Volgorde leveranciersfactuur

Bij het bevestigen van een leveranciersfactuur genereert Odoo een uniek referentienummer voor de leveranciersfactuur. Standaard gebruikt het de volgorde-indeling BILL/jaar/maand/oplopend-nummer (bv. BILL/2025/01/00001), die elk jaar opnieuw begint vanaf 00001.

Het is echter mogelijk om de volgordenotatie te wijzigen en de frequentie ervan, en om leveranciersfacturen massaal te hernummeren.

Notitie

Wijzigingen aan referentienummers worden vastgelegd in de chatter.

De standaardvolgorde wijzigen

Om de standaardvolgorde te personaliseren, open je de laatst bevestigde leveranciersfactuur, klik je op Terugzetten naar concept en bewerk je het referentienummer van de leveranciersfactuur.

Odoo legt vervolgens uit hoe de gedetecteerde notatie wordt toegepast op alle toekomstige leveranciersfacturen. Als bijvoorbeeld de maand van de huidige leveranciersfactuur wordt verwijderd, verandert de frequentie van de volgorde naar elk jaar in plaats van elke maand.

Tip

De volgordenotatie kan direct worden bewerkt bij het aanmaken van de eerste leveranciersfactuur van een bepaalde volgordeperiode.

Leveranciersfacturen massaal hernummeren

Het kan handig zijn om meerdere leveranciersfactuurnummers te hernummeren. Bijvoorbeeld bij het importeren van leveranciersfacturen uit een ander boekhoudsysteem waarbij het referentienummer afkomstig is van de vorige software, moet de continuïteit voor het huidige jaar worden behouden zonder opnieuw vanaf het begin te starten.

Notitie

Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met beheerders- of adviseurstoegang.

Volg deze stappen om leveranciersfactuurnummers te hernummeren:

1. Activeer de ontwikkelaarsmodus.

2. Selecteer in de lijstweergave van leveranciersfacturen de leveranciersfacturen die een nieuwe volgorde nodig hebben.

3. Klik op het menu Acties en selecteer Hernummeren.

4. Kies in het veld Ordening om

   • Huidige volgorde behouden: de volgorde van de nummers blijft hetzelfde.

   • Herordenen op boekingsdatum: het nummer wordt geherordend op boekingsdatum.

5. Stel de eerste nieuwe volgorde in.

6. Wijzigingen bekijken en klik op Bevestigen.

Notitie

• Om aan te geven waar de volgordewijziging begon, wordt de eerste leveranciersfactuur in de nieuwe volgorde rood gemarkeerd in de lijst Leveranciersfacturen. Deze visuele markering is permanent en louter informatief.

• Als er onregelmatigheden zijn in de nieuwe volgorde, zoals hiaten, geannuleerde of verwijderde items binnen de open periode, verschijnt een melding Hiaten in de volgorde in het dagboek Leveranciersfacturen op het Boekhouding-dashboard. Klik op Hiaten in de volgorde om meer details over de gerelateerde leveranciersfactuur/facturen te bekijken. Deze visuele markering is tijdelijk en verdwijnt zodra de boekingsdatum van de boeking op of na de vergrendeldatum ligt.

Tip

Opnieuw volgorden is niet mogelijk:

• Wanneer boekingen voor een vergrendeldatum vallen.

• Wanneer de volgorde tot een duplicaat leidt.

• Wanneer het bereik ongeldig is. Bijvoorbeeld als de Factuurdatum niet overeenkomt met de datum in de nieuwe volgorde, zoals het gebruik van een 2024-volgorde (BILL/2024/MM/XXXX) voor een leveranciersfactuur gedateerd in 2025.

In deze gevallen verschijnt er een melding Validatiefout.