Kontak¶
Kontak dibuat di aplikasi Kontak untuk pelanggan yang berbisnis dengan perusahaan melalui Odoo. Record kontak adalah kumpulan informasi penting tentang bisnis yang memfasilitasi komunikasi dan transaksi bisnis.
Formulir kontak¶
Untuk membuat kontak baru, buka , dan klik Baru. Formulir baru untuk menambahkan berbagai informasi kontak akan muncul.
Tipe kontak¶
Odoo mendukung kontak Orang dan Perusahaan. Pilih tipe yang sesuai untuk kontak baru ini. Isi nama Orang atau Perusahaan. Nama ini yang akan digunakan di seluruh database. Field ini wajib diisi.
Tip
Kontak Orang dapat dihubungkan dengan kontak Perusahaan. Setelah memilih Orang, field Perusahaan akan muncul.
Di field (amplop), masukkan alamat email dengan domainnya. Di field (telepon), masukkan nomor telepon dengan kode negara yang sesuai. Selanjutnya, masukkan Alamat Perusahaan atau Orang.
Field tambahan¶
Detail tambahan disertakan pada formulir awal. Tersedia field berikut:
Jabatan Kerja: untuk mencantumkan posisi kerja Orang tersebut (hanya untuk tipe Orang).
ID Pajak: nomor identifikasi yang digunakan untuk keperluan pajak dan akuntansi.
Level Mitra: pilih level mitra yang ditentukan untuk kontak ini dari menu drop-down.
Website: masukkan alamat website lengkap, dimulai dengan
httpatauhttps.Bahasa: masukkan bahasa yang digunakan oleh kontak. Semua email dan dokumen yang dikirim ke kontak ini akan diterjemahkan ke bahasa yang dipilih.
Tag: masukkan tag yang telah dikonfigurasi dengan mengetikkannya di kolom, atau klik menu drop-down, dan pilih salah satu. Untuk membuat tag baru, ketik tag baru di kolom, dan klik Buat dari menu drop-down yang muncul.
Tab kontak¶
Di tab Kontak, kontak dapat ditambahkan jika terkait dengan Perusahaan dan alamat terkait. Misalnya, orang kontak tertentu untuk perusahaan dapat dicantumkan di sini.
Beberapa alamat dapat ditambahkan di kontak Orang maupun Perusahaan. Untuk melakukannya, klik Tambahkan Kontak di tab Kontak. Dengan melakukan ini, akan muncul formulir pop-up Buat Kontak untuk mengonfigurasi alamat tambahan.
Di formulir pop-up Buat Kontak, pilih salah satu opsi berikut:
Kontak: menambahkan kontak lain ke formulir kontak yang sudah ada.
Faktur: menambahkan alamat faktur tertentu ke formulir kontak yang sudah ada.
Pengiriman: menambahkan alamat pengiriman tertentu ke formulir kontak yang sudah ada.
Lainnya: menambahkan alamat alternatif ke formulir kontak yang sudah ada.
Setelah opsi dipilih, masukkan informasi kontak yang sesuai yang harus digunakan untuk tipe alamat yang ditentukan.
Tambahkan Nama Kontak, Alamat, Email, beserta nomor Telepon dan/atau Ponsel di bawah ini.
Atur Jabatan Kerja, yang akan muncul jika tipe alamat Kontak telah dipilih. Ini mirip dengan kontak Orang.
Untuk menambahkan catatan, klik kolom teks di samping Catatan, dan tulis apa pun yang berlaku untuk pelanggan atau kontak tersebut.
Kemudian, klik Simpan & Tutup untuk menyimpan alamat, dan menutup jendela Buat Kontak. Atau, klik Simpan & Baru untuk menyimpan alamat, dan langsung masukkan alamat lainnya.
Tab Sales & Purchase¶
Selanjutnya adalah tab Sales & Purchase, yang hanya muncul ketika aplikasi Sales, Purchase, atau POS diinstal.
Posisi Fiskal dapat diatur di tab Sales & Purchase. Pilih Posisi Fiskal dari menu drop-down.
Bagian Sales¶
Di bawah heading Sales, Salesperson tertentu dapat ditetapkan ke kontak. Untuk melakukannya, klik menu tarik-turun Salesperson, dan pilih salah satu. Buat Salesperson baru dengan mengetikkan nama user dan membuat pilihan yang sesuai.
Termin Pembayaran tertentu, atau Daftar Harga tertentu, juga dapat diatur bila perlu. Klik menu drop-down di samping Termin Pembayaran, dan ubah ke salah satu Termin Pembayaran yang sudah dipilihkan, atau Buat yang baru. Pilih menu drop-down Daftar Harga untuk memilih Daftar Harga yang sesuai.
Click into the Delivery Method field to select an option from the drop-down menu.
Point Of Sale section¶
Under the Point Of Sale heading, enter a Barcode that can be used to identify the contact.
Purchase section¶
Under the Purchase heading, select how RFQs for this contact should be grouped together:
On Order: replenishment needs are grouped together except for MTO
Daily: replenishment needs are grouped if the expected arrival is the same day.
Weekly: replenishment needs are grouped if the expected arrival is the same week or week day.
Always: replenishment needs are always grouped.
Select a default Buyer if the RFQs should always be assigned to the same user.
Specify Payment Terms, 1099 Box information, and a preferred Payment Method here. A Receipt Reminder can be set here, as well. Select a Supplier Currency to be used for purchases from the contact.
Fiscal information¶
To assign a Fiscal Position to this contact, select it from the drop-down menu.
Misc section¶
Under the Misc. heading, enter a Citizen Identification number for Person contacts, or Company ID for Company contacts. Use Reference field to add any additional information for this contact.
If this contact should only be accessible for one company in a multi-company database, select it from the Company field drop-down list. Use the Website drop-down menu to restrict the publishing of this contact to one website (if working on a database with multiple websites).
Select one or more Website Tags to assist in filtering published customers on the
/customers website page. Select an Industry for this contact from the drop-down menu.
Use the SLA Policies field to assign a Helpdesk SLA policy to this contact.
Inventory section¶
Under the Inventory heading, use the Customer Location drop-down to select the stock location to be used as a destination when sending goods to this contact. Next, use the Vendor Location drop-down to selection the stock location used as a source when recieving goods from this contact. Finally, use the Subcontractor Location drop-down to idenfy a location used as both a source and destination when sending goods to this contact during a subcontracting process.
Accounting tab¶
The Accounting tab appears when the Accounting application is installed. Here, a user can add any related Bank Accounts, or set default Accounting entries.
Under the Invoice Follow-Ups heading, the Follow-up Status indicates if the contact currently has any overdue payments. To configure Reminders for this contact, use the radio buttons to select either Automatic or Manual reminders, as well as schedule the Next Reminder.
Partner Assignment tab¶
Next is the Partner Assignment tab, which by default, includes a Geolocation section, and other partner options, including Partner Activation and Partner Review configurations. These are only present when the Resellers module is installed.
Lihat juga
Follow the Resellers documentation for more information on publishing partners on the website.
Internal Notes tab¶
Following the Accounting tab is the Internal Notes tab, where notes can be left on this contact form, just like on the contact form noted above.
UBO tab¶
The UBO (Ultimate Beneficial Owner) tab contains a snapshot of the Holdings information from the Equity app, as well as information for the individual contact, including their Birth Date and Birth Place.
The UBO tab is only present when the Equity app is installed.
To request the information required for the UBO tab, click the Action icon, then select Request UBO Form to send an email to the contact.
Archive contacts¶
If a user decides they no longer want to have this contact active, the record can be archived. To do that, go to the Action menu at the top of the contact form, and click Archive.
Then, click Archive from the resulting Confirmation pop-up window.
With this contact successfully archived, as indicated by a banner at the top, they do not show up in the main contacts page, but they can still be searched for with the Archived filter.
Tip
A contact can be unarchived, if the user decides to work with them again. To do that, just click the Action menu again at the top of the archived contact form, and click Unarchive. Upon doing so, the Archived banner is removed, and the contact is restored.