Ledig tid¶
Odoo’s Time Off applikation fungerar som ett centralt nav för all ledighetsrelaterad information. Denna applikation hanterar förfrågningar, saldon, allokeringar, godkännanden och rapporter.
Användare kan begära ledighet och se en översikt över sina förfrågningar och ledighetssaldon. Chefer kan tilldela ledig tid till individer, team eller hela företaget och godkänna ledighetsförfrågningar.
Detaljerade rapporter kan köras för att se hur mycket ledig tid (och vilken typ av ledig tid) som används, ackruderingsplaner kan skapas och offentliga helgdagar kan ställas in.
Observera
Observera att endast användare med specifika åtkomsträttigheter kan se alla aspekter av Time Off-appen.
Alla användare har tillgång till avsnitten My Time Off och Overview i appen Time Off. Alla andra avsnitt kräver specifika åtkomsträttigheter.
To better understand how access rights affect the Time Off app, refer to the Nya medarbetare document, specifically the section about configuring the Work Information tab.
Se även
Konfiguration¶
För att kunna tilldela ledighet till anställda, och för att anställda ska kunna begära och använda sin ledighet, måste de olika ledighetstyperna konfigureras först, och sedan tilldelas anställda (om tilldelning krävs).
Typer av ledighet¶
För att visa de för närvarande konfigurerade ledighetstyperna, navigera till . Time off-typerna presenteras i en listvy.
The Time Off app comes with four preconfigured time off types: Paid Time Off, Sick Time Off, Unpaid, Compensatory Days, and Extra Hours. These can be modified to suit business needs, or used as-is.
Skapa typ av ledig tid¶
För att skapa en ny typ av ledighet, navigera till . Klicka här på knappen New för att öppna ett tomt formulär för avspärrningstyper.
Enter the name for the particular type of time off in the blank line at the top of the form, such as
Vacation or Bereavement. Then, enter the following information on the form.
Observera
De enda obligatoriska fälten i formuläret för ledighetstyp är namnet på Ledighetstyp, Ledighet i och Ledighetstyp. Dessutom måste avsnitten Time Off Requests och Allocation Requests konfigureras.
Time off requests section¶
This section determines how approvals are handled for time off requests for this time off type.
Approval: välj vilken specifik typ av godkännande som krävs för ledighetstypen. Alternativen är:
Ingen validering: Inga godkännanden krävs när du begär den här typen av ledighet. Begäran om ledighet godkänns automatiskt.
Av ledighetsansvarig: Endast den angivna Fritidsansvarig <time_off/fritidsansvarig>`, som anges på detta formulär i fältet Notified Time Off Officer, behöver godkänna ledighetsansökan. Detta alternativ är valt som standard.
Av den anställdes godkännare: Endast den anställdes angivna godkännare för ledighet, som anges på fliken Arbetsinformation på :ref:``den anställdes formulär <employees/work-info-tab>`, behöver godkänna ledighetsansökan.
By Employee’s Approver and Time Off Officer: Both the employee’s specified time off approver and the Time Off Officer are required to approve the time off request.
Allocation requests section¶
This section determines how allocation requests are handled for this time off type.
Kräver tilldelning: Om ledigheten måste fördelas till de anställda, välj Yes. Om ledigheten kan begäras utan att ledigheten tidigare har tilldelats, välj No Limit. Om No Limit väljs visas inte följande alternativ på formuläret.
Anställdas förfrågningar: Välj Extra Days Requests Allowed om den anställde ska kunna begära mer ledighet än vad som tilldelats.
Om anställda inte ska kunna begära mer ledighet än vad som tilldelats, välj alternativet Inte tillåtet.
Example
Den anställde har tilldelats tio dagar för den här typen av ledighet och alternativet Extra Days Requests Allowed är aktiverat. Den anställde vill ta semester i tolv dagar. Han eller hon kan begära två extra dagar, eftersom alternativet Extra Days Requests Allowed är aktiverat.
Viktigt
Det är viktigt att notera att en begäran om ytterligare ledighet inte garanterar att ledighet beviljas.
Godkännande: Välj vilken typ av godkännande som krävs för att tilldela den här typen av ledig tid.
No Validation: No approvals are required when requesting additional allocations for the time off type. The allocation request is automatically approved.
By Time Off Officer: Only the specified Time Off Officer, set on this form in the Notified Time Off Officer field, is required to approve the allocation request. This option is selected, by default.
By Employee’s Approver: Only the employee’s specified approver for time off, which is set on the Work Information tab on the employee’s form, is required to approve the allocation request.
By Employee’s Approver and Time Off Officer: Both the employee’s specified time off approver and the Time Off Officer are required to approve the allocation request.
Sektion för konfiguration¶
This section determines all other details regarding the time off type, aside from approvals and allocations. This includes how the time off must be taken (hours, half days, or days), if the time off is visible to other users, and how the time off affects the Payroll app.
Notified Time Off Officer: Select the user who is notified and responsible for approving requests and allocations for this specific type of time off.
Take Time Off in: Select the format the time off is requested in from the drop-down menu. The options are:
Dag: om ledig tid endast kan begäras i heldagsintervaller (8 timmar).
Half Day: om ledighet endast kan begäras i halvdagsintervaller (4 timmar).
Hours: om ledigheten kan tas ut i intervall om en timme.
Avdraga extra timmar: Aktivera det här alternativet om ledighetsförfrågan ska ta hänsyn till eventuell extra tid som den anställde har tjänat in.
Example
Om en anställd arbetar två extra timmar under veckan och begär fem timmars ledighet, skulle begäran vara på tre timmar, eftersom de två extra arbetade timmarna används först och dras av från begäran.
Public Holiday Included: Enable this option if public holidays should be excluded from a time off request.
Example
An employee in the United States requests time off for the week of July 4th, for a total of five days. Since the 4th of July is a holiday in the United States, the time off request is automatically modified for four days off instead of five. That is because the holiday is included, and the user does not need to use their own vacation time for a public holiday.
This option reduces extra work for users, enabling them to make only one time off request for the entire week, instead of making two separate requests, one for the days before the holiday, and another one for the days after the holiday.
Tillåt att bifoga stödjande dokument: Aktivera det här alternativet om du vill tillåta den anställde att bifoga dokument till ledighetsansökan. Detta är användbart i situationer där dokumentation krävs, t.ex. vid långvarig sjukfrånvaro.
Typ av ledighet: I rullgardinsmenyn väljer du typ av ledighet, antingen Worked Time eller Absence. Worked Time anger att ledigheten räknas som arbetad tid för alla typer av periodiseringar som den anställde arbetar mot, medan Absence inte räknas mot någon typ av periodisering.
Företag: Om flera företag har skapats i databasen och den här typen av ledighet endast gäller ett företag, välj företaget i rullgardinsmenyn. Om det här fältet lämnas tomt gäller ledighetstypen för alla företag i databasen. Det här fältet visas endast i en databas med flera företag.
Negative cap section¶
Enable the Allow Negative Cap option if employees are able to request more time off than they currently have, allowing a negative balance. If enabled, an Maximum Excess Amount field appears. In this field, enter the maximum amount of negative time allowed, in days.
Example
Sara har för närvarande tre dagar av ledighetstypen Vacation. Hon planerar en resa som kräver fem dagars ledighet.
The Vacation time off type has the Allow Negative Cap option enabled, and the
Maximum Excess Amount is set to five.
Med dessa inställningar kan Sara begära fem dagars ledighet av typen ”Semester”. Om begäran godkänns kommer hennes saldo för ledighet av typen ”Semester” att vara negativt med två (-2) dagar.
Avsnittet om löner¶
Om ledighetsformen ska skapa Arbetsposter i appen Payroll, välj Work Entry Type i rullgardinsmenyn.
Avsnittet om tidrapporter¶
Observera
Avsnittet Timesheets visas endast om användaren är i utvecklarläge. Se dokumentet Utvecklarläge (felsökningsläge) för information om hur du får tillgång till utvecklarläget.
När en anställd tar ledigt och även använder tidrapporter skapar Odoo poster i appen Timesheets för ledigheten. Detta avsnitt definierar hur de matas in.
Projekt: Välj det projekt som posterna för ledighetstypen visas i.
Uppgift: Välj den uppgift som visas i tidrapporten för den här typen av ledighet. Standardalternativen är: Time Off, Meeting eller Training.
Display option section¶
Färg: Välj en färg som ska användas i appens Time Off instrumentpanel.
Overdragsbild: Välj en ikon som ska användas i appens Time Off instrumentpanel.
Upplupna planer¶
Viss ledighet intjänas genom en ackumuleringsplan, vilket innebär att för varje angiven tid som en anställd arbetar (timme, dag, vecka osv.), tjänar de in eller ackumulerar en angiven mängd ledighet.
Example
Om en anställd tjänar in en semesterdag för varje arbetsvecka tjänar han eller hon in 0,2 semesterdagar för varje timme han eller hon arbetar. Vid slutet av en 40-timmars arbetsvecka tjänar den anställde in en hel semesterdag (8 timmar).
Skapa periodiseringsplan¶
För att skapa en ny periodiseringsplan, navigera till :menyval:`Time Off app --> Konfiguration --> Periodiseringsplaner`. Klicka sedan på knappen New, som visar ett tomt formulär för periodiseringsplan.
Ange följande information på formuläret:
Namn: Ange namnet på periodiseringsplanen.
Ansamlad intjänad tid: Välj när den anställde börjar tjäna in ledig tid, antingen Vid början av intjänandeperioden eller Vid slutet av intjänandeperioden.
Överförd tid: Välj när den anställde fick tidigare intjänad tid. Alternativen är:
I början av året: Välj detta om periodiseringen rullas över den 1 januari det kommande året.
Vid tilldelningsdatum: Välj detta om periodiseringen rullas över så snart tid har tilldelats den anställde.
Övrigt: Välj detta alternativ om inget av de andra två alternativen är tillämpligt. När du väljer detta visas fältet Carry-Over Date. Välj datum med hjälp av de två rullgardinsmenyerna, en för dag och en för månad.
Baserat på arbetad tid: Aktivera detta alternativ om periodiseringen av ledig tid bestäms av den anställdes arbetstimmar. Dagar som inte betraktas som arbetad tid bidrar inte till intjänandeplanen i Odoo.
Example
An employee is granted time off from an accrual plan configured to accrue one day of vacation for every five days worked. The accrual plan is based on the employee’s worked time (the Based on worked time checkbox is ticked), which means they only earn vacation time for the five weekdays they work, not the entire seven day week period.
Den anställde arbetar vanliga 40-timmarsveckor. Enligt intjäningsplanen ska de tjäna in fyra semesterdagar per månad.
The employee takes five days off using a time off type with the Kind of Time Off set as an Absence. Because the plan grants vacation only for worked time, those five days do not count toward accrual.
As a result, the employee accrues only three vacation days that month instead of four.
Milstolpe Övergång: Det här fältet är endast synligt efter att minst två regler har konfigurerats i periodiseringsplanen. Det här valet avgör när anställda flyttas upp till en ny milstolpe. Om de kvalificerar sig för att byta milstolpe mitt i en löneperiod, avgör du om den anställde byter milstolpe Immediately eller After this accrual’s period (efter den aktuella löneperioden).
Company: This field only appears in a multi-company database. Using the drop-down menu, select the company the accrual plan applies to. If left blank, the accrual plan is available for all companies.
Regler¶
Regler måste skapas för att de anställda ska kunna ta ut ledighet från den periodiserade planen.
Om du vill skapa en ny regel klickar du på knappen New Milestone i det gråa avsnittet Rules och ett modalt formulär Create Milestone visas.
Fyll i följande fält på formuläret:
Ansvariga anställdas intjäning: Välj parametrar för intjänad ledighet i detta avsnitt.
Välj först antingen Days eller Hours för ökningen av den upplupna tiden med hjälp av rullgardinsmenyn.
Ange sedan det numeriska belopp som ska periodiseras för den valda parametern. Det numeriska formatet är ”X.XXXX”, så att det även går att konfigurera partiella dagar eller timmar.
Slutligen väljer du hur ofta tiden ska periodiseras med hjälp av rullgardinsmenyn. Standardalternativen är Hourly, Daily, Weekly, Twoice a month, Monthly, Twoice a year och Yearly.
Beroende på vilket alternativ som väljs kan ytterligare fält visas. Om du t.ex. väljer Två gånger i månaden visas två ytterligare fält för att ange de två dagar i varje månad som milstolpen inträffar.
Cap accrued time: If there is a maximum amount of time the employee can accrue with this plan, enable this option.
When enabled, two additional fields appear to the right of the checkbox. The second field is populated with either Days or Hours, matching the selection made in the Employee Accrue section.
Enter a numerical value in the first field to specify the maximum amount of time that can be accrued, in the specified increments.
Start Accruing: Enter the number and value of the time period that must pass before the employee starts to accumulate time off.
Use the first field to enter a numerical value, then set the second field to the desired time increment (either Days, Months, or Years).
Carry over: välj hur eventuell outnyttjad ledig tid ska hanteras. Alternativen är antingen:
None. Accrued time reset to 0: Any unused time off is lost.
All intjänad tid överförs: All outnyttjad ledig tid överförs till nästa kalenderår.
Carry over with a maximum: Unused time off is rolled over to the next calendar year, but there is a cap. An Up to field appears if this is selected.
Enter the maximum number of Hours or Days that can roll over to the following year. The presented time increment is determined by how the Employee Accrue section is configured.
Any time off beyond this parameter is lost.
Viktigt
Om fältet Carry over är inställt på None. Upplupen tid nollställd till 0, så överstyr den regeln Carry-Over Time som är inställd på periodiseringsplanen.
Om ett företag skapar en periodiseringsplan som ger de anställda ledigt I början av periodiseringsperioden (dvs. i början av året) och ställer in Överföringstid på periodiseringsplanen till I början av året, tillåter det att outnyttjad semestertid överförs till följande år.
Sedan lägger företaget till regler för periodiseringsplanen och fördelar fem semesterdagar per år den första januari (en veckas semester fördelas den 1 januari).
Om fältet Carry over är inställt på None. Accrual time reset to 0 on the Create Milestone pop-up for, kommer eventuell outnyttjad semestertid inte att överföras, även om Accrual Plan-formuläret har Carry-Over Time inställt på At the start of the year.
Överföringen som anges i regeln har företräde framför överföringen som anges i planen för periodisering.
Milestone cap: Tick this checkbox to set a limit on the total amount of time that can be accrued every calendar year. Enter the total maximum number of Hours or Days the employee can accrue during a year. The presented time increment is determined by how the Employee Accrue section is configured.
If the Carry over field is set to None. Accrued time reset to 0, the Milestone cap field does not appear.
Carry Over Validity: Tick this checkbox to set a time-limit on how long the employee has to use any rolled over time off. First, set the second field to the desired time-period using the drop-down menu, either Days or Months.
Next, enter the maximum number of Days or Months the employee has to use their rolled over time off. After that time period passes, any unused rolled over time will expire.
If the Carry over field is set to None. Accrued time reset to 0, the Carry Over Validity field does not appear.
När formuläret är ifyllt klickar du på Save & Close för att spara formuläret Create Milestone och stänga modalen, eller klicka på Save & New för att spara formuläret och skapa en ny milstolpe. Lägg till så många milstolpar som du vill.
Example
This milestone form is configured so the employee earns five days a year. They start to earn this time yearly, on January 1st.
The employee can never accrue more than 120 days of time off with this accrual plan. Anytime they have 120 days banked, they will stop accruing more time off.
Additionally, they can roll over up to 100 days of time off to the next year, and they have three months to use that rollover time.
Note that due to the Capped accrued time of 120 days, the employee cannot carry over any time off that exceeds 120 days in total.
Allmänna helgdagar¶
Since holidays vary from country to country, or even city to city, there are no public holidays preconfigured in Odoo. To observe public or national holidays, and provide extra days off as holidays to employees, configure the observed public holidays in Odoo.
It is important to configure public holidays in Odoo, so employees are aware of the days they have off, and do not request time off on days that are already set as a public holiday (non-working days).
Dessutom återspeglas alla helgdagar som konfigurerats i appen Time Off i alla appar som använder arbetsscheman, t.ex. Calendar, Planning, Manufacturing m.fl.
På grund av Odoos integration med andra appar som använder arbetsscheman anses det vara bästa praxis att se till att alla allmänna helgdagar är konfigurerade.
Create public holidays¶
To create a public holiday, navigate to . All currently configured public holidays appear in a default list view.
Klicka på knappen New, och en ny rad visas längst ned i listan.
Skriv in följande information på den nya raden:
Namn: Ange namnet på semestern.
Företag: I en databas med flera företag fylls detta fält i av det aktuella företaget som standard. Det är inte möjligt att redigera det här fältet.
Observera
The Company field is hidden, by default. To view this field, click the (settings adjusts) icon in the top-right corner of the list, to the far-right of the column titles, and activate the Company selection from the drop-down menu that appears.
Start Date: Using the date and time picker, select the date and time the holiday starts, then click Apply. By default, this field is configured for the current date. The start time is set according to the start time for the company (according to the working schedules). If the user’s computer is set to a different time zone, the start time is adjusted accordingly, compared to the company’s time zone.
Slutdatum: Välj datum och tid för semesterns slut med hjälp av datum- och tidväljaren och klicka sedan på Apply. Som standard är det här fältet konfigurerat för aktuellt datum och tiden är inställd på sluttiden för företaget (enligt arbetsscheman). Om användarens dator är inställd på en annan tidszon justeras starttiden i enlighet med detta, jämfört med företagets tidszon.
Example
Ett företag i San Francisco arbetar mellan kl. 9.00 och 18.00, med en åtta timmars arbetsdag och en timmes lunchrast.
För en användare i New York, med datorns tidszon inställd på Eastern Standard Time, visar en skapad helgdag en starttid på 12:00 - 9:00, med hänsyn tagen till tidszonskillnaden på tre timmar.
På samma sätt ser en användare i Los Angeles, med datorns tidszon inställd på Pacific Standard Time, att en helgdag infaller mellan kl. 9.00 och 18.00.
Arbetstider: Om semestern endast ska gälla för anställda som har en viss arbetstid väljer du arbetstiden i rullgardinsmenyn. Om fältet lämnas tomt gäller semestern för alla anställda.
Typ av arbetspost: Om du använder appen Payroll definierar det här fältet hur :ref:``work entries <payroll/work-entries>` för semestern visas. Välj typ av arbetsuppgift i rullgardinsmenyn.
Obligatoriska dagar¶
Vissa företag har särskilda dagar då vissa avdelningar, eller hela personalen, måste vara närvarande och då är det inte tillåtet att ta ledigt.
Dessa typer av dagar kallas obligatoriska dagar i Odoo. Dessa kan konfigureras för att vara företagsövergripande eller avdelningsspecifika. När de är konfigurerade kan anställda på den angivna avdelningen eller företaget inte skicka in ledighetsförfrågningar för dessa obligatoriska dagar.
Skapa obligatoriska dagar¶
Inga obligatoriska dagar är konfigurerade i Odoo som standard. För att skapa en obligatorisk dag, navigera till .
Klicka på knappen New i det övre vänstra hörnet, och en tom rad visas i listan.
Skriv in följande information på den nya raden:
Namn: Ange namnet på den obligatoriska dagen.
Företag: I en databas med flera företag är det här fältet synligt och det aktuella företaget fyller i fältet som standard. Använd rullgardinsmenyn för att välja det företag som den obligatoriska dagen gäller för.
Avdelningar: Den här kolumnen är dold som standard. Klicka först på ikonen (ytterligare alternativ) i det övre högra hörnet, bredvid Color, och markera sedan kryssrutan bredvid Departments för att visa kolumnen.
Välj sedan önskade avdelningar i rullgardinsmenyn. Flera avdelningar kan väljas och det finns ingen begränsning för hur många avdelningar som kan läggas till.
Om detta fält lämnas tomt gäller den obligatoriska dagen för hela företaget.
Startdatum: Använd kalenderväljaren för att välja det datum då den obligatoriska dagen börjar.
Slutdatum: Använd kalenderväljaren för att välja det datum då den obligatoriska dagen slutar. Om du skapar en enda obligatorisk dag bör slutdatumet vara detsamma som startdatumet.
Color: If desired, select a color from the available presented options. If no color is desired, select the
No coloroption, represented by a white box with. The selected color appears on the main Time Off app dashboard, in both the calendar and in the legend.
Översikt¶
To view a color-coded schedule of the user’s time off, and/or of the team managed by them, navigate
to . This presents a calendar with the default filter of
My Team, in a quarterly (three month) view.
To change the time period displayed, click on the (time period) button to reveal a drop-down menu. Then, select either Today, This week, This month, This year, or a custom time period, to present the calendar in that corresponding view.
To navigate forward or backward in time, in the selected increment (Month, Week, etc.), click the (left arrow) or (right arrow) buttons to move either forward or backward in that specified amount of time. For example, if Month is selected, the arrows adjust the view by one month.
To return to a view containing the current day, click the (Focus Today) button at any time.
Teammedlemmarna listas i alfabetisk ordning på individuella rader, och deras begärda ledighet, oavsett status (bekräftad eller att godkänna), syns i kalendern.
Varje anställd är färgkodad. Den anställdes färg väljs slumpmässigt och motsvarar inte den typ av ledighet som den anställde har begärt.
Status för ledigheten representeras av färgdetaljen i begäran, som antingen är enfärgad (bekräftad) eller randig (att godkänna).
Det antal dagar eller timmar som efterfrågas anges i förfrågan (om det finns tillräckligt med utrymme).
Längst ned i kalendern, på raden Total, visar ett stapeldiagram hur många personer som beräknas vara ute varje dag. Siffran på varje enskild stapel representerar antalet anställda som är ute under de markerade dagarna.
Klicka på en ledig post för att visa detaljerna för den specifika lediga posten. Det totala antalet timmar eller dagar listas, tillsammans med start- och sluttid för ledigheten. Klicka på knappen View för att visa detaljerna för ledighetsansökan i en modal dialogruta.
Rapporter¶
Med hjälp av rapporteringsfunktionen kan användarna visa ledighet för sitt team, antingen per anställd eller per typ av ledighet. På så sätt kan användarna se vilka anställda som tar ledigt, hur mycket ledighet de tar ut och vilka typer av ledighet som används.
Any report can be added to a spreadsheet, when in either the (Graph) or (Pivot) view, through the Insert in Spreadsheet button that appears in the top-left of a report.
Observera
Om appen Documents är installerad visas ett alternativ för att lägga till rapporten i ett kalkylblad. Om inte, kan rapporten läggas till på en Dashboard.
Av anställd¶
To view a list of employee time off requests, navigate to .
Standardrapporten visar det aktuella årets data i en listvy, där alla anställda visas i alfabetisk ordning. Varje anställds rad är som standard hopfälld. Om du vill expandera en rad klickar du var som helst på raden.
Vyn expanderar och har ledighetsförfrågningarna organiserade efter ledighetstyp. Klicka var som helst på en ledighetsrad för att expandera den och visa alla enskilda ledighetsförfrågningar som faller under den typen.
Informationen som visas i listan inkluderar: Employee namn, Anumber of Days ledighet begärd, Start Date, End Date, Status, och Description.
Rapporten kan även visas på andra sätt. Klicka på motsvarande knappalternativ i det övre högra hörnet av sidan för att visa data på det specifika sättet. De olika alternativen är (List) eller standardvy, (Graph), (Pivot) tabell eller (Calendar) vy.
När ett val har gjorts visas ytterligare alternativ för just det valet. Mer detaljerad information om rapporterna och de olika alternativen finns i dokumentationen reporting.
Efter typ¶
To view a graph of all time off, organized by time off type, navigate to . This shows all time off requests in a default bar chart.
Håll muspekaren över en stapel för att se Duration (Days) för den specifika ledigheten.
Klicka på en stapel för att gå till en detaljerad listvy över alla ledighetsförfrågningar för den ledighetsformen.
Varje begäran listas och följande information visas: Employee, Number of Days, Request Type, Start Date, End Date, Status och Description.
Rapporten kan även visas på andra sätt. Klicka på motsvarande knappalternativ i det övre högra hörnet av sidan för att visa uppgifterna på det sättet. De olika alternativen är (Graph) (standardvyn), (List) eller (Pivot) tabell.
När ett val har gjorts visas ytterligare alternativ för just det valet. Mer detaljerad information om rapporterna och deras olika alternativ finns i dokumentationen reporting.
Balance¶
To view a pivot table of all time off balances, organized by time off type, then further organized by how many days and hours are Left and Planned, navigate to .
This shows all time off balances in a default pivot table. The employees populate the rows, while the various time off types and balances populate the columns.
Se även
tid_off/tilldelningar
tid_off/management