Programar entrevistas

La aplicación Reclutamiento permite programar una entrevista presencial, virtual o telefónica de dos maneras, ya que puede hacerlo el equipo de reclutamiento o el postulante.

Solo es necesario arrastrar y soltar al candidato para que Odoo le envíe un correo al postulante. Este incluirá un enlace para que pueda agendar el espacio que quiera y, al elegirlo, envía la reunión al calendario de todas las personas involucradas. Ya no es necesario que intercambien cientos de correos o llamadas para que se pongan de acuerdo.

Entrevistas programadas por el equipo de reclutamiento

Cuando el postulante llega a la etapa de entrevista, el equipo de reclutamiento debería coordinar una fecha y hora adecuadas con el postulante para programar una entrevista.

Para programar una entrevista, vaya a la tarjeta del postulante en la aplicación Reclutamiento y haga clic en la tarjeta del puesto relevante. Así abrirá la página Postulaciones de ese puesto de trabajo. Después, haga clic en la tarjeta del postulante que quiera para ver un formulario de información detallado.

Haz clic en el botón inteligente Sin reuniones que está ubicado en la parte superior del registro del postulante para programar una entrevista telefónica, virtual o presencial.

Nota

El botón inteligente Reuniones mostrará el mensaje Sin reuniones si no hay reuniones programadas. Este es el valor predeterminado para los postulantes que recién pasan a la etapa Primera entrevista.

Si hay una reunión programada, el botón inteligente dirá 1 reunión e incluirá la fecha de la próxima reunión abajo. Si hay más de una reunión programada, el botón dirá Próxima reunión y abajo mostrará la fecha de la primera reunión que ocurrirá.

Al hacer clic en el botón inteligente Reuniones aparece un calendario que muestra las reuniones y eventos programados para el usuario que inició sesión, así como para los empleados que aparecen en la sección Asistentes que se ubica a la derecha del calendario.

Para cambiar las juntas y eventos que se cargaron y se muestran, quite la marca a un lado del asistente cuyo calendario quiere ocultar. Solo los asistentes marcados aparecerán en el calendario.

Para agregar una reunión al calendario cuando esté en la vista de día o semana, haga clic en la hora de inicio de la reunión y arrástrela hasta la hora final, para seleccionar la fecha, el tiempo y duración de la reunión.

También puede agregar una reunión desde esta vista si hace clic en el día y en el tiempo en el que la reunión se llevará a cabo.

Ambos métodos harán que aparezca una ventana emergente Nuevo evento.

Ventana emergente de nuevo evento.

Al hacer clic en la tabla que corresponda con el tiempo y la fecha se abrirá una ventana emergente de Nuevo evento para programar una reunión.

Ingrese la información en el formulario. Los únicos campos obligatorios de ingresar son el título de la reunión, así como los campos Inicio (fecha y hora de finalización).

Una vez que se ingresen los detalles de la tarjeta, haga clic en Guardar y cerrar los cambios y cree la entrevista.

Después de ingresar el nombre requerido en la reunión, los campos que puede modificar en Nuevo evento son:

• Título de la reunión: Escribe el asunto de la reunión, este debe indicar su propósito con claridad. El asunto predeterminado es el nombre del candidato que aparece en la tarjeta del postulante.

• Inicio: Configura la fecha y hora de inicio y fin de la reunión. Al hacer clic en cualquiera de estos campos aparece una ventana emergente con un calendario. Haz clic en la fecha deseada para seleccionarla y luego escribe la hora en el campo correspondiente. Haz clic en Aplicar para cerrar la ventana.

• Todo el día: Selecciona esta casilla para programar una entrevista que durará todo el día. El campo Inicio cambiará a Fecha de inicio si marcas esta casilla.

• Asistentes: Selecciona a las personas que deben asistir a la reunión. Los asistentes predeterminados son el postulante y el reclutador asignado al puesto. Agrega a todas las personas que quieras incluir.

• URL de videollamada: Si la reunión es virtual o si hay una opción virtual disponible, haz clic en Reunión de Odoo para generar una URL para la reunión de forma automática que completará este campo.

• Descripción: Escribe una breve descripción en este campo. Puedes ingresar texto con formato, como listas numeradas, encabezados, tablas, enlaces, fotos y más al utilizar la función de cuadro de comandos si escribes / para abrir una lista de opciones.

  Desplácese por las opciones y haga clic en el elemento deseado, que aparecerá en el cuadro de texto y podrá modificar. Cada comando presenta una ventana emergente diferente. Siga las instrucciones de cada comando para completar la entrada.

Más opciones

Para agregar información adicional a la reunión, haga clic en el botón Más opciones en la esquina inferior derecha de la ventana emergente Evento nuevo. Llene cualquiera de los campos adicionales:

• Duración: este campo se llena de forma automática dependiendo de lo que haya puesto en Inicio (y fin). Si ajusta el tiempo de la junta, el campo también se ajustará de forma automática para corregir la duración. La duración predeterminada de una reunión es una hora.

• Recurrente: Si la reunión debe repetirse en un intervalo seleccionado (lo cual no es usual para una primera entrevista), seleccione la casilla ubicada junto a Recurrente. Al habilitar esta opción aparecen otros campos:

  • Zona horaria: en el menú desplegable seleccione la Zona horaria para las reuniones recurrentes.

  • Repetir: seleccione Diario, Semanalmente, Mensual, Anualmente, o Personalizado para reuniones recurrentes. Si selecciona personalizado aparecerá el campo Repetir cada debajo, junto con otros parámetros de frecuencia temporal (Días, Semanas, Meses, o Años). Ingrese un número en el campo en blanco y seleccione el rango de tiempo con el menú desplegable.

  • Repetiren: se activa cuando se selecciona la opción Semanal en el campo Repetir. Seleccione el día de la semana en el que cae la junta.

  • Día del mes: configure las dos opciones del menú desplegable para seleccionar un día concreto del mes, independientemente de la fecha (por ejemplo, el primer martes de cada mes). Para establecer una fecha concreta del calendario, seleccione Fecha del mes e introduzca la fecha del calendario en el campo (por ejemplo, 15 para establecer que la reunión se celebre el día quince de cada mes).

  • Hasta: Usa el menú desplegable para seleccionar cuándo dejarán de repetirse las reuniones. Las opciones disponibles son Número de repeticiones, Fecha de finalización y Siempre. Si seleccionas Número de repeticiones, ingresa el número total de reuniones en el campo vacío que aparecerá a la derecha. Si eliges Fecha de finalización, especifica la fecha con el calendario emergente o escribe una fecha en formato MM/DD/AAAA. La opción Siempre programa reuniones que ocurrirán durante tiempo indefinido.

• Ubicación: proporcione la ubicación de la reunión.

• Etiquetas: seleccione las etiquetas para la reunión en el menú desplegable, o comience a escribir una etiqueta y haga clic en Create «etiqueta» para crear una nueva. Puede seleccionar la cantidad de etiquetas que desee.

• Privacidad: en el menú desplegable seleccione si el organizador aparecerá como Disponible u Ocupado durante la reunión. Ahora seleccione la visibilidad de la reunión a un lado de la primera selección. Las opciones son Pública, Privada y Solo usuarios internos. Pública permite que todo el mundo vea la reunión, Privada permite que solo la vean los asistentes incluidos y Solo usuarios internos permite que la vea cualquier persona que haya iniciado sesión en la base de datos de la empresa.

• Organizador: en este campo aparece el empleado que creó la reunión. Utilice el menú desplegable para cambiar el empleado seleccionado.

• Recordatorios: seleccione un recordatorio del menú desplegable. Las opciones predeterminadas incluyen Notificación, Correo electrónico y Mensaje de texto SMS, cada una con un periodo específico antes del evento (horas, días, etc.). El recordatorio que elija alertará a los participantes de la reunión con la opción seleccionada en la hora que haya especificado. Puede seleccionar varios recordatorios en el campo.

Enviar la reunión a los asistentes

Una vez que se ingresen los detalles de la reunión en la ventana emergente Evento nuevo y estos sean correctos, puede enviársela a los asistentes por correo electrónico o mensaje de texto desde el formulario del evento expandido (lo que se ve cuando se hace clic al botón Más opciones en la ventana emergente Evento nuevo).

Para enviar la reunión por correo, haz clic en el botón CORREO ELECTRÓNICO que está junto al campo Asistentes en el formulario ampliado de la reunión.

Aparece una ventana emergente del configurador de correo electrónico Contactar a los asistentes. En el campo del cuerpo del mensaje encontrará el correo electrónico preformateado, utilizando la plantilla predeterminada Calendario: actualización de evento.

El postulante, los seguidores de la postulación y el usuario que creó la reunión estarán en el campo Para de forma predeterminada. Realiza cualquier cambio que desees en el correo.

Para enviar la reunión por mensaje de texto, haz clic en el botón SMS que está junto al campo Asistentes en el formulario ampliado de la reunión. Aparecerá la ventana emergente Enviar SMS.

En la parte superior aparecerá una cinta azul si alguno de los asistentes no tiene un número de celular válido e indica cuántos registros son inválidos. Si un contacto no tiene un número de celular válido registrado, haga clic en Cerrar y edite el registro del asistente, luego repita estos pasos.

Si no aparece ningún mensaje de advertencia, escriba el mensaje que se le debe enviar a los asistentes en el campo Mensaje. Para agregar emojis al mensaje, haga clic en el icono Agregar emoji en el lado derecho de la ventana emergente.

La cantidad de caracteres y el número de mensajes de texto necesarios para enviar el mensaje (según los criterios de GSM7) aparecen abajo del campo Mensaje. Haz clic en Poner en la cola para que el mensaje se envíe más tarde, después de los demás mensajes programados o haz clic en Enviar ahora para enviarlo de inmediato.

Nota

El envío de mensajes de texto no es una función predeterminada en Odoo. Para enviar mensajes de texto necesita créditos y debe comprarlos. Para obtener más información sobre los créditos y planes de IAP, consulte la documentación Compras dentro de la aplicación (IAP).

Entrevistas programadas por el postulante

Por lo general, coordinar el horario de las entrevistas requiere intercambiar varios mensajes por correo y puede ralentizar el proceso de reclutamiento. Habilitar esta función en Odoo elimina esas dificultades, ya que cuando un postulante pasa a la etapa de entrevista, el sistema envía un enlace de forma automática para agendar un espacio, registra la selección y actualiza todos los calendarios correspondientes.

Esta automatización está desactivada de manera predeterminada. Para activarla, asigna la plantilla de correo Reclutamiento: Programar entrevista a la etapa Primera entrevista o Segunda entrevista (consulta Modificar etapa).

Modificar etapa

Modifica la etapa Primera entrevista o Segunda entrevista para que el campo Plantilla de correo electrónico de la etapa esté configurado con la opción Reclutamiento: Agendar entrevista.

Enviar correo electrónico

Después de configurar las etapas Primera entrevista o Segunda entrevista para enviar correos, arrastra y suelta la tarjeta del postulante en una de estas etapas para enviar el correo.

Programar una entrevista por cuenta del postulante

Cuando el postulante reciba el correo, deberá hacer clic en el botón Programar mi entrevista que está al final del correo. Esta acción llevará al postulante a una página privada en línea para agendar a la que solo podrá acceder a través del enlace enviado por correo.

Esta página muestra los DETALLES DE LA REUNIÓN en la parte derecha de la pantalla, incluyendo el formato y duración de la reunión. En este ejemplo la reunión es virtual ( En línea) y la duración es de media hora ( 30 minutos).

Después, el postulante deberá hace clic en uno de los días disponibles en el calendario, que aparecerán en color morado. Luego de que seleccione un día, tendrá que hacer clic en uno de los horarios disponibles para elegir esa fecha y esa hora.

Truco

Asegúrese de marcar el campo Zona horaria debajo del calendario para asegurarse de que está seleccionando la zona horaria correcta. Si cambia la zona horaria podría cambiar los horarios disponibles.

Una vez que seleccione una fecha y horario, el candidato irá a una página Agregue más detalles sobre usted. Esta página le pedirá al candidato ingresar su Nombre completo, Correo electrónico y Número de teléfono. La información de contacto que el candidato ingrese en este formulario será la forma en la que nos comunicaremos con el candidato para la entrevista.

Cuando todo se haya ingresado en la página Agregue más detalles sobre usted, el candidato hará clic en el botón Confirmar cita y la entrevista se programará.

Después de confirmar la entrevista el candidato irá a una página de confirmación donde todos los detalles de la entrevista estarán a la vista. El candidato tendrá la opción de agregar la reunión a su calendario personal con los botones Agrregar a iCal u Outlook y Agregar al calendario de Google, debajo de los detalles de la entrevista.

El postulante también puede cancelar o reprogramar la entrevista en caso de que sea necesario. Para ello, deberá utilizar el enlace Cancela tu cita que está ubicado al final de la confirmación.