Projectbeheer¶
Odoo Project gebruikt het Kanban projectbeheersysteem. Dit betekent dat alle projecten worden opgedeeld in taken, die op een whiteboard worden gecategoriseerd op basis van de productiefase waarin ze zich bevinden.
Wist je dat?
Het woord Kanban komt uit het Japans en verwijst naar de “visueel bord” managementmethode.
Configuratie¶
Open de Project-app en klik op Maken om een nieuw project te starten. Geef een Naam aan je project en klik op Project maken.
Je kan je bestaande projecten vanuit het dashboard aanpassen door op de keuzeknop (⋮) op de kaart van je project te klikken.
Dit opent een nieuw menu dat uit vier delen bestaat:
Overzicht: krijg een overzicht van de elementen van je project, zoals de Taken, de Milestones en de Projectupdates. Afhankelijk van de apps die je hebt geactiveerd kunnen er meer opties beshikbaar zijn, zoals Documenten. Alle geüploade bestanden zijn te vinden in dit menu en in de Documenten-app, onder Projecten;
Rapportages: analyseer de voortgang en de winstgevendheid van je project via grafieken en statistieken;
Kleur: laat een kleurlijn verschijnen aan de linkerkant van de kaart zodat je project beter herkenbaar is;
Instellingen: je kan de volgende instellingen veranderen:
de Naam van het project;
de Naam van de taken die onder dat project gevonden worden;
de klant voor wie het project bedoeld is;
de Labels die worden gebruikt om te filteren;
het Bedrijf dat verantwoordelijk is voor het project;
de werknemer die is aangewezen als Projectmanager;
de Geplande datum van het project;
het totaal aantal Toegewezen uren voor dat project.
Daarnaast kan je het project als Favoriet markeren, zodat je het kan vinden met de filter Mijn favorieten in de Kanban-weergave;
Meer instellingen zijn beschikbaar onder het tabblad Instellingen. De meeste zijn enkel beschikbaar afhankelijk van de geactiveerde apps.
Zichtbaarheid en samenwerking¶
Met Odoo kun je zichtbaarheidsinstellingen instellen voor elk project. Hiermee kun je je project beschikbaar maken voor iedereen in je organisatie of de toegang beperken tot bepaalde interne of externe gebruikers.
Ga naar het tabblad Instellingen van het project en kies de gewenste optie voor Zichtbaarheid:
Uitgenodigde interne gebruikers (privé): alleen gebruikers die het project volgen en gebruikers met het toegangsrecht Projectbeheerder hebben toegang tot het project en de taken.
Alle interne gebruikers: Alle interne gebruikers hebben toegang tot het project en alle bijbehorende taken.
Uitgenodigde portaalgebruikers en alle interne gebruikers (openbaar): Alle interne gebruikers hebben toegang tot het project en al zijn taken. Bij het volgen van een project hebben portaalgebruikers alleen toegang tot de specifieke taken die ze volgen. Deze optie is standaard geselecteerd.
Externe gebruikers uitnodigen¶
Zorg ervoor dat Uitgenodigde portaalgebruikers en alle interne gebruikers (openbaar) is geselecteerd en klik vervolgens bovenaan de projectinstellingen op Project delen. De volgende opties zijn beschikbaar:
Kopieer en deel de Openbare link die bovenaan het pop-upvenster wordt weergegeven. Iedereen met deze link heeft alleen-lezen toegang tot het project.
Of klik op Regel toevoegen, selecteer een Medewerker, kies de Toegangsmodus en vink het vakje aan om een uitnodiging naar hun e-mailadres te sturen.
Er zijn drie soorten Toegangsmodus voor medewerkers:
Lezen: Medewerkers kunnen taken bekijken maar niet bewerken.
Bewerken met beperkte toegang: Medewerkers kunnen de taken die ze volgen bekijken en bewerken.
Bewerken: Medewerkers kunnen alle taken bekijken en bewerken.
Klik bovenaan de projectinstellingen op Project delen en klik vervolgens op het (prullenbak) icoon om de toegang van een uitgenodigde medewerker in te trekken.
Notitie
Interne gebruikers zonder toegang tot het project hebben nog steeds toegang tot een taak als de URL met hen is gedeeld. Bij projecten die zijn ingesteld als Uitgenodigde interne gebruikers (privé), moeten ze ook volger zijn van de taak.
Activiteiten plannen¶
Je kan activiteiten (bijv. Bellen, Afspraak, enz.) per project plannen door op het klok icoontje te klikken op een project. Dit opent een lijst met de reeds geplande activiteiten en maakt het mogelijk om nieuwe activiteiten te plannen door te klikken op + Plan een activiteit. Selecteer in het pop-upvenster het Soort activiteit, voer een Samenvatting en een Vervaldatum, voor die activiteit in, en wijs het toe aan een werknemer. Afhankelijk van het Soort activiteit, zijn er mogelijk extra opties beschikbaar.
Notitie
Als een activiteit reeds gepland is kan het icoontje veranderen in een telefoon, een groep personen of iets anders.
Top balk¶
Bij projectbeheer is het vaak nodig om de verschillende records en documenten met betrekking tot een project te bekijken. De bovenbalk van Odoo Project biedt snelle toegang tot deze essentiële resources. Je kunt de bovenbalk van elk project aanpassen aan de specifieke behoeften.
Open de Project app, klik op de projectkaart en klik vervolgens op de (schuifregelaars) knop in de bovenbalk om de bovenbalk voor een project in te stellen. Klik in de balk die boven de zoekbalk verschijnt op de (schuifregelaars) knop om de records te selecteren die je wilt weergeven, zoals urenstaten, verkooporders, verkoopfacturen, documenten, dashboards, enzovoort.
Klik vervolgens op de knoppen om toegang te krijgen tot de gerelateerde records zonder de Project app te verlaten. Klik op de Taken knop in de bovenbalk om terug te keren naar de kanban-weergave van je projecttaken.
