Lên lịch phỏng vấn¶
Một cuộc phỏng vấn trực tiếp, ảo hoặc qua điện thoại có thể được lên lịch theo một trong hai cách thông qua ứng dụng Tuyển dụng, hoặc bởi nhóm tuyển dụng, hoặc bởi ứng viên.
Chỉ với một thao tác kéo và thả, Odoo gửi email cho ứng viên với liên kết tự phục vụ, ứng viên đặt khung giờ và gửi cuộc họp đến lịch của mọi người. Không còn email hoặc cuộc gọi qua lại nữa.
Nhóm tuyển dụng đã lên lịch phỏng vấn¶
Khi ứng viên đạt đến giai đoạn phỏng vấn, nhóm tuyển dụng nên lên lịch phỏng vấn bằng cách trước tiên phối hợp ngày giờ phù hợp với ứng viên và người phỏng vấn.
Để lên lịch phỏng vấn, điều hướng đến thẻ của ứng viên, bằng cách trước tiên vào ứng dụng , rồi nhấp vào thẻ công việc liên quan. Thao tác này mở trang Đơn ứng tuyển cho vị trí công việc đó. Sau đó, nhấp vào thẻ của ứng viên mong muốn để xem biểu mẫu ứng viên chi tiết của họ.
Để lên lịch phỏng vấn qua điện thoại, trực tuyến hoặc trực tiếp, nhấp vào nút thông minh Không có cuộc họp ở đầu hồ sơ của ứng viên.
Ghi chú
Nút thông minh Cuộc họp hiển thị Không có cuộc họp nếu hiện không có cuộc họp nào được lên lịch. Đối với ứng viên mới vào giai đoạn Phỏng vấn đầu tiên, đây là trạng thái mặc định.
Nếu đã có một cuộc họp được lên lịch, nút thông minh hiển thị 1 Cuộc họp, kèm ngày của cuộc họp sắp tới bên dưới. Nếu có nhiều hơn một cuộc họp được lên lịch, nút hiển thị Cuộc họp tiếp theo, kèm ngày của cuộc họp sắp tới đầu tiên bên dưới.
Nhấp vào nút thông minh Cuộc họp sẽ tải lịch, hiển thị các cuộc họp và sự kiện đã lên lịch cho người dùng hiện đang đăng nhập, cũng như các nhân viên được liệt kê trong phần Người tham dự, nằm ở bên phải lịch.
Để thay đổi các cuộc họp và sự kiện hiện đang được tải đang hiển thị, bỏ chọn người tham dự mà sự kiện lịch của họ cần được ẩn. Chỉ những người tham dự được chọn mới hiển thị trên lịch.
Để thêm cuộc họp vào lịch khi ở chế độ xem Ngày hoặc Tuần, nhấp vào thời gian bắt đầu của cuộc họp và kéo xuống thời gian kết thúc. Thao tác này chọn ngày, giờ và độ dài của cuộc họp.
Cuộc họp cũng có thể được thêm trong chế độ xem này bằng cách nhấp vào ngày và khung thời gian mong muốn.
Cả hai phương pháp đều khiến cửa sổ bật lên Sự kiện mới xuất hiện.
Cửa sổ bật lên sự kiện mới¶
Nhấp vào ô lưới tương ứng với thời gian và ngày sẽ mở cửa sổ bật lên Sự kiện mới để lên lịch cuộc họp.
Nhập thông tin vào biểu mẫu. Các trường bắt buộc duy nhất cần nhập là tiêu đề cho cuộc họp, cùng với các trường Bắt đầu (và ngày/giờ kết thúc).
Sau khi nhập chi tiết thẻ, nhấp Lưu & Đóng để lưu thay đổi và tạo cuộc phỏng vấn.
Sau khi nhập tên bắt buộc cho cuộc họp, các trường có sẵn để sửa đổi trên thẻ Sự kiện mới như sau:
Tiêu đề cuộc họp: Nhập chủ đề cho cuộc họp. Điều này nên chỉ rõ mục đích của cuộc họp. Chủ đề mặc định là tên Ứng viên được nhập trên thẻ người nộp đơn.
Bắt đầu: Cấu hình ngày giờ bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp. Nhấp vào bất kỳ trường nào trong số này sẽ mở cửa sổ bật lên lịch. Nhấp vào ngày mong muốn để chọn, sau đó nhập thời gian vào trường tương ứng. Nhấp Áp dụng để đóng cửa sổ.
Cả ngày: Đánh dấu vào ô để lên lịch phỏng vấn cả ngày. Nếu ô này được đánh dấu, trường Bắt đầu sẽ thay đổi thành Ngày bắt đầu.
Người tham dự: Chọn những người nên tham dự cuộc họp. Người tham dự mặc định là ứng viên tiềm năng và nhà tuyển dụng được chỉ định cho vị trí công việc. Thêm bao nhiêu người khác tùy ý.
URL cuộc gọi video: Nếu cuộc họp là trực tuyến, hoặc nếu có tùy chọn trực tuyến, hãy nhấp Cuộc họp Odoo, và một URL sẽ được tạo tự động cho cuộc họp, điền vào trường này.
Mô tả: Nhập mô tả ngắn gọn vào trường này. Có tùy chọn nhập văn bản có định dạng, chẳng hạn như danh sách đánh số, tiêu đề, bảng, liên kết, ảnh và hơn thế nữa. Sử dụng tính năng powerbox bằng cách gõ
/để hiển thị danh sách các tùy chọn.Cuộn qua các tùy chọn và nhấp vào mục mong muốn. Mục xuất hiện trong trường và có thể chỉnh sửa. Mỗi lệnh hiển thị một cửa sổ bật lên khác nhau. Làm theo hướng dẫn cho từng lệnh để hoàn tất mục nhập.
Thêm lựa chọn¶
Để thêm thông tin bổ sung vào cuộc họp, hãy nhấp nút Tùy chọn thêm ở góc dưới bên phải của cửa sổ bật lên Sự kiện mới. Nhập bất kỳ trường bổ sung nào sau đây:
Thời lượng: trường này tự động điền dựa trên ngày giờ Bắt đầu (và kết thúc). Nếu thời gian cuộc họp được điều chỉnh, trường này tự động điều chỉnh theo độ dài thời lượng chính xác. Độ dài mặc định của cuộc họp là một giờ.
Định kỳ: nếu cuộc họp nên lặp lại theo khoảng thời gian đã chọn (không điển hình cho cuộc phỏng vấn đầu tiên), hãy đánh dấu vào ô bên cạnh Định kỳ. Một số trường bổ sung xuất hiện khi tùy chọn này được bật:
Múi giờ: sử dụng menu thả xuống, chọn Múi giờ cho các cuộc họp định kỳ.
Lặp lại: chọn Hằng ngày, Hằng tuần, Hằng tháng, Hằng năm, hoặc Tùy chỉnh các cuộc họp định kỳ. Nếu Tùy chỉnh được chọn, trường Lặp lại mỗi xuất hiện bên dưới nó, cùng với một tham số tần suất thời gian khác (Ngày, Tuần, Tháng, hoặc Năm). Nhập một số vào trường trống, sau đó chọn khoảng thời gian bằng menu thả xuống.
Lặp lại vào: được bật khi tùy chọn Hằng tuần được chọn trong trường Lặp lại. Chọn ngày cuộc họp hằng tuần diễn ra.
Ngày trong tháng: cấu hình hai tùy chọn menu thả xuống để chọn một ngày cụ thể trong tháng, bất kể ngày thực tế (VD: thứ Ba đầu tiên của mỗi tháng). Để đặt một ngày cụ thể theo lịch, chọn Ngày trong tháng và nhập ngày vào trường (VD:
15để đặt cuộc họp diễn ra vào ngày 15 hàng tháng).Cho đến: sử dụng menu thả xuống, chọn khi nào các cuộc họp ngừng lặp lại. Các tùy chọn có sẵn là Số lần lặp lại, Ngày kết thúc, và Mãi mãi. Nếu Số lần lặp lại được chọn, nhập tổng số cuộc họp sẽ diễn ra vào trường trống bên phải. Nếu Ngày kết thúc được chọn, chỉ định ngày bằng cửa sổ bật lên lịch, hoặc nhập ngày theo định dạng MM/DD/YYYY. Mãi mãi lên lịch các cuộc họp vô thời hạn.
Địa điểm: nhập địa điểm cho cuộc họp.
Thẻ: chọn bất kỳ thẻ nào cho cuộc họp bằng menu thả xuống, hoặc thêm thẻ mới bằng cách nhập thẻ và nhấp Tạo "thẻ". Không có giới hạn số lượng thẻ có thể sử dụng.
Quyền riêng tư: chọn nếu người tổ chức xuất hiện ở trạng thái Rảnh hoặc Bận trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp. Tiếp theo, chọn chế độ hiển thị của cuộc họp này bằng cách sử dụng menu thả xuống ở bên phải lựa chọn đầu tiên. Các tùy chọn là Công khai, Riêng tư và Chỉ người dùng nội bộ. Công khai cho phép mọi người xem cuộc họp, Riêng tư chỉ cho phép những người tham dự được liệt kê trong cuộc họp xem cuộc họp và Chỉ người dùng nội bộ cho phép bất kỳ ai đã đăng nhập vào cơ sở dữ liệu của công ty xem cuộc họp.
Người tổ chức: nhân viên đã tạo cuộc họp được điền vào trường này. Sử dụng menu thả xuống để thay đổi nhân viên đã chọn.
Nhắc nhở: chọn một nhắc nhở từ menu thả xuống. Các tùy chọn mặc định bao gồm Thông báo, Email, và Tin nhắn văn bản SMS, mỗi tùy chọn đi kèm với khoảng thời gian cụ thể trước sự kiện (giờ, ngày,...). Nhắc nhở được chọn sẽ gửi cảnh báo đến những người tham gia cuộc họp thông qua phương thức đã chọn vào thời điểm xác định. Có thể chọn nhiều nhắc nhở trong trường này.
Gửi cuộc họp đến người tham dự¶
Sau khi các thay đổi đã được nhập trên cửa sổ bật lên Sự kiện mới, và các chi tiết cuộc họp chính xác, cuộc họp có thể được gửi đến người tham dự qua email hoặc tin nhắn văn bản, từ biểu mẫu sự kiện mở rộng (những gì được thấy khi nút Tùy chọn thêm được nhấp vào trong cửa sổ bật lên Sự kiện mới).
Để gửi cuộc họp qua email, nhấp vào nút EMAIL bên cạnh trường Attendees trên biểu mẫu cuộc họp đã mở rộng.
Cửa sổ bật lên cấu hình email Contact Attendees xuất hiện. Một email được định dạng sẵn, sử dụng mẫu email mặc định Calendar: Event Update, sẽ điền vào trường nội dung email.
Ứng viên, những người theo dõi đơn xin việc, cũng như người dùng đã tạo cuộc họp, được thêm vào To theo mặc định. Thực hiện bất kỳ thay đổi nào mong muốn đối với email.
Để gửi cuộc họp qua tin nhắn văn bản, nhấp vào nút SMS bên cạnh trường Attendees trên biểu mẫu cuộc họp đã mở rộng. Cửa sổ bật lên Send SMS xuất hiện.
Ở phía trên, một biểu ngữ màu xanh xuất hiện nếu bất kỳ người tham dự nào không có số điện thoại di động hợp lệ và liệt kê có bao nhiêu bản ghi không hợp lệ. Nếu một liên hệ không có số điện thoại di động hợp lệ được liệt kê, nhấp vào Close, và chỉnh sửa bản ghi của người tham dự, sau đó thực hiện lại các bước này.
Khi không có thông báo cảnh báo xuất hiện, nhập tin nhắn sẽ được gửi đến người tham dự trong trường Message. Để thêm bất kỳ biểu tượng cảm xúc nào vào tin nhắn, nhấp vào biểu tượng (smile add) ở phía bên phải của cửa sổ bật lên.
Số lượng ký tự và số lượng tin nhắn văn bản cần thiết để gửi tin nhắn (theo tiêu chí GSM7) xuất hiện bên dưới trường Message. Nhấp vào Put in queue để gửi văn bản sau, sau khi bất kỳ tin nhắn nào khác được lên lịch, hoặc nhấp vào Send Now để gửi tin nhắn ngay lập tức.
Ghi chú
Gửi tin nhắn văn bản không phải là khả năng mặc định với Odoo. Để gửi tin nhắn văn bản, cần có tín dụng, cần được mua. Để biết thêm thông tin về tín dụng và gói IAP, tham khảo tài liệu Mua hàng trong ứng dụng (IAP).
Các cuộc phỏng vấn đã lên lịch của ứng viên¶
Việc điều phối thời gian phỏng vấn thường yêu cầu nhiều trao đổi email và có thể làm chậm quá trình tuyển dụng. Việc bật tính năng lên lịch tự phục vụ của Odoo loại bỏ rào cản đó: khi ứng viên được chuyển đến giai đoạn phỏng vấn, hệ thống tự động gửi liên kết lên lịch, ghi lại khung giờ đã chọn và cập nhật tất cả các lịch liên quan.
Tính năng tự động hóa này bị tắt theo mặc định. Để kích hoạt, hãy gán mẫu email Recruitment: Schedule Interview cho giai đoạn First Interview hoặc Second Interview (xem Sửa đổi giai đoạn).
Sửa đổi giai đoạn¶
Sửa đổi giai đoạn First Interview hoặc Second Interview để trường Email Template của giai đoạn được đặt thành Recruitment: Schedule interview.
Gửi email¶
Sau khi cấu hình các giai đoạn First Interview hoặc Second Interview để gửi email, kéo và thả thẻ ứng viên vào một trong các giai đoạn này để gửi email.
Cuộc phỏng vấn tự lên lịch¶
Khi ứng viên nhận được email, họ nhấp vào nút Schedule my interview ở cuối email. Điều này sẽ điều hướng ứng viên đến trang lên lịch trực tuyến riêng tư, chỉ có thể truy cập duy nhất thông qua liên kết được gửi qua email.
Trang này hiển thị MEETING DETAILS ở phía bên phải màn hình. Bao gồm định dạng và thời lượng của cuộc họp. Trong ví dụ này, cuộc phỏng vấn là ảo ( Online) và thời lượng là nửa giờ ( 30 minutes).
Sau đó, ứng viên nhấp vào một ngày có sẵn trên lịch, được ký hiệu bằng chữ màu tím. Sau khi chọn một ngày, họ nhấp vào một trong các khung giờ có sẵn để chọn ngày và giờ đó.
Mẹo
Hãy đảm bảo kiểm tra trường Múi giờ bên dưới lịch để đảm bảo nó được đặt đúng múi giờ. Thay đổi múi giờ có thể làm thay đổi các khung giờ có sẵn được hiển thị.
Sau khi chọn ngày và giờ, ứng viên sẽ được chuyển đến trang Thêm thông tin chi tiết về bạn. Trang này yêu cầu ứng viên nhập Họ và tên, Email, và Số điện thoại. Thông tin liên hệ được nhập trên biểu mẫu này là cách ứng viên được liên hệ để nhắc nhở về cuộc phỏng vấn đã lên lịch.
Khi mọi thứ đã được nhập trên trang Thêm thông tin chi tiết về bạn, ứng viên nhấp vào nút Xác nhận cuộc hẹn, và cuộc phỏng vấn được lên lịch.
Sau khi xác nhận cuộc phỏng vấn, ứng viên được đưa đến trang xác nhận, nơi tất cả các chi tiết của cuộc phỏng vấn được hiển thị. Tùy chọn thêm cuộc họp vào lịch cá nhân của ứng viên có sẵn thông qua các nút Thêm vào iCal/Outlook và Thêm vào Google Agenda bên dưới chi tiết cuộc phỏng vấn.
Ứng viên cũng có thể hủy hoặc lên lịch lại cuộc phỏng vấn nếu cần thiết bằng liên kết Hủy cuộc hẹn của bạn ở cuối trang xác nhận.