Nummering leveranciersfacturen¶
Bij het bevestigen van een leveranciersfactuur genereert Odoo een uniek referentienummer voor de leveranciersfactuur. Hierbij wordt standaard het reeksformaat BILL/jaar/maand/oplopend-nummer (bv. BILL/2025/01/00001) gebruikt, dat elk jaar opnieuw begint vanaf 00001.
Het is echter mogelijk om het volgordeformaat te wijzigen en de periodiciteit ervan, en om leveranciersfacturen in groep te hernummeren.
Notitie
Wijzigingen aan referentienummers worden vastgelegd in de chatter.
De standaard reeksnummering wijzigen¶
Om de standaard reeksnummering aan te passen, open je de laatst bevestigde leveranciersfactuur, klik je op Terugzetten naar concept en bewerk je het referentienummer van de leveranciersfactuur.
Odoo legt vervolgens uit hoe het gedetecteerde formaat wordt toegepast op alle toekomstige leveranciersfacturen. Als bijvoorbeeld de maand van de huidige leveranciersfactuur wordt verwijderd, verandert de periodiciteit van de reeksnummering naar elk jaar in plaats van elke maand.
Tip
Het reeksformaat kan direct worden bewerkt bij het aanmaken van de eerste leveranciersfactuur van een bepaalde reeksperiode.
Leveranciersfacturen massaal hernummeren¶
Het kan handig zijn om meerdere leveranciersfactuurnummers tegelijk te hernummeren. Bijvoorbeeld bij het importeren van leveranciersfacturen uit een ander boekhoudsysteem, waarbij het referentienummer werd overgenomen uit de vorige software, moet de continuïteit voor het huidige jaar worden behouden zonder opnieuw vanaf het begin te starten.
Notitie
Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met beheerders- of adviseurstoegang.
Volg deze stappen om leveranciersfactuurnummers te hernummeren:
Activeer de ontwikkelaarsmodus.
Selecteer in de lijstweergave van leveranciersfacturen de leveranciersfacturen die een nieuw reeksnummer nodig hebben.
Klik op het menu Acties en selecteer Hernummeren.
Kies in het veld Ordening uit:
Huidige volgorde behouden: de volgorde van de nummers blijft hetzelfde.
Herordenen op boekingsdatum: het nummer wordt geherordend op boekingsdatum.
Stel de eerste nieuwe reeksnummer in.
Bekijk de voorvertoning van de wijzigingen en klik op Bevestigen.
Notitie
Om aan te geven waar de hernummering begon, wordt de eerste leveranciersfactuur in de nieuwe volgorde rood gemarkeerd in de lijst Leveranciersfacturen. Deze visuele markering is permanent en louter informatief.
Als er onregelmatigheden zijn in de nieuwe reeksnummering, zoals hiaten, geannuleerde of verwijderde items binnen de open periode, verschijnt er een melding Hiaten in de reeks in het dagboek Leveranciersfacturen op het Boekhouding-dashboard. Klik op Hiaten in de reeks om meer details over de gerelateerde leveranciersfactuur/-facturen te bekijken. Deze visuele markering is tijdelijk en verdwijnt zodra de boekingsdatum van de boeking op of na de vergrendeldatum ligt.
Tip
Hernummeren is in deze gevallen niet mogelijk:
Wanneer boekingen voor een vergrendeldatum vallen.
Wanneer de reeks tot een duplicaat leidt.
Wanneer het bereik ongeldig is. Bijvoorbeeld als de Factuurdatum niet overeenkomt met de datum in de nieuwe reeksnummering, zoals het gebruik van een 2024-reeks (BILL/2024/MM/XXXX) voor een leveranciersfactuur gedateerd in 2025.
In deze gevallen verschijnt de melding Validatiefout.