Tandatangani dokumen

Tergantung pada situasi, Anda mungkin perlu untuk Sign:

Sign dokumen yang disiapkan menggunakan Odoo Sign

Dokumen yang disiapkan menggunakan Odoo Sign berisi serangkaian field untuk menunjukkan informasi apa yang harus dilengkapi oleh penanda tangan.

Catatan

Field dengan latar belakang berwarna bersifat wajib, sedangkan field dengan border titik-titik dan latar belakang putih bersifat opsional. Field yang telah dilengkapi secara otomatis dan diatur sebagai read-only memiliki border solid dan latar belakang putih; field ini diisi segera setelah dokumen dibuka.

Example

Pada contoh di bawah ini, field Name dan Signature bersifat wajib, sedangkan field Job title bersifat opsional. Field Email telah dilengkapi secara otomatis dan diatur sebagai read-only.

Contoh field wajib, opsional, dan read-only

Untuk sign dokumen yang disiapkan menggunakan Odoo Sign:

  1. Klik pada setiap field untuk memasukkan informasi yang diminta, atau, untuk dipandu melalui field secara berurutan, klik panah Click to start, klik pada field yang ditunjukkan untuk memasukkan informasi yang diminta, lalu gunakan panah untuk melanjutkan melalui dokumen.

    Catatan

  2. Setelah semua field yang diperlukan telah dilengkapi, klik Validate & Send Completed Document di bagian bawah dokumen.

    Jika ada beberapa dokumen untuk ditandatangani, klik Berikutnya di bagian bawah dokumen, masukkan informasi yang diminta untuk dokumen berikutnya dan dokumen selanjutnya. Setelah semua dokumen ditandatangani, klik Validasi & Kirim Dokumen Lengkap.

Setelah sign dokumen:

  • Jika penanda tangan lain masih perlu sign dokumen, sebuah pesan akan memberi tahu Anda. Klik Next signatory.

  • Jika Anda adalah satu-satunya atau penanda tangan terakhir, Anda dapat Download dokumen secara langsung.

  • Jika Anda adalah user internal, sebuah daftar menampilkan dokumen lain yang menunggu tanda tangan Anda; Anda kemudian dapat Sign atau View dokumen tersebut.

Setelah dokumen atau amplop dokumen telah sepenuhnya ditandatangani, yaitu, ditandatangani oleh semua penanda tangan, dokumen yang ditandatangani dan sertifikat penyelesaian dikirim melalui email kepada penanda tangan dan kepada pihak lain yang ditentukan oleh pengirim.

Field yang dilengkapi secara otomatis

Di Odoo Sign, jenis kolom tertentu dapat dikonfigurasi untuk dilengkapi secara otomatis menggunakan data tentang penandatangan, misalnya nama atau alamat email, yang disimpan dalam database Odoo pengirim.

Tergantung pada konfigurasi, field ini dapat bersifat read-only atau masih dapat diedit setelah dilengkapi secara otomatis.

Tentukan tanda tangan dan inisial

Jika Anda adalah:

  • pengguna internal, saat pertama kali Anda menggunakan Odoo Sign untuk melengkapi field Initial atau Signature, Anda perlu menentukan bagaimana inisial atau tanda tangan Anda muncul. Setelah itu, inisial/tanda tangan Anda disimpan untuk penggunaan di masa mendatang.

  • pengguna eksternal, Anda perlu menentukan bagaimana inisial atau tanda tangan Anda muncul saat pertama kali melengkapi field tersebut dalam dokumen atau amplop dokumen yang disiapkan menggunakan Odoo Sign.

Untuk menentukan bagaimana inisial/tanda tangan Anda harus muncul setelah mengklik field yang relevan dalam dokumen:

  1. Di jendela Adopt Your Signature, masukkan nama lengkap Anda.

  2. Pilih apakah akan:

    • menggunakan inisial/tanda tangan Auto yang dihasilkan, dan pilih font yang Anda inginkan dari dropdown (font);

    • Draw inisial/tanda tangan Anda sendiri menggunakan mouse Anda; atau

    • Load file gambar inisial/tanda tangan Anda.

    Opsi untuk mengadopsi tanda tangan plus opsi frame hash

    Tip

    Pengguna internal dapat memilih untuk mempertahankan atau mematikan Frame keamanan yang berisi awal hash penandatangan, yaitu tanda tangan digital unik dari operasi tersebut.

  3. Klik Sign all untuk menambahkan inisial/tanda tangan ke semua instance dalam dokumen saat ini atau klik Sign untuk hanya menambahkan inisial/tanda tangan ke instance saat ini dalam dokumen saat ini.

Jika terdapat beberapa dokumen untuk ditandatangani dalam amplop dokumen yang sama, inisial/tanda tangan yang telah ditentukan dapat ditambahkan langsung dengan mengklik field yang relevan.

Tolak permintaan tanda tangan

Catatan

Hanya mungkin untuk menolak permintaan tanda tangan saat mengaksesnya melalui tautan yang dikirim melalui email. Penolakan tidak tersedia ketika dokumen diakses langsung dari Odoo.

Untuk menolak permintaan tanda tangan, klik tombol (dropdown) di sudut kanan atas di sebelah nama penandatangan, lalu pilih Tolak untuk menandatangani. Masukkan alasan penolakan, lalu klik Tolak.

Permintaan tanda tangan kemudian ditandai sebagai Dibatalkan dan penolakan dicatat dalam log aktivitas dan chatter permintaan tanda tangan. Penandatangan lain diberitahu dan penandatangan yang tersisa tidak dapat lagi menandatangani dokumen.

Catatan

Tidak mungkin untuk menolak tanda tangan dokumen individu dalam amplop dokumen. Menolak untuk menandatangani membatalkan seluruh permintaan tanda tangan.

Tandatangani dokumen .pdf yang tidak disiapkan

Ketika Anda diminta untuk menandatangani dokumen .pdf yang belum disiapkan untuk tanda tangan elektronik, ini biasanya melibatkan penambahan nama, tanggal, dan tanda tangan Anda ke dokumen. Tergantung pada bagaimana dokumen telah dibagikan kepada Anda, Anda dapat menandatangani dokumen secara elektronik di Odoo:

  • dari aplikasi Sign

  • dari chatter record

  • dari aplikasi Dokumen

Tip

Untuk dapat menandatangani dokumen melalui aplikasi Dokumen, pastikan bahwa tindakan Sign diaktifkan untuk folder tempat dokumen disimpan.

Untuk menandatangani dokumen di Odoo:

  1. Buka dokumen:

    • Dari aplikasi Sign: Buka Sign ‣ Dokumen ‣ Dokumen Saya atau ‣ Semua Dokumen, klik Unggah PDF, pilih dokumen .pdf yang relevan, lalu klik Buka.

    • Dari chatter record atau dari aplikasi Dokumen: Klik pada dokumen .pdf untuk membukanya, lalu klik Sign di sudut kanan atas.

  2. Tambahkan kolom yang relevan ke dokumen, lalu klik Tandatangani Sekarang.

  3. Di jendela Permintaan Tanda Tangan Baru, pastikan Anda dipilih sebagai penanda tangan. Opsional:

    • untuk menambahkan referensi sertifikat penyelesaian ke setiap halaman dokumen, aktifkan Tambahkan sertifikat di setiap halaman

    • untuk memberi tahu satu atau lebih pihak ketika dokumen telah ditandatangani sepenuhnya, tambahkan kontak atau alamat email yang relevan di kolom CC

  4. Klik Tandatangani Sekarang.

    Tip

    Saat menandatangani dokumen yang hanya berisi kolom yang dilengkapi otomatis, misalnya nama, email, dll., klik Unduh untuk segera mengunduh versi yang telah ditandatangani sepenuhnya, tanpa harus melengkapi kolom secara manual.

  5. Lengkapi dan tandatangani dokumen.

Dokumen yang ditandatangani dan sertifikat penyelesaian dikirim kepada Anda, dan kepada kontak yang disebutkan di kolom CC, melalui email; untuk mengunduh dokumen yang ditandatangani segera, klik Unduh.

Catatan

  • Setelah penandatanganan, daftar dokumen lain yang menunggu tanda tangan Anda ditampilkan. Anda kemudian dapat Tandatangani atau Lihat dokumen.

  • Jika dokumen ditandatangani dari chatter record, dokumen yang ditandatangani dan sertifikat penyelesaian terkait ditambahkan ke chatter.

Aktifkan opsi Sign di Dokumen

Mengaktifkan opsi Sign untuk folder atau sub-folder di aplikasi Dokumen memungkinkan dokumen apa pun yang disimpan di folder tersebut untuk ditandatangani tanpa harus meninggalkan aplikasi Dokumen.

Catatan

Opsi ini dapat sangat berguna jika Anda menerima dokumen langsung di folder Dokumen berkat alias email yang diatur pada folder tertentu, misalnya, kontrak penjualan yang dikirim ke alias salescontracts@yourcompany.com.

Untuk mengaktifkan opsi Sign:

  1. Di aplikasi Dokumen, dengan folder atau sub-folder yang relevan terbuka, klik ikon (Tindakan) di samping nama folder.

  2. Klik Actions on Select ‣ Sign.