Registrera och fakturera tid¶
Odoo Helpdesk provides teams with the ability to track the amount of hours spent working on a ticket, and to bill a customer for that time. Through integrations with the Sales, Timesheets, Project and Accounting applications, customers can be charged once the work is completed, or before it has even begun.
Risk
Eftersom funktionerna Spåra och fakturera tid kräver integration med andra program, kan det hända att du måste installera ytterligare moduler eller program för att aktivera dem.
Om du installerar en ny applikation i en One-App-Free-databas aktiveras en 15-dagars testperiod. Om en betald prenumeration inte har lagts till i databasen efter testperioden kommer den inte längre att vara aktiv eller tillgänglig.
Konfigurera funktioner för spårning och fakturering av tid¶
Before a customer can be invoiced for support services, the Track & Bill Time features must be enabled on each Helpdesk team individually.
Gör det möjligt att spåra och fakturera tid för ett helpdesk-team¶
To view and enable the Track & Bill Time features on a Helpdesk team, first navigate to . Then, select a team from the list, or create a new one. This reveals a team’s settings page.
På teamets inställningssida bläddrar du till avsnittet Spåra och fakturera tid. Markera rutorna Timesheets och Time Billing.
After the Timesheets box is checked, a new field appears, labeled Project.
Observera
Om det är första gången denna funktion aktiveras i denna databas kan sidan behöva sparas manuellt och uppdateras innan fältet Project visas.
Det projekt som valts i detta fält är det projekt där alla tidrapporter för teamets ärenden registreras. Klicka på Projekt i rullgardinsmenyn för att välja ett projekt.
För att skapa ett nytt projekt där tidrapporterna registreras, klicka på Projekt i rullgardinsmenyn, ange ett namn för projektet och klicka sedan på Create i rullgardinsmenyn nedanför.
Konfigurera serviceprodukter¶
When the Time Billing feature is enabled, a new product is created in the Sales app
called Service on Timesheets. This product can be found under . Then, search for Service on Timesheets in the search bar. This is the
product that is used when invoicing for post-paid support services after they have been
completed.
Välj Service on Timesheets från produktsidan. Detta visar formuläret för produktdetaljer. Produkten är konfigurerad med Produkttyp inställd på Tjänst och Faktureringspolicy inställd på Baserat på tidrapporter. Gör nödvändiga ändringar i produktposten, t.ex. Kostnad eller Försäljningspris.
För att kunna fakturera supporttjänster innan arbetet har slutförts (även kallat förskottsbetalda supporttjänster), måste en separat produkt med en annan faktureringspolicy skapas.
För att skapa en ny serviceprodukt, gå till , och klicka på New. Detta visar ett tomt formulär för produktdetaljer.
I det nya produktformuläret lägger du till Produktnamn och anger Produkttyp till Tjänst. Ställ sedan in Faktureringspolicy till Förskottsbetald/Fastpris. Detta innebär att en faktura kan genereras och betalning kan tas emot för denna produkt innan några tidrapporter har registrerats för dessa tjänster.
Finally, set the Sales Price, and confirm that the unit of measure is set to Hours.
Faktura förbetalda supporttjänster¶
When support services are billed on a fixed price, an invoice can be created before any work is completed on the issue. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Prepaid/Fixed Price is used, like the section above.
Skapa en försäljningsorder med förbetald produkt¶
För att fakturera en kund för förbetalda supporttjänster måste du först skapa en försäljningsorder (SO) med produkten supporttjänster. Detta gör du genom att gå till . Klicka sedan på New för att visa ett tomt offertformulär.
Fyll sedan i offertformuläret med kundinformationen.
Go to the Order Lines tab of the quotation and click Add a product. Then, select the prepaid services product when configuring the service product. Update the Quantity field with the number of hours.
After updating any other necessary information, Confirm the quotation. This converts the quotation into an SO.
Skapa och skicka en faktura för förbetalda tjänster¶
After the SO has been confirmed, click the Create Invoice button. This opens a Create invoice(s) pop-up window.
Om ingen handpenning tas ut kan typen Create Invoice förbli Regular Invoice. Om en handpenning tas ut, välj mellan antingen Down payment (percentage) eller Down payment (fixed amount).
When the necessary information has been entered, click Create Draft.
Fakturan kan sedan skickas till kunden för betalning.
Skapa helpdeskärende för förbetalda tjänster¶
To create a Helpdesk ticket for prepaid services, navigate to and click the Tickets button to reveal a specific team’s pipeline. Click New to create a new ticket.
Skapa ett ärende Title på det tomma ärendeformuläret och ange informationen Customer.
När kundnamnet läggs till fylls fältet Sales Order Item automatiskt i med den senaste förbetalda försäljningsorderposten som har återstående tid.
Spåra timmar i helpdeskärenden¶
Time spent working on a Helpdesk ticket is tracked on the Timesheets tab on the specific ticket.
Klicka på fliken Timmar och klicka på Lägg till en rad i formuläret för biljettdetaljer. Välj en Medarbetare, lägg till en Beskrivning av uppgiften och ange antalet Timmar som spenderats.
När nya rader läggs till på fliken Timesheets uppdateras fältet Remaining Hours on SO, längst ned till höger på fliken, automatiskt.
Observera
Om antalet timmar på fliken Timesheets överstiger antalet sålda timmar, blir Remaining Hours of SO röd.
As hours are added to the Timesheets tab, they are automatically updated in the Delivered field on the SO, as well.
Faktura för efterbetalda supporttjänster¶
When support services are billed based on the amount of time spent on an issue, an invoice cannot be created before the total number of hours required to solve the problem have been entered on a timesheet. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Based on Timesheets is used, like the one that is automatically created after the Time Billing feature is enabled.
Skapa en försäljningsorder med en tidsbestämd produkt¶
To invoice a customer for post-paid support services, first create a SO with the Service on Timesheets product. To do this, go to . Then, click New to reveal a blank quotation form.
Fyll i offerten med kundinformationen.
On the Order Lines tab, click Add a product. Select the Service on Timesheets product. After updating any other necessary information, Confirm the quotation.
Viktigt
Unlike with the prepaid services quotation, Odoo does not allow an invoice to be created at this time. Since services were not performed, nothing was delivered, so there is nothing to invoice.
Skapa ett helpdeskärende för tjänster med tidsregistrering¶
To record a timesheet entry for time-tracked services, go to the app, and select the appropriate team for which these services apply.
Om det redan finns ett ärende för det här problemet väljer du det i Kanban-vyn. Detta öppnar formuläret för ärendeinformation. Om det inte finns något befintligt ärende för det här kundärendet klickar du på New för att skapa ett nytt ärende och ange nödvändig kundinformation i det tomma formuläret för ärendeinformation.
After selecting or creating a ticket, go to the Sales Order Item drop-down menu. Select the SO created in the previous step.
Spåra supporttimmar i ett ärende¶
För att kunna skapa en faktura för en produkt baserad på tidrapporter måste timmar spåras och registreras. Vid denna tidpunkt anses tjänsten vara levererad. För att registrera timmar för denna supporttjänst, klicka på fliken Timesheets i ärendet.
Klicka på Lägg till en rad för att registrera en ny post. Välj en Medarbetare från rullgardinsmenyn och registrera den tid som spenderats i kolumnen Timmar spenderade.
Repeat these steps until all timesheet entries have been recorded.
Skapa en faktura för timmar som registrerats i ett ärende¶
If no new timesheets are needed, then create an invoice and send it to the customer.
To do this, return to the SO by clicking on the Sales Order smart button at the top of the ticket.
Innan du skapar fakturan, kontrollera att antalet i kolumnen Delivered stämmer överens med det totala antalet Hours Spent som anges i fliken Timesheets på biljetten.
Klicka sedan på Create Invoice. Då öppnas popup-fönstret Create invoice(s).
Om ingen handpenning tas ut kan typen Create Invoice förbli Regular Invoice. Om en handpenning tas ut, välj mellan antingen Handpenning (procent) eller Handpenning (fast belopp).
Viktigt
Use the Timesheets Period field if this invoice should only include timesheets from a certain time period. If this field is left blank, all applicable timesheets that have not yet been invoiced are included.
När all nödvändig information har angetts klickar du på Create Draft. Fakturan kan sedan granskas, redigeras och skickas till kunden för betalning.
Se även