Sequenz der Lieferantenrechnungen

Bei der Bestätigung einer Lieferantenrechnung generiert Odoo eine eindeutige Rechnungsreferenznummer. Standardmäßig verwendet Odoo das Format: RG/Jahr/Monat/aufsteigende-Nummer (z. B. RG/2025/01/00001), die jedes Jahr bei 00001 beginnt.

Es ist jedoch möglich, das Sequenzformat und seine Periodizität zu ändern und Rechnungen in großen Mengen neu zu sequenzieren.

Bemerkung

Änderungen an Referenznummern werden im Chatter protokolliert.

Die Standardsequenz ändern

Um die Standardsequenz anzupassen, öffnen Sie die letzte bestätigte Lieferantenrechnungen, klicken Sie auf Auf Entwurf zurücksetzen und bearbeiten Sie die Referenznummer der Lieferantenrechnung.

Odoo erklärt dann, wie das erkannte Format auf alle zukünftige Lieferantenrechnungen übertragen wird. Wenn der Monat der aktuellen Lieferantenrechnung hinzugefügt wird, ändert Sie die Periodizität der Sequenz auf jedes Jahr statt jeden Monat.

Tipp

Das Sequenzformat kann direkt bei der Erstellung der ersten Lieferantenrechnung einer bestimmten Sequenzperiode angepasst werden.

Lieferantenrechnungen massenweise neu sequenzieren

Es kann hilfreich sein, mehrere Lieferantenrechnungsnummern neu zu sequenzieren. Wenn Sie beispielsweise Lieferantenrechnungen aus einem anderen Buchhaltungssystem importieren und die Referenz aus der vorherigen Software stammt, muss die Kontinuität für das laufende Jahr beibehalten werden, ohne von vorne zu beginnen.

Bemerkung

Diese Funktion steht nur Benutzern mit Administrator- oder Beraterzugriff zur Verfügung.

Befolgen Sie diese Schritte, um Rechnungsnummern neu zu sequenzieren:

1. Aktivieren Sie den Entwicklermodus.

2. Wählen Sie in der Listenansicht der Lieferantenrechnungen die Rechnung aus, die eine neue Sequenz benötigt.

3. Klicken Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Resequenzieren.

4. Wählen Sie im Feld Reihenfolge eine der folgenden Optionen aus:

   • Aktuelle Reihenfolge beibehalten: Die Reihenfolge der Nummern bleibt dieselbe.

   • Neuordnung nach Buchungsdatum: Die Nummer wird nach Buchungsdatum neu geordnet.

5. Legen Sie die Erste neue Sequenz fest.

6. Klicken Sie auf Vorschau der Änderungen und auf Bestätigen.

Bemerkung

• Um anzuzeigen, wo die Änderung der Sequenz begann, wird die erste Lieferantenrechnung in der neuen Sequenz in der Liste der Lieferantenrechnungen rot hervorgehoben. Diese visuelle Markierung ist dauerhaft und dient lediglich zu Informationszwecken.

• Sollten Unregelmäßigkeiten in der neuen Sequenz auftreten, wie beispielsweise Lücken, stornierte oder gelöschte Buchungen innerhalb des offenen Zeitraums, wird die Meldung Lücken in der Sequenz im Journal Lieferantenrechnungen auf dem Buchhaltungsdashboard angezeigt. Um weitere Details zu den entsprechenden Lieferantenrechnungen anzuzeigen, klicken Sie auf Lücken in der Sequenz. Diese visuelle Markierung ist temporär und verschwindet, sobald das Buchungsdatum des Eintrags am oder nach dem Sperrdatum liegt.

Tipp

Neue Sequenzierung ist nicht möglich:

• Wenn Buchungen vor einem Sperrdatum liegen.

• Wenn die Sequenz zu einem Duplikat führt.

• Wenn der Bereich ungültig ist. Beispielsweise, wenn das Rechnungsdatum nicht mit dem Datum in der neuen Sequenz übereinstimmt, wie bei der Verwendung einer Sequenz für 2024 (BILL/2024/MM/XXXX) für eine Lieferantenrechnung mit Datum im Jahr 2025.

In diesen Fällen wird ein Validierungsfehler angezeigt.