Colombia

El paquete de localización colombiana de Odoo ofrece funciones contables, fiscales y legales para las bases de datos de Colombia, como planes de cuentas, impuestos y facturación electrónica. La localización cuenta con los siguientes requisitos previos para usar el software de Facturación Electrónica de la DIAN con Odoo:

• Estar registrado en el RUT (Registro Único Tributario) con un NIT válido.

• Tener un certificado de firma digital válido aprobado por ONAC.

• Realizar el proceso de registro y habilitación de certificación requerido por la DIAN.

Ver también

• Consulte el siguiente webinar para obtener más información sobre cómo completar el proceso de certificación para el módulo DIAN.

• Smart Tutorial - Localización de Colombia

• Documentación sobre la legalidad y el cumplimiento de la facturación electrónica en Colombia

Configuración

Instalación de módulos

Instale los siguientes módulos para obtener todas las funciones de la localización de Colombia:

Nombre	Nombre técnico	Descripción
Colombia - Contabilidad	l10n_co	Es el paquete de localización fiscal predeterminado. Este módulo agrega las funciones contables básicas para la localización colombiana, como el plan de cuentas, impuestos, retenciones y tipo de documento de identidad.
Facturación electrónica para Colombia con DIAN	l10n_co_dian	Este módulo incluye las funciones necesarias para la integración con la DIAN con su propio software. También permite generar facturas electrónicas y documentos soporte según las regulaciones de la DIAN.
Colombia - Reportes contables	l10n_co_reports	Este módulo incluye los reportes contables para enviar certificaciones a los proveedores por retenciones aplicadas.
Facturación electrónica para Colombia con Carvajal	l10n_co_edi	Este módulo incluye las funciones necesarias para la integración con Carvajal. También permite generar facturas electrónicas y documentos soporte según las regulaciones de la DIAN.
Colombia - Punto de venta	l10n_co_pos	Este módulo incluye las boletas para Punto de venta de la localización colombiana.

Información de la empresa

Para configurar la información de su empresa:

1. Abra el formulario de contacto de su empresa:

   • Vaya a la aplicación Contactos y busque su empresa.

   • Vaya a la aplicación Ajustes y active el modo de desarrollador. Vaya a la sección Empresas, haga clic en Actualizar información y luego, en el campo Contacto, haga clic en el nombre de la empresa.

2. Configure la siguiente información:

   • Nombre de la empresa.

   • Dirección: Están incluidos los datos de ciudad, departamento y código postal.

   • Número de identificación: Seleccione el tipo de identificación (NIT, Cédula de ciudadanía, Registro civil, etc.). Cuando el tipo de identificación es NIT, el número de identificación debe tener el dígito de verificación al final del ID precedido por un guion (-).

3. Vaya a la pestaña Ventas y compra y configure la información fiscal.

   • Obligaciones y Responsabilidades: Seleccione la responsabilidad fiscal de la empresa (O-13 Gran contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Régimen de tributación simple, R-99-PN No aplica).

   • Gran Contribuyente: Seleccione esta opción si la empresa es Gran Contribuyente.

   • Régimen fiscal: Seleccione el nombre del tributo para la empresa (IVA, INC, IVA e INC o No aplica).

   • Nombre comercial: Si la empresa usa un nombre comercial específico que necesita aparecer en la factura.

Truco

Los datos configurados en la sección Información fiscal aparecen en los reportes fiscales válidos en formato PDF.

Credenciales para facturación electrónica y entornos de la DIAN

Para configurar las credenciales de usuario que utilizará para conectarse con el servicio web de la DIAN y su entorno, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Ajustes, diríjase la sección de Facturación electrónica de Colombia y siga estos pasos:

1. Seleccione DIAN: Servicio gratuito como el proveedor de facturación electrónica.

2. Configure los modos de operación para los respectivos tipos de documentos (facturas electrónicas o documentos soporte) que se generarán desde Odoo. Haga clic en Agregar una línea y luego complete los campos:

   • Modo de software: El tipo de documento que se generará con el modo de operación.

   • ID de software: El ID generado por la DIAN para el modo de operación específico.

   • NIP de software: El NIP seleccionado en la configuración del modo de operación en el portal de la DIAN.

   • ID de prueba: El ID de prueba generado por la DIAN y obtenido después de probar el modo de operación.

3. Configure los certificados disponibles para firmar los documentos electrónicos. Haga clic en Agregar una línea y luego complete los campos:

   • Nombre: El nombre del certificado.

   • Certificado: Suba el archivo del certificado en formato PEM. En el campo Clave privada que aparece en la pantalla, seleccione una existente o cree una. Para ello, escriba el nombre de la clave y seleccione Crear y editar. Después, en el asistente Crear clave privada, suba un archivo de clave válido y haga clic en Guardar y cerrar.

     

4. Configure el entorno de la DIAN. El módulo de facturación electrónica de la DIAN proporciona cuatro entornos diferentes a los cuales conectarse:

   • Modo de demostración de DIAN: Este entorno le permitirá probar flujos de trabajo de facturación electrónica usando un certificado digital de demostración. Los archivos se crean y aceptan de forma automática y no se envían a ningún ambiente de la DIAN; se pueden probar todas las validaciones internas. Para activar este entorno, habilite la opción modo de demostración de DIAN.

     Nota

     La opción modo de demostración de DIAN no es visible cuando se habilita la opción Entorno de prueba.

   • Entorno de certificación: Este entorno es útil para aprobar el proceso de certificación de la DIAN y obtener el estado de habilitado para facturar desde Odoo. Para activarlo, seleccione las casillas Entorno de prueba y Activar el proceso de certificación.

   • Entorno de prueba: Este entorno permite reproducir los flujos de facturación electrónica y las validaciones en el portal de pruebas de la DIAN. Para activarlo, solo seleccione la casilla Entorno de prueba.

   • Entorno de producción: Este entorno permite generar documentos electrónicos válidos. Para activarlo, debe deshabilitar las opciones de Entorno de prueba y Activar el proceso de certificación.

     Importante

     No active el modo de demostración de DIAN en una base de datos en producción. El uso de este modo es solo para entornos de prueba.

Nota

En una base de datos multiempresa, cada una de ellas puede tener su propio certificado.

Ver también

Vea el video Configuración de Facturación Electrónica - Localización de Colombia para obtener más información sobre la configuración de la facturación electrónica con Carvajal.

Datos maestros

Contactos

Configure los siguientes campos en el formulario de contacto:

• Número de identificación: Seleccione el tipo de número de identificación y escriba el número correspondiente. Cuando el tipo de número de identificación es NIT, el número de identificación debe tener el dígito de verificación al final precedido por un guion (-).

• Los campos de información fiscal de la pestaña Ventas y compra.

Productos

Vaya al formulario del producto desde Contabilidad ‣ Clientes ‣ Productos y asegúrese de que el campo Categoría UNSPSC (que se encuentra en la pestaña Contabilidad) o el campo Referencia interna (de la pestaña Información general) estén configurados.

Impuestos

Si desea crear o modificar impuestos, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Impuestos y seleccione el impuesto relacionado.

Si las transacciones de ventas incluyen productos con impuestos deberá configurar el campo Tipo de valor de la pestaña Opciones avanzadas. Los tipos de impuestos de retención (ICA, IVA, Fuente) también están incluidos. Esta configuración se utiliza para mostrar los impuestos de forma correcta en la factura.

Diarios de ventas

Una vez que la DIAN haya asignado la secuencia oficial y el prefijo para la resolución de la factura electrónica, debe actualizar los diarios de ventas relacionados con las facturas en Odoo. Para hacerlo, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Diarios y seleccione un diario de ventas existente o cree uno con el botón Crear.

En el formulario del diario de ventas escriba el nombre del diario y seleccione el tipo, luego configure un código corto único en la pestaña Asientos contables. Después, configure los siguientes datos en la pestaña Ajustes avanzados:

• Facturación electrónica: Habilite UBL 2.1 (Colombia).

• Resolución de facturación: El número de resolución emitido por la DIAN para la empresa a través de su set de pruebas.

• Fecha de resolución: La fecha efectiva inicial de la resolución.

• Fecha de finalización de la resolución: La fecha de finalización de la validez de la resolución.

• Rango de numeración (mínimo): El primer número de factura autorizado.

• Rango de numeración (máximo): El último número de factura autorizado.

• Clave técnica: La clave de control recibida del portal de la DIAN en el set de pruebas o de su servicio web en caso del entorno de producción.

Cuando la base de datos está configurada para el entorno de producción, en lugar de configurar estos campos de forma manual, haga clic en el botón Volver a cargar la configuración de la DIAN para obtener la información de resolución de la DIAN desde el servicio web correspondiente.

Importante

• El código corto y la resolución del diario deben coincidir con los recibidos en el portal de la DIAN o en el portal del MUISCA.

• La secuencia de la factura y el prefijo deben estar configurados de manera correcta cuando cree la primera factura. Odoo asignará un prefijo y secuencia a las siguientes facturas en automático.

Diarios de compra

Una vez que la DIAN haya asignado la secuencia oficial y el prefijo para el documento soporte relacionado con las facturas de los proveedores, deberá actualizar los diarios de compras relacionados con sus documentos soporte en Odoo. El proceso es similar a la configuración de los diarios de ventas.

Ver también

Vea el video Documento soporte - Localización de Colombia para obtener más información sobre los diarios de documentos soporte al utilizar Carvajal.

Plan de cuentas

El plan de cuentas se instala de forma predeterminada como parte del módulo de localización. Las cuentas se asignan de forma automática a los impuestos y a las cuentas predeterminadas por pagar y por cobrar. El plan de cuentas para Colombia se basa en el PUC (Plan Único de Cuentas).

Multimoneda

La tasa de cambio oficial de Colombia la indica el Banco de la República.

Para habilitar las actualizaciones automáticas de tasa de cambio, sigue los cambios a continuación:

1. Ve a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Ajustes.

2. Deslízate a la sección Monedas y activa la opción Tasas de cambio automáticas.

3. Asegúrate de seleccionar [CO] Banco de la República como el Servicio.

4. Selecciona un Intervalo para la frecuencia en la que se actualizará de forma automática la tasa de cambio.

Flujos de trabajo principales

Facturas electrónicas

A continuación verá un desglose del flujo de trabajo principal para facturas electrónicas con la localización colombiana:

1. El usuario crea una factura.

2. Odoo genera el archivo XML jurídico.

3. Odoo genera el CUFE (código único de factura electrónica) con la firma electrónica.

4. Odoo envía una notificación a la DIAN.

5. DIAN valida la factura.

6. DIAN acepta o rechaza la factura.

7. Odoo genera el PDF de la factura con un código QR.

8. Odoo comprime el documento adjunto (que incluye el archivo XML enviado y la respuesta de validación de la DIAN) y el PDF fiscal válido en un archivo .zip.

9. El usuario envía la factura (es decir, el archivo .zip) al comprador desde Odoo.

Creación de facturas

Nota

El flujo de trabajo funcional previo a la validación de la factura no modifica los principales cambios introducidos con la factura electrónica.

Las facturas electrónicas se generan y envían a la DIAN y al cliente. Puede crearlas desde la orden de venta o generarlas de forma manual. Para crear una nueva factura, vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Facturas y seleccione Crear. Configure los siguientes campos del formulario de la factura:

• Cliente: La información del cliente.

• Diario: El diario que se utiliza para las facturas electrónicas.

• Tipo de factura electrónica: seleccione el tipo de documento. La selección predeterminada es Factura de venta.

• Líneas de la factura: especifique los productos con los impuestos correctos.

Importante

Al crear la primera factura relacionada con un diario de facturación electrónica, es necesario que cambie de forma manual la secuencia de la factura al formato de la DIAN: Prefijo + Secuencia.

Por ejemplo, cambie el formato de la secuencia de SETP/2024/00001 a SETP1.

Al terminar, haga clic en Confirmar.

Envío de facturas electrónicas

Después de confirmar la factura, haga clic en Imprimir y enviar. En el asistente que aparece, asegúrese de seleccionar las casillas DIAN y Correo electrónico para enviar el XML al servicio web de la DIAN y la factura validada al correo fiscal del cliente, luego haga clic en Imprimir y enviar. Después ocurrirá lo siguiente:

• Se crea el documento XML.

• Se genera el CUFE.

• La DIAN procesa el XML de manera sincrónica.

• Si la factura es aceptada, el archivo aparece en el chatter y el cliente recibe un correo electrónico con el archivo .zip.

La pestaña DIAN muestra lo siguiente:

• Fecha de firma: La marca de tiempo registrada al crear el XML.

• Estado: El resultado del estado obtenido en la respuesta del DIAN. Si la factura fue rechazada, aquí podrá ver los mensajes de error.

• Entorno de pruebas: Indica si el documento enviado fue entregado al entorno de pruebas de la DIAN.

• Proceso de certificación: Indica si envió el documento como parte del proceso de certificación con la DIAN.

• Descargar: Para descargar el archivo XML enviado, incluso si el resultado que proporcionó la DIAN fue rechazado.

• Obtener documento adjunto: Para descargar el archivo del documento adjunto generado incluido en el archivo .zip entregado al cliente.

Notas de crédito

El proceso para las notas de crédito es el mismo que para las facturas. Para crear una nota de crédito con referencia a una factura, vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Facturas. En la factura, haga clic en Añadir nota de crédito y complete la siguiente información:

• Método de crédito: seleccione el método de crédito.

  • Reembolso parcial: utilice esta opción cuando se trate de un importe parcial.

  • Reembolso completo: utilice esta opción cuando se trate de un importe total.

  • Reembolso completo y nuevo borrador de factura: utilice esta opción si la nota de crédito se autovalida y concilia con la factura. La factura original se duplica como un nuevo borrador.

• Motivo: escriba el motivo de la nota de crédito.

• Fecha de reversión: indique si desea una fecha específica para la nota de crédito o si se usará la fecha del asiento.

• Utilizar diario específico: seleccione el diario a usar para su nota de crédito o déjelo vacío si desea utilizar el mismo diario que la factura original.

• Fecha de reembolso: si eligió la opción fecha específica, seleccione la fecha para el reembolso.

Una vez revisado, haga clic en el botón Revertir.

Notas de débito

El proceso para las notas de débito es similar al de las notas de crédito. Para crear una nota de débito con referencia a una factura, vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Facturas. En la factura, haga clic en el botón Añadir nota de cargo e ingrese la siguiente información:

• Motivo: escriba el motivo de la nota de débito.

• Fecha de la nota de débito: seleccione las opciones específicas.

• Copiar líneas: seleccione esta opción si necesita registrar una nota de débito con las mismas líneas de la factura.

• Utilizar diario específico: seleccione el punto de impresión para su nota de débito, o déjelo vacío si desea utilizar el mismo diario que la factura original.

Al finalizar, haga clic en Crear nota de débito.

Documento soporte para las facturas de proveedor

Una vez que haya configurado los datos maestros, las credenciales y el diario de compras relacionados con las facturas de proveedores, puede empezar a utilizar los documentos soporte.

Puede crear los documentos soporte para las facturas de proveedor desde las órdenes de compra o de forma manual. Vaya a Contabilidad ‣ Proveedores ‣ Facturas y complete los siguientes datos:

• Proveedor: complete la información del proveedor.

• Fecha de factura: seleccione la fecha de la factura.

• Diarios: seleccione el diario para los documentos soporte relacionados a las facturas de proveedor.

• Líneas de factura: especifique los productos con los impuestos correspondientes.

Una vez revisado, haga clic en el botón confirmar. Después de confirmar se creará un archivo XML que se enviará de forma automática a Carvajal.

Errores comunes

Los errores más comunes al validar un XML están relacionados con la falta de datos maestros. En esos casos aparecerá un mensaje de error de validación y se bloqueará el envío.

Si envió la factura y la DIAN la marcó como Rechazada, los mensajes de error aparecerán al hacer clic en el icono (círculo de información) que se encuentra junto al campo Estado en la pestaña DIAN. Los códigos de error reportados le permitirán revisar las soluciones que deberá aplicar antes de volver a enviarla.

Podrá volver a procesar el XML después de corregir los datos maestros o solucionar otros problemas. Para ello, siga el flujo de envío de facturas electrónicas.

Reportes financieros

Certificado de retención en ICA

Este reporte es una certificación para los proveedores por las retenciones efectuadas por concepto del impuesto de Industria y Comercio colombiano (ICA). El reporte se encuentra en Contabilidad ‣ Reportes ‣ Declaraciones colombianas ‣ Certificado de retención en ICA.

Haga clic en el ícono (engranaje) para mostrar las opciones de Descargar Excel y Copiar a documentos.

Certificado de retención en IVA

Este reporte emite un certificado sobre el monto retenido a los proveedores por concepto de retención de IVA. El reporte se encuentra en Contabilidad ‣ Reportes ‣ Declaraciones de Colombia ‣ Certificado de retención en IVA.

Haga clic en el ícono (engranaje) para mostrar las opciones de Descargar Excel y Copiar a documentos.

Certificado de retención en la fuente

Este certificado se emite a los partners por las retenciones de impuestos que han efectuado. El reporte se encuentra en Contabilidad ‣ Reportes ‣ Declaraciones Colombianas ‣ Certificado de retención en fuente.

Haga clic en el ícono (engranaje) para mostrar las opciones de Descargar Excel y Copiar a documentos.