Ga van start

Maak een nieuwe spreadsheet

Nieuwe spreadsheet maken:

1. Open Documenten en navigeer naar de sectie of map waar de spreadsheet moet worden aangemaakt.

2. Klik op Nieuw en selecteer Spreadsheet.

   Tip

   Als alternatief kun je vanuit de Alle-map op Nieuw klikken en Spreadsheet selecteren, en vervolgens selecteren in welke Werkruimte (d.w.z. map) de spreadsheet moet worden aangemaakt. Als bestandscentralisatie is ingeschakeld voor spreadsheets, heb je ook de optie om de nieuwe spreadsheet op te slaan in de Spreadsheet-map.

3. Klik op Lege spreadsheet of selecteer de relevante sjabloon om een nieuwe spreadsheet te maken met behulp van een bestaande sjabloon.

4. Klik op Aanmaken.

5. Klik op Naamloze spreadsheet bovenaan het scherm om de naam van de spreadsheet te bewerken.

Tip

Je kunt ook een nieuwe spreadsheet maken door:

• te klikken op Bestand ‣ Nieuw in de menubalk van een geopende spreadsheet; of

• een lijst, draaitabel of grafiek vanuit een andere Odoo-app invoegen in een nieuwe spreadsheet direct vanuit de betreffende app.

In deze gevallen wordt de nieuwe spreadsheet in Odoo Documenten opgeslagen in de persoonlijke map Mijn drive of, als bestandscentralisatie is ingeschakeld voor spreadsheets, in de Spreadsheet-map.

Sjablonen

Spreadsheetsjablonen stellen je in staat om snel spreadsheets te maken zonder vanaf nul te beginnen. Je zou bijvoorbeeld een sjabloon kunnen maken voor een maandelijks budgetrapport of een driemaandelijks verkoopcommissierapport.

Notitie

Sjablonen zijn beschikbaar voor alle gebruikers in de database.

Maak een sjabloon

Elke spreadsheet kan worden opgeslagen als sjabloon.

Een sjabloon maken:

1. Open de relevante spreadsheet of maak een nieuwe.

2. Klik in de menubalk op Bestand ‣ Opslaan als sjabloon. Pas de standaard Sjabloonnaam indien nodig aan en klik op Bevestigen.

Belangrijk

Zodra een spreadsheet als sjabloon is opgeslagen, worden alle verdere wijzigingen aan de open spreadsheet alleen in die spreadsheet opgeslagen. Om wijzigingen in de sjabloon aan te brengen, moet je de sjabloon bewerken.

Je kunt ook een sjabloon maken door een kopie van een bestaande sjabloon te maken en deze te bewerken.

Gebruik sjablonen

Open de Documenten-app en klik op Nieuw ‣ Spreadsheet om een nieuwe spreadsheet te maken met een sjabloon. Selecteer het relevante sjabloon en klik op Aanmaken.

Ga anders naar Documenten ‣ Configuratie ‣ Spreadsheetsjablonen en klik vervolgens op de regel van het relevante sjabloon op Nieuwe spreadsheet.

Notitie

Standaard neemt de nieuwe spreadsheet de naam van het sjabloon over, die bovenaan het scherm wordt weergegeven. Klik op de naam om de spreadsheet een andere naam te geven en bewerk deze.

Sjablonen beheren en bewerken

Beheer sjablonen door naar :menuselectie:`Documenten --> Configuratie --> Spreadsheet Sjablonen` te gaan. Verwijder de Mijn sjablonen filter om alle sjablonen in de database te bekijken.

Verschillende acties zijn mogelijk:

• Kopieer een bestaand sjabloon door aan de rechterkant van het scherm op Maak een kopie te klikken. Het nieuwe sjabloon verschijnt onderaan de lijst. Klik op de Naam om deze te bewerken.

• Bewerk een bestaand sjabloon (inclusief een sjabloon dat je zojuist hebt gekopieerd) door op Bewerken te klikken en vervolgens de vereiste wijzigingen aan te brengen. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

• Verwijder een sjabloon door het selectievakje ernaast aan te vinken, op Acties te klikken en vervolgens op Verwijderen.

Bestanden uploaden

Spreadsheets in .xlsx-indeling kunnen worden geüpload naar Odoo Documenten en geopend als een Odoo-spreadsheet. Dit gaat als volgt:

1. Open Documenten en navigeer naar de sectie of map waar de spreadsheet moet worden opgeslagen.

2. Klik op Nieuw en selecteer Upload.

3. Selecteer het betreffende .xlsx-bestand en klik op Openen.

4. Klik op het geüploade bestand.

5. Standaard wordt het originele .xlsx-bestand verwijderd wanneer het wordt geopend als een Odoo-spreadsheet. Om het originele bestand te bewaren in dezelfde map in Odoo Spreadsheet, schakel je Bronbestand naar prullenbak verzenden uit.

6. Klik op Openen met Odoo Spreadsheet.

Het bestand is nu een Odoo-spreadsheet en kan volledig worden bewerkt in Odoo Spreadsheet.

Spreadsheets beheren

Gebruikers met Bewerker-rechten voor een specifieke spreadsheet hebben verschillende opties om de spreadsheet te beheren via het Bestand-menu:

• Kopie maken: maakt een duplicaat van de huidige spreadsheet met dezelfde regionale instellingen (of locale).

• Opslaan als sjabloon: hiermee kan de huidige spreadsheet worden gebruikt als sjabloon voor toekomstige spreadsheets.

• Downloaden: downloadt de spreadsheet in .xlsx-indeling.

  Belangrijk

  Wanneer je een spreadsheet in .xlsx-formaat downloadt, worden spreadsheetformules die Odoo-gegevens uit je database ophalen, bv. via een ingevoegde lijst of via andere Odoo-specifieke functies, geconverteerd naar de waarden die ze zouden hebben geretourneerd op het moment dat de spreadsheet werd gedownload.

  Tip

  Gebruikers met Viewer-rechten kunnen ook een spreadsheet in .xlsx-formaat downloaden.

• Versiegeschiedenis bekijken: biedt alleen-lezen toegang tot eerdere versies van de huidige spreadsheet, die een naam kunnen krijgen en indien nodig kunnen worden hersteld.

• Afdrukken: drukt een kopie van de spreadsheet af op een aangesloten printer.

• Instellingen: hiermee kun je de locale van de huidige spreadsheet bekijken en wijzigen.

• Toevoegen aan dashboard: converteert de huidige spreadsheet naar een Odoo-dashboard.

Versiegeschiedenis

Odoo Spreadsheet slaat automatisch versies van spreadsheets op wanneer wijzigingen worden aangebracht, zodat gebruikers met Editor-rechten eerdere versies kunnen bekijken en herstellen.

Klik op Bestand ‣ Versiegeschiedenis bekijken in de menubalk om de versiegeschiedenis van een spreadsheet te openen. Opgeslagen versies verschijnen in een paneel aan de rechterkant van de spreadsheet. De naam van de gebruiker die de wijziging heeft aangebracht wordt weergegeven, evenals de datum en tijd van de wijziging.

De volgende acties zijn mogelijk:

• Bekijk een eerdere versie in alleen-lezen-formaat door op de relevante versie te klikken.

• Herstel een eerdere versie door op (verticaal beletselteken) te klikken en vervolgens op Deze versie herstellen.

• Kopieer een eerdere versie door op (verticaal beletselteken) te klikken en vervolgens op Maak een kopie. Een kopie van de versie wordt geopend als een nieuwe spreadsheet.

• Maak benoemde versies door op de datum en tijd van de relevante versie te klikken en de gewenste naam in te voeren. De datum en tijd van de versie worden vervolgens onder de nieuwe naam weergegeven.

Tip

Bij het bekijken van een eerdere, alleen-lezen-versie van een spreadsheet zijn de volgende acties nog steeds mogelijk:

• Doorzoek de spreadsheet door op Bewerken ‣ Zoeken en vervangen te klikken of gebruik de sneltoets Ctrl + H.

• Kopieer een afzonderlijke cel of geselecteerd gebied door op Bewerken ‣ Kopiëren te klikken of gebruik de sneltoets Ctrl + C.

Regionale instellingen

Om ervoor te zorgen dat gegevens consistent worden weergegeven voor alle gebruikers, worden de regionale instellingen (of locale) van een spreadsheet beheerd op spreadsheetniveau. Deze locale beïnvloedt de volgende instellingen en formaten:

• duizendtal- en decimaalscheidingstekens

• datum- en tijdformaten

• eerste dag van de week

Standaard neemt een nieuwe spreadsheet de regionale instellingen over van de gebruiker die deze heeft gemaakt. Bijvoorbeeld, alle spreadsheets die zijn gemaakt door een gebruiker wiens taal is ingesteld op Frans (BE) / Français (BE) volgen de Belgisch-Franse conventies.

De locale van een spreadsheet kan op elk moment worden bekeken en gewijzigd door een gebruiker met Editor-rechten. Klik op Bestand ‣ Instellingen in de menubalk om de locale van een spreadsheet te bekijken. Het paneel Spreadsheet-instellingen wordt geopend aan de rechterkant van de spreadsheet. Selecteer de gewenste locale uit het dropdownmenu om de locale te wijzigen.

Tip

Wanneer je een spreadsheet opent met een andere locale dan die van je gebruikersprofiel, verschijnt er rechtsboven in de spreadsheet een blauw (wereldbol)-icoon. Door over het icoon te bewegen, verschijnt een waarschuwingsbericht dat de locale van de spreadsheet aangeeft en formaten markeert die verschillen.

Als er geen (globe)-icoon wordt weergegeven, betekent dit dat de landinstelling van de spreadsheet hetzelfde is als die van je gebruikersprofiel.

Converteer een spreadsheet naar een dashboard

Een gebruiker met de juiste toegangsrechten kan een Odoo-spreadsheet converteren naar een dashboard dat vervolgens toegankelijk is via Odoo Dashboards. Doe hiervoor het volgende:

1. Klik op Bestand ‣ Toevoegen aan dashboard in de menubalk.

2. Voer de Dashboardnaam in.

3. Selecteer het relevante Dashboardgedeelte in het vervolgkeuzemenu of typ de naam van het nieuwe gedeelte om een nieuw dashboardgedeelte te maken. Klik vervolgens op Aanmaken.

4. Pas indien nodig de Toegangsgroepen aan om te bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot het dashboard.

5. Klik op Aanmaken.

Tip

• Standaard fungeert het eerste tabblad van de spreadsheet als de front end van het dashboard.

• Het is ook mogelijk om een spreadsheet vanuit de Dashboard-configuratie-instellingen naar een dashboard te converteren door de spreadsheet rechtstreeks aan een bestaand of nieuw dashboardgedeelte toe te voegen.

• Nadat een spreadsheet naar een dashboard is geconverteerd, wordt deze verwijderd uit Odoo Documenten. Eventuele wijzigingen moeten vervolgens via Odoo Dashboards worden aangebracht.

Sheet specifications and limits

Belangrijk

The number of columns and rows per sheet can affect spreadsheet performance. However, the main factor is often the nature of the formulas used and the ranges they need to scan. In particular, formulas that create quadratic behavior, where formulas copied down many rows each scan a large range, can severely impact performance in large datasets.

A new sheet in an Odoo spreadsheet contains 26 columns (i.e., columns A-Z) and 100 rows by default. Additional columns and rows can be added according to your needs, keeping the following points in mind:

• Columns: While there is no technical limit on the number of columns that can be displayed in a sheet, formulas in Odoo Spreadsheet only support 3-letter column references, which means that a formula referencing, e.g., column AAAA, will result in an error.

  The practical limit on the number of columns per sheet is therefore 18,278 columns (i.e., up to column ZZZ).

• Rows: There is no fixed limit on the number of rows a sheet can contain.

  Tip

  To quickly add a maximum of 10,000 rows to the bottom of the sheet in one go, scroll to the bottom of the sheet, enter the desired number of rows, then click Add.

• Cells and characters per cell: There is no fixed limit on the number of cells a sheet can contain, nor on the number of characters within a cell.