Reglas de aprobación¶
Las reglas de aprobación sirven para automatizar el proceso de aprobación de las acciones. Estas te permiten definir criterios para cuando es necesario proporcionar aprobación antes de poder realizar una acción con un botón.
Configuración¶
Sigue estos pasos para agregar reglas de aprobación con Studio:
Abre Studio y selecciona la vista necesaria.
Selecciona el botón al que el sistema debe aplicar la regla.
Ve a la pestaña Propiedades y haz clic en Agregar un paso de aprobación.
Usa uno de los siguientes campos (o ambos) para especificar los usuarios responsables de aprobar la acción:
Aprobadores para especificar a uno o varios usuarios.
Grupo aprobador para especificar un grupo de usuarios.
Nota
El sistema crea una actividad para todos los usuarios definidos como aprobadores cuando se solicita su aprobación.
Selecciona los usuarios a notificar con una nota interna al aprobar o rechazar una acción (opcional).
Agrega una descripción que aparezca en el botón (opcional).
Truco
Haz clic en el icono (filtro) que se encuentra junto al campo Aprobadores para especificar en qué condiciones se debe aplicar un paso de aprobación.
Haz clic en Agregar un paso de aprobación para agregar otro paso de aprobación. Puedes hacer lo siguiente en caso de que existan varios:
Activa la función de Aprobación exclusiva en cualquier paso para que un usuario que apruebe un paso no pueda aprobar el siguiente del mismo registro.
Cambia el orden de aprobación de los pasos. Para ello, selecciona un número,
1es el primer paso,2es el segundo y así sucesivamente. El usuario responsable de un paso superior puede aprobar o rechazar los pasos anteriores a menos que selecciones la opción Aprobación exclusiva.
Haz clic en el icono (papelera) que se encuentra junto al campo Aprobadores para eliminar un paso de aprobación .
Truco
Puedes crear grupos de usuarios específicos para realizar aprobaciones.
Uso¶
Una vez que hayas definido la regla de aprobación en un botón, el icono de avatar de un usuario aparecerá junto a la etiqueta del botón para cada paso de aprobación. Al hacer clic en el icono aparecerá uno o varios pasos.
Nota
Si un usuario sin autorización hace clic en el botón, el sistema mostrará un mensaje de error y creará una actividad para los usuarios definidos en el campo Aprobadores en caso de que los haya.
Los usuarios autorizados pueden:
Realizar la acción si hacen clic en el botón si es el último o único paso de aprobación.
Aprobar la acción y dejar que otro usuario la lleve a cabo (o moverla al siguiente paso de aprobación). Deberán hacer clic en el icono de avatar de un usuario que se encuentra junto a la etiqueta del botón y después en (aprobar).
Rechazar la acción al hacer clic en el icono de avatar de un usuario que se encuentra junto a la etiqueta del botón y después en el botón (rechazar).
Delegar sus permisos de aprobación a uno o más usuarios para todos los registros al hacer lo siguiente (solo si son usuarios seleccionados en el campo Aprobadores) :
Hacer clic en el icono (vista de kanban) y luego en Delegar.
Seleccionar a uno o más aprobadores, elegir hasta cuándo tendrán permisos de aprobación (si este campo se queda vacío será para siempre). También podrán seleccionar a los usuarios que deben recibir una notificación mediante una nota interna en el campo Notificar a.
Truco
Un usuario que aprueba y rechaza una acción puede anular su decisión si hace clic en el icono de avatar de un usuario que se encuentra junto a la etiqueta del botón y después en el botón (revocar). También pueden anular la decisión de otros usuarios que tienen pasos inferiores en el orden de aprobación a no ser que la opción Aprobación exclusiva esté habilitada.
El chatter del registro registra las aprobaciones y el sistema crea una entrada de aprobación cada vez que ocurre una acción relacionada con una aprobación en Studio. Activa el modo de desarrollador para acceder a las entradas de aprobación y ve a .