversendagboeken worden gebruikt om boekingen vast te leggen die niet gerelateerd zijn aan een van de andere dagboektypes, bijvoorbeeld afsluitende btw-boekingen.

Zie ook