Diarios

Los asientos contables se registran en diferentes diarios para mantener un registro organizado de las transacciones financieras de una empresa. Odoo utiliza seis tipos diferentes de diarios para organizar los registros contables:

Nota

Es posible tener múltiples diarios del mismo tipo, como dos diarios bancarios separados, cada uno para una cuenta bancaria única, o dos diarios de ventas separados para rastrear los ingresos B2B frente a B2C.

Cada tarjeta en el tablero de contabilidad representa un diario. Para editar la configuración de un diario, haz clic en (puntos suspensivos verticales) en la tarjeta del diario y luego haz clic en Configuración. Alternativamente, ve a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Diarios para seleccionar y editar un diario existente o para crear uno nuevo.

Si bien los diferentes tipos de diarios tienen campos ligeramente diferentes para configurar, algunos campos son consistentes en todos los tipos de diarios:

  • Código corto: Cada diario debe tener un código único (de 1 a 5 caracteres de longitud). El código corto se usa como prefijo para todos los asientos contables que pertenecen a este diario.

  • Moneda: Si lo deseas, establece la moneda de este diario. Para diarios bancarios y de efectivo, esta es la moneda de las transacciones del diario. Este campo solo es visible cuando están habilitadas las múltiples monedas.

La pestaña Configuración avanzada contiene opciones más técnicas:

  • Cuentas permitidas: Limita qué cuentas están disponibles al registrar asientos contables en este diario. Deja este campo en blanco para permitir todas las cuentas.

  • Alias de correo electrónico: Establece una dirección de correo electrónico para crear asientos contables digitalizando archivos PDF enviados a esta dirección. Esto se usa más comúnmente para crear facturas de cliente y facturas de proveedor.

  • Asegurar asientos contabilizados con hash: Restringe la alterabilidad de los asientos de este diario para cumplir con las autoridades fiscales en ciertos países.

Advertencia

La opción Asegurar asientos contabilizados con hash no se puede eliminar de un diario una vez que el diario tiene un asiento contable contabilizado.

Nota

  • Los diarios bancarios y de efectivo no tienen los campos Asegurar asientos contabilizados con hash ni Alias de correo electrónico.

  • Si aún no se ha configurado un dominio de alias, se muestra un enlace a Configurar dominio de alias en lugar del campo Alias de correo electrónico.

Diarios bancarios, de efectivo y de tarjeta de crédito

Los diarios bancarios, de efectivo y de tarjeta de crédito comparten las siguientes características:

  • Cuenta de suspense: Transacciones en este diario se contabilizan en esta cuenta hasta que se concilian, momento en el que esta cuenta se reemplaza con la cuenta contra la que se concilió la transacción. En cualquier momento, el saldo de la cuenta de suspense en el libro mayor general muestra el saldo de las transacciones que aún no se han conciliado.

    Nota

    Cuando se concilia una transacción bancaria, el asiento contable se modifica para reemplazar la cuenta de suspense bancaria con la cuenta del apunte contable con el que se concilia. Esta cuenta suele ser:

    • la cuenta de recibos o pagos pendientes si se concilia con un pago registrado; o

    • la cuenta por cobrar o por pagar si se concilia directamente con una factura o recibo de proveedor.

  • Secuencia de pago dedicada: marca este campo para usar secuencias separadas para pagos y transacciones contabilizadas en este diario.

    Nota

    Si el campo Secuencia de pago dedicada está marcado, los pagos que usen una cuenta pendiente tendrán referencias que añaden P antes del código corto del diario. De lo contrario, las referencias comenzarán con PAY.

Las pestañas Pagos entrantes y Pagos salientes contienen los métodos de pago de este diario. Hay diferentes métodos de pago disponibles según el tipo de diario. Si lo deseas, configura cuentas pendientes en los métodos de pago.

Ver también

Cuentas pendientes

Por defecto, los pagos en Odoo no crean asientos contables, pero se pueden configurar para crear asientos contables usando cuentas pendientes en los diarios bancarios y de efectivo.

  • Una cuenta de cobros pendientes es donde se registran los pagos entrantes hasta que se vinculan con las transacciones bancarias entrantes.

  • Una cuenta de pagos pendientes es donde se registran los pagos salientes hasta que se vinculan con las transacciones bancarias salientes.

Estas cuentas suelen ser de tipo Activos corrientes y Pasivos corrientes.

Los pagos que se registran en Odoo se contabilizan en las cuentas de recibos pendientes y pagos pendientes hasta que se concilian. En cualquier momento, el saldo de la cuenta de recibos pendientes en el libro mayor general muestra el saldo de los pagos entrantes registrados que aún no se han conciliado, y el saldo de la cuenta de pagos pendientes en el libro mayor general muestra el saldo de los pagos salientes registrados que aún no se han conciliado.

Configuración

Para configurar cuentas pendientes, ve a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Diarios y selecciona o crea un diario bancario o de efectivo. En las pestañas Pagos entrantes y Pagos salientes, configura Cuentas de recibos pendientes y Cuentas de pagos pendientes para cada método de pago para el que quieras crear asientos contables.

Nota

  • Si la cuenta bancaria principal del diario se añade como cuenta de cobros pendientes o cuenta de pagos pendientes, cuando se registra un pago, el estado de la factura o cuenta se establece directamente como Pagado.

  • Si la cuenta de cobros pendientes o de pagos pendientes para un método de pago se deja en blanco, registrar un pago con ese método de pago no creará ningún asiento contable.

Banco

Los diarios bancarios se usan para registrar asientos contables relacionados con transacciones bancarias y pagos entrantes y salientes. Los siguientes campos son específicos de los diarios bancarios:

  • Cuenta bancaria: esta cuenta de tipo Banco y efectivo es la cuenta predeterminada para este diario bancario.

  • Número de cuenta: el número de la cuenta bancaria se utiliza al registrar pagos y es necesario para generar archivos de pago salientes, como SEPA o NACHA. Para editar los detalles de la cuenta bancaria, haz clic en el botón (Enlace interno) junto a Número de cuenta y actualiza la información de la cuenta en consecuencia.

  • Banco: el nombre del banco se usa al registrar pagos y es obligatorio para generar archivos de pago salientes. Para editar los detalles de la cuenta bancaria, haz clic en el botón (Enlace interno) junto al nombre de Banco y actualiza la información de la cuenta en consecuencia.

  • Fuentes bancarias: define el método para crear transacciones bancarias, ya sea Manual o mediante Sincronización en línea.

  • Dividir transacciones: divide los pagos colectivos para archivos CODA.

Hay disponibles múltiples métodos de pago para diarios bancarios, así como configuraciones para generar archivos de pago salientes, como SEPA o NACHA.

Efectivo

Los diarios de efectivo se usan para registrar asientos contables relacionados con transacciones en efectivo. Los siguientes campos son específicos de los diarios de efectivo:

  • Cuenta de efectivo: Esta cuenta de tipo Banco y efectivo es la cuenta predeterminada para este diario de efectivo.

  • Cuenta de beneficios: Esta cuenta de tipo Ingresos u Otros ingresos se utiliza para registrar un beneficio cuando el saldo final de una caja registradora es mayor de lo esperado.

  • Cuenta de pérdidas: Esta cuenta de tipo Gastos se utiliza para registrar una pérdida cuando el saldo final de una caja registradora es menor de lo esperado.

Solo los métodos de pago manuales están disponibles para los diarios de efectivo.

Tarjeta de crédito

Los diarios de tarjetas de crédito se utilizan para registrar apuntes contables relacionados con tarjetas de crédito. Los siguientes campos son específicos de los diarios de tarjetas de crédito:

  • Cuenta del diario: Esta cuenta de tipo Tarjeta de crédito es la cuenta predeterminada para este diario de tarjetas de crédito.

  • Extractos bancarios: Define el método de creación de transacciones con tarjeta de crédito, ya sea manual o mediante Sincronización en línea.

Solo los métodos de pago manuales están disponibles para los diarios de tarjetas de crédito.

Diarios de ventas, compras y operaciones diversas

Ventas

Los diarios de ventas, también conocidos como diarios de ingresos, se utilizan para registrar apuntes contables relacionados con facturas de clientes. Los siguientes campos son específicos de los diarios de facturas de clientes:

  • Cuenta de ingresos predeterminada: Las facturas en este diario utilizan esta cuenta de tipo Ingresos u Otros ingresos a menos que sea sobrescrita por otra cuenta de ingresos establecida en la categoría de producto, el producto o la línea de factura en sí.

  • Secuencia dedicada de notas de crédito: Marca esta casilla para utilizar una secuencia separada para la referencia de notas de crédito que se incrementa por separado de la secuencia principal de facturas y añade una R a la referencia antes del código corto del diario.

  • Secuencia dedicada de notas de débito: Marca esta casilla para utilizar una secuencia separada para la referencia de notas de débito que se incrementa por separado de la secuencia principal de facturas y añade una D antes del código corto del diario.

Los diarios de ventas tienen campos adicionales en la pestaña Configuración avanzada que te permiten establecer el formato de comunicación predeterminado que aparecerá en las facturas de clientes para que el cliente pueda referirse a esa factura en particular al realizar un pago:

  • Tipo de comunicación: Elige si el formato de la referencia de pago comunicada al cliente debe basarse en el número de factura o en el número del cliente.

  • Estándar de comunicación: Elige el formato de la referencia de pago en sí que se comunica al cliente.

Compra

Los diarios de compras se utilizan para registrar apuntes contables relacionados con facturas de proveedor. Los siguientes campos son específicos de los diarios de compras:

  • Cuenta de gastos predeterminada: Las facturas de proveedor en este diario utilizan esta cuenta de tipo Gastos a menos que sea sobrescrita por otra cuenta de gastos establecida en la categoría de producto, el producto o el gasto.

  • Cuenta de parte privada: Selecciona la cuenta que se utilizará para registrar la parte privada de gastos mixtos.

  • Secuencia dedicada de notas de crédito: Marca esta casilla para utilizar una secuencia separada para la referencia de notas de crédito que se incrementa por separado de la secuencia principal de facturas de proveedor y añade una R a la referencia antes del código corto del diario.

  • Secuencia dedicada de notas de débito: Marca esta casilla para utilizar una secuencia separada para la referencia de notas de débito que se incrementa por separado de la secuencia principal de facturas y añade una D antes del código corto del diario.

Varios

Los diarios varios se utilizan para registrar asientos contables que no están relacionados con ninguno de los otros tipos de diarios, como los asientos de cierre fiscal.

Ver también