Aan de slag

Maak een nieuwe spreadsheet

Nieuwe spreadsheet maken:

1. Open Documenten en navigeer naar de sectie of map waar de spreadsheet moet worden aangemaakt.

2. Klik op Nieuw en selecteer Spreadsheet.

   Tip

   Als alternatief kun je vanuit de Alles-map klikken op Nieuw en Spreadsheet selecteren, en daarna kiezen in welke Map de spreadsheet moet worden aangemaakt.

3. Klik op Lege spreadsheet of selecteer de relevante sjabloon om een nieuwe spreadsheet te maken met behulp van een bestaande sjabloon.

4. Klik op Aanmaken.

5. Klik op Naamloze spreadsheet bovenaan het scherm om de naam van de spreadsheet te bewerken.

Tip

Je kunt ook een nieuwe spreadsheet maken door:

• te klikken op Bestand ‣ Nieuw in de menubalk van een geopende spreadsheet; of

• een lijst, draaitabel of grafiek vanuit een andere Odoo-app invoegen in een nieuwe spreadsheet direct vanuit de betreffende app.

In deze gevallen wordt de nieuwe spreadsheet opgeslagen in Documenten in de persoonlijke map Mijn Drive.

Sjablonen

Spreadsheetsjablonen stellen je in staat om snel spreadsheets te maken zonder vanaf nul te beginnen. Je zou bijvoorbeeld een sjabloon kunnen maken voor een maandelijks budgetrapport of een driemaandelijks verkoopcommissierapport.

Notitie

Sjablonen zijn beschikbaar voor alle gebruikers in de database.

Maak een sjabloon

Elke spreadsheet kan worden opgeslagen als sjabloon.

Een sjabloon maken:

1. Open de relevante spreadsheet of maak een nieuwe.

2. Klik in de menubalk op Bestand ‣ Opslaan als sjabloon. Pas de standaard Sjabloonnaam indien nodig aan en klik op Bevestigen.

Belangrijk

Zodra een spreadsheet als sjabloon is opgeslagen, worden alle verdere wijzigingen aan de open spreadsheet alleen in die spreadsheet opgeslagen. Om wijzigingen in de sjabloon aan te brengen, moet je de sjabloon bewerken.

Je kunt ook een sjabloon maken door een kopie van een bestaande sjabloon te maken en deze te bewerken.

Gebruik sjablonen

Open de Documenten-app en klik op Nieuw ‣ Spreadsheet om een nieuwe spreadsheet te maken met een sjabloon. Selecteer het relevante sjabloon en klik op Aanmaken.

Ga anders naar Documenten ‣ Configuratie ‣ Spreadsheetsjablonen en klik vervolgens op de regel van het relevante sjabloon op Nieuwe spreadsheet.

Notitie

Standaard neemt de nieuwe spreadsheet de naam van het sjabloon over, die bovenaan het scherm wordt weergegeven. Klik op de naam om de spreadsheet een andere naam te geven en bewerk deze.

Sjablonen beheren en bewerken

Beheer sjablonen door naar :menuselectie:`Documenten --> Configuratie --> Spreadsheet Sjablonen` te gaan. Verwijder de Mijn sjablonen filter om alle sjablonen in de database te bekijken.

Verschillende acties zijn mogelijk:

• Kopieer een bestaand sjabloon door aan de rechterkant van het scherm op Maak een kopie te klikken. Het nieuwe sjabloon verschijnt onderaan de lijst. Klik op de Naam om deze te bewerken.

• Bewerk een bestaand sjabloon (inclusief een sjabloon dat je zojuist hebt gekopieerd) door op Bewerken te klikken en vervolgens de vereiste wijzigingen aan te brengen. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

• Verwijder een sjabloon door het selectievakje ernaast aan te vinken, op Acties te klikken en vervolgens op Verwijderen.

Bestanden uploaden

Bestanden in .xlsx- of .csv-formaat kunnen worden geüpload naar Documenten en geopend met Spreadsheet. Ga als volgt te werk:

1. Open Documenten en navigeer naar de sectie of map waar de spreadsheet moet worden opgeslagen.

2. Klik op Nieuw en selecteer Upload.

3. Selecteer het relevante .xlsx- of .csv-bestand en klik op Openen.

4. Klik op het geüploade bestand.

5. Standaard wordt het originele bestand verwijderd wanneer het wordt geopend met Spreadsheet. Om het originele bestand in dezelfde map in Documenten te behouden, schakel je Bronbestand naar prullenbak sturen uit.

6. Klik op Openen met Odoo Spreadsheet.

Het bestand kan nu volledig worden bewerkt in Spreadsheet.

Spreadsheets beheren

Gebruikers met Bewerker-rechten voor een specifieke spreadsheet hebben verschillende opties om de spreadsheet te beheren via het Bestand-menu:

• Kopie maken: maakt een duplicaat van de huidige spreadsheet met dezelfde regionale instellingen (of locale).

• Delen: hiermee kun je toegangsrechten voor de spreadsheet configureren en deze Delen met specifieke gebruikers of een deelbare link kopiëren. Voor een spreadsheet met dynamische Odoo-gegevens die moet worden gedeeld met een gebruiker die niet over de juiste toegangsrechten tot de gegevens beschikt, is het mogelijk om de spreadsheet te Bevriezen en delen.

  Zie ook

  Toegang en delen

• Downloaden: downloadt de spreadsheet in .xlsx-formaat.

  Belangrijk

  Wanneer je een spreadsheet in .xlsx-formaat downloadt, worden spreadsheetformules die Odoo-gegevens uit je database ophalen, bv. via een ingevoegde lijst of via andere Odoo-specifieke functies, geconverteerd naar de waarden die ze zouden hebben geretourneerd op het moment dat de spreadsheet werd gedownload.

  Tip

  Gebruikers met Viewer-rechten kunnen ook een spreadsheet in .xlsx-formaat downloaden.

• Afdrukken: drukt een kopie van de spreadsheet af op een aangesloten printer.

• Opslaan als sjabloon: hiermee kan de huidige spreadsheet worden gebruikt als sjabloon voor toekomstige spreadsheets.

• Naar prullenbak verplaatsen: verplaatst de spreadsheet naar de prullenbakmap van de Documenten-app

  Tip

  Items in de prullenbakmap worden na 30 dagen definitief verwijderd.

• Toevoegen aan dashboard: converteert de huidige spreadsheet naar een Odoo-dashboard.

• Versiegeschiedenis bekijken: biedt alleen-lezen toegang tot eerdere versies van de huidige spreadsheet, die een naam kunnen krijgen en indien nodig kunnen worden hersteld.

• Instellingen: hiermee kun je de locale van de huidige spreadsheet bekijken en wijzigen.

Versiegeschiedenis

Odoo Spreadsheet slaat automatisch versies van spreadsheets op wanneer wijzigingen worden aangebracht, zodat gebruikers met Editor-rechten eerdere versies kunnen bekijken en herstellen.

Klik op Bestand ‣ Versiegeschiedenis bekijken in de menubalk om de versiegeschiedenis van een spreadsheet te openen. Opgeslagen versies verschijnen in een paneel aan de rechterkant van de spreadsheet. De naam van de gebruiker die de wijziging heeft aangebracht wordt weergegeven, evenals de datum en tijd van de wijziging.

De volgende acties zijn mogelijk:

• Bekijk een eerdere versie in alleen-lezen-formaat door op de relevante versie te klikken.

• Herstel een eerdere versie door op (verticaal beletselteken) te klikken en vervolgens op Deze versie herstellen.

• Kopieer een eerdere versie door op (verticaal beletselteken) te klikken en vervolgens op Maak een kopie. Een kopie van de versie wordt geopend als een nieuwe spreadsheet.

• Maak benoemde versies door op de datum en tijd van de relevante versie te klikken en de gewenste naam in te voeren. De datum en tijd van de versie worden vervolgens onder de nieuwe naam weergegeven.

Tip

Bij het bekijken van een eerdere, alleen-lezen-versie van een spreadsheet zijn de volgende acties nog steeds mogelijk:

• Doorzoek de spreadsheet door op Bewerken ‣ Zoeken en vervangen te klikken of gebruik de sneltoets Ctrl + H.

• Kopieer een afzonderlijke cel of geselecteerd gebied door op Bewerken ‣ Kopiëren te klikken of gebruik de sneltoets Ctrl + C.

Regionale instellingen

Om ervoor te zorgen dat gegevens consistent worden weergegeven voor alle gebruikers, worden de regionale instellingen (of locale) van een spreadsheet beheerd op spreadsheetniveau. Deze locale beïnvloedt de volgende instellingen en formaten:

• duizendtal- en decimaalscheidingstekens

• datum- en tijdformaten

• eerste dag van de week

Standaard neemt een nieuwe spreadsheet de regionale instellingen over van de gebruiker die deze heeft gemaakt. Bijvoorbeeld, alle spreadsheets die zijn gemaakt door een gebruiker wiens taal is ingesteld op Frans (BE) / Français (BE) volgen de Belgisch-Franse conventies.

De locale van een spreadsheet kan op elk moment worden bekeken en gewijzigd door een gebruiker met Editor-rechten. Klik op Bestand ‣ Instellingen in de menubalk om de locale van een spreadsheet te bekijken. Het paneel Spreadsheet-instellingen wordt geopend aan de rechterkant van de spreadsheet. Selecteer de gewenste locale uit het dropdownmenu om de locale te wijzigen.

Tip

Wanneer je een spreadsheet opent met een andere locale dan die van je gebruikersprofiel, verschijnt er rechtsboven in de spreadsheet een blauw (wereldbol)-icoon. Door over het icoon te bewegen, verschijnt een waarschuwingsbericht dat de locale van de spreadsheet aangeeft en formaten markeert die verschillen.

Als er geen (globe)-icoon wordt weergegeven, betekent dit dat de landinstelling van de spreadsheet hetzelfde is als die van je gebruikersprofiel.

Converteer een spreadsheet naar een dashboard

Een gebruiker met de juiste toegangsrechten kan een Odoo-spreadsheet converteren naar een dashboard dat vervolgens toegankelijk is via Odoo Dashboards. Doe hiervoor het volgende:

1. Klik op Bestand ‣ Toevoegen aan dashboard in de menubalk.

2. Voer de Dashboardnaam in.

3. Selecteer het relevante Dashboardgedeelte in het vervolgkeuzemenu of typ de naam van het nieuwe gedeelte om een nieuw dashboardgedeelte te maken. Klik vervolgens op Aanmaken.

4. Pas indien nodig de Toegangsgroepen aan om te bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot het dashboard.

5. Klik op Aanmaken.

Tip

• Standaard fungeert het eerste tabblad van de spreadsheet als de front end van het dashboard.

• Het is ook mogelijk om een spreadsheet vanuit de Dashboard-configuratie-instellingen naar een dashboard te converteren door de spreadsheet rechtstreeks aan een bestaand of nieuw dashboardgedeelte toe te voegen.

• Nadat een spreadsheet naar een dashboard is geconverteerd, wordt deze verwijderd uit Odoo Documenten. Eventuele wijzigingen moeten vervolgens via Odoo Dashboards worden aangebracht.