Journaux

Les pièces comptables sont enregistrées dans différents journaux pour maintenir un enregistrement organisé des transactions financières d’une entreprise. Odoo utilise six types de journaux différents pour organiser les enregistrements comptables :

Note

Il est possible d’avoir plusieurs journaux du même type, comme deux journaux bancaires distincts, chacun pour un compte bancaire unique, ou deux journaux de ventes distincts pour suivre les revenus B2B par rapport aux revenus B2C.

Chaque carte sur le Tableau de bord Comptabilité représente un journal. Pour modifier la configuration d’un journal, cliquer sur (points de suspension verticaux) sur la carte du journal, puis cliquer sur Configuration. Alternativement, aller à Comptabilité ‣ Configuration ‣ Journaux pour sélectionner et modifier un journal existant ou en créer un nouveau.

Bien que les différents types de journaux aient des champs légèrement différents à configurer, certains champs sont cohérents pour tous les types de journaux :

  • Code court : Chaque journal doit avoir un code unique (de 1 à 5 caractères). Le code court est utilisé comme préfixe pour toutes les écritures comptables appartenant à ce journal.

  • Devise : Si souhaité, définir la devise de ce journal. Pour les journaux bancaires et en espèces, il s’agit de la devise des transactions du journal. Ce champ n’est visible que lorsque les devises multiples sont activées.

L’onglet Paramètres avancés contient des options plus techniques :

  • Comptes autorisés : limiter les comptes disponibles lors de l’enregistrement de pièces comptables dans ce journal. Laisser ce champ vide pour autoriser tous les comptes.

  • Alias e-mail : définir une adresse e-mail pour créer des pièces comptables en numérisant les PDF envoyés à cette adresse. Cela est le plus souvent utilisé pour créer des factures clients et des factures fournisseurs.

  • Sécuriser les écritures comptabilisées avec hachage : restreindre l’altérabilité des écritures de ce journal pour se conformer aux autorités fiscales dans certains pays.

Avertissement

L’option Sécuriser les écritures comptabilisées avec hachage ne peut pas être retirée d’un journal une fois que le journal a une pièce comptable comptabilisée.

Note

  • Les journaux de banque et de caisse n’ont pas les champs Sécuriser les écritures comptabilisées avec hachage ou Alias e-mail.

  • Si un domaine d’alias n’a pas encore été configuré, un lien vers Configurer le domaine d’alias s’affiche à la place du champ Alias e-mail.

Journaux de banque, caisse et carte de crédit

Les journaux de banque, caisse et carte de crédit partagent les fonctionnalités suivantes :

  • Compte en suspens : Transactions sur ce journal sont comptabilisées sur ce compte jusqu’à ce qu’elles soient lettrées, moment auquel ce compte est remplacé par le compte contre lequel la transaction a été lettrée. À tout moment, le solde du compte en suspens dans le grand livre général indique le solde des transactions qui n’ont pas encore été lettrées.

    Note

    Lorsqu’une transaction bancaire est lettrée, la pièce comptable est modifiée pour remplacer le compte en suspens de la banque par le compte de l’écriture comptable avec laquelle elle est lettrée. Ce compte est généralement soit :

  • Séquence de paiement dédiée : cocher ce champ pour utiliser des séquences distinctes pour les paiements et les transactions comptabilisées sur ce journal.

    Note

    Si le champ Séquence de paiement dédiée est coché, les paiements qui utilisent un compte en attente auront des références qui ajoutent P avant le code court du journal. Sinon, les références commenceront par PAY.

Les onglets Paiements entrants et Paiements sortants contiennent les modes de paiement de ce journal. Différents modes de paiement sont disponibles selon le type de journal. Si souhaité, définir des comptes en attente sur les modes de paiement.

Voir également

Comptes en suspens

Par défaut, les paiements dans Odoo ne créent pas de pièces comptables, mais ils peuvent être configurés pour créer des pièces comptables en utilisant des comptes en attente sur les journaux de banque et de caisse.

  • Un compte de recettes en attente est l’endroit où les paiements entrants sont comptabilisés jusqu’à ce qu’ils soient liés aux transactions bancaires entrantes.

  • Un compte de paiements en attente est l’endroit où les paiements sortants sont comptabilisés jusqu’à ce qu’ils soient liés aux transactions bancaires sortantes.

Ces comptes sont généralement de type Actifs circulants et Passifs courants.

Les paiements enregistrés dans Odoo sont comptabilisés sur les comptes d’encaissements en attente et de paiements en attente jusqu’à ce qu’ils soient lettrés. À tout moment, le solde du compte d’encaissements en attente dans le grand livre général indique le solde des paiements entrants enregistrés qui n’ont pas encore été lettrés, et le solde du compte de paiements en attente dans le grand livre général indique le solde des paiements sortants enregistrés qui n’ont pas encore été lettrés.

Configuration

Pour configurer les comptes en attente, aller dans Comptabilité ‣ Configuration ‣ Journaux et sélectionner ou créer un journal de banque ou de caisse. Dans les onglets Paiements entrants et Paiements sortants, définir des comptes d’encaissements en attente et des comptes de paiements en attente pour chaque mode de paiement pour lequel vous souhaitez créer des pièces comptables.

Note

  • Si le compte bancaire principal du journal est ajouté en tant que compte de recettes en attente ou compte de paiements en attente, lorsqu’un paiement est enregistré, le statut de la facture ou de la note de frais est directement défini sur Payé.

  • Si le compte de recettes en attente ou de paiements en attente pour un mode de paiement est laissé vide, l’enregistrement d’un paiement avec ce mode de paiement ne créera aucune pièce comptable.

Banque

Les journaux bancaires sont utilisés pour enregistrer les écritures comptables liées aux transactions bancaires et aux paiements entrants et sortants. Les champs suivants sont spécifiques aux journaux bancaires :

  • Compte bancaire : Ce compte de type Banque et espèces est le compte par défaut pour ce journal bancaire.

  • Numéro de compte : Le numéro de compte bancaire est utilisé lors de l’enregistrement des paiements et est requis pour générer les fichiers de paiement sortants, tels que SEPA ou NACHA. Pour modifier les détails du compte bancaire, cliquer sur le bouton (Lien interne) à côté du Numéro de compte et mettre à jour les informations du compte en conséquence.

  • Banque : Le nom de la banque est utilisé lors de l’enregistrement des paiements et est requis pour générer des fichiers de paiement sortants. Pour modifier les détails du compte bancaire, cliquer sur le bouton (Lien interne) à côté du nom de Banque et mettre à jour les informations du compte en conséquence.

  • Flux bancaires : Définir la méthode de création des transactions bancaires, soit Manuelle, soit via Synchronisation en ligne.

  • Fractionner les transactions : Fractionner les paiements collectifs pour les fichiers CODA.

Plusieurs méthodes de paiement sont disponibles pour les journaux bancaires, tout comme les configurations pour générer les fichiers de paiement sortants, tels que SEPA ou NACHA.

Espèces

Les journaux de caisse sont utilisés pour enregistrer les écritures comptables liées aux transactions en espèces. Les champs suivants sont spécifiques aux journaux de caisse :

  • Compte de caisse : Ce compte de type Banque et espèces est le compte par défaut pour ce journal de caisse.

  • Compte de profit : Ce compte de type Produits ou Autres produits est utilisé pour enregistrer un profit lorsque le solde final d’une caisse enregistreuse est supérieur au montant attendu.

  • Compte de perte : Ce compte de type Dépenses est utilisé pour enregistrer une perte lorsque le solde final d’une caisse enregistreuse est inférieur au montant attendu.

Seules les méthodes de paiement manuelles sont disponibles pour les journaux de caisse.

Carte de crédit

Les journaux de carte de crédit sont utilisés pour enregistrer les écritures comptables liées aux cartes de crédit. Les champs suivants sont spécifiques aux journaux de carte de crédit :

  • Compte du journal : Ce compte de type Carte de crédit est le compte par défaut pour ce journal de carte de crédit.

  • Flux bancaires : Définir la méthode de création des transactions par carte de crédit, soit manuelle, soit via Synchronisation en ligne.

Seules les méthodes de paiement manuelles sont disponibles pour les journaux de carte de crédit.

Journaux de ventes, d’achats et divers

Ventes

Les journaux de ventes, également appelés journaux de produits, sont utilisés pour enregistrer les écritures comptables liées aux factures clients. Les champs suivants sont spécifiques aux journaux de factures clients :

  • Compte de produits par défaut : Les factures de ce journal utilisent ce compte de type Produits ou Autres produits, sauf s’il est remplacé par un autre compte de produits défini sur la catégorie de produit, le produit ou la ligne de facture elle-même.

  • Séquence dédiée aux notes de crédit : Cocher cette case pour utiliser une séquence distincte pour la référence des notes de crédit qui s’incrémente séparément de la séquence de facture principale et ajoute un R à la référence avant le code court du journal.

  • Séquence dédiée aux notes de débit : cocher cette case pour utiliser une séquence distincte pour la référence des notes de crédit qui s’incrémente séparément de la séquence principale des factures et ajoute un D avant le code court du journal.

Les journaux de ventes disposent de champs supplémentaires dans l’onglet Paramètres avancés qui permettent de définir le format de communication par défaut qui apparaîtra sur les factures clients afin que le client puisse se référer à cette facture particulière lors d’un paiement :

  • Type de communication : choisir si le format de la référence de paiement communiquée au client doit être basé sur le numéro de facture ou le numéro du client.

  • Norme de communication : choisir le format de la référence de paiement elle-même qui est communiquée au client.

Achats

Les journaux d’achats sont utilisés pour enregistrer les pièces comptables liées aux factures fournisseur. Les champs suivants sont spécifiques aux journaux d’achats :

  • Compte de dépenses par défaut : les factures fournisseur de ce journal utilisent ce compte de type Dépenses sauf s’il est remplacé par un autre compte de dépenses défini sur la catégorie de produit, le produit ou la dépense.

  • Compte partie privée : sélectionner le compte à utiliser pour enregistrer la partie privée des dépenses mixtes.

  • Séquence dédiée aux notes de crédit : cocher cette case pour utiliser une séquence distincte pour la référence des notes de crédit qui s’incrémente séparément de la séquence principale des factures fournisseur et ajoute un R à la référence avant le code court du journal.

  • Séquence dédiée aux notes de débit : cocher cette case pour utiliser une séquence distincte pour la référence des notes de crédit qui s’incrémente séparément de la séquence principale des factures et ajoute un D avant le code court du journal.

Divers

Les journaux divers sont utilisés pour enregistrer les pièces comptables qui ne sont pas liées à l’un des autres types de journaux, comme les pièces comptables de clôture fiscale.

Voir également