Förberedda svar

Canned responses är anpassningsbara inmatningar där ett inskrivet kortkommando fyller i ett längre svar. Användaren skriver in ett nyckelord som sedan automatiskt ersätts av det utökade substitutionssvaret. Förinställda svar sparar tid genom att användarna kan använda kortfraser för att fylla i längre meddelanden. Detta begränsar också risken för fel när längre meddelanden skrivs eftersom det är förinställda meddelanden. På så sätt upprätthålls enhetlighet i alla kundinteraktioner.

Canned responses består av två huvudkomponenter: genväg och ersättning. Genvägen är det nyckelord eller den nyckelfras som ska ersättas. Substitutionen är det längre meddelandet som ersätter genvägen.

En chattkonversation med ett konserverat svar.

Canned responses are available to use in Live Chat conversations, the Discuss app, and the Chatter composer. This includes direct message conversations, channel conversations, and WhatsApp messages.

Skapa konserverade svar

Canned responses are managed through the Discuss application. To create a new canned response, or manage the list of existing responses, navigate to Discuss app ‣ Configuration ‣ Canned Responses.

För att skapa ett nytt svar klickar du sedan på New längst upp till vänster i listan. Då visas en ny tom rad i listan.

Förberedda svar består av två huvudkomponenter, en genväg som användaren anger och en substitution som ersätter genvägen.

En lista med färdiga svar med betoning på genvägs- och ersättningsfälten.

Skriv ett genvägskommando i fältet Shortcut. Klicka sedan på fältet Substitution och skriv det meddelande som ska ersätta genvägen.

Tips

Försök att koppla genvägen till ämnet för substitutionen. Det gör det inte bara lättare att använda svaren, utan förhindrar också att listan med svar blir oorganiserad och överväldigande.

I fältet Description lägger du till information som ger sammanhang åt svaret, t.ex. riktlinjer för när det bör eller inte bör användas.

Fältet Created by fylls automatiskt i med namnet på den användare som skapar ett nytt svar. Det här fältet kan inte redigeras.

För att dela detta svar med andra användare, välj en eller flera grupper i fältet Authorized Group som ska ha åtkomst.

Varning

Om fältet Authorized Group lämnas tomt kan svaret endast användas av den användare som skapade det.

Canned responses created by the database are automatically credited as created by OdooBot. They must be assigned to an authorized group before they can be used by any users. To view the responses created by OdooBot, navigate to Discuss app ‣ Configuration ‣ Canned Responses. Click into the search bar, and remove any filters.

Slutligen håller fältet Last Used reda på datum och tid då varje svar senast användes. Det här fältet kan inte redigeras.

Dela svar

Förinställda svar är som standard tillgängliga endast för den användare som skapar dem. Om du vill göra ett svar tillgängligt för andra måste du dela det.

Observera

Users with Administrator access rights can view and edit canned responses created by other users through the Discuss app. However, they are only able to use them if they are included in an authorized group that has been designated on that canned responses item line, located on the Canned Responses page.

Åtkomst till delade svar beviljas på nivån groups.

För att visa de Grupper som en användare är medlem i, aktivera först Developer mode, navigera sedan till Inställningar app ‣ Användare & Företag ‣ Användare. Välj en användare i listan och klicka för att öppna användarens User Record. Klicka sedan på den smarta knappen Groups högst upp på sidan.

Tips

Om du vill visa en lista över användare i en viss grupp aktiverar du först Developer mode. Navigera sedan till Inställningsapp ‣ Användare & företag ‣ Grupper. Välj en grupp i listan och klicka sedan på för att öppna Group Record. En lista över användare finns på fliken Users.

Efter att ha bestämt vilka grupper som ska ha tillgång till ett svar, måste de must läggas till i fältet Authorized Groups för varje canned response.

Observera

Den användare som skapade svaret kan använda det, även om han eller hon inte är medlem i någon av de Authorized Groups.

Använd ett färdigt svar

Canned responses can be used in the Discuss app, in a Live Chat conversation, or on any record that contains a Chatter composer. This includes direct message conversations, channel conversations, and WhatsApp messages.

Om du vill använda ett konserverat svar skriver du ett kolon (:) i en Chatter-kompositör eller ett chattfönster, följt av genvägen. Tryck sedan på Enter. Detta ersätter genvägen med substitutionen, men svaret kan fortfarande redigeras innan det skickas.

Tips

Om du skriver : i Chatter composer, eller chattfönstret, genereras en rullgardinslista med tillgängliga svarsalternativ. Ett svar kan väljas från listan, utöver användningen av genvägar.

Om du vill söka igenom listan med tillgängliga svar skriver du : följt av de första bokstäverna i genvägen.

Ett livechattfönster med en lista över alla tillgängliga svarsalternativ.

Se även