Reglas de aprobación¶
Las reglas de aprobación se usan para automatizar el proceso de aprobación para acciones. Le permiten definir criterios para cuando sea necesario antes de que se pueda realizar una acción con un botón.
Configuración¶
Para agregar reglas de aprobación con Studio, siga los siguientes pasos:
Abra Studio y cambie a la vista requerida.
Seleccione el botón de la regla a la que se debe aplicar.
Haga clic en Agregar un paso de aprobación en la pestaña Propiedades.
Especifique qué usuarios son responsables de la aprobación con uno o dos de los siguientes campos:
Aprobadores para especificar a uno o varios usuarios.
Grupo aprobador para especificar un grupo de usuarios.
Nota
Se crea una actividad para todos los usuarios qiue sean Approvers cuando se solicite su aprobación.
(opcional) Seleccione los Usuarios a notificar con una nota interna cuando la acción se apruebe o rechace.
(opcional) Agregue una Descripción que se muestre en el botón.
Truco
Puede especificar en qué condiciones se debe aplicar un paso de aprobación, solo debe hacer clic en el icono (filtro) a un lado del campo Aprobadores.
Para agregar otro paso de aprobación haga clic en Agregar un paso de aprobación. Cuando haya varios pasos, puede:
Activar la Aprobación exclusiva en cualquier paso para que un usuario que apruebe un paso no pueda aprobar el siguiente paso del mismo registro.
Para cambiar el Orden de aprobación de los pasos seleccione un número, en donde
1es el primer paso,2es el segundo y así sucesivamente. Un usuario responsable de un paso superior puede aprobar o rechazar los pasos previos a no ser que se seleccione Aprobción exclusiva.
Para eliminar un paso de aprobación haga clic en el icono (papelera) a un lado del campo Aprobadores.
Truco
Puede crear grupos de usuarios específicamente para aprobaciones.
Uso¶
Una vez que la regla de aprobación se defina en un botón, aparecerá el avatar de un usuario en el icono a un lado de la etiqueta del botón para cada paso de aprobación. Al hacer clic en el icono se mostrará uno o varios pasos.
Nota
Si un usuario no autorizado hace clic en el botón, se mostrará un mensaje de error y se creará una actividad para los usuarios en el campo Aprobadores, si los hay.
Los usuarios autorizados pueden:
Realice la acción de inmediato haciendo clic en el botón si es el último o único paso de aprobación.
Para aprobar la acción y dejar que otro usuario la realice (o moverla al siguiente paso de aprobación) haga clic en el icono del avatar de usuario a un lado de la etiqueta del botón, después haga clic en (aprobar).
Para rechazar la acción haga clic en el icono de avatar de usuario que se encuentra junto a la etiqueta del botón y después en el botón (Rechazar).
(solo para usuarios seleccionados en el campo Aprobadores) Para delegar sus derechos de aprobación a uno o más usuarios para todos los registros haga lo siguiente:
Haga clic en el icono (vista de kanban) y luego en Delegar.
Seleccione uno o más Aprobadores, seleccione Hasta cuándo tendrán derechos de aprobación (si deja este campo vacío será para siempre). También tiene la opción de seleccionar a los usuarios que se deben notificar mediante una nota interna con el campo Notificar a.
Truco
Un usuario que aprueba y rechaza una acción puede revocar su decisión haciendo clic en el icono de avatar del usuario a un lado de la etiqueta del botón y después en el botón (revocar). También pueden revocar la decisión de otros usuarios para pasos que estén más abajo en el Orden de aprobación a no ser que se active la Aprobación exclusiva.
Las aprobaciones se registran en el chatter del registro y también se crea una entrada de aprobación cada vez que ocurre una acción relacionada con una aprobación en Studio. Active el modo de desarrollador para acceder a las entradas de aprobación y vaya a .