Rensa data

The Odoo Data Cleaning app maintains data integrity and consistency with the following features:

  • Deduplicates: slår samman eller tar bort duplicerade poster för att säkerställa att data är unika.

  • Recycles: identifierar föråldrade poster för att antingen arkivera eller radera dem.

  • Format: standardiserar textdata genom att hitta och ersätta dem enligt angivna behov.

Customizable rules ensure text data stays up-to-date, streamlined, consistently formatted, and aligned with company-specific formatting requirements.

Installera moduler

The Data Cleaning application consists of several modules. Install the following to access all available features:

Namn
Technical name

Beskrivning
Dataåtervinning
data_recycle

Base module to enable the recycle feature, available on Odoo Community edition.
Datarengöring
data_rengöring

Enables field cleaning feature to format text data across multiple records, available only on Odoo Enterprise edition.
Datarengöring (sammanslagning)
data_merge

Enables the deduplication feature to find similar (or duplicate) records, and merge them, available only on Odoo Enterprise edition.
CRM Deduplicering
data_merge_crm

Enables the deduplication feature on the CRM app, and uses the CRM default merging feature.
Helpdesk Merge-åtgärd
data_merge_helpdesk

Enables the merge feature for the Helpdesk app.
Projekt Sammanfogning åtgärd
data_merge_project

Enables the merge feature for the Projects app.
UTM Deduplicering
data_merge_utm

Enables the merge feature for the UTM Tracker app.
WMS Accounting Merge
data_merge_stock_account

Creates a warning in cases of products merging that may affect inventory valuation, if the Inventory app is installed.

Deduplicering

The Duplicates dashboard groups similar records to be merged by matching conditions within the records set by the deduplication rules.

Navigate to this dashboard by going to Data Cleaning app ‣ Deduplication.

Dedupliceringsinstrumentpanel i programmet Data Cleaning.

I sidofältet RULE listas alla aktiva dedupliceringsregler och det totala antalet upptäckta dubbletter visas bredvid varje regel.

By default, the All rule is selected. Records are grouped by their rule, with a Similarity rating (out of 100%), with the following columns:

  • Created On: datum och tid då den ursprungliga posten skapades.

  • Namn: namnet eller titeln på den ursprungliga skivan.

  • Field Values: den ursprungliga postens värden för de fält som används för att upptäcka dubbletter.

  • Used In: listar andra modeller som hänvisar till den ursprungliga posten.

  • ID: den ursprungliga postens unika ID.

  • Is Master: the duplicates are merged into the master record. There can only be one master record in a grouping of similar records.

Välj en specifik regel i sidofältet RULE för att filtrera dubbletter av poster.

Sammanfoga dubbla poster

För att slå samman poster väljer du först en master-post inom gruppen av liknande poster. Huvudposten fungerar som bas, där all ytterligare information från liknande poster slås samman.

Alternativt kan ingen huvudpost anges, vilket gör att Odoo väljer en slumpmässig post att slå samman med.

Klicka sedan på knappen Merge högst upp i grupperingen för liknande poster. Klicka sedan på Ok för att bekräfta sammanslagningen.

Once a record is merged, a message is logged in the chatter of the master record, describing the merge. Certain records, like Project tasks, are logged in the chatter with a link to the old record as a convenient reference of the merge.

Tips

Kassera grupperingar genom att klicka på knappen DISCARD. När du gör det döljs grupperingen från listan och arkiveras.

View discarded groupings by selecting the Discarded filter from the search bar.

Regler för deduplicering

The Deduplication Rules set the conditions for how records are detected as duplicates.

These rules can be configured for each model in the database, and with varying levels of specificity. To get started, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Deduplication.

Tips

The deduplication rules run once every day, by default, as part of a scheduled action cron (Data Merge: Find Duplicate Records). However, each rule can be ran manually anytime.

Ändra en dedupliceringsregel

Select a default rule to edit, or create a new rule by clicking on the New button.

Välj först en Model som den här regeln ska rikta sig till. När du väljer en modell uppdateras regelns titel till den valda modellen.

Alternativt kan du konfigurera en Domän för att ange vilka poster som omfattas av den här regeln. Antalet godkända poster visas i länken # record(s).

Beroende på vilken Model som valts visas fältet Duplicate Removal. Välj om du vill Arkivera eller Radera de sammanslagna posterna.

Välj sedan en Merge Mode:

  • Manual: kräver att varje duplicerad gruppering slås samman manuellt, aktiverar även fältet Notify Users.

  • Automatic: slår automatiskt samman duplicerade grupperingar, utan att meddela användarna, baserat på de poster som har en likhetsprocent över det tröskelvärde som anges i fältet Similarity Threshold.

Aktivera Active för att börja fånga upp dubbletter med den här regeln så snart den sparas.

Skapa slutligen minst en dedupliceringsregel i fältet Deduplication Rules genom att klicka på Add a line under kolumnen Unique ID Field.

  • Välj ett fält i modellen från rullgardinsmenyn Unique ID Field. Det här fältet refereras till för liknande poster.

  • Välj ett matchningsvillkor i fältet Matcha om för att tillämpa dedupliceringsregeln, beroende på texten i fältet Unikt ID:

    • Exakt matchning: tecknen i texten matchar varandra exakt.

    • Case/Accent Insensitive Match: tecknen i texten stämmer överens, oavsett skillnader i versaler och språkspecifika accenter.

Viktigt

At least one Deduplication Rules must be set for the rule to capture duplicates.

Tips

Ytterligare några fält finns tillgängliga för en avancerad konfiguration.

I en databas med flera företag finns fältet Cross-Company tillgängligt. När det är aktiverat föreslås dubbletter mellan olika företag.

Aktivera Utvecklarläge (felsökningsläge) för att visa fältet Suggestion Threshold. Duplikat med en likhet under det tröskelvärde som anges i det här fältet föreslås inte.

När regelkonfigurationen är klar kan du antingen stänga regelformuläret eller :ref:``köra regeln manuellt <data_cleaning/run-deduplication-rule>` för att omedelbart fånga upp dubbletter av poster.

Kör en dedupliceringsregel manuellt

To manually run a specific deduplication rule at any time, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Deduplication, and select the rule to run.

I regelformuläret väljer du sedan knappen Deduplicate uppe till vänster. När du gör det visar smartknappen Duplicates antalet duplikat som fångats.

Click on the Duplicates smart button to manage these records.

Återvinna register

Use the recycle records feature to rid the database of old and outdated records.

The Field Recycle Records dashboard displays records that can be archived or deleted, by matching conditions within the records set by the recycle record’s rules.

Navigate to this dashboard by going to Data Cleaning app ‣ Recycle Records.

Fältet Recycle Records dashboard i programmet Data Cleaning.

The RECYCLE RULES sidebar lists each of the active recycle record rules.

By default, the All option is selected. Records are displayed with the following columns:

  • Record ID: ID för den ursprungliga posten.

  • Record Name: namnet eller titeln på den ursprungliga posten.

Select a specific rule in the RECYCLE RULES sidebar to filter the records.

För att återvinna poster klickar du på Validate-knappen på raden för posten.

Därefter återanvänds posten, beroende på hur regeln är konfigurerad, för att antingen arkiveras eller raderas från databasen.

Tips

Kassera grupperingar genom att klicka på Discard-knappen. När du gör det döljs posten från listan och upptäcks inte av återvinningsregeln igen i framtiden.

Visa kasserade poster genom att välja filtret Discarded från rullgardinsmenyn search bar.

Regler för återvinningsposter

The Recycle Records Rules set the conditions for how records are recycled.

These rules can be configured for each model in the database, and with varying levels of specificity. To get started, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Recycle Records.

Tips

Recycle rules run once a day, by default, as part of a scheduled action cron (Data Recycle: Clean Records). However, each rule can be run manually anytime.

Som standard finns det inga regler för återvinningsposter. Klicka på knappen New för att skapa en ny regel.

I formuläret för recycle record-regeln väljer du först en Model som den här regeln ska riktas mot. När du väljer en modell uppdateras regelns titel till den valda modellen.

Alternativt kan du konfigurera ett Filter för att ange vilka poster som är godkända för den här regeln. Antalet godkända poster visas i länken # record(s).

Därefter konfigurerar du fältet och tidsintervallet för hur regeln upptäcker de poster som ska återvinnas:

  • Time Field: välj ett fält från modellen för att basera tiden (Delta).

  • Delta: skriv in tidslängden, som måste vara ett heltal (t.ex. 7).

  • Delta Unit: välj tidsenhet (Days, Weeks, Months, eller Years).

Välj sedan en Recycle Mode:

  • Manual: kräver att varje upptäckt post återvinns manuellt och aktiverar fältet Notify Users.

  • Automatic: slår automatiskt samman återvunna grupperingar utan att meddela användarna.

Slutligen väljer du en Recycle Action för antingen Archive eller Delete records. Om du väljer Delete väljer du om du vill Include Archived records i regeln eller inte.

När regelns konfiguration är klar kan du antingen stänga regelformuläret eller :ref:``köra regeln manuellt <data-cleaning/run-recycle-rule>` för att omedelbart fånga poster som ska återvinnas.

Example

En återvinningsregel kan konfigureras för att ta bort arkiverade leads och opportunities som senast uppdaterades för ett år sedan och med en specifik orsak till att de försvann, genom att använda följande konfiguration:

  • Model: Lead/Opportunity

  • Filter:

    • Aktiv är inte inställd

    • ”Förlorad anledning” ”är i” ”för dyrt

  • Tidsfält: Senaste uppdatering den (Ledtråd/Möjlighet)

  • Delta: 1

  • Delta Enhet: År

  • Recycle Mode: Automatic.

  • Återvinning Åtgärd: Sanera

  • Inkludera Arkiverade:

Återanvända formuläret för registrering av en lead/opportunity.

Kör en återvinningsregel manuellt

To manually run a specific recycle rule at any time, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Recycle Records, and select the rule to run.

Klicka sedan på knappen Run Now uppe till vänster i regelformuläret. När du gör det visar smartknappen Records antalet poster som fångats.

Click the Records smart button to manage these records.

Rengöring av fält

Use the field cleaning feature to maintain consistent formatting of names, phone numbers, IDs and other fields throughout a database.

The Field Cleaning Records dashboard displays formatting changes to data in fields of a record, to follow a convention set by the field cleaning rules.

Navigate to this dashboard by going to Data Cleaning app ‣ Field Cleaning.

Field Cleaning Records dashboard in the Data Cleaning application.

The CLEANING RULES sidebar lists each of the active cleaning rules.

By default, the All rule is selected. Records are listed with the following columns:

  • Record ID: ID för den ursprungliga posten.

  • Record Name: namnet eller titeln på den ursprungliga posten.

  • Field: the original record’s field that contains the value to format.

  • Current: the current value in the field of the original record.

  • Suggested: the suggested formatted value in the field of the original record.

To clean and format records, click the Validate button on the row of the record.

Upon doing so, the record is formatted and/or cleaned.

Tips

Discard records by clicking the Discard button. Upon doing so, the record is hidden from the list and will not be detected by the field cleaning rule again in the future.

View discarded records by selecting the Discarded filter from the search bar.

Field cleaning rules

The Field Cleaning Rules set the conditions for fields to be cleaned and/or formatted.

These rules can be configured for each model in the database, and with varying levels of specificity. To get started, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Field Cleaning.

Tips

The field cleaning rules run once every day, by default, as part of a scheduled action cron (Data Cleaning: Clean Records). However, each rule can be ran manually anytime.

By default, a Contact rule exists to format and clean up the Contacts app records. Select the Contact record to make edits, or select the New button to create a new rule.

On the field cleaning rule form, first choose a Model for this rule to target. Selecting a model updates the rule title to the chosen model.

Next, configure at least one rule by clicking Add a line in the Rules section.

Upon doing so, a Create Rules popover window appears with the following fields to configure:

  • Select a Field To Clean from the model to assign to an action.

  • Choose one of the following Action options:

    • Trim Spaces reveals the Trim field to select the All Spaces or Superfluous Spaces option. Leading, trailing, and successive spaces are considered superfluous.

      Example

      The contact name Dr.  John   Doe can be formatted with the following Trim options:

      • All Spaces: DR.JohnDoe

      • Superfluous Spaces: DR. John Doe

    • Set Type Case reveals the Case field to select either First Letters to Uppercase, All Uppercase, or All Lowercase.

      Example

      The lead/opportunity title lumber inc, Lorraine douglas can be formatted with the following Case options:

      • First Letters to Uppercase: Lumber Inc, Lorraine Douglas

      • All Uppercase: LUMBER INC, LORRAINE DOUGLAS

      • All Lowercase: lumber inc, lorraine douglas

    • Format Phone converts the phone number to an international country format.

      Example

      • Belgium: 061928374 +32 61 92 83 74

      • United States: 800 555-0101 +1 800-555-0101

    • Scrap HTML converts HTML to plain text.

      Example

      HTML text
      <h1>John Doe</h1>
<p>Lorem ipsum dolor sit <a href="https://example.com">amet</a>.</p>
      Vanlig text
      **John Doe** Lorem ipsum dolor sit amet [1] .[1] https://example.com

    Once a field and action are selected, click Save to close the Create Rules popover window.

Then, select a Cleaning Mode:

  • Manual: requires each detected field to be manually cleaned and enables the Notify Users field.

  • Automatic: automatically cleans fields without notifying users.

With the rule’s configuration complete, either close the rule form, or run the rule manually to instantly capture fields to clean.

Manually run a field cleaning rule

To manually run a specific field cleaning rule at any time, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Field Cleaning, and select the rule to run.

Then, on the rule form, select the Clean button on the top-left. Upon doing so, the Records smart button displays the number of records captured.

Click on the Records smart button to manage these records.

Sammanfoga åtgärdshanterare

The Merge Action Manager enables or disables the Merge action available in the Actions menu for models in the database.

Enable Utvecklarläge (felsökningsläge) and navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Merge Action Manager.

Models are listed with the following columns:

  • Model: technical name of the model.

  • Model Description: display name of the model.

  • Type: whether the model is of the Base Object or Custom Object type.

  • Transient Model: the model handles temporary data that does not need to be stored long-term in the database.

  • Can Be Merged: enables the Merge action for the model.

To view which models are enabled by default, use the search bar to filter models that Can Be Merged.

Se även

Sammanfoga kontakter