Närvarorapportering

Rapporten i appen Närvaro hjälper chefer att hitta närvaroproblem med anställda innan de blir ett problem. Rapporten kan ge insikter om trender genom att fastställa vilka anställda som arbetar mer övertid och vem som inte arbetar sina fulla arbetspass.

Visa rapport

För att visa närvarorapporten, klicka på Rapportering i den övre menyn. Standardrapporten visar närvaroinformation för nuvarande anställda under de senaste tre månaderna, i en standard Pivottabell. Raderna fylls med anställda, medan kolumnerna fylls med de olika närvarohandlingarna. Alla inlägg grupperas per månad.

Presenterade kolumner är:

• Arbetade timmar: Den totala loggade tid som den anställda arbetade under månaden.

• Förväntade timmar: Antalet timmar som den anställda borde ha arbetat under månaden, beräknat från deras arbetsschema, konfigurerat på deras anställdformulär.

• Skillnad: Skillnaden mellan Förväntade timmar och Arbetade timmar för den anställda den månaden.

• Saldo: Skillnaden mellan den godkända övertiden och den totala arbetade övertiden.

För att presentera annan information, justera filter och grupper på samma sätt som i Overview instrumentpanelen.

Användningsfall: månatlig övertid

Övertid påverkar ett företags resultat, eftersom de flesta företag budgeterar för anställdas löner. När löner överstiger det förväntade beloppet kan företag se en ökning av omkostnader när lönebudgetar överskrids. Det är därför närvararapporten behövs, för att säkerställa att ingen överdriven övertid loggas.

För att visa en specifik månads övertid, per anställd, klicka på Rapportering i den övre menyn i Närvaro-appen. Ta bort standardgrupperingen Datum: Månad > Anställd i sökfältet. Klicka på ikonen (Toggle Search Panel) i slutet av sökfältet, klicka sedan på Datum och välj önskad månad.

Klicka sedan på knappen Värden i övre vänstra hörnet och avmarkera Förväntade timmar och Arbetade timmar. Detta visar närvarodata för Skillnad och Saldo för den valda månaden, grupperat per anställd.

Skillnad visar månadens totala loggade övertid, och Saldo visar den del som fortfarande är ogodkänd. Klicka på kolumnen Skillnad för att sortera efter mängden övertid. Det högsta positiva talet är den mest loggade övertiden för den månaden.

Example

I exemplet nedan godkändes totalt 38 timmar och 53 minuter övertid för april månad. Michael Williams har mest övertid, med 10 timmar och 25 minuter loggade. Av den övertiden var endast 25 minuter ogodkänd, för totalt tio betalda övertidstimmar.

Användningsfall: frånvaro

Anställda med en negativ Skillnad indikerar att de inte har arbetat sina förväntade arbetspass. Detta kan bero på att de glömt logga in och ut från arbetet, eller för att de arbetat färre timmar än förväntat, utan någon godkänd ledighet.

För att visa närvarodata för de senaste tre månaderna, för att identifiera eventuella trender, öppna först Närvaro-appens rapport. Klicka sedan på knappen Värden i övre vänstra hörnet och säkerställ att endast Skillnad är vald.

Återställ sedan raddata genom att klicka på Totala högst upp på raderna. Klicka sedan på Totala och välj Anställd. Klicka på kolumnnamnet Skillnad för att sortera efter total skillnad i loggade timmar från de förväntade timmarna.

Den anställda som arbetade minst har det högsta negativa saldot. Klicka på något av talen för den anställda för att visa de detaljerade individuella närvarohandlingarna.

Example

I exemplet nedan har företaget endast varit öppet i två månader, så data finns endast tillgänglig för de senaste två månaderna, även om filtret Senaste 3 månaderna är aktivt.

Från denna rapport fastställs att Abigail Peterson arbetade minst antal timmar under de senaste två månaderna, och arbetade 25 timmar mindre än vad som förväntades.