Tilldelningar

Tilldelningar är mängder ledighet som ges till anställda, antingen beviljade omedelbart eller intjänade medan den anställde arbetar, genom en periodiseringsplan.

När fritidstyper och periodiseringsplaner har konfigurerats är nästa steg att allokera, eller ge, ledig tid till de anställda.

Sidan Allokeringar i programmet Time Off är endast synlig för användare som har antingen Time Off Officer eller Administrator åtkomsträttigheter för programmet Time Off. Mer information om åtkomsträttigheter finns i dokumentationen access rights.

Tilldela ledig tid

För att skapa en ny tilldelning, navigera till Time Off app ‣ Management ‣ Allocations.

Här visas en lista över alla aktuella tilldelningar, inklusive deras respektive status.

Klicka på Ny för att tilldela ledighet, så visas ett tomt Tilldela-formulär.

Efter att ha angett ett namn för tilldelningen i det första tomma fältet i formuläret, ange följande information:

• Namn: Ange ett namn för tilldelningen, vanligtvis innehållande typ av ledighet och den tidsperiod den är tillgänglig (exempel: Årlig semesterledighet - 2025).

• Typ av ledighet: Använd rullgardinsmenyn för att välja vilken typ av ledighet som ska tilldelas de anställda.

• Typ av tilldelning: Välj hur tilldelningen beviljas. Välj Vanlig tilldelning om ledigheten ges omedelbart, eller Periodiseringstilldelning om ledigheten tjänas in genom en periodiseringsplan.

• Periodiseringsplan: Om Periodisering är vald för Tilldelningstyp, visas fältet Periodiseringsplan. Använd rullgardinsmenyn för att välja den periodiseringsplan som är kopplad till tilldelningen. En periodiseringsplan är obligatorisk när typen Periodisering används.

• Giltighetsperiod/Startdatum: Om Regular Allocation är valt för Allocation Type, är detta fält märkt Validity Period. Om Accrual Allocation är valt för Allocation Type, är detta fält märkt Start Date.

  Det aktuella datumet fylls i det första datumfältet som standard. Om du vill välja ett annat datum klickar du på det förifyllda datumet för att visa ett popover-kalenderfönster. Navigera till önskat startdatum för tilldelningen och klicka på datumet för att välja det.

  Om tilldelningen upphör att gälla, välj förfallodatum i nästa datumfält. Om ledigheten inte upphör att gälla, lämna det andra datumfältet tomt.

  Om Accrual Allocation har valts för Allocation Type, har detta andra fält beteckningen Run until.

• Allokering: Ange hur mycket tid som ska tilldelas de anställda. I det här fältet visas tiden i antingen Hours eller Days, beroende på hur den valda Time Off Type är konfigurerad.

• Anställd: Använd rullgardinsmenyn för att välja den anställde som tilldelas ledigheten.

• Lägg till en anledning…: Om det behövs någon beskrivning eller anteckning för att förklara ledigheten, ange den i detta fält längst ned i formuläret.

Startdatum för periodisering - beteende

Om Startdatum ligger i mitten av en periodiseringsperiod justerar Odoo det till början eller slutet av den perioden baserat på Periodiserad vinst-tid som anges i periodiseringsplanen.

Example

• Vid periodens början: Ett Startdatum på 06/16/25 gäller från 06/01/25

• Vid periodens slut: Ett Startdatum på 06/18/25 gäller från 07/01/25

Automatiska korrigeringar av startdatum till antingen början eller slutet av en periodiseringsperiod säkerställer att periodiseringar stämmer överens med de definierade periodgränserna, snarare än det exakta datum som angetts.

Flera förfrågningar

Vid tilldelning av ledighet är det vanligt att tilldela tid till flera anställda samtidigt. Detta görs med funktionen Flera förfrågningar.

För att tilldela tid till flera anställda i en enda tilldelning, gå till Ledighet-app ‣ Hantering ‣ Tilldelningar. Klicka sedan på (Åtgärder)-ikonen i det övre vänstra hörnet och klicka därefter på Flera förfrågningar. Detta visar ett popup-fönster för Flera förfrågningar.

Detta formulär är identiskt med Tilldelningsformuläret, med ett ytterligare Läge-fält. Fältet Läge bestämmer hur flera anställda väljs.

Använd rullgardinsmenyn för att välja ett Läge från ett av följande alternativ:

• Per anställd: Detta alternativ möjliggör val av flera enskilda anställda som inte är relaterade till varandra vad gäller avdelning, företag eller taggar. Val av detta visar ett Anställda-fält. Välj de anställda som ska få tilldelningen i fältet Anställda. Det finns ingen gräns för antalet anställda som kan väljas.

• Per företag: Detta alternativ möjliggör val av alla anställda inom ett specifikt företag. Val av detta visar ett Företag-fält. Välj det Företag som tilldelningen ska tilldelas. Endast ett företag kan tilldelas i fältet Företag. När ett företag väljs får alla anställda inom företaget tilldelningen.

• Per avdelning: Detta alternativ möjliggör val av alla anställda inom en specifik avdelning. Val av detta visar ett Avdelning-fält. Välj den Avdelning som tilldelningen ska tilldelas. Endast en avdelning kan tilldelas i fältet Avdelning. När en avdelning väljs får alla anställda inom avdelningen tilldelningen.

• Per anställdtagg: Detta alternativ möjliggör val av alla anställda med en specifik tagg. Val av detta visar ett Anställdtagg-fält. Välj önskad Anställdtagg för att välja alla anställda med den taggen. Endast en tagg kan tilldelas i fältet Anställdtagg. När en tagg väljs får alla anställda med den taggen tilldelningen.

Välj sedan Ledighetstyp med hjälp av rullgardinsmenyn. När en Ledighetstyp har valts, ändras platshållarnamnet ’Tilldelningsförfrågan’ till namnet på den valda Ledighetstypen, inklusive antalet dagar. Ändra namnet på tilldelningen om så önskas.

Fyll i resten av formuläret för flera förfrågningar och klicka sedan på Skapa tilldelningar när du är klar.

Example

Ett företag håller en årlig picknick med tombola. Det finns fem tombolapriser som ger en ledig dag, vilka måste lösas in före årets slut. Vinnarna av denna tombola får alla taggen Raffle Winner - 2025 Employee Picnic Prize tillagd till sina anställdprofiler.

Ledighetsofficeren skapar flera tilldelningar och konfigurerar formuläret för flera förfrågningar enligt följande:

Namnet för tilldelningen är Vacation Day - Raffle Prize - 2025 Picnic. Läge är inställt på By Employee Tag, och den identifierade Taggen är Raffle Winner - 2025 Employee Picnic Prize.

Typ av ledighet är inställd på Vacation Time Off, med Tilldelningstyp inställd på Regular Allocaiton, eftersom ledigheten ges i förväg och inte tjänas in.

Giltighetsperiod är inställd på 07/18/2025 12/31/2025, eftersom företagets picknick var den dagen, och den intjänade lediga dagen upphör att gälla vid årets slut.

Tilldela är inställd på 1.00 Days, och A bonus vacation day won at the annual Company Picnic. visas i detaljerna längst ner.

Begär tilldelning

Om en anställd har använt all sin lediga tid eller kommer att få slut på ledig tid kan han eller hon begära en tilldelning av ytterligare tid. Tilldelningar kan begäras på två sätt, antingen från vyn Dashboard eller My Allocations.

För att skapa en ny tilldelningsbegäran klickar du antingen på knappen New Allocation Request på huvudpanelen Time Off eller på knappen New i listvyn My Allocations. Båda knapparna öppnar ett nytt formulär för tilldelningsbegäran.

Observera

Båda alternativen öppnar ett nytt tilldelningsförfrågningsformulär, men när det begärs från Dashboard, visas formuläret i ett popup-fönster och fältet Giltighetsperiod visas inte.

När det begärs från listvyn Mina tilldelningar, navigerar skärmen till en ny tilldelningsförfrågningssida istället för att visa ett popup-fönster.

Ange följande information på blanketten för begäran om ny tilldelning:

• Typ av ledighet: Använd rullgardinsmenyn för att välja den typ av ledighet som begärs för tilldelningen. Efter att ett val har gjorts uppdateras titeln med ledighetstypen.

• Giltighetsperiod: Som standard fylls aktuellt datum i detta fält och det går inte att ändra. Detta fält visas endast när man begär en tilldelning från vyn Mina tilldelningar (Ledighet ‣ Min tid ‣ Mina tilldelningar).

• Allokering: Ange den tid som begärs i det här fältet. Formatet presenteras antingen i Days eller Hours, beroende på hur Time Off Type är konfigurerad. När det här fältet har fyllts i uppdateras namnet på allokeringsbegäran så att det innehåller den tid som begärs.

• Lägg till en anledning…: Ange en beskrivning av tilldelningsbegäran i det här fältet. Det bör innehålla alla detaljer som godkännare kan behöva för att godkänna begäran.

Om begäran skapades från Dashboard klickar du på knappen Save & Close i popup-fönstret New Allocation för att spara informationen och skicka in begäran.

Om formuläret fylldes i från listvyn Mina tilldelningar, sparas informationen automatiskt när den anges.