Offboarding

When an employee leaves the company, it is important to ensure their employee record is updated to reflect their departure, log the reason why, close any open activities associated with the employee, and provide them with any important documents.

Werknemer archiveren

In Odoo, when an employee leaves the company they must be archived. To archive an employee, first navigate to the Employees app. From here, locate the employee who is leaving the company, and click on their employee card.

Het werknemersformulier wordt geladen en toont al hun informatie. Klik op het (tandwiel)-icoon in de linkerbovenhoek. Er verschijnt een keuzemenu. Klik op Archiveren. Er verschijnt een pop-upvenster Beëindiging dienstverband.

Vul de volgende velden op het formulier in:

  • Reden van vertrek: Selecteer een reden waarom de werknemer vertrekt uit het vervolgkeuzemenu. De standaardopties zijn:

    • Ontslagen: Selecteer deze optie wanneer een werknemer wordt ontslagen en het bedrijf opzegging heeft gegeven.

    • Ontslag genomen: Selecteer deze optie wanneer de werknemer niet langer in dienst wil zijn en de werknemer opzegging heeft gegeven.

    • Met pensioen: Selecteer deze optie wanneer de werknemer met pensioen gaat.

    • Freelancer geworden: Selecteer deze optie wanneer de werknemer niet langer voor het bedrijf werkt, maar in plaats daarvan freelancer wordt.

  • Einddatum contract: Selecteer met de agendakiezer de laatste dag dat de werknemer voor het bedrijf werkt.

  • Gedetailleerde reden: Voer in dit veld een korte omschrijving in voor het vertrek van de werknemer.

  • Activiteiten sluiten: Vink het selectievakje aan naast elk type activiteit om openstaande activiteiten die ermee zijn gekoppeld te sluiten of te verwijderen. Het wordt aanbevolen alle toepasselijke selectievakjes aan te vinken. De beschikbare opties zijn:

    • Evaluaties: annuleert alle evaluaties die zijn gepland na de einddatum van het contract.

    • Contract: past een einddatum toe voor het huidige contract.

    • Bedrijfswagen: verwijdert de werknemer als stuurprogramma voor hun huidige bedrijfswagen en wijst de volgende stuurprogramma toe, indien van toepassing.

    • Time Off: cancels any time off requests after the contract end date.

    • Allocations: removes the employee from any accrual plans they are on.

  • HR-info: Vink het selectievakje aan naast Toegangslink verzenden om een downloadlink naar het persoonlijke e-mailadres van de werknemer te verzenden, met al hun persoonlijke HR-bestanden.

  • Private Email: This field appears if the HR Info checkbox is ticked. Enter the private email address for the employee.

Wanneer het formulier compleet is, klik op Toepassen. Het werknemersrecord wordt gearchiveerd, een e-mail met een downloadlink naar hun persoonlijke documenten wordt verzonden naar het privé-e-mailadres van de werknemer (indien geselecteerd) en er verschijnt een rode Gearchiveerd-banner in de rechterbovenhoek van het werknemersformulier. De chatter registreert de Vertrekdatum en Vertreksreden, en of er een toegangslink per e-mail is verzonden.

Het formulier voor beëindiging van het dienstverband met alle ingevulde velden.

Notitie

Tijdens het proberen te verzenden van de toegangslink voor HR-documenten kan er een Ongeldige bewerking-pop-upvenster verschijnen met het volgende foutbericht:

Gerelateerde gebruiker en privé-e-mail van werknemer moeten zijn ingesteld om de functie “Toegangslink verzenden” te gebruiken: (Werknemersnaam)

Als deze fout verschijnt, klik op Sluiten om het pop-upvenster te sluiten, en vink vervolgens het selectievakje Toegangslink verzenden uit om de selectie op te heffen in het Werknemersbeëindiging-pop-upvenster.

Klik op Toepassen om de werknemer te archiveren en de geselecteerde activiteiten te sluiten in het Werknemersbeëindiging-pop-upvenster, en keer terug naar het werknemersformulier.

Zorg er op het werknemersformulier voor dat de volgende velden zijn ingevuld:

  • Tabblad Privégegevens: Zorg ervoor dat een e-mailadres is ingevoerd in het veld E-mail.

  • Tabblad HR-instellingen: Zorg ervoor dat een Gerelateerde gebruiker is geselecteerd in het corresponderende veld.

Nadat de benodigde informatie is ingevoerd, verzend de toegangslink voor HR-documenten opnieuw