Olyckor

När man hanterar en fordonsflotta är olyckor oundvikliga. Att spåra olyckor är avgörande för att förstå kostnaderna för fordonsunderhåll och identifiera säkra förare.

Odoo’s Fleet app offers multiple ways of tracking accidents. Below are step-by-step instructions for one possible method to monitor accidents and repair costs.

Struktur

For this use case, go to Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. On the service form, two service types are created: Accident - Driver's Fault and Accident - No Fault.

This setup records repairs associated with accidents and organizes them by fault.

När en olycka inträffar skapas en servicejournal. De specifika reparationer som krävs för olyckan loggas i Description i servicejournalen och detaljerna om olyckan loggas i avsnittet Notes.

Med denna organisationsstruktur är det möjligt att se alla olyckor organiserade efter fel, bil, förare eller kostnad.

Observera

För att hantera olyckor är det obligatoriskt att upprätta serviceböcker.

Refer to the Tjänster documentation for detailed instructions on creating service records in Odoo’s Fleet app.

Logga olyckor och reparationer

To log an accident and initiate the repair process, the first step is to create a service record detailing the specific repairs needed.

Observera

Some accidents require multiple repairs with several different vendors. For these scenarios, a separate service record is needed for each vendor performing repairs. To keep records organized, it is recommended to keep the Notes field identical, and attach the same important documentation, such as a police report.

Navigera till Fleet app ‣ Fleet ‣ Services för att visa huvudpanelen Services. Klicka på New i det övre vänstra hörnet, och ett tomt serviceformulär laddas.

Ange följande information på formuläret:

• Description: ange en beskrivning av de reparationer som krävs för att reparera fordonet fullständigt, t.ex. Karosseriarbete, Byte av vindruta eller Byte av stötfångare, däck och fönster.

• Service Type: i det här exemplet väljer du antingen Accident - Driver's Fault eller Accident - No Fault, beroende på situationen.

  När du anger någon av dessa två Tjänstetyper för första gången skriver du in den nya tjänstetypen och klickar sedan på Create (ny tjänstetyp). Popup-fönstret Create Service Type visas, och den nya tjänstetypen fylls i fältet Name. I fältet Category väljer du Service i rullgardinsmenyn och klickar sedan på knappen Save & Close.

  När en typ av olycksfallstjänst har lagts till i databasen kan den väljas från rullgardinsmenyn i fältet Service Type.

• Date: välj det datum då olyckan inträffade med hjälp av popover-fönstret i kalendern. Navigera till önskad månad med (arrow)-ikonerna och klicka sedan på datumet för att välja det.

• Cost: lämna detta fält tomt, eftersom reparationskostnaden ännu inte är känd.

• Vendor: välj den leverantör som utför reparationerna med hjälp av rullgardinsmenyn. Om leverantören inte redan finns i systemet skriver du in leverantörens namn och klickar antingen på Create för att lägga till dem eller på Create and edit… för att lägga till och konfigurera leverantören.

• Vehicle: välj det fordon som var inblandat i olyckan från rullgardinsmenyn. När fordonet är valt fylls fältet Driver i och måttenheten för fältet Odometer Value visas.

• Driver: den aktuella föraren som är listad för det valda fordonet fyller i detta fält när Vehicle väljs. Om en annan förare körde fordonet när olyckan inträffade, välj rätt förare från rullgardinsmenyn.

• Odometer Value: ange vägmätarställningen när olyckan inträffade. Måttenheterna är antingen i kilometer (km) eller miles (mi), beroende på hur det valda fordonet har konfigurerats.

• NOTES: Ange de specifika detaljerna för olyckan längst ner på serviceformuläret, till exempel Hit a deer eller Rear-ended at a intersection while stopped.

Odoo ger möjlighet att bifoga viktiga dokument, såsom reparationsberäkningar och polisrapporter, till servicejournalen. För att göra det, klicka på (gem)-ikonen, som finns i chatter i formuläret, och ett popup-fönster för filutforskare visas. Navigera till önskad post och klicka på Open för att ladda upp filen.

Observera

När en fil har lagts till i en servicepost visas en Files-sektion i chatter. För att bifoga fler poster, klicka på Attach files för att lägga till fler dokument.

Servicefaser

In Odoo’s Fleet app, there are four default service stages:

NewRunningCompletedCancelled

Standardstadiet när en servicepost skapas. Servicen har begärts, men reparationerna har inte påbörjats. Fältet Cost för detta steg förblir noll.

Under reparationsprocessen kan du ändra servicestatus för att återspegla fordonets aktuella status på ett av två sätt: på den individuella serviceposten, eller i Kanban-servicevyn.

Servicehistorik

Öppna huvudpanelen för Services genom att navigera till Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Klicka sedan på den enskilda serviceposten för att öppna det detaljerade serviceformuläret. Klicka på önskad etapp i det övre högra hörnet, ovanför serviceformuläret, för att ändra status.

Kanban-vy

Öppna huvudinstrumentpanelen Services genom att navigera till Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Klicka först på ikonen Kanban längst upp till höger på skärmen, som organiserar alla reparationer efter fordon.

Ta sedan bort standardfiltret Service Type i sökfältet. När du gör det visas alla tjänster i en Kanban-vy, organiserade efter deras respektive Status.

Dra och släpp serviceposten till önskat steg.

Rapportering av olyckor

Ett av de främsta skälen till att spåra olyckor med hjälp av den metod som beskrivs i detta dokument är möjligheten att se den totala olyckskostnaden, fastställa de säkraste förarna och beräkna den faktiska totala kostnaden för specifika fordon.

Huvudpanelen Services dashboard visar all information om olika olyckor, medan panelen Reporting dashboard visar den totala kostnaden för specifika fordon.

Instrumentpanel för tjänster

Navigera till Fleet app ‣ Fleet ‣ Services för att visa instrumentpanelen Services. Alla serviceposter visas i en (List)-vy, grupperade i alfabetisk ordning efter Tjänstetyp.

De två tjänstetyper som skapats för olycksspårning visas i listan: Accident - Driver Fault och Accident - No Fault.

Varje gruppering visar antalet poster inom varje typ och listar de enskilda posterna under varje grupperingsrubrik.

Example

In this example, there are three accidents where the driver was at fault, and one accident that was not the driver’s fault. This dashboard also displays the estimated total Cost for all the accidents in each group.

An estimated $3,284.00 dollars are costs from driver-caused accident repairs. The no-fault accident has no cost associated with it, since the repair has not been completed, and no estimate exists yet.

Observera

Den totala Cost beräknar alla kostnader på reparationsformuläret, inklusive uppskattade kostnader, samt slutliga reparationskostnader. Denna siffra kanske inte är korrekt om det finns reparationer i Running-stadiet och den slutliga räkningen ännu inte har beräknats.

Instrumentpanel för rapportering

Navigera till Fleet app ‣ Reporting ‣ Costs för att visa rapporten Cost Analysis. Denna rapport visar ett (Stapeldiagram) av alla Contract och Service kostnader för det aktuella året, organiserade efter månad (Date : (year)), som standard. Sum, som representeras av en grå streckad linje, är den kombinerade summan av både Contract och Service-kostnaderna.

To view the total cost by vehicle, click the (Toggle Search Bar) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Vehicle in the Group By column, and the data is organized by vehicle.

Här visas den verkliga kostnaden för varje fordon, inklusive både avtalskostnaden (t.ex. den månatliga leasingkostnaden för fordonet) och alla servicekostnader, inklusive alla olyckor. Håll muspekaren över en kolumn för att visa ett popover-fönster med data, där fordonets namn och den totala kostnaden visas. Detta ger en mer fullständig bild av fordonskostnaden.

Om du vill visa enskilda kostnadsdetaljer för både avtalskostnader och reparationer klickar du på ikonen (Pivot) i det övre högra hörnet av instrumentpanelen Cost Analysis. Då visas varje fordon på en separat rad och Contract cost och Service cost visas, liksom Total cost.

Observera

Vyn (Pivot) organiserar data efter fordon, som standard, och därför är det inte nödvändigt att gruppera data efter Vehicle. Om denna fil redan är aktiverad påverkar det inte de data som presenteras.

Hantera reparationer av olyckor

För företag med flera anställda som hanterar en stor fordonsflotta kan det vara tidsbesparande att bara visa serviceposter i stadierna New och Running om det finns ett stort antal poster i instrumentpanelen Services.

Navigate to Fleet app ‣ Fleet ‣ Services, where all service requests are organized by Service Type. Next, click the (Toggle Search Panel) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Add Custom Filter in the Filters column, and a Add Custom Filter pop-up window appears.

Tre rullgardinsfält måste konfigureras i popup-fönstret.

I det första fältet, bläddra nedåt och välj Stage.

Låt det andra fältet vara inställt på =.

Välj Running från rullgardinsmenyn i det sista fältet.

Klicka sedan på ikonen (plus) till höger om det sista fältet, så visas en identisk regel under den aktuella regeln.

Ändra sedan Running till New i det tredje fältet i den andra regeln och låt de andra fälten vara oförändrade.

Klicka på knappen Add längst ned för att lägga till det nya anpassade filtret.

Denna lilla modifiering presenterar endast tjänster i stadierna New och Running. Detta är en användbar rapport för ett företag som hanterar ett stort antal reparationer vid varje given tidpunkt.

To have this report appear as the default report when opening the Services dashboard, click the (Toggle Search Panel) icon at the far-right of the search bar. Next, click Save current search, beneath the Favorites column, which reveals another drop-down column beneath it. Tick the checkbox beside Default Filter, then click Save. Then, this customized Services dashboard appears, by default, any time the Services dashboard is accessed.