Programar entrevistas

An in-person, virtual, or phone interview can be scheduled in one of two ways through the Recruitment app, either by the recruitment team, or by the applicant.

With one drag-and-drop, Odoo emails the candidate with a self-service link, the candidate books the time slot, and sends the meeting to everyone’s calendar. No more back-and-forth emails or calls.

Entrevistas programadas por el equipo de reclutamiento

Cuando el postulante llega a la etapa de entrevista, el equipo de reclutamiento debería coordinar una fecha y hora adecuadas con el postulante para programar una entrevista.

Para programar una entrevista, vaya a la tarjeta del postulante en la aplicación Reclutamiento y haga clic en la tarjeta del puesto relevante. Así abrirá la página Postulaciones de ese puesto de trabajo. Después, haga clic en la tarjeta del postulante que quiera para ver un formulario de información detallado.

To schedule an phone, virtual, or in-person interview, click the No Meeting smart button at the top of the applicant’s record.

Nota

The Meetings smart button displays No Meeting if no meetings are currently scheduled. For applicants who are new to the First Interview stage, this is the default.

Si ya hay una reunión programada, el botón inteligente mostrará 1 reunión, con la fecha de la próxima reunión debajo. Si se programó más de una reunión, el botón mostrará Próxima reunión con la fecha de la siguiente reunión debajo.

Clicking the Meetings smart button loads a calendar, showing the scheduled meetings and events for the currently signed-in user, as well as the employees who are listed under the Attendees section, located to the right of the calendar.

Para cambiar las juntas y eventos que se cargaron y se muestran, quite la marca a un lado del asistente cuyo calendario quiere ocultar. Solo los asistentes marcados aparecerán en el calendario.

Para agregar una reunión al calendario cuando esté en la vista de día o semana, haga clic en la hora de inicio de la reunión y arrástrela hasta la hora final, para seleccionar la fecha, el tiempo y duración de la reunión.

También puede agregar una reunión desde esta vista si hace clic en el día y en el tiempo en el que la reunión se llevará a cabo.

Ambos métodos harán que aparezca una ventana emergente Nuevo evento.

Ventana emergente de nuevo evento.

Al hacer clic en la tabla que corresponda con el tiempo y la fecha se abrirá una ventana emergente de Nuevo evento para programar una reunión.

Ingrese la información en el formulario. Los únicos campos obligatorios de ingresar son el título de la reunión, así como los campos Inicio (fecha y hora de finalización).

Una vez que se ingresen los detalles de la tarjeta, haga clic en Guardar y cerrar los cambios y cree la entrevista.

Después de ingresar el nombre requerido en la reunión, los campos que puede modificar en Nuevo evento son:

• Meeting Title: Enter the subject for the meeting. This should clearly indicate the purpose of the meeting. The default subject is the Candidate name entered on the applicant’s card.

• Start: Configure the start and end date and times for the meeting. Clicking either of these fields opens a calendar pop-up window. Click on the desired date to select it, and then enter the time in the corresponding field. Click Apply to close the window.

• All Day: Tick the box to schedule an all-day interview. If this box is ticked, the Start field changes to Start Date.

• Attendees: Select the people who should attend the meeting. The default attendees are the prospective candidate, and the assigned recruiter for the job position. Add as many other people as desired.

• Videocall URL: If the meeting is virtual, or if there is a virtual option available, click Odoo meeting, and a URL is automatically created for the meeting, which populates the field.

• Description: Enter a brief description in this field. There is an option to enter formatted text, such as numbered lists, headings, tables, links, photos, and more. Use the powerbox feature, by typing a / to reveal a list of options.

  Desplácese por las opciones y haga clic en el elemento deseado, que aparecerá en el cuadro de texto y podrá modificar. Cada comando presenta una ventana emergente diferente. Siga las instrucciones de cada comando para completar la entrada.

Más opciones

Para agregar información adicional a la reunión, haga clic en el botón Más opciones en la esquina inferior derecha de la ventana emergente Evento nuevo. Llene cualquiera de los campos adicionales:

• Duración: este campo se llena de forma automática dependiendo de lo que haya puesto en Inicio (y fin). Si ajusta el tiempo de la junta, el campo también se ajustará de forma automática para corregir la duración. La duración predeterminada de una reunión es una hora.

• Recurrente: Si la reunión debe repetirse en un intervalo seleccionado (lo cual no es usual para una primera entrevista), seleccione la casilla ubicada junto a Recurrente. Al habilitar esta opción aparecen otros campos:

  • Zona horaria: en el menú desplegable seleccione la Zona horaria para las reuniones recurrentes.

  • Repetir: seleccione Diario, Semanalmente, Mensual, Anualmente, o Personalizado para reuniones recurrentes. Si selecciona personalizado aparecerá el campo Repetir cada debajo, junto con otros parámetros de frecuencia temporal (Días, Semanas, Meses, o Años). Ingrese un número en el campo en blanco y seleccione el rango de tiempo con el menú desplegable.

  • Repetiren: se activa cuando se selecciona la opción Semanal en el campo Repetir. Seleccione el día de la semana en el que cae la junta.

  • Día del mes: configure las dos opciones del menú desplegable para seleccionar un día concreto del mes, independientemente de la fecha (por ejemplo, el primer martes de cada mes). Para establecer una fecha concreta del calendario, seleccione Fecha del mes e introduzca la fecha del calendario en el campo (por ejemplo, 15 para establecer que la reunión se celebre el día quince de cada mes).

  • Until: using the drop-down menu, select when the meetings stop repeating. The available options are Number of repetitions, End date, and Forever. If Number of repetitions is selected, enter the number of total meetings to occur in the blank field to the right. If End date is selected, specify the date using the calendar pop-up window, or type in a date in a MM/DD/YYYY format. Forever schedules meetings indefinitely.

• Ubicación: proporcione la ubicación de la reunión.

• Etiquetas: seleccione las etiquetas para la reunión en el menú desplegable, o comience a escribir una etiqueta y haga clic en Create «etiqueta» para crear una nueva. Puede seleccionar la cantidad de etiquetas que desee.

• Privacidad: en el menú desplegable seleccione si el organizador aparecerá como Disponible u Ocupado durante la reunión. Ahora seleccione la visibilidad de la reunión a un lado de la primera selección. Las opciones son Pública, Privada y Solo usuarios internos. Pública permite que todo el mundo vea la reunión, Privada permite que solo la vean los asistentes incluidos y Solo usuarios internos permite que la vea cualquier persona que haya iniciado sesión en la base de datos de la empresa.

• Organizador: en este campo aparece el empleado que creó la reunión. Utilice el menú desplegable para cambiar el empleado seleccionado.

• Recordatorios: seleccione un recordatorio del menú desplegable. Las opciones predeterminadas incluyen Notificación, Correo electrónico y Mensaje de texto SMS, cada una con un periodo específico antes del evento (horas, días, etc.). El recordatorio que elija alertará a los participantes de la reunión con la opción seleccionada en la hora que haya especificado. Puede seleccionar varios recordatorios en el campo.

Enviar la reunión a los asistentes

Una vez que se ingresen los detalles de la reunión en la ventana emergente Evento nuevo y estos sean correctos, puede enviársela a los asistentes por correo electrónico o mensaje de texto desde el formulario del evento expandido (lo que se ve cuando se hace clic al botón Más opciones en la ventana emergente Evento nuevo).

To send the meeting via email, click the EMAIL button next to the Attendees field on the expanded meeting form.

Aparece una ventana emergente del configurador de correo electrónico Contactar a los asistentes. En el campo del cuerpo del mensaje encontrará el correo electrónico preformateado, utilizando la plantilla predeterminada Calendario: actualización de evento.

The applicant, followers of the job application, as well as the user who created the meeting, are added to the To by default. Make any desired changes to the email.

To send the meeting via text message, click the SMS button next to the Attendees field on the expanded meeting form. A Send SMS pop-up window appears.

En la parte superior aparecerá un listón azul si los asistentes no tienen números telefónicos válidos y enlista cuántos registros so inválidos. Si un contacto no tiene un número telefónico válido registrado, haga clic en Cerrar y edite el registro del asistente, después, vuelva a seguir estos pasos.

Si no aparece ningún mensaje de advertencia, escriba el mensaje que se le debe enviar a los asistentes en el campo Mensaje. Para agregar emojis al mensaje, haga clic en el icono Agregar emoji en el lado derecho de la ventana emergente.

The number of characters, and amount of text messages required to send the message (according to GSM7 criteria) appears beneath the Message field. Click Put in queue to have the text sent later, after any other messages are scheduled, or click Send Now to send the message immediately.

Nota

El envío de mensajes de texto no es una función predeterminada en Odoo. Para enviar mensajes de texto necesita créditos y debe comprarlos. Para obtener más información sobre los créditos y planes de IAP, consulte la documentación Compras dentro de la aplicación (IAP).

Entrevistas programadas por el postulante

Coordinating interview times typically requires several email exchanges and can slow the recruitment process. Enabling Odoo’s self-service scheduling removes that bottleneck: when an applicant is moved to an interview stage, the system automatically sends a scheduling link, records the selected slot, and updates all relevant calendars.

This automation is turned off by default. To activate it, assign the Recruitment: Schedule Interview email template to either the First Interview or Second Interview stage (see Modificar etapa).

Modificar etapa

Modify either the First Interview or Second Interview stage so the stage’s Email Template field is set to Recruitment: Schedule interview.

Enviar correo electrónico

After configuring the First Interview or Second Interview stages to send emails, drag-and-drop the applicant card into one of these stages to send the email.

Self-scheduled interview

When the applicant received the email, they click the Schedule my interview button at the bottom of the email. This navigates the applicant to a private online scheduling page, which is only accessible through the emailed link.

Esta página muestra los DETALLES DE LA REUNIÓN en la parte derecha de la pantalla, incluyendo el formato y duración de la reunión. En este ejemplo la reunión es virtual ( En línea) y la duración es de media hora ( 30 minutos).

Then the applicant clicks on an available day on the calendar, signified by purple text. Once a day is selected, they click on one of the available times to select that date and time.

Truco

Asegúrese de marcar el campo Zona horaria debajo del calendario para asegurarse de que está seleccionando la zona horaria correcta. Si cambia la zona horaria podría cambiar los horarios disponibles.

Una vez que seleccione una fecha y horario, el candidato irá a una página Agregue más detalles sobre usted. Esta página le pedirá al candidato ingresar su Nombre completo, Correo electrónico y Número de teléfono. La información de contacto que el candidato ingrese en este formulario será la forma en la que nos comunicaremos con el candidato para la entrevista.

Cuando todo se haya ingresado en la página Agregue más detalles sobre usted, el candidato hará clic en el botón Confirmar cita y la entrevista se programará.

Después de confirmar la entrevista el candidato irá a una página de confirmación donde todos los detalles de la entrevista estarán a la vista. El candidato tendrá la opción de agregar la reunión a su calendario personal con los botones Agrregar a iCal u Outlook y Agregar al calendario de Google, debajo de los detalles de la entrevista.

The applicant is also able to cancel or reschedule the interview, if necessary, with the Cancel your appointment link at the bottom of the confirmation.