Gegevens opschonen

De Odoo-app Gegevens opschonen handhaaft gegevensintegriteit en -consistentie met de volgende functies:

  • Dedupliceert: voegt dubbele items samen of verwijdert ze om te zorgen dat gegevens uniek zijn.

  • Recyclen: identificeert verouderde records om ze te archiveren of te verwijderen.

  • Formats: standaardiseert tekstgegevens door ze op te zoeken en te vervangen volgens gespecificeerde behoeften.

Aanpasbare regels zorgen ervoor dat tekstgegevens up-to-date, gestroomlijnd, consistent geformatteerd en afgestemd op bedrijfsspecifieke opmaakeisen blijven.

Modules installeren

De applicatie Gegevens opschonen bestaat uit verschillende modules. Installeer de volgende om toegang te krijgen tot alle beschikbare functies:

Naam
Technische naam

Omschrijving
Gegevens recyclen
data_recycle

Basismodule om de recyclefunctie in te schakelen, beschikbaar op Odoo Community-editie.
Gegevens opschonen
gegevens_opschonen

Schakelt de veldopschoningsfunctie in om tekstgegevens over meerdere records te formatteren, alleen beschikbaar op Odoo Enterprise-editie.
Gegevens opschonen (samenvoegen)
data_merge

Schakelt de deduplicatiefunctie in om vergelijkbare (of dubbele) records te vinden en samen te voegen, alleen beschikbaar op Odoo Enterprise-editie.
CRM Deduplicatie
data_merge_crm

Schakelt de deduplicatiefunctie in de CRM-app in en gebruikt de standaard samenvoegfunctie van CRM.
Helpdesk samenvoegactie
data_merge_helpdesk

Schakelt de samenvoegfunctie in voor de Helpdesk-app.
Project samenvoegactie
data_merge_project

Schakelt de samenvoegfunctie in voor de Project-app.
UTM-deduplicatie
data_merge_utm

Schakelt de samenvoegfunctie in voor de UTM Tracker-app.
WMS Boekhouding samenvoeging
data_merge_stock_account

Creëert een waarschuwing bij het samenvoegen van producten die de voorraadwaardering kunnen beïnvloeden, als de Voorraad-app is geïnstalleerd.

Ontdubbeling

Het Duplicaten-dashboard groepeert vergelijkbare records die samengevoegd kunnen worden op basis van overeenkomende voorwaarden binnen de records die zijn ingesteld door de deduplicatieregels.

Navigeer naar dit dashboard door te gaan naar Data Cleaning-app ‣ Deduplicatie.

Deduplicatiedashboard in de toepassing Gegevensopschoning.

De RULE zijbalk toont elk van de actieve ontdubbelingsregels en toont het totale aantal gedetecteerde duplicaten naast elke regel.

Standaard is de regel Alle geselecteerd. Records worden gegroepeerd op hun regel, met een Overeenkomst-beoordeling (van de 100%), met de volgende kolommen:

  • Created On: de datum en tijd waarop de originele record is gemaakt.

  • Naam: de naam of titel van het originele record.

  • Veldwaarden: de oorspronkelijke recordwaarden voor de velden die worden gebruikt om duplicaten te detecteren.

  • Gebruikt in: Toont andere modellen die verwijzen naar de originele record.

  • ID: de unieke ID van het oorspronkelijke record.

  • Is master: de duplicaten worden samengevoegd in het master-record. Er kan slechts één masterrecord zijn in een groepering van vergelijkbare records.

Selecteer een specifieke regel in de REGEL zijbalk om de dubbele records te filteren.

Dubbele records samenvoegen

Om records samen te voegen, kies je eerst een master record binnen de groepering van gelijksoortige records. De masterrecord fungeert als de basis, waar alle extra informatie uit soortgelijke records in wordt samengevoegd.

Optioneel kan er geen masterrecord worden ingesteld, zodat Odoo willekeurig een record kiest om in samen te voegen.

Klik vervolgens op de knop Samenvoegen bovenaan de groep gelijksoortige records. Klik vervolgens op Ok om het samenvoegen te bevestigen.

Zodra een record is samengevoegd, wordt er een bericht geregistreerd in de chatter van het masterrecord waarin de samenvoeging wordt beschreven. Bepaalde records, zoals Project-taken, worden in de chatter geregistreerd met een link naar het oude record als handig referentiepunt van de samenvoeging.

Tip

Verwijder groepen door op de DISCARD knop te klikken. Als je dit doet, wordt de groepering uit de lijst verborgen en gearchiveerd.

Bekijk verworpen groeperingen door het filter Verworpen te selecteren in de zoekbalk.

Regels voor ontdubbeling

De Deduplicatieregels stellen de voorwaarden in voor hoe records als duplicaten worden gedetecteerd.

Deze regels kunnen voor elk model in de database worden geconfigureerd, met verschillende niveaus van specificiteit. Ga om aan de slag te gaan naar Data Cleaning-app ‣ Configuratie ‣ Deduplicatie.

Tip

De deduplicatieregels worden standaard eenmaal per dag uitgevoerd als onderdeel van een geplande actie cron (Gegevens samenvoegen: dubbele records zoeken). Elke regel kan echter op elk moment handmatig worden uitgevoerd.

Een deduplicatieregel wijzigen

Selecteer een standaardregel om te bewerken, of maak een nieuwe regel aan door op de knop Nieuw te klikken.

Kies eerst een Model voor deze regel. Als je een model selecteert, wordt de titel van de regel bijgewerkt naar het gekozen model.

Configureer optioneel een Domein om de records te specificeren die in aanmerking komen voor deze regel. Het aantal records dat in aanmerking komt wordt getoond in de # record(s) link.

Afhankelijk van het geselecteerde Model verschijnt het veld Duplicaatverwijdering. Kies of samengevoegde records moeten worden Gearchiveerd of Verwijderd.

Selecteer vervolgens een Merge Mode:

  • Handmatig: vereist dat elke dubbele groep handmatig wordt samengevoegd, schakelt ook het Gebruikers waarschuwen veld in.

  • Automatisch: voegt dubbele groeperingen automatisch samen, zonder gebruikers op de hoogte te stellen, op basis van de records met een overeenkomstpercentage boven de drempelwaarde die is ingesteld in het veld Overeenkomstdrempel.

Schakel de Active om te beginnen met het vastleggen van duplicaten met deze regel zodra deze is opgeslagen.

Maak ten slotte ten minste één ontdubbelingsregel in het Deduplicatieregels veld, door te klikken op Een regel toevoegen, onder de Uniek ID veld kolom.

  • Selecteer een veld in het model in het vervolgkeuzemenu Uniek ID-veld. Naar dit veld wordt verwezen voor vergelijkbare records.

  • Selecteer een aflettercode in het veld Komt overeen als om de deduplicatieregel toe te passen, afhankelijk van de tekst in het Uniek ID-veld:

    • Exacte overeenkomst: de tekens in de tekst komen precies overeen.

    • Hoofdletterongevoelig/accentongevoelig: de tekens in de tekst komen overeen, ongeacht hoofdlettergebruik en taalspecifieke accentverschillen.

Belangrijk

Er moet minstens één Deduplicatieregel worden ingesteld om duplicaten te kunnen vastleggen.

Tip

Er zijn nog een paar velden beschikbaar voor een geavanceerde configuratie.

In een database met meerdere bedrijven is het veld Cross-Company beschikbaar. Als dit is ingeschakeld, worden duplicaten van verschillende bedrijven voorgesteld.

Activeer Ontwikkelaarsmodus (debugmodus) om het veld Suggestiedrempel weer te geven. Duplicaten met een overeenkomst onder de drempelwaarde die in dit veld is ingesteld, worden niet voorgesteld.

Als de regelconfiguratie voltooid is, kun je het regelformulier sluiten of doe de regel handmatig om direct dubbele records vast te leggen.

Handmatig een deduplicatieregel uitvoeren

Om een specifieke deduplicatieregel op elk moment handmatig uit te voeren, ga je naar Data Cleaning-app ‣ Configuratie ‣ Deduplicatie en selecteer je de uit te voeren regel.

Selecteer dan op het regelformulier de Deduplicate knop linksboven. Als je dat doet, geeft de Duplicates slimme knop het aantal vastgelegde duplicaten weer.

Klik op de slimme knop Duplicaten om deze records te beheren.

Records recyclen

Gebruik de functie records recyclen om oude en verouderde records uit de database te verwijderen.

Het dashboard Records in veld recyclen toont records die kunnen worden gearchiveerd of verwijderd, door aflettering binnen de records die zijn ingesteld door de regels voor het recyclen van records.

Ga naar dit dashboard door te gaan naar Data Cleaning-app ‣ Records recyclen.

Dashboard Records in veld recyclen in de Data Cleaning-applicatie.

De zijbalk RECYCLEREGELS toont alle actieve regels voor het recyclen van records.

Standaard is de optie Alle geselecteerd. Records worden weergegeven met de volgende kolommen:

  • Record ID: het ID van het oorspronkelijke record.

  • Recordnaam: de naam of titel van het originele record.

Selecteer een specifieke regel in de zijbalk RECYCLEREGELS om de records te filteren.

Om records te recyclen klik je op de Validate knop op de rij van de record.

Als dat gebeurt, wordt het record gerecycled, afhankelijk van hoe de regel is geconfigureerd, om te worden gearchiveerd of verwijderd uit de database.

Tip

Gooi groepen weg door op de Verwijder knop te klikken. Als je dit doet, wordt het record verborgen uit de lijst en in de toekomst niet meer gedetecteerd door de recycle regel.

Bekijk verwijderde records door het Verwijderd filter te selecteren uit het zoekbalk uitklapmenu.

Recycle record regels

De Regels voor het recyclen van records stellen de voorwaarden in voor hoe records worden gerecycled.

Om deze regels te configureren voor elk model in de database, navigeer naar Gegevens opschonen app ‣ Configuratie ‣ Records recyclen.

Tip

Regels voor recyclen worden standaard één keer per dag uitgevoerd als onderdeel van een geplande actie (cron) (Gegevens recyclen: Records opschonen). Elke regel kan echter ook op elk moment handmatig worden uitgevoerd.

Standaard bestaan er geen recycle-record regels. Klik op de New knop om een nieuwe regel aan te maken.

Op het regelformulier voor recycle-records kies je eerst een Model voor deze regel. Als je een model selecteert, wordt de titel van de regel bijgewerkt naar het gekozen model.

Configureer optioneel een Filter om de records te specificeren die in aanmerking komen voor deze regel. Het aantal records dat in aanmerking komt wordt getoond in de # record(s) link.

Configureer vervolgens het veld en het tijdbereik voor hoe de regel de te recyclen records detecteert:

  • Tijdveld: selecteer een veld uit het model om de tijd op te baseren (Delta).

  • Delta: voer de tijdsduur in, die een geheel getal moet zijn (bijvoorbeeld 7).

  • Delta-eenheid: selecteer de tijdseenheid (Dagen, Weken, Maand, of Jaren).

Selecteer vervolgens een Recyclemodus:

  • Handmatig: vereist dat elke gedetecteerde record handmatig wordt gerecycled en schakelt het Gebruikers informeren veld in.

  • Automatisch: voegt automatisch gerecyclede groepen samen, zonder gebruikers hiervan op de hoogte te stellen.

Selecteer ten slotte een Recycleer actie om Archive of Delete records te selecteren. Als Verwijderen is geselecteerd, kies dan of Gearchiveerde records wel of niet in de regel moeten worden opgenomen.

Als de regelconfiguratie voltooid is, kun je het regelformulier sluiten of doe de regel handmatig om direct records vast te leggen om te recyclen.

Example

Je kunt een recycleregel configureren om gearchiveerde leads en opportunities te verwijderen die een jaar geleden voor het laatst zijn bijgewerkt, en met een specifieke reden voor verlies, door de volgende configuratie te gebruiken:

  • Model: Lead/Opportunity

  • Filter:

    • Actief is niet ingesteld

    • Verloren reden is in te duur

  • Tijdveld: Laatst bijgewerkt op (Lead/Opportunity)

  • Delta: 1

  • Delta Eenheid: Jaren

  • Recyclemodus: Automatisch

  • Recycleer actie: Verwijderen

  • Include Gearchiveerd:

Recycle records regelformulier voor een lead/opportunity.

Voer handmatig een recycle regel uit

Om op elk moment handmatig een specifieke recycle-regel uit te voeren, navigeer naar Gegevens opschonen app ‣ Configuratie ‣ Records recyclen, en selecteer de uit te voeren regel.

Klik vervolgens op het regelformulier op de Run Now knop linksboven. Als je dat doet, geeft de Records slimme knop het aantal vastgelegde records weer.

Klik op de Records slimme knop om deze records te beheren.

Veldreiniging

Gebruik de functie voor veldopschoning om consistente opmaak van namen, telefoonnummers, ID’s en andere velden in een database te behouden.

Het Veldopschoning records dashboard toont opmaakwijzigingen van gegevens in velden van een record, volgens een conventie die is ingesteld door de veldopschoningsregels.

Navigeer naar dit dashboard via Gegevens opschonen app ‣ Veldopschoning.

Veldopschoning records dashboard in de Gegevens opschonen applicatie.

De zijbalk OPSCHONINGSREGELS toont elk van de actieve opschoningsregels.

Standaard is de regel Alles geselecteerd. Records worden weergegeven met de volgende kolommen:

  • Record ID: het ID van het oorspronkelijke record.

  • Recordnaam: de naam of titel van het originele record.

  • Veld: het veld van het oorspronkelijke record dat de op te maken waarde bevat.

  • Actueel: de actuele waarde in het veld van het oorspronkelijke record.

  • Voorgesteld: de voorgestelde opgemaakte waarde in het veld van het oorspronkelijke record.

Om records op te schonen en op te maken, klik op de Valideren knop op de rij van het record.

Hierna wordt het record opgemaakt en/of opgeschoond.

Tip

Negeer records door op de Negeren knop te klikken. Hierna wordt het record verborgen in de lijst en wordt het in de toekomst niet meer gedetecteerd door de veldopschoningsregel.

Bekijk verwijderde records door het Verwijderd-filter te selecteren vanuit de zoekbalk.

Regels voor veldopschoning

De Regels voor veldopschoning stellen de voorwaarden in waarmee velden opgeschoond en/of geformatteerd worden.

Deze regels kunnen voor elk model in de database geconfigureerd worden, en met verschillende niveaus van specificiteit. Navigeer naar Data Cleaning-app ‣ Configuratie ‣ Veldopschoning om aan de slag te gaan.

Tip

De regels voor veldopschoning worden standaard eenmaal per dag uitgevoerd als onderdeel van een geplande actie cron (Data Cleaning: Clean Records). Elke regel kan echter op elk moment handmatig uitgevoerd worden.

Standaard bestaat er een Contact-regel om de records van de Contacten-app op te schonen en te formatteren. Selecteer het Contact-record om bewerkingen te maken, of selecteer de Nieuw-knop om een nieuwe regel te maken.

Kies op het formulier voor de veldopschoningsregel eerst een Model waarop deze regel gericht moet zijn. Het selecteren van een model werkt de regeltitel bij naar het gekozen model.

Configureer vervolgens ten minste één regel door op Voeg een regel toe te klikken in de sectie Regels.

Hierna verschijnt een Regels aanmaken-pop-upvenster met de volgende velden om te configureren:

  • Selecteer een Op te schonen veld uit het model om aan een actie toe te wijzen.

  • Kies een van de volgende Actie-opties:

    • Spaties bijknippen toont het Bijknippen-veld om de optie Alle spaties of Overbodige spaties te selecteren. Voorloop-, achterloop- en opeenvolgende spaties worden als overbodig beschouwd.

      Example

      De contactnaam Dr.  John   Doe kan met de volgende Bijknippen-opties geformatteerd worden:

      • Alle spaties: DR.JohnDoe

      • Overbodige spaties: DR. John Doe

    • Lettertype instellen toont het Lettertype-veld om Eerste letters naar hoofdletters, Alle hoofdletters of Alle kleine letters te selecteren.

      Example

      De titel van de lead/verkoopkans lumber inc, Lorraine douglas kan met de volgende Lettertype-opties geformatteerd worden:

      • Eerste letters naar hoofdletters: Lumber Inc, Lorraine Douglas

      • Alle hoofdletters: LUMBER INC, LORRAINE DOUGLAS

      • Alle kleine letters: lumber inc, lorraine douglas

    • Telefoon opmaken zet het telefoonnummer om naar een internationaal landenformaat.

      Example

      • België: 061928374 +32 61 92 83 74

      • Verenigde Staten: 800 555-0101 +1 800-555-0101

    • HTML opschonen zet HTML om naar platte tekst.

      Example

      HTML-tekst
      <h1>John Doe</h1>
<p>Lorem ipsum dolor sit <a href="https://example.com">amet</a>.</p>
      Gewone tekst
      **John Doe** Lorem ipsum dolor sit amet [1] .[1] https://example.com

    Als een veld en actie zijn geselecteerd, klik je op Opslaan om het pop-upvenster Regels aanmaken te sluiten.

Selecteer vervolgens een Opschoningswijze:

  • Handmatig: vereist dat elk gedetecteerd veld handmatig wordt opgeschoond en schakelt het veld Gebruikers verwittigen in.

  • Automatisch: schoont velden automatisch op zonder gebruikers te verwittigen.

Als de configuratie van de regel compleet is, sluit je het regelformulier of voer je de regel handmatig uit om direct velden vast te leggen die opgeschoond moeten worden.

Een veldopschoningsregel handmatig uitvoeren

Om een specifieke veldopschoningsregel op elk moment handmatig uit te voeren, navigeer je naar Data Cleaning-app ‣ Configuratie ‣ Veldopschoning en selecteer je de uit te voeren regel.

Selecteer vervolgens op het regelformulier de knop Opschonen linksboven. Hierna toont de slimme knop Records het aantal vastgelegde records.

Klik op de slimme knop Records om deze records te beheren.

Actiemanager samenvoegen

De Samenvoegactiebeheerder schakelt de actie Samenvoegen in of uit die beschikbaar is in het menu Acties voor modellen in de database.

Schakel Ontwikkelaarsmodus (debugmodus) in en navigeer naar Data Cleaning-app ‣ Configuratie ‣ Samenvoegactiebeheerder.

Modellen worden weergegeven met de volgende kolommen:

  • Model: technische naam van het model.

  • Modelbeschrijving: schermnaam van het model.

  • Type: of het model van het type Basisobject of Aangepast object is.

  • Tijdelijk model: het model verwerkt tijdelijke gegevens die niet langdurig in de database hoeven te worden opgeslagen.

  • Kan worden samengevoegd: schakelt de actie Samenvoegen in voor het model.

Gebruik de zoekbalk om te bekijken welke modellen standaard zijn ingeschakeld en te filteren op modellen die Kunnen worden samengevoegd.

Zie ook

Contacten samenvoegen