Contacten¶
Contacten worden aangemaakt in de app Contacten voor klanten waarmee het bedrijf zaken doet via Odoo. Een contactrecord is een opslagplaats van essentiële bedrijfsinformatie, die communicatie en zakelijke transacties vergemakkelijkt.
Contactformulier¶
Om een nieuw contact aan te maken, navigeer je naar de en klik je op Nieuw. Er verschijnt een nieuw formulier waar je verschillende contactgegevens kunt toevoegen.
Contacttype¶
Odoo ondersteunt zowel contacten van het type Persoon als Bedrijf. Selecteer het juiste type voor het nieuwe contact. Vul de naam van de Persoon of het Bedrijf in. Zo verschijnt de naam in de hele database. Dit veld is verplicht.
Tip
Persoon-contacten kunnen worden gekoppeld aan een Bedrijf-contact. Na het selecteren van Persoon, wordt het veld Bedrijf zichtbaar.
In het veld (enveloppe) voer je het e-mailadres in. In het veld (telefoon) voer je het telefoonnummer in met de juiste landcode. Voer vervolgens het Adres van het Bedrijf of de Persoon in.
Extra velden¶
Additional details are included on the initial form. The following fields are available:
Functie: vermeld de functie van de Persoon (alleen beschikbaar bij Persoon).
Btw-nummer: het identificatienummer dat wordt gebruikt voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden.
Partnerniveau: selecteer het correcte partner-niveau voor dit contact uit het vervolgkeuzemenu.
Website: voer het volledige webadres in, beginnend met
httpofhttps.Taal: voer de taal in die door het contact wordt gebruikt. Alle e-mails en documenten die naar dit contact worden verzonden, worden dan vertaald naar de geselecteerde taal.
Labels: voer vooraf geconfigureerde labels in door ze in het veld te typen of klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer er één. Om een nieuw label aan te maken, typ je het nieuwe label in het veld en klik je op Aanmaken in het resulterende vervolgkeuzemenu.
Tabblad ‘contacten’¶
In het tabblad Contacten kunnen contacten worden toegevoegd die gekoppeld zijn aan een Bedrijf en gerelateerde adressen. Bijvoorbeeld een specifiek contactpersoon voor het bedrijf kan hier worden vermeld.
Er kunnen meerdere adressen worden toegevoegd aan zowel contacten van het type Persoon als Bedrijf. Klik hiervoor op Contact toevoegen in het tabblad Contacten. Er verschijnt dan een pop-upformulier Contact aanmaken, waarin aanvullende adressen kunnen worden geconfigureerd.
In het pop-upformulier Contact aanmaken selecteer je een van de volgende opties:
Contact: voegt nog een contact toe aan het bestaande contactformulier.
Factuur: voegt een specifiek factuuradres toe aan het bestaande contactformulier.
Levering: voegt een specifiek afleveradres toe aan het bestaande contactformulier.
Overige: voegt een alternatief adres toe aan het bestaande contactformulier.
Zodra een optie is geselecteerd, voer je de bijbehorende contactinformatie in die gebruikt moet worden voor het opgegeven adrestype.
Voeg Naam van het contact, Adres, E-mail en Telefoon en/of Mobiel daaronder toe.
Stel de Functie in, die verschijnt als het adrestype Contact is geselecteerd. Dit is vergelijkbaar met het contact van het type Persoon.
Om een notitie toe te voegen, klik je op het tekstveld naast Notities en schrijf je alles wat van toepassing is op de klant of het contact.
Klik vervolgens op Opslaan & sluiten om het adres op te slaan en het venster Contact aanmaken te sluiten. Of klik op Opslaan & Nieuw om het adres op te slaan en direct een nieuwe in te voeren.
Tabblad ‘Verkoop & Inkoop’¶
Vervolgens is er het tabblad Verkoop & Inkoop, dat alleen verschijnt wanneer de applicaties Verkoop, Inkoop, of Kassa geïnstalleerd zijn.
De Fiscale positie kan worden ingesteld op het tabblad Verkoop & Inkoop. Selecteer een Fiscale positie uit het vervolgkeuzemenu.
Verkoopgedeelte¶
Onder de titel Verkoop kan een specifieke Verkoper aan een contact worden toegewezen. Klik hiervoor op het vervolgkeuzeveld Verkoper en selecteer er een. Maak een nieuwe Verkoper aan door de naam van de gebruiker te typen en de juiste selectie te maken.
Je kunt ook bepaalde Betalingsvoorwaarden of een bepaalde Prijslijst instellen indien nodig. Klik op het vervolgkeuzemenu naast Betalingsvoorwaarden en wijzig dit in een van de vooraf geselecteerde Betalingsvoorwaarden of maak er nieuwe via Aanmaken. Selecteer het vervolgkeuzemenu Prijslijst om de juiste Prijslijst te kiezen.
Click into the Delivery Method field to select an option from the drop-down menu.
Sectie ‘Kassa’¶
Voer onder de kop Kassa een Barcode in die gebruikt kan worden om het contact te identificeren.
Sectie ‘Inkoop’¶
Onder de kop Inkoop selecteer je hoe Offerteaanvragen voor dit contact gegroepeerd moeten worden:
Bij bestelling: aanvullingsbehoeften worden gegroepeerd, behalve voor MTO
Dagelijks: aanvullingsbehoeften worden gegroepeerd als de verwachte aankomst op dezelfde dag is.
Wekelijks: aanvullingsbehoeften worden gegroepeerd als de verwachte aankomst in dezelfde week of op dezelfde weekdag valt.
Altijd: aanvullingsbehoeften worden altijd gegroepeerd.
Selecteer een standaard Koper als de offerteaanvragen altijd aan dezelfde gebruiker moeten worden toegewezen.
Specify Payment Terms, 1099 Box information, and a preferred Payment Method here. A Receipt Reminder can be set here, as well. Select a Supplier Currency to be used for purchases from the contact.
Fiscale informatie¶
Je kunt een Fiscale positie selecteren en zo toewijzen aan dit contact.
Sectie ‘Overige’¶
Under the Misc. heading, enter a Citizen Identification number for Person contacts, or Company ID for Company contacts. Use Reference field to add any additional information for this contact.
Als dit contact alleen toegankelijk moet zijn voor één bedrijf in een database met meerdere bedrijven, selecteer het dan in de vervolgkeuzelijst van het veld Bedrijf. Gebruik het vervolgkeuzemenu Website om de publicatie van dit contact te beperken tot één website (als je werkt in een database met meerdere websites).
Select one or more Website Tags to assist in filtering published customers on the
/customers website page. Select an Industry for this contact from the drop-down menu.
Use the SLA Policies field to assign a Helpdesk SLA policy to this contact.
Sectie ‘Voorraad’¶
Gebruik onder de kop Voorraad het vervolgkeuzemenu Locatie klant om de voorraadlocatie te selecteren die als bestemming wordt gebruikt bij het verzenden van goederen naar dit contact. Gebruik vervolgens het vervolgkeuzemenu Locatie verkoper om de voorraadlocatie te selecteren die als bron wordt gebruikt bij het ontvangen van goederen van dit contact. Gebruik ten slotte het vervolgkeuzemenu Locatie onderaannemer om een locatie aan te geven die wordt gebruikt als zowel bron als bestemming bij het verzenden van goederen naar dit contact tijdens een uitbestedingsproces.
Tabblad ‘Boekhouding’¶
Het tabblad Boekhouding verschijnt wanneer de app Boekhouding is geïnstalleerd. Hier kan een gebruiker gerelateerde Bankrekeningen toevoegen of standaard Boekingen instellen.
Onder de kop Betaalherinneringen geeft de Betaalherinneringsstatus aan of het contact momenteel achterstallige betalingen heeft. Om Herinneringen voor dit contact te configureren, gebruik je de keuzerondjes om ofwel Automatisch of Handmatig herinneringen te selecteren en plan je de Volgende herinnering.
Tabblad ‘Partnertoekenning’¶
Next is the Partner Assignment tab, which by default, includes a Geolocation section, and other partner options, including Partner Activation and Partner Review configurations. These are only present when the Resellers module is installed.
Zie ook
Volg de Reseller-documentatie voor meer informatie over het publiceren van partners op de website.
Tabblad interne ‘Notities’¶
Vervolgens is er het tabblad Interne notities waar notities op dit contactformulier kunnen worden achtergelaten, net zoals op het hierboven vermelde contactformulier.
Tabblad ‘UBO’¶
Het tabblad UBO (uiteindelijke begunstigden) bevat een overzicht van de huidige informatie over Participaties uit de app Eigen Vermogen, evenals informatie voor het individuele contact, inclusief hun Geboortedatum en Geboorteplaats.
Het tabblad UBO is alleen aanwezig wanneer de app Eigen vermogen is geïnstalleerd.
Om de informatie op te vragen die vereist is voor het tabblad UBO, klik je op het icoon Actie en selecteer je vervolgens UBO-formulier opvragen om een e-mail naar het contact te sturen.
Contacten archiveren¶
Als een gebruiker besluit dat hij dit contact niet langer actief wil houden, kan het record worden gearchiveerd. Ga hiervoor naar het menu Actie bovenaan het contactformulier en klik op Archiveren.
Klik vervolgens op Archiveren in het resulterende Confirmatie-pop-upvenster.
Nu dit contact succesvol is gearchiveerd, zoals aangegeven door een banner bovenaan, verschijnt het niet meer op de hoofdpagina van de contacten, maar kan het nog steeds worden gezocht met de filter Gearchiveerd.
Tip
Een contactpersoon kan worden gedearchiveerd als de gebruiker besluit er weer mee te werken. Klik daarvoor gewoon opnieuw op het Actie-menu bovenaan het gearchiveerde contactformulier en klik op Dearchiveren. De banner Gearchiveerd wordt dan verwijderd en het contact wordt hersteld.