Frontdesk

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a preconfigured beverage to be brought to them, while they wait.

This application is ideal for businesses that do not have someone working at a reception desk, or locations without a designated waiting area available to guests and visitors.

Konfiguration

The first item to configure with the Frontdesk application is the station, followed by any drink selections that might optionally be offered.

Stationer

In Odoo’s Frontdesk application, a Station can be thought of as any location where someone can sign in and wait for an employee. This is typically some form of waiting room, such as a lobby. Each station has a kiosk where visitors check in.

When setting up the Frontdesk application, a minimum of one station must be configured, but there is no limit to how many stations can be created and configured.

För att skapa en station, navigera till Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations, och klicka på New. När du klickar visas ett tomt frontdeskformulär.

Ange följande information på formuläret:

  • Frontdesk Name: enter a name for the specific frontdesk location. This should be short and identifiable, such as Reception Desk or Main Lobby. This field is required in order to create a station.

  • Responsibles: välj den person (eller de personer) som ska informeras när en besökare checkar in via denna specifika frontdesk. Flera val kan anges. Detta fält krävs för att skapa en station.

  • Kiosk URL: this field auto-populates once the frontdesk form is saved, with at least the Frontdesk Name and Responsibles fields filled. To save manually, click the (Save manually) icon located at the top of the form.

    När den har sparats genereras en URL i fältet Kiosk URL. Denna URL är ett sätt att komma åt frontdesk-kiosken.

    Klicka på Copy-knappen i slutet av webbadressen och navigera till den webbadressen i en webbläsare för att komma åt kiosken. Denna URL öppnar den specifika stationens frontdesk inloggningssida.

    Tips

    To add an image/photo to a frontdesk form, hover over the (camera with a ’+’ sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

    Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

    Den bild som valts för stationsfotot visas som bakgrundsbild för stationens kiosk.

Fliken Alternativ

  • Host Selection: om besökaren ska delta i ett möte kan besökaren med detta alternativ välja mötesvärd från en lista, och meddela den personen. När alternativet är aktiverat visas ytterligare fält enligt nedan.

  • Authenticate Guest: om ytterligare information krävs när en gäst checkar in, aktivera det här alternativet och välj vilket av följande som krävs:

    • Email: välj om gästens e-postadress är Required, Optional, eller om informationen inte efterfrågas alls (None).

    • Phone: välj om gästens telefonnummer är Required, Optional, eller om informationen inte efterfrågas alls (None).

    • Organization: välj om gästens organisation är Required, Optional, eller om informationen inte efterfrågas alls (None).

  • Theme: välj färgläge för kiosken. Välj antingen Light eller Dark. Om du väljer Light visas en ljusgrå bakgrund på kiosken, medan om du väljer Dark visas en mörkgrå och svart bakgrund.

  • Self Check-In: aktivera detta alternativ för att visa en QR-kod för incheckning på kiosken. QR-koden gör att gästerna kan checka in med sin mobila enhet istället för att använda kiosken. Detta alternativ rekommenderas för en upptagen kiosk med flera gäster som checkar in samtidigt.

  • Offer Drinks: aktivera detta alternativ för att erbjuda gästerna en drink vid incheckning. Om detta alternativ är aktiverat är det nödvändigt att konfigurera de drycker som erbjuds, via länken Konfigurera drycker som visas när alternativet är aktiverat. När alla dryckesalternativ är konfigurerade väljer du varje dryck som ska erbjudas med hjälp av rullgardinsmenyn.

Observera

Följande alternativ är endast synliga på fliken Options om alternativet Host Selection är aktiverat.

  • Notify by email: aktivera det här alternativet för att skicka ett e-postmeddelande till den person som gästen besöker vid incheckningen. När det är aktiverat visas ett E-postmall fält nedanför, med standard Frontdesk Email Template vald.

    Om du vill ändra den förvalda e-postmallen klickar du på rullgardinsmenyn i fältet E-postmall och väljer sedan en annan e-postmall.

    To modify the currently selected template, click the (Internal link) icon at the end of the line, and make any edits to the template.

  • Notify by SMS: aktivera det här alternativet för att skicka ett SMS (text) meddelande till den person som gästen besöker vid incheckningen. När alternativet är aktiverat visas ett SMS Template fält nedanför, med standard Frontdesk SMS Template vald.

    Om du vill ändra den förvalda SMS-mallen klickar du på rullgardinsmenyn i fältet SMS Template och väljer en annan SMS-mall.

    To modify the currently selected template, click the (Internal link) icon at the end of the line, and make any desired edits to the content of the template. The SMS message may have a maximum of 242 characters, which fits in 4 SMS (UNICODE) messages.

  • Notify by Discuss: this option is enabled by default when the Host Selection option is enabled. This option opens a Discuss application message window with the person the guest is visiting upon check in.

    When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.

Observera

Discuss installeras som standard när du skapar en Odoo-databas och räknas inte med i faktureringen. Så länge programmet Discuss inte avsiktligt avinstalleras fungerar alternativet Notify by Discuss.

Example

Standardmeddelandeformatet för alternativet Notify by Discuss är: (Frontdesk Station) Incheckning: (Gästens namn) (Gästens telefonnummer) (Organisation) för att träffa (Den anställdes namn).

An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

Frontdesk station formulär med all information ifylld.

Fliken Sidomeddelande

Ange önskad text som ska visas på stationens kiosk efter att en gäst har checkat in, t.ex. en välkomsthälsning eller nödvändiga instruktioner. Texten visas på bekräftelsesidan, på höger sida av skärmen efter att en gäst har slutfört incheckningsprocessen.

Drycker

After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired.

Observera

This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.

För att lägga till ett dryckesalternativ, gå till Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks, och klicka på New. När du gör detta visas ett tomt dryckesformulär som du kan konfigurera.

Ange följande information på drinkformuläret:

  • Drink Name: skriv namnet på dryckesalternativet i detta fält. Detta fält är obligatoriskt.

  • People to Notify: använd rullgardinsmenyn i detta fält för att välja vem som ska meddelas när drycken väljs. Flera personer kan anges i detta fält. Detta fält är obligatoriskt.

  • Sequence: ange ett numeriskt värde i detta fält för att ange var i listan över dryckesalternativ som detta specifika alternativ visas. Ju lägre siffra, desto högre upp i listan visas drycken. Om du t.ex. anger siffran ett hamnar drycken överst på listan och visas först i sekvensen.

Tips

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a ’+’ sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

Den valda bilden visas nu i bildfältet och är inställd som bild för drinken.

Dryckesformulär med den information som krävs för en espresso.

Instrumentpanel för stationer

Tips

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a ’+’ sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

Den valda bilden visas nu i bildfältet och är inställd som bild för drinken.

Installation av kiosk

Ställ i ordning varje kiosk för användning efter konfigurering av de olika stationerna. Det rekommenderas att använda en dedikerad enhet för varje frontdesk-kiosk, t.ex. en surfplatta.

Navigera till kiosken på ett av två sätt:

  • Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.

  • Navigera till Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations, och klicka på önskad station. Klicka sedan på knappen Copy i slutet av raden Kiosk URL och klistra in URL:en i en ny flik eller ett nytt fönster i webbläsaren.

Viktigt

Once a frontdesk kiosk is accessed, either with the Open Desk button or the Kiosk URL, the user is automatically signed out of the database on that specific device.

This is a security measure designed to prevent unauthorized access to the database.

Rapporter

The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.

För att komma åt någon av dessa rapporter, navigera till Frontdesk app ‣ Reporting för att visa en rullgardinsmeny som innehåller alternativen: Visitors och Drinks.

Rapporten Visitors visar antalet besökare per månad för det aktuella året. Rapporten Drinkar visar hur många totala förfrågningar som gjordes för varje dryck.

Som med alla rapporter i Odoo kan filter och grupper ändras för att visa andra mätvärden också.

Se även

  • frontdesk/besökare