Aktivitas

Aktivitas adalah tugas lanjutan yang terkait dengan catatan dalam database Odoo.

Ikon yang digunakan untuk menampilkan aktivitas bervariasi, tergantung tipe aktivitas:

• Ikon (jam) : ikon aktivitas default.

• Ikon (telepon): panggilan telepon telah dijadwalkan.

• Ikon (amplop): email telah dijadwalkan.

• Ikon (centang): "to-do" telah dijadwalkan.

• Ikon (pengguna): meeting telah dijadwalkan.

• Ikon (unggah): dokumen telah dijadwalkan untuk diunggah.

• Ikon (permintaan ttd): permintaan tanda tangan telah dijadwalkan.

Menjadwalkan aktivitas

Aktivitas dapat dijadwalkan di halaman mana pun di database yang berisi utas chatter, tampilan Kanban, tampilan daftar, atau tampilan aktivitas dari suatu aplikasi.

Chatter

Aktivitas dapat dibuat dari chatter yang ada di catatan mana pun.

Untuk menjadwalkan aktivitas baru, klik tombol " (Aktivitas) yang terletak di bagian atas chatter. Di jendela pop-up " Jadwalkan Aktivitas yang muncul, isi formulir (Jadwalkan Aktivitas).

Tampilan kanban

Aktivitas juga dapat dibuat dari tampilan (Kanban).

Untuk melakukannya, klik (clock) icon yang terletak di bagian bawah catatan individu.

Klik + Jadwalkan Aktivitas, lalu isi formulir Jadwalkan Aktivitas.

Catatan

Jika sudah ada aktivitas yang dijadwalkan pada suatu catatan=, ikon (clock) icon diganti dengan ikon yang mewakili aktivitas terjadwal yang ada. Klik ikon jenis aktivitas tersebut untuk menjadwalkan aktivitas lain.

Tampilan daftar

Aktivitas juga dapat dibuat dari tampilan (daftar).

Jika kolom Aktivitas disembunyikan, tampilkan lewat ikon (penyesuaian pengaturan) di bagian paling kanan baris atas.

Kemudian, klik (clock) icon untuk menambahkan aktivitas di catatan tertentu, dan klik + Jadwalkan aktivitas. Lanjutkan dengan mengisi formulir Jadwalkan Aktivitas yang muncul.

Catatan

Jika sudah ada aktivitas yang dijadwalkan pada suatu catatan=, ikon (clock) icon diganti dengan ikon yang mewakili aktivitas terjadwal yang ada. Klik ikon jenis aktivitas tersebut untuk menjadwalkan aktivitas lain.

Tampilan aktivitas

Sebagian besar aplikasi di Odoo memiliki tampilan Aktivitas. Jika ada, ikon (clock) icon akan terlihat di sudut kanan atas bilah menu utama, di antara ikon opsi tampilan lainnya.

Untuk membuka tampilan aktivitas, klik (clock) icon.

Pada tampilan ini, semua aktivitas yang tersedia tercantum di kolom, sedangkan entri horizontal mewakili semua catatan individu.

Aktivitas berwarna hijau memiliki tenggat di masa depan, aktivitas berwarna oranye memiliki tenggat hari ini, sedangkan aktivitas berwarna merah sudah lewat tenggat.

Bilah berwarna di setiap kolom mewakili catatan untuk jenis aktivitas tertentu, dan menampilkan angka yang menunjukkan berapa banyak aktivitas yang dijadwalkan untuk tipe tersebut.

Jika ada beberapa tipe aktivitas yang dijadwalkan untuk suatu catatan, akan muncul angka di kotak yang menampilkan jumlah total aktivitas yang dijadwalkan.

Catatan

Warna aktivitas, dan hubungannya dengan tenggat aktivitas, konsisten di seluruh Odoo, terlepas dari tipe aktivitas atau tampilan yang digunakan.

Untuk menjadwalkan aktivitas suatu catatan, arahkan kursor ke bidang yang diperlukan. Klik ikon (plus) , lalu isi formulir Jadwalkan Aktivitas.

Formulir Jadwalkan Aktivitas

Aktivitas dapat dijadwalkan dari berbagai tempat, seperti dari chatter catatan, atau dari salah satu tampilan dalam aplikasi, jika ada: tampilan Kanban , tampilan daftar , atau tampilan aktivitas.

Pertama, pilih tipe aktivitas:

• To-Do

• Email

• Call

• Meeting

• Lakukan Tindakan

• Dokumen

• Tanda Tangan

• Beri Persetujuan

Lalu, masukkan informasi berikut:

• Ringkasan: masukkan judul singkat untuk aktivitas, misalnya Mendiskusikan Proposal.

• Tanggal Tenggat: gunakan popover kalender, pilih tenggat aktivitas.

• Ditugaskan kepada: secara default, user saat ini mengisi bidang ini. Untuk menugaskan user lain ke aktivitas, pilih user tersebut dari menu drop-down.

• Log catatan: tambahkan informasi tambahan untuk aktivitas di bidang ini.

Klik Simpan untuk menjadwalkan aktivitas, dan tambahkan aktivitas ke chatter di Aktivitas Terencana. Klik Tandai Selesai untuk menambahkan detail aktivitas ke chatter di bagian Hari Ini.

Jadwalkan meeting

Jika Meeting dipilih sebagai tipe aktivitas, masukkan informasi seperti yang diinstruksikan di atas, lalu klik Jadwalkan. Kalender user akan terbuka untuk menambahkan dan menjadwalkan aktivitas.

Klik tanggal dan waktu yang diinginkan untuk aktivitas, dan jendela pop-up Acara Baru akan muncul. Ringkasan dari jendela pop-up Jadwalkan Aktivitas akan mengisi bidang Judul.

Masukkan informasi di jendela pop-up Acara Baru, lalu klik Simpan & Tutup untuk menjadwalkannya. Setelah dijadwalkan, aktivitas akan ditambahkan ke chatter di bagian Aktivitas Terencana.

Semua aktivitas terjadwal

Untuk melihat daftar konsolidasi aktivitas yang diatur berdasarkan aplikasi, klik (clock) icon di menu header, yang terletak di pojok kanan atas.

Jika ada aktivitas yang dijadwalkan, jumlah aktivitas akan muncul dalam gelembung merah pada (clock) icon.

Semua aktivitas untuk setiap aplikasi dibagi lebih lanjut menjadi beberapa subbagian, yang menunjukkan di mana dalam aplikasi aktivitas tersebut harus diselesaikan. Setiap subbagian mencantumkan jumlah aktivitas terjadwal yang Terlambat, jatuh tempo Hari Ini, dan dijadwalkan Mendatang.

Example

Di aplikasi Cuti, satu aktivitas dijadwalkan untuk dilakukan di dashboard permintaan Semua Cuti, dan enam aktivitas dijadwalkan untuk dilakukan di dashboard Alokasi.

These requests appear in two separate lists in the all activities drop-down menu: one labeled Time Off and one labeled Time Off Allocation.

Tip

The option to Request a Document is available at the bottom of the list of all scheduled activities.

Tipe-tipe kegiatan

To view the currently configured types of activities in the database, navigate to Settings app ‣ Discuss section ‣ Activities setting ‣ Activity Types.

Melakukan hal tersebut akan mengeluarkan halaman Tipe-Tipe Kegiatan, di mana tipe-tipe kegiatan yang ada saat ini dapat ditemukan.

Tip

Individual applications have a list of Activity Types dedicated to that application. For example, to view and edit the activities available for the CRM application, go to CRM app ‣ Configuration ‣ Activity Types.

Edit activity types

To edit an existing activity type, click on the activity type, and the activity type form loads.

Make any desired changes to the activity type form. The form automatically saves, but it can be saved manually at any time by clicking the Save Manually option, represented by a (cloud upload) icon, located in the top-left corner of the page.

Create new activity types

To create a new activity type, click New from the Activity Types page, and a blank activity type form loads. Enter a Name for the activity type at the top of the form, then enter the following information on the form.

Activity Settings section

• Action: Using the drop-down menu, select an action associated with this new activity type. Some actions trigger specific behaviors after an activity is scheduled, such as:

  • Upload Document: If selected, a link to upload a document is automatically added to the planned activity in the chatter.

  • Call: If selected, call information is logged in the chatter and displayed on relevant records.

  • Meeting: If selected, a meeting is created in the chatter and displayed on relevant records.

  • Request Signature: If selected, a link to open a signature request pop-up window is automatically added to the planned activity in the chatter. This requires the Odoo Sign application to be installed.

  Catatan

  Available activity types vary based on the installed applications in the database.

• Folder: Select a specific folder to save a document to. This field only appears if Upload Document is selected for the Action.

• Default User: Select a user from the drop-down menu to automatically assign this activity to the selected user when this activity type is scheduled. If this field is left blank, the activity is assigned to the user who creates the activity.

• Default Summary: enter a note to include whenever this activity type is created.

  Catatan

  Informasi di field User Default dan Ringkasan Default diikutsertakan saat kegiatan dibuat. Namun, mereka dapat diubah sebelum kegiatan dijadwalkan atau disimpan.

• Keep Done: Tick this checkbox to keep activities that have been marked as Done visible in the activity view.

• Default Note: enter any notes to appear with the activity.

Next Activity section

It is possible to have another activity either suggested or triggered. To do so, configure the Next Activity section.

• Chaining Type: select either Suggest Next Activity or Trigger Next Activity from the drop-down menu. Depending on the selected option, either the Suggest or Trigger field is displayed.

  Catatan

  The Chaining Type field does not appear if Upload Document is selected for the Action.

• Suggest/Trigger: depending on what is selected for the Chaining Type, this field either displays Suggest or Trigger. Using the drop-down menu, select the activity to recommend or schedule as a follow-up task to the activity type.

• Schedule: configure when the next activity is suggested or triggered.

  First, enter a numerical value indicating when the activity is suggested or triggered.

  Next to this field, a Days field is visible. Click Days, the default option, to reveal a drop-down menu. Select the desired time-frame option from the list. The options are Days, Weeks, or Months.

  Lastly, using the drop-down menu, select whether the activity is scheduled or triggered either after previous activity deadline or after completion date.

Lihat juga

• Diskusi

• Use channels for team communication

• CRM activities and activity plans