Contratos

Cada empleado en Odoo debe tener un contrato activo para poder recibir pagos. Un contrato define los términos del puesto, su compensación, su horario laboral y cualquier otra condición relevante.

Importante

Los documentos del contrato (PDF) se suben y organizan en la aplicación Documentos, además de que se firman con la aplicación Firma electrónica. Asegúrate de tener ambas aplicaciones instaladas para poder enviar y firmar contratos. Consulta la documentación de Documentos y Firmar para obtener más información.

Tablero de contratos

Las aplicaciones Nómina y Empleados muestran la misma información del contrato de cada empleado.

Para acceder al tablero de contratos desde la aplicación Empleados, ve a Empleados ‣ Empleados ‣ Contratos. Para acceder al tablero de contratos desde la aplicación Nómina, ve a Nómina ‣ Contratos ‣ Contratos.

El tablero de contratos muestra todos los contratos de los empleados de forma predeterminada en una vista de lista, agrupados por estado. Los grupos de estado disponibles son Nuevo, Activo, Vencido y Cancelado. Cada grupo muestra la cantidad de contratos que contiene.

Nota

Cualquier cambio que hagas en los contratos desde la aplicación Empleados también se refleja en la aplicación Nómina y viceversa. La información del contrato siempre es idéntica, sin importar desde dónde accedas.

Crear un contrato

Para crear un nuevo contrato, haz clic en el botón Nuevo en el tablero de contratos. Al hacer esto, aparecerá un formulario de contrato vacío.

Sección de información general

Completa la siguiente información en la parte superior del formulario vacío:

• Contact Reference: Type in the name or title for the contract, such as John Smith Contract. This field is required.

• Employee: Using the drop-down menu, select the employee the contract is for.

• Fecha de inicio del contrato: Selecciona la fecha en la que el contrato entra en vigor. Puedes crear contratos de forma retroactiva o programarlos para una fecha futura. El sistema completa este campo con la fecha actual de forma predeterminada, pero puedes modificarla.

• Fecha de finalización del contrato: Si el contrato tiene una fecha de finalización definida, escríbela aquí. Deja este campo vacío si el contrato es indefinido o continuará hasta crear uno nuevo (por ejemplo, cuando el puesto, el sueldo o las prestaciones del empleado cambien).

• Horario de trabajo: Usa el menú desplegable para seleccionar uno de los horarios laborales disponibles que el empleado debe cumplir. El horario seleccionado determina cómo se generan las entradas de trabajo, que definen el horario y la compensación del empleado. Si dejas este campo vacío, el empleado podrá trabajar tantas o tan pocas horas como desee cada semana, sin restricciones.

  Truco

  El menú desplegable para el horario de trabajo muestra todos los horarios para la empresa que seleccionó. Para modificar o agregar otros a esta lista, vaya a Nómina ‣ Configuración ‣ Horarios de trabajo. Haga clic en Nuevo y cree uno o haga clic en uno que ya exista y edítelo.

• Origen de la entradas de trabajo: Usa el menú desplegable para definir cómo se generan las entradas de trabajo. Este campo es obligatorio. Haz clic en el botón de opción junto a la selección deseada. Las opciones son:

  • Horario de trabajo: Genera las entradas de trabajo según el horario seleccionado.

  • Asistencias: Genera las entradas de trabajo según los registros de entrada y salida del empleado en la aplicación Asistencias (debes tener la aplicación Asistencias instalada).

  • Planeación: Genera las entradas de trabajo según la planificación del empleado en la aplicación ** Planeación** (debes tener la aplicación ** Planeación** instalada).

• Tipo de estructura salarial: Selecciona uno de los tipos de estructura salarial disponibles que están disponibles en el menú desplegable. Los tipos de estructura salarial predeterminados son Empleado o Trabajador. Si lo necesitas, puedes crear un nuevo tipo de estructura salarial.

• Departamento: Selecciona el departamento en el que trabaja el empleado con el menú desplegable.

• Puesto de trabajo: Selecciona el puesto específico del empleado con el menú desplegable.

  Nota

  Si el Puesto de trabajo seleccionado tiene una plantilla de contrato vinculada con un Tipo de estructura salarial específico, el Tipo de estructura salarial cambia al asociado con ese Puesto de trabajo.

• Tipo de contrato: Usa el menú desplegable para elegir el tipo de contrato a crear. Las opciones predeterminadas son Permanente, Temporal, Por temporada, Tiempo completo, Becario, Estudiante, Prácticas, Tesis, Estatutario y Empleado.

• Salario en la nómina: Escribe el salario mensual del empleado en este campo.

  Truco

  El menú desplegable para el horario de trabajo muestra todos los que están disponibles para la empresa que seleccionó. Para modificar o agregar otros a esta lista, vaya a Nómina ‣ Configuración ‣ Horas laborables y cree uno nuevo o haga clic en uno que ya exista y edítelo con el botón Editar.

• Responsable de RR. HH.: Selecciona a la persona responsable de validar el contrato con el menú desplegable. Este campo es obligatorio.

  Nota

  El campo Responsable de RR. HH. solo aparece si el módulo Configurador de sueldo (hr_contract_salary) y la aplicación Firma electrónica están instalados.

Pestaña de información salarial

La pestaña Información salarial muestra los detalles específicos sobre cuánto y con qué frecuencia se paga al empleado. Completa los siguientes campos en esta pestaña:

• Tipo de salario: Usa el menú desplegable para seleccionar el tipo de pago que recibe el empleado. Las dos opciones predeterminadas son Salario fijo o Salario por hora. Selecciona Salario fijo para los empleados asalariados y Salario por hora para quienes cobran según las horas trabajadas registradas.

• Programar pago: Usa el menú desplegable para seleccionar con qué frecuencia le pagas al empleado. Las opciones predeterminadas son Anual, Semestral, Trimestral, Bimestral, Mensual, Quincenal, Cada dos semanas, Semanal o Diario.

• Salario: Escribe el monto que recibe el empleado en cada periodo de pago. El primer campo te permite ingresar el salario y el segundo muestra la frecuencia con la que realizas el pago. No puedes modificar el segundo campo, ya que se actualiza de forma automática cuando cambias el campo Programar pago.

• Costo anual (real): Este campo se actualiza de forma automática después de completar los campos Programar pago y Salario. Este importe es el costo total anual para el empleador. Puedes modificar este campo, pero si lo haces, el campo Salario también se actualiza. Asegúrate de que tanto Salario como Costo anual (real) sean correctos si cambias este valor.

• Costo mensual (real): Este campo se actualiza de forma automática después de completar los campos Programar pago y Salario. Este importe es el costo total mensual para el empleador. No puedes modificar este campo, ya que se calcula a partir del costo anual (real).

Pestaña «Detalles»

La pestaña Detalles del contrato contiene la plantilla del contrato, la información contable (consulta el documento de localización específico por país para obtener más información), los datos de trabajo a tiempo parcial y las notas. Completa los siguientes campos en esta pestaña:

• Plantilla de contrato: Usa el menú desplegable para seleccionar la plantilla de contrato a usar al hacer una oferta a un postulante.

• Oferta original: Este campo se completa de forma automática con la oferta enviada al empleado. No puedes modificar este campo y solo se completa cuando es necesario.

• Medio tiempo: Selecciona la casilla si el contrato es de medio tiempo. Al hacerlo, aparece un campo de porcentaje junto a la casilla. No puedes modificar el porcentaje, ya que se calcula de forma automática según el horario de trabajo seleccionado en la parte superior del contrato, en comparación con el horario laboral típico de la empresa (que suele ser de 40 horas semanales).

  • Calendario estándar: Este campo se completa en automático con el horario de trabajo predeterminado de la empresa. En la mayoría de los casos, es Estándar 40 horas/semana.

  • Tipo de entrada de trabajo de medio tiempo: Usa el menú desplegable para seleccionar el tipo de entrada de trabajo que genera el balance respecto al horario de tiempo completo.

  Example

  En este ejemplo, crearemos un contrato para un empleado de medio tiempo que trabaja 20 horas a la semana.

  Para configurarlo, el horario de trabajo del empleado debe tener la opción 20 horas/medio tiempo en la sección de Información general. En la pestaña Detalles, es necesario seleccionar la casilla Medio tiempo y el porcentaje debe ser 50. El calendario estándar está configurado con Estándar 40 horas/semana y el tipo de entrada de trabajo de medio tiempo con Sin pagar.

  Al procesar una semana laboral típica en la aplicación Nómina, el empleado genera veinte (20) horas de entradas de trabajo regulares con el tipo de entrada Asistencia y otras veinte (20) horas con el tipo de entrada Sin pagar, lo que da un total de cuarenta (40) horas de entradas de trabajo.

• Notas: Escribe las notas relevantes para el contrato en este campo.

Pestaña de signatarios

La pestaña Signatarios permite seleccionar las plantillas de contrato predeterminadas, tanto para contratos nuevos como para los actualizados.

En los campos correspondientes, usa el menú desplegable para elegir la plantilla de contrato predeterminada que se aplicará al crear o actualizar un contrato.

Al seleccionar una plantilla PDF, cualquier campo de firma asignado al archivo aparece en una lista abajo de la selección, indicando quién debe firmar el documento. No puedes actualizar estos campos.

Cualquier cambio en la plantilla o los signatarios debe hacerse en la aplicación Firma electrónica, donde se suben, modifican y almacenan las plantillas de contrato.

Importante

Los campos Plantilla PDF solo aparecen si la aplicación Firma electrónica está instalada, junto con los módulos hr_contract_salary y hr_contract_salary_payroll.

Pestaña de documentos personales

En algunos casos, al crear un contrato necesitas algunos documentos adicionales, como certificados legales que declaren que el empleado puede trabajar en el país. Para esto, Odoo permite adjuntar un archivo de imagen de dicho documento en la pestaña Documentos personales.

Haz clic en el botón Sube tu archivo, busca el documento deseado y haz clic en Seleccionar para adjuntarlo al contrato. El nombre del archivo aparece en la línea Imagen.

Nota

Esta pestaña solo aparece después de seleccionar un empleado. Además, por el momento solo es posible adjuntar archivos de imagen.

Deducciones salariales

Después de seleccionar un empleado para el contrato, el botón inteligente Deducciones salariales aparece en la parte superior de la página.

Para los nuevos empleados que aún no tienen un contrato, el botón inteligente muestra Nuevo. Si actualizas el contrato de un empleado que ya tiene deducciones salariales configuradas, el botón muestra la cantidad que tiene activa.

Crea o actualiza las deducciones salariales necesarias para el contrato antes de enviarlo.

Enviar un contrato

Después de crear y configurar un contrato, envíalo al empleado o postulante. Haz clic en el botón Generar oferta para abrir el formulario Oferta para (empleado).

El formulario Oferta para (empleado) muestra toda la información básica del contrato y un enlace que el empleado puede usar para firmarlo. El último campo es Número de días de validez, que indica cuánto tiempo es válida la oferta. Ingresa la cantidad de días deseada, el valor predeterminado es 30.

Haz clic en Enviar por correo electrónico para abrir una ventana de correo preconfigurada con una plantilla predeterminada. Haz clic en Enviar para mandar la oferta.

Importante

Para enviar un contrato con el botón Generar oferta debe existir un campo de firma del empleado en el PDF del contrato.

Estado del contrato

Al crear y enviar un contrato, el estado predeterminado del contrato es Nuevo.

Al registrar al menos una firma completada en el documento, el estado cambia a Firmado de forma parcial. Los usuarios internos, como RR. HH. y empleados de reclutamiento, reciben alertas en la base de datos cuando se les solicita una firma.

Después de que todas las partes requeridas hayan firmado el contrato, el estado cambia a Completamente firmado.

Todos los cambios de estado ocurren de forma automática a medida que los documentos reciben las firmas correspondientes.

Plantillas de contrato

Las plantillas de contrato evitan que tengas que configurar un contrato nuevo cada vez que contratas a un empleado.

Tener varias plantillas permite crear contratos más rápido para distintos tipos de puestos que se ocupan con frecuencia, como tiempo completo, medio tiempo, temporal, etc.

Crea las plantillas de contrato desde el menú de configuración de la aplicación Nómina, el sistema las almacena en la aplicación Documentos.

Importante

Para acceder a las plantillas de contrato, el módulo Configurador de salario (hr_contract_salary) debe estar instalado.

Para ver todas las plantillas, ve a Nómina ‣ Configuración ‣ Plantillas.

La página Plantillas de contrato muestra todas las plantillas existentes. Haz clic en una línea para abrirla y editarla.

Para crear una nueva plantilla de contrato, haga clic en el botón Nuevo y complete la información en el formulario de plantilla que aparece:

• Referencia de Contrato: Escribe una descripción breve y clara de la plantilla. Este nombre también aparece en la aplicación Reclutamiento, así que debe ser claro y fácil de entender.

• Horario de trabajo: Usa el menú desplegable para seleccionar el horario laboral que aplica al contrato. Si necesitas uno nuevo, créalo.

• Origen de la entrada de trabajo: Selecciona cómo se generan las entradas de trabajo.

• Tipo de estructura salarial: Selecciona el tipo de estructura salarial con el menú desplegable.

• Departamento: Selecciona el departamento al que se aplica la plantilla de contrato en el menú desplegable. La plantilla se aplica a todos los departamentos cuando el campo está vacío.

• Puesto de trabajo: Selecciona el puesto de trabajo a la que se aplica la plantilla de contrato del menú desplegable. La plantilla se aplica a todos los puestos de trabajo cuando el campo está vacío.

• Tipo de contrato: Selecciona el tipo de contrato del menú desplegable. Es el mismo que el tipo de empleo.

• Salario en la nómina: Escribe el salario mensual en el campo.

• Responsable de RR. HH.: Selecciona al empleado encargado de validar los contratos con esta plantilla en el menú desplegable.

Pestaña de información salarial

• Tipo de salario: Selecciona Salario fijo o Salario por hora en el menú desplegable.

• Programar pago: Usa el menú desplegable para seleccionar la frecuencia con la que el empleado recibe su pago. Las opciones incluyen Anual, Semestral, Trimestral, Bimestral, Mensual, Quincenal, Cada dos semanas, Semanal o Diario.

• Salario: Escribe el salario bruto. El periodo que aparece en este campo está basado en lo que esté seleccionado en el campo Programar pago. Te recomendamos que primero completes el campo Costo anual (real), ya que ese valor actualiza este campo de forma automática.

• Costo anual (real): Ingresa el costo total anual que el empleado representa para el empleador. El Costo mensual (real) se actualiza de forma automática al escribir este valor.

• Costo mensual (Real): Este campo no se puede editar. El valor se completa en automático después de proporcionar el costo anual (real).

Importante

Los campos Programar pago, Salario y Costo anual (real) están vinculados y si actualiza alguno de ellos, los otros se actualizarán en automático para reflejar el cambio. Una buena práctica es verificar que estos tres campos sean correctos en caso de que haya hecho modificaciones.

Prestaciones, beneficios y deducciones

Según la localización de nómina de la empresa, las entradas que aparecen en esta sección pueden variar e incluso podrían no aparecer. Por ejemplo, algunas pueden corresponder a fondos de retiro, seguros médicos o subsidios de transporte.

Escribe la cantidad monetaria o el porcentaje que indique cuánto del salario del empleado está dirigido a las distintas prestaciones y deducciones.

Pestaña de signatarios

Esta pestaña muestra los documentos que el empleado debe firmar para aceptar una nueva oferta o una actualización de contrato.

• Plantilla PDF de nuevo contrato: Selecciona el documento predeterminado que un nuevo empleado debe firmar para aceptar una oferta.

• Plantilla PDF de actualización de contrato: Selecciona el documento predeterminado que un empleado actual debe firmar para actualizar su contrato.

Ver también

• Documentos

• Firmar