Sollicitatiegesprekken plannen¶
Een persoonlijk, virtueel of telefonisch sollicitatiegesprek kan op twee manieren worden gepland via de Werving-app, ofwel door het wervingsteam, ofwel door de sollicitant.
Met één drag-and-drop e-mailt Odoo de kandidaat met een selfservicelink, boekt de kandidaat het tijdslot en stuurt de afspraak naar ieders agenda. Geen heen-en-weer e-mails of telefoontjes meer.
Door het wervingsteam geplande sollicitatiegesprekken¶
Wanneer een sollicitant de interviewfase bereikt, plant het wervingsteam het interview door eerst een geschikte datum en tijd af te stemmen met de sollicitant en interviewers.
Plan het interview door naar de kaart van de sollicitant te gaan: ga eerst naar de en klik op de relevante functiekaart. Dit opent de pagina Sollicitaties voor die functie. Klik vervolgens op de kaart van de gewenste sollicitant om het gedetailleerde sollicitantformulier te bekijken.
Plan een telefonisch, virtueel of persoonlijk interview door op de smartknop Geen afspraak bovenaan het sollicitantrecord te klikken.
Notitie
De smartknop Afspraken toont Geen afspraak als er momenteel geen afspraken zijn ingepland. Voor sollicitanten die nieuw zijn in de fase Eerste interview, is dit de standaard.
Als er al één afspraak is ingepland, toont de smartknop 1 afspraak, met de datum van de komende afspraak eronder. Als er meer dan één afspraak is ingepland, toont de knop Volgende afspraak, met de datum van de eerstvolgende afspraak eronder.
Klik op de smartknop Afspraken om een agenda te laden met de ingeplande afspraken en evenementen voor de momenteel aangemelde gebruiker, evenals de werknemers die worden vermeld onder het gedeelte Deelnemers, rechts van de agenda.
Verander de momenteel geladen afspraken en evenementen die worden weergegeven door een deelnemer uit te vinken wiens agenda-evenementen moeten worden verborgen. Alleen de aangevinkte deelnemers zijn zichtbaar op de agenda.
Voeg een afspraak toe aan de agenda in de weergave Dag of Week door op de starttijd van de afspraak te klikken en naar beneden te slepen naar de eindtijd. Hiermee selecteer je de datum, tijd en duur van de afspraak.
Je kunt ook een afspraak toevoegen in deze weergave door op de gewenste dag en het gewenste tijdvak te klikken.
Beide methoden zorgen ervoor dat een pop-upvenster Nieuw evenement verschijnt.
Pop-upvenster nieuw evenement¶
Klik op een vak dat overeenkomt met de tijd en datum om het pop-upvenster Nieuw evenement te openen en een afspraak in te plannen.
Voer de informatie in op het formulier. De enige verplichte velden zijn een titel voor de afspraak en de velden Start (en einddatum/-tijd).
Klik na het invoeren van de kaartgegevens op Opslaan en sluiten om de wijzigingen op te slaan en het interview aan te maken.
Na het invoeren van een verplichte naam voor de afspraak zijn de volgende velden beschikbaar om te wijzigen op de kaart Nieuw evenement:
Afspraaktitel: Voer het onderwerp voor de afspraak in. Dit moet duidelijk het doel van de afspraak aangeven. Het standaardonderwerp is de naam van de Kandidaat die is ingevoerd op de sollicitantkaart.
Start: Stel de start- en einddatum en -tijden voor de afspraak in. Klik op een van deze velden om een kalender-pop-upvenster te openen. Klik op de gewenste datum om deze te selecteren en voer vervolgens de tijd in het bijbehorende veld in. Klik op Toepassen om het venster te sluiten.
Hele dag: Vink het vakje aan om een interview voor de hele dag in te plannen. Als dit vakje is aangevinkt, verandert het veld Start in Startdatum.
Deelnemers: Selecteer de mensen die de afspraak moeten bijwonen. De standaard deelnemers zijn de potentiële kandidaat en de toegewezen werver voor de functie. Voeg zoveel andere mensen toe als gewenst.
Videogesprek-URL: Als de afspraak virtueel is, of als er een virtuele optie beschikbaar is, klik op Odoo afspraak, en er wordt automatisch een URL aangemaakt voor de afspraak, waarmee het veld wordt gevuld.
Beschrijving: Voer een korte beschrijving in dit veld in. Er is een optie om opgemaakte tekst in te voeren, zoals genummerde lijsten, koppen, tabellen, links, foto’s en meer. Gebruik de powerbox-functie door een
/te typen om een lijst met opties te tonen.Scroll door de opties en klik op het gewenste item. Het item verschijnt in het veld en kan worden aangepast. Elke opdracht toont een ander pop-upvenster. Volg de instructies voor elke opdracht om de invoer te voltooien.
Meer opties¶
Om extra informatie aan de afspraak toe te voegen, klik op de knop Meer opties rechtsonder in het pop-upvenster Nieuwe afspraak. Voer een van de volgende extra velden in:
Duur: dit veld wordt automatisch gevuld op basis van de :guilabel:`Start`datum en -tijd (en einddatum en -tijd). Als de afspraaktijd wordt aangepast, past dit veld zich automatisch aan aan de juiste duur. De standaardduur van een afspraak is één uur.
Terugkerend: als de afspraak zich met een geselecteerd interval moet herhalen (niet gebruikelijk voor een eerste interview), vink het selectievakje aan naast Terugkerend. Er verschijnen verschillende extra velden wanneer dit is ingeschakeld:
Tijdzone: selecteer met het vervolgkeuzemenu de Tijdzone voor de terugkerende afspraken.
Herhalen: kies Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, Jaarlijks, of Aangepast voor terugkerende afspraken. Als Aangepast is geselecteerd, verschijnt er een veld Herhaal elke eronder, samen met een andere tijdsfrequentieparameter (Dagen, Weken, Maanden, of Jaren). Voer een getal in het lege veld in en selecteer vervolgens de tijdsperiode met het vervolgkeuzemenu.
Herhaal op: ingeschakeld wanneer de optie Wekelijks is geselecteerd in het veld Herhalen. Kies de dag waarop de wekelijkse afspraak plaatsvindt.
Dag van de maand: configureer de twee vervolgkeuzemenu’s om een specifieke dag van de maand te selecteren, ongeacht de datum (bv. de eerste dinsdag van elke maand). Om een specifieke agendadatum in te stellen, kies Datum van de maand en voer de agendadatum in het veld in (bv.
15om de afspraak in te stellen op de vijftiende van elke maand).Tot: selecteer met het vervolgkeuzemenu wanneer de afspraken stoppen met herhalen. De beschikbare opties zijn Aantal herhalingen, Einddatum, en Voor altijd. Als Aantal herhalingen is geselecteerd, voer dan het totaal aantal afspraken in het lege veld rechts in. Als Einddatum is geselecteerd, geef de datum op met het pop-upvenster van de agenda, of typ een datum in het formaat MM/DD/JJJJ. Voor altijd plant afspraken voor onbepaalde tijd.
Locatie: voer de locatie voor de afspraak in.
Labels: selecteer labels voor de afspraak met het vervolgkeuzemenu, of voeg een nieuw label toe door het label te typen en op Maak “label” te klikken. Er is geen limiet aan het aantal labels dat kan worden gebruikt.
Privacy: selecteer of de organisator gedurende de afspraak Beschikbaar of Bezet wordt weergegeven. Selecteer vervolgens de zichtbaarheid van deze afspraak met het vervolgkeuzemenu rechts van de eerste selectie. De opties zijn Openbaar, Privé, en Alleen interne gebruikers. Openbaar zorgt ervoor dat iedereen de afspraak kan zien, Privé zorgt ervoor dat alleen de op de afspraak vermelde deelnemers de afspraak kunnen zien, en Alleen interne gebruikers zorgt ervoor dat iedereen die is ingelogd in de bedrijfsdatabase de afspraak kan zien.
Organisator: de werknemer die de afspraak heeft aangemaakt wordt in dit veld weergegeven. Gebruik het vervolgkeuzemenu om de geselecteerde werknemer te wijzigen.
Herinneringen: selecteer een herinnering in het vervolgkeuzemenu. Standaardopties zijn Melding, E-mail, en Sms-bericht, elk met een specifieke tijdsperiode vóór de afspraak (uren, dagen, enz.). De gekozen herinnering waarschuwt de deelnemers van de afspraak via de geselecteerde optie op het opgegeven tijdstip. Meerdere herinneringen kunnen in dit veld worden geselecteerd.
Verstuur afspraak naar deelnemers¶
Zodra wijzigingen zijn ingevoerd in het pop-upvenster Nieuwe afspraak, en de afspraakdetails correct zijn, kan de afspraak per e-mail of sms naar de deelnemers worden verzonden vanuit het uitgebreide afspraakformulier (wat je ziet wanneer je op de knop Meer opties klikt in het pop-upvenster Nieuwe afspraak).
Om de afspraak per e-mail te verzenden, klik op de knop E-MAIL naast het veld Deelnemers op het uitgebreide afspraakformulier.
Er verschijnt een pop-upvenster met een e-mailconfigurator voor Contact opnemen met deelnemers. Een vooraf opgemaakte e-mail, met gebruikmaking van de standaard e-mailsjabloon Agenda: gebeurtenisupdate, vult het e-mailtekstveld.
De sollicitant, volgers van de sollicitatie en de gebruiker die de afspraak heeft aangemaakt, worden standaard toegevoegd aan het veld Aan. Breng de gewenste wijzigingen aan in de e-mail.
Klik op de knop Sms naast het veld Deelnemers op het uitgevouwen afspraakformulier om de afspraak per sms te versturen. Er verschijnt een pop-upvenster Sms versturen.
Bovenaan verschijnt een blauwe banner als er deelnemers zijn zonder geldig mobiel nummer, met vermelding van hoeveel records ongeldig zijn. Als een contact geen geldig mobiel nummer heeft, klik dan op Sluiten en bewerk het record van de deelnemer. Voer daarna deze stappen opnieuw uit.
Als er geen waarschuwingsbericht verschijnt, typ dan het bericht dat naar de deelnemers wordt verstuurd in het veld Bericht. Klik op het icoon (smiley toevoegen) aan de rechterkant van het pop-upvenster om emoji’s aan het bericht toe te voegen.
Het aantal tekens en het aantal sms-berichten dat nodig is om het bericht te versturen (volgens GSM7-criteria) verschijnt onder het veld Bericht. Klik op In wachtrij plaatsen om het bericht later te versturen, na andere geplande berichten, of klik op Nu versturen om het bericht meteen te versturen.
Notitie
Het versturen van sms-berichten is geen standaardfunctie van Odoo. Om sms-berichten te versturen zijn credits nodig, die moeten worden gekocht. Voor meer informatie over IAP-credits en -abonnementen, zie de documentatie In-app aankopen (IAP, In-app purchase).
Geplande sollicitatiegesprekken van sollicitanten¶
Het coördineren van gesprekstijden vereist gewoonlijk meerdere e-mailwisselingen en kan het wervingsproces vertragen. Het inschakelen van Odoo’s selfservice-planning verwijdert dat obstakel: wanneer een sollicitant naar een gespreksfase wordt verplaatst, verstuurt het systeem automatisch een planningslink, registreert het de geselecteerde tijdslot en werkt het alle relevante agenda’s bij.
Deze automatisering is standaard uitgeschakeld. Wijs de e-mailsjabloon Werving: sollicitatiegesprek plannen toe aan de fase Eerste gesprek of Tweede gesprek om deze te activeren (zie Fase aanpassen).
Fase aanpassen¶
Wijzig de fase Eerste gesprek of Tweede gesprek zodat het veld E-mailsjabloon van de fase is ingesteld op Werving: sollicitatiegesprek plannen.
Verzend e-mail¶
Nadat je de fases Eerste gesprek of Tweede gesprek hebt geconfigureerd om e-mails te versturen, sleep je de sollicitantenkaart naar een van deze fases om de e-mail te versturen.
Zelfgepland sollicitatiegesprek¶
Wanneer de sollicitant de e-mail ontvangt, klikt deze op de knop Mijn sollicitatiegesprek plannen onderaan de e-mail. Dit leidt de sollicitant naar een privé-onlineplanningspagina, die alleen toegankelijk is via de link in de e-mail.
Deze pagina toont de Afspraakdetails aan de rechterkant van het scherm. Dit omvat de opmaak en duur van de afspraak. In dit voorbeeld is het gesprek virtueel ( Online) en bedraagt de duur een halfuur ( 30 minuten).
Vervolgens klikt de sollicitant op een beschikbare dag in de agenda, aangegeven met paarse tekst. Zodra een dag is geselecteerd, klikt deze op een van de beschikbare tijden om die datum en tijd te selecteren.
Tip
Zorg ervoor dat je het veld Tijdzone onder de agenda controleert om er zeker van te zijn dat het op de juiste tijdzone is ingesteld. Het wijzigen van de tijdzone kan de beschikbare tijden veranderen.
Zodra de datum en tijd zijn geselecteerd, wordt de sollicitant naar een pagina Voeg meer details over jezelf toe geleid. Deze pagina vraagt de sollicitant om hun Volledige naam, E-mail en Telefoonnummer in te voeren. De contactinformatie die op dit formulier wordt ingevoerd, is hoe de sollicitant wordt gecontacteerd om hen te herinneren aan het geplande interview.
Wanneer alles is ingevoerd op de pagina Voeg meer details over jezelf toe, klikt de sollicitant op de knop Afspraak bevestigen en wordt het interview gepland.
Na het bevestigen van het interview wordt de sollicitant naar een bevestigingspagina geleid, waar alle details van het interview worden weergegeven. De optie om de afspraak aan de persoonlijke agenda’s van de sollicitant toe te voegen is beschikbaar via de knoppen Toevoegen aan iCal/Outlook en Toevoegen aan Google Agenda onder de interviewdetails.
De sollicitant kan ook het interview annuleren of opnieuw plannen indien nodig, met de link Annuleer je afspraak onderaan de bevestiging.