Blankettorder

Ramorder är långsiktiga inköpsavtal mellan ett företag och en leverantör om att leverera produkter på återkommande basis till förutbestämda priser.

Ramorder är användbara när produkter konsekvent köps från samma leverantör, men i olika kvantiteter och vid olika tidpunkter.

Genom att förenkla beställningsprocessen sparar rambeställningar inte bara tid utan även pengar, eftersom de kan vara fördelaktiga när man förhandlar om bulkpriser med leverantörer.

Skapa en ny ramorder

För att skapa ramorder aktiverar du funktionen Köpsavtal i inställningarna för appen Köp. Gå till Köpsapp ‣ Konfiguration ‣ Inställningar, och under Orders klickar du på kryssrutan för Köpsavtal. Klicka sedan på Spara för att implementera ändringarna.

Observera

Förutom att skapa ramorder kan man i inställningen Inköpsavtal även skapa alternativa offertförfrågningar (RfQ).

För att skapa en blankettorder går du till Inköpsapp ‣ Order ‣ Blankettorder och klickar på Ny. Detta öppnar ett nytt formulär för rambeställning.

Konfigurera följande fält i det nya blanketorderformuläret för att fastställa förutbestämda regler för det återkommande långsiktiga avtalet:

• Purchase Representative: den användare som tilldelats denna specifika ramorder. Som standard är detta den användare som skapade avtalet; användaren kan ändras direkt från rullgardinsmenyn bredvid detta fält.

• Agreement Type: den typ av inköpsavtal som denna blanket order klassificeras som. I Odoo är ramorder det enda officiella inköpsavtalet.

• Vendor: den leverantör som detta avtal är knutet till, antingen en gång eller på återkommande basis. Leverantören kan väljas direkt från rullgardinsmenyn bredvid detta fält.

• Valuta: den överenskomna valutan som ska användas för denna växling. Om flera valutor har aktiverats i databasen kan valutan ändras från rullgardinsmenyn bredvid detta fält.

• Agreement Deadline: det datum som detta inköpsavtal kommer att upphöra att gälla. Om denna ramorder inte ska upphöra att gälla, lämna detta fält tomt.

• Ordering Date: det datum som denna rambeställning ska placeras på om en ny offert skapas direkt från blanketten för rambeställning. Om en ny offert skapas fyller detta värde automatiskt i fältet Order Deadline på RfQ.

• Delivery Date: det förväntade leveransdatumet för de produkter som ingår i en RfQ, om den skapas direkt från ett blanketorderformulär. Om en ny offert skapas fyller detta värde automatiskt i fältet Expected Arrival på RfQ.

• Källdokument: den inköpsorder (PO) som denna ramorder är knuten till. Om denna ramorder inte ska knytas till någon befintlig PO, lämna detta fält tomt.

• Company: det företag som tilldelats denna specifika ramorder. Som standard är detta det företag som användaren som skapar ramordern är listad under. Om databasen inte är en flerföretagsdatabas kan detta fält inte ändras, och standardvärdet är det enda företag som finns i databasen.

När alla relevanta fält har fyllts i klickar du på Lägg till en rad för att lägga till produkter i kolumnen Produkt. I kolumnen Kvantitet ändrar du sedan kvantiteten för varje produkt och anger ett pris i kolumnen Enhetspris.

Viktigt

När produkter läggs till i en ny ramorder läggs inte produkternas befintliga priser automatiskt till i produktraderna. Istället måste priserna tilldelas manuellt genom att ändra värdet i kolumnen Enhetspris till ett överenskommet pris med den listade leverantören. I annat fall förblir priset 0.

Om du vill visa och ändra standardinställningarna för inköpsavtal för rambeställningar direkt från blanketten för rambeställningar klickar du på ikonen ➡️ (högerpil) som blir synlig när du håller muspekaren över fältet Avtalstyp, där Blanket Order finns listad. Detta navigerar till inställningarna för blanket order.

Härifrån kan inställningarna för ramorder redigeras. Under avsnittet Agreement Type kan namnet på Agreement Type ändras, och Agreement Selection Type kan också ändras. Det finns två alternativ som kan aktiveras för typen av urval:

• Välj endast en RfQ (exklusiv): När en inköpsorder bekräftas annulleras de återstående inköpsorderna.

• :guilabel:Välj flera RfQ (icke-exklusiv): När en inköpsorder bekräftas annulleras inte återstående inköpsorder. Istället tillåts flera inköpsordrar.

I avsnittet Data för nya offerter kan du redigera fälten Lines och Quantities. På så sätt anger du hur nya offerter ska fyllas i när du använder detta inköpsavtal.

Det finns två alternativ som kan aktiveras för Lines:

• Use lines of agreement: när en ny offert skapas, fylls produktraderna i med samma produkter som listas på ramordern, om ramordern har valts för den nya offerten.

• Do not create RfQ lines automatically: när man skapar en ny offert, och väljer en befintlig ramorder, överförs inställningarna till den nya offerten, men produktraderna fylls inte i.

Och det finns två alternativ som kan aktiveras för Quantities:

• Use quantities of agreement: när en ny offert skapas kommer de produktkvantiteter som anges i ramordern att förifyllas på produktraderna, om ramordern har valts för den nya offerten.

• Ställ in kvantiteter manuellt: när du skapar en ny offert, och väljer en befintlig ramorder, fylls produktraderna i, men alla kvantiteter är inställda på 0. Kvantiteterna måste ställas in manuellt av användaren.

När alla önskade ändringar har gjorts klickar du på New (via brödsmulorna högst upp på sidan) för att navigera tillbaka till blankettens beställningsformulär. Klicka sedan på Confirm för att spara det nya inköpsavtalet.

När blanket ordern har bekräftats ändras dess status (i övre högra hörnet) från Draft till Ongoing, vilket innebär att detta avtal kan väljas och användas när nya RfQs skapas.

Tips

Efter att en ramorder har skapats och bekräftats kan produkter, kvantiteter och priser fortfarande redigeras, läggas till och tas bort från inköpsavtalet.

Skapa en ny RfQ från den övergripande ordern

När en ramorder har bekräftats kan nya offerter skapas direkt från ramorderformuläret. |De formulär som använder detta formulär är förifyllda med information baserat på de regler som anges i formuläret. Dessutom länkas nya offerter automatiskt till detta blanketorderformulär via smartknappen RFQs/Orders längst upp till höger i formuläret.

För att skapa en ny offert från blanketorderformuläret, klicka på knappen New Quotation. Detta öppnar en ny RfQ, som är förifylld med rätt information, beroende på de inställningar som konfigurerats på blanketorderformuläret.

Från det nya formuläret RfQ klickar du på Send by Email för att skriva och skicka ett e-postmeddelande till den listade leverantören. Klicka på Print RFQ för att generera en utskriftsvänlig PDF av offerten; eller, när du är klar, klicka på Confirm Order för att bekräfta PO.

När PO har bekräftats klickar du dig tillbaka till blanketbeställningsformuläret (via brödsmulorna högst upp på sidan). Från blanketbeställningsformuläret finns nu en RfQ listad i smartknappen RFQs/Orders längst upp till höger i formuläret. Klicka på smartknappen RFQs/Orders för att se den PO som just skapats.

Påfyllning

När en rambeställning har bekräftats läggs en ny leverantörsrad till under fliken Purchase för de produkter som ingår i beställningen.

Detta gör rambeställningar användbara med automated replenishment, eftersom information om Vendor, Price och Agreement hänvisas till på leverantörsraden. Denna information dikterar när, var och till vilket pris produkten ska fyllas på.

Se även

uppmaningar_till_anbudsgivare